Procédure relative au fonctionnement des organismes statutaires

Adoption
Instance	Date	Décision
Conseil d’administration	27 mars 2018	CAD-11617

Modification
Instance	Date	Décision	Commentaires
Conseil d’administration	12 février 2019	CAD-11879	Annexe III
Conseil d’administration	18 février 2020	CAD-12139	Modification de la structure organisationnelle
Conseil d’administration	1er juillet 2020	CAD-2286	Modification de la structure organisationnelle

Révision	Aux trois (3) ans
Responsable	Le recteur ou la rectrice, le secrétaire ou la secrétaire générale
Parties prenantes	Régie du Rectorat

1. Dispositions générales

1.1 Objectifs

La présente procédure permet de préciser :

un cadre général relatif au fonctionnement des organismes statutaires de l’Université;
les moyens facilitant la participation des membres aux délibérations des organismes statutaires de l’Université;
les étapes de préparation des réunions des organismes statutaires;
les règles, procédures et pratiques relatives au déroulement des réunions;
les modalités régissant l’accès de personnes qui, n’étant pas membre des organismes, veulent se faire entendre auprès de ces derniers;
les modalités de communication d’information d’intérêt public des décisions des organismes statutaires.

1.2 Références

1.3 Responsable de l’application

Le secrétaire général ou la secrétaire générale est responsable de l’application de la présente procédure.

2. Fonctionnement des organismes statutaires

2.1 Réunion ordinaire et convocation

Une réunion ordinaire se tient normalement à la date prévue au calendrier des réunions des organismes statutaires, lequel est transmis par le responsable des organismes statutaires aux membres des organismes lors de la dernière réunion de juin pour l’année suivante. Règle générale, les organismes statutaires tiennent au moins six (6) réunions par exercice financier.

Le responsable des organismes statutaires expédie par courriel ou tout autre mode électronique, à chaque membre des organismes statutaires au moins cinq (5) jours avant la réunion l’avis de convocation et le dossier de réunion. Ce dossier contient : l’ordre du jour, le procès-verbal de la réunion précédente, les avis d’inscription des dossiers présentés et les documents qui font l’objet d’un dépôt.

Dans certains cas particuliers, le responsable des organismes statutaires peut procéder à des envois ultérieurs ou des dépôts sur place.

2.2 Réunion extraordinaire et convocation

Une réunion extraordinaire est convoquée par le responsable des organismes statutaires de l’Université à la demande du chef d’établissement ou du président de l’instance concernée ou à la demande écrite de :

six (6) membres du Conseil;
trois (3) membres du Comité exécutif;
cinq (5) membres de la Commission des études, de la recherche et de la création.

Aucun autre sujet que ceux mentionnés à l’ordre du jour ne peut être traité, à moins que:

tous les membres ne soient présents à ladite réunion et n’y consentent;

les membres absents n’y aient consenti.

Une réunion extraordinaire est convoquée par courrier électronique indiquant le jour, l’heure et le but de la réunion ou les points à traiter (discuter). L’avis doit être expédié au moins deux (2) jours avant la date de la réunion.

En cas d’urgence établie par le président de l’instance ou le chef d’établissement, une telle réunion peut être convoquée sans respecter ce délai. La convocation peut être faite par téléphone ou par tout autre moyen électronique approprié au moins trois (3) heures avant la séance, auprès de chaque membre et l’informant du projet d’ordre du jour. Le dossier de réunion est alors remis aux membres au début de la réunion.

2.3 Réunion sans avis

Une réunion peut toutefois avoir lieu en tout temps et sans avis à la demande du président de l’instance ou du chef d’établissement, pourvu que tous les membres soient présents ou aient renoncé à l’avis de convocation d’une telle réunion. Tout membre du Conseil peut renoncer à tout avis d’assemblée ou à toute irrégularité de l’avis.

2.4 Conférence téléphonique et visioconférence

Une réunion peut être tenue par conférence téléphonique ou visioconférence. Les interventions des membres sont alors précédées de l’identification de ces derniers.

2.5 Lieu des réunions

Les réunions des organismes statutaires se tiennent normalement au siège social de l’Université.

2.6 Quorum

Le quorum des réunions est de la moitié des membres en fonction.

2.7 Ordre du jour

L’inscription d’un point à l’ordre du jour se fait conformément en utilisant le formulaire prévu à cet effet « Avis d’inscription et synthèse du dossier » (Annexe I). Le requérant doit transmettre ce formulaire et les documents d’appui concernant ce point, au plus tard le deuxième vendredi précédant une réunion, au responsable des organismes statutaires. Les dossiers qui ne sont pas reçus dans les délais requis, seront reportés à la prochaine réunion.

Après ce délai, la requête d’un membre ou d’un porteur de dossier à l’effet d’inscrire un point au projet d’ordre du jour doit être transmise au responsable des organismes statutaires. Ce dernier avise aussitôt le président de l’instance qui décidera de la recevabilité, ou non, de la requête. La décision du président est transmise au membre qui a adressé la requête.

Au début de chaque réunion régulière, le président propose un projet d’ordre du jour auquel d’autres points peuvent être ajoutés ou retirés par les membres, si la majorité de ceux-ci en convient. Le président peut aussi décider d’avance du délai des délibérations qu’il accordera pour l’ensemble de l’ordre du jour ou pour l’un ou l’autre des points inscrits. Seuls les membres siégeant aux organismes peuvent faire inscrire un point à l’ordre du jour.

2.8 Délibérations

Les membres désirant intervenir dans le cours des discussions demandent la parole au président.

En cours d’assemblée, des tiers peuvent aussi être invités avec l’accord de la majorité des membres présents à participer à la discussion, et ce, uniquement aux fins d’information; ces invités ne s’expriment que sur un point précis de l’ordre du jour ou pour présenter une étude ou un rapport pour lequel ils ont été convoqués.

Après le délai fixé par l’ordre du jour, ou s’il le juge opportun, le président peut demander de clore la discussion sur un point donné et convie les membres à se prononcer.

L’utilisation des technologies de l’information et de la communication (TIC) doit respecter, en toutes circonstances, les règles établies pour le bon déroulement des délibérations des organismes statutaires.

2.9 Vote

Les décisions, pour l’adoption d’un règlement ou d’une résolution, sont prises à la majorité des votes des membres présents habilités à voter. L’abstention ne constitue pas une voix exprimée et est exclue du décompte lors du calcul des voix.

Nul ne peut se faire représenter ni exercer son droit de vote par procuration à une réunion.

Le vote est pris à main levée. Cependant, un membre peut demander le vote par scrutin secret. En cas d’égalité des voix, le vote du président est prépondérant.

Lorsque la réunion se tient par conférence téléphonique, le vote doit être exprimé oralement. Si le scrutin secret est demandé, le vote peut être exprimé par téléphone ou par courriel directement au responsable des organismes statutaires ou à une personne désignée par lui, si tous les membres présents y consentent.

À moins qu’un scrutin n’ait été requis, une déclaration du président à l’effet qu’une résolution a été adoptée ou rejetée et une inscription au procès-verbal à cet effet constitue une preuve prima facie de l’adoption ou du rejet de cette proposition sans qu’il soit nécessaire de prouver la quantité ou proportion des votes enregistrés. En ce sens, le décompte des votes n’est pas révélé, seul le résultat final l’est selon que la résolution est adoptée ou rejetée, à l’unanimité ou à la majorité.

2.10 Secrétaire de réunion

La ou le secrétaire de réunion est d’office le responsable des organismes statutaires. Il a droit de parole, sans droit de vote. En cas d’absence, un secrétaire de réunion est désigné pour le remplacer.

2.11 Procès-verbal

La ou le secrétaire de réunion est responsable de rédiger le procès-verbal. Après son adoption, sur une proposition dûment appuyée, à la fin de la réunion subséquente, il est signé par la présidente ou le président de l’assemblée ainsi que la ou le secrétaire de réunion.

La ou le secrétaire de réunion est dispensé de la lecture du procès-verbal avant son adoption à condition qu’il en ait expédié une copie aux membres de l’instance au moins cinq (5) jours avant le jour de la réunion.

2.12 Huis clos et confidentialité

Dans le cours de ses délibérations, un membre de l’assemblée peut demander le huis clos sur un point précis de l’ordre du jour afin que les délibérations se déroulent exclusivement entre les membres de l’assemblée. Le président de l’assemblée décrète alors le huis clos et dispense le secrétaire de réunion de rédiger le procès-verbal des délibérations sur ce point. Lorsque le huis clos est décrété sur un ou plusieurs points à l’ordre du jour, seuls les membres votants, le secrétaire de réunion et le secrétaire général ou la secrétaire générale restent présents. Les membres de l’assemblée décident si les personnes présentes à titre d’observateur ou d’invité peuvent demeurer dans la salle.

Lorsque les délibérations sont terminées et la décision prise, le huis clos est levé. Par ailleurs, certaines décisions doivent préserver la confidentialité temporaire ou permanente d’une ou plusieurs informations, le cas échéant, le libellé du sujet à l’ordre du jour et la résolution adoptée sont alors rédigés de manière à assurer cette confidentialité.

Les membres présents, lors d’un huis clos, sont tenus à la confidentialité sur les sujets discutés sous peine de sanction, de poursuite ou dans le cas des membres de l’instance, de destitution.

Exceptionnellement, il peut être décidé, avant de traiter un point auquel est associé un projet de résolution, que la résolution soit confidentielle, et déterminer, s’il y a lieu, en donnant un mandat à cette fin au secrétaire de réunion de rapporter dans le dispositif de la résolution, l’étendue de sa diffusion. La résolution comporte une numérotation, mais avec la mention « CONFIDENTIEL ».

Lorsqu’un organisme rend une décision à huis clos, les délibérations et la décision s’y rapportant, s’il y a lieu, ne doivent pas être rapportées au procès-verbal de la réunion. Il en est de même, en présence ou non d’un huis clos, si le contenu des délibérations contient des renseignements personnels devant être protégés en vertu des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les membres doivent traiter des sujets avec impartialité et diligence et agir avec la plus grande circonspection et confidentialité; à cet égard, ils doivent se soumettre à un engagement de confidentialité (Annexe II) au début de leur mandat.

2.13 Conflit d’intérêts et intégrité des membres

Les membres des organismes statutaires sont assujettis à la Politique relative aux conflits d’intérêts de l’UQAC et doivent dévoiler toute situation de conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent à l’égard d’un sujet soumis à la délibération. Ils doivent alors s’abstenir de participer à toutes discussions et au vote se rapportant au sujet, en se retirant de la séance.

Les allégations de manquement à l’intégrité d’un membre sont traitées avec rigueur, rapidité et dans le respect de la confidentialité des personnes en cause. Le secrétaire général ou la secrétaire générale assume la fonction de dépositaire des plaintes. Les membres doivent aussi déclarer tout manquement à l’intégrité dont ils se rendraient compte de la part d’un autre membre.

2.14 Invités et accessibilité aux organismes
statutaires

Les réunions se déroulent habituellement uniquement en présence des membres de l’organisme. Un organisme peut cependant autoriser toute personne dont la présence est jugée nécessaire pour le traitement d’un sujet en particulier.

Tout individu ou organisme externe désirant se faire entendre auprès d’un des organismes statutaires de l’Université doit en adresser la demande écrite au responsable des organismes statutaires et motiver sa requête. Sur recommandation favorable du président, la demande est soumise aux membres de l’organisme, lesquels décident ou non d’entendre le requérant.

2.15 Observateur régulier

Seul le Conseil d’administration peut autoriser la présence d’observateur régulier lors des réunions des organismes statutaires. Les modalités relatives à la désignation d’un observateur régulier au Conseil de l’Université du Québec à Chicoutimi sont prévues à l’Annexe III de la présente procédure.

2.16 Avis à un membre

Tout avis adressé à l’endroit d’un membre d’un organisme statutaire est réputé avoir été reçu à compter de son envoi électronique, de sa mise à la poste ou de l’expédition d’une télécopie.

2.17 Exécution des décisions

Toute résolution est exécutoire à partir du moment de son adoption, à moins qu’un organisme n’en décide autrement ou que l’approbation du Conseil ne soit requise.

2.18 Règles pour la gouverne des délibérations des
organismes statutaires de l’Université

Les règles pour la gouverne des délibérations des organismes statutaires sont définies à l’Annexe IV de la présente procédure.

2.19 Information sur les délibérations des
organismes statutaires

Le calendrier des réunions des organismes statutaires de même que les procès-verbaux et décisions des organismes statutaires sont rendus publics sur le site Web de l’UQAC. Par ailleurs, certaines décisions ou extraits de procès-verbaux peuvent faire l’objet de restriction quant à leur transmission lorsque l’organisme concerné le juge opportun ou lorsqu’ils ont fait l’objet de discussion à huis clos.

Le Service des communications et des relations publiques est responsable de recueillir les informations d’intérêt public concernant les organismes statutaires, ou qui découlent directement de la compétence de ces organismes, d’en déterminer le mode de traitement et de diffusion, de le diffuser selon les médias appropriés et d’en évaluer périodiquement l’impact. Pour de telles informations, le secrétaire général ou la secrétaire générale ou un autre dirigeant doit au préalable viser le contenu de l’information diffusée.

2.20 Archives

L’original de tout document relatif aux organismes statutaires est conservé, en version papier ou en version électronique, par le Secrétariat général, conformément aux règles du calendrier de conservation de l’UQAC.

3. Mise à jour

La présente procédure est mise à jour au besoin ou minimalement tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par le Conseil d’administration.

4. Dispositions finales

La présente procédure entre en vigueur au moment de son adoption par le Conseil d’administration.