Procédure relative au fonctionnement des organismes statutaires

Adoption
Instance	Date	Décision
Conseil d’administration	27 mars 2018	CAD-11617

Modification
Instance	Date	Décision	Commentaires
Conseil d’administration	12 février 2019	CAD-11879	Annexe III
Conseil d’administration	18 février 2020	CAD-12139	Modification de la structure organisationnelle
Conseil d’administration	1er juillet 2020	CAD-12286	Modification de la structure organisationnelle
Conseil d’administration	10 décembre 2024	CAD-13428

Révision	Aux trois (3) ans
Responsable	La personne secrétaire générale
Parties prenantes

1. Dispositions générales

1.1 Objectifs

La présente procédure permet de préciser :

un cadre général relatif au fonctionnement des organismes statutaires de l’UQAC;
les moyens facilitant la participation des membres aux délibérations des organismes statutaires de l’UQAC;
les étapes de préparation des réunions des organismes statutaires;
les règles, procédures et pratiques relatives au déroulement des organismes statutaires;
les modalités régissant l’accès de personnes qui, n’étant pas membre des organismes statutaires, veulent se faire entendre auprès de ces derniers;
les modalités de communication d’information d’intérêt public des décisions des organismes statutaires.

1.2 Références

La présent politique découle de :

1.3 Responsable

La personne secrétaire générale est responsable de la présente procédure et chargée de son application.

2. Fonctionnement des organismes statutaires

2.1 Réunion ordinaire et convocation

Une réunion ordinaire se tient normalement à la date prévue au calendrier des réunions des organismes statutaires, lequel est transmis par la personne secrétaire générale aux membres des organismes statutaires. En règle générale, les organismes statutaires tiennent au moins six (6) réunions par année universitaire.

La personne secrétaire organismes statutaires rend disponible par moyen électronique, à chaque membre des organismes statutaires au moins cinq (5) jours avant la réunion l’avis de convocation et le dossier de réunion. Ce dossier contient : l’ordre du jour, le procès-verbal de la réunion précédente, les avis d’inscription des sujets présentés et les documents qui font l’objet d’un dépôt.

Dans certains cas particuliers, la personne secrétaire des organismes statutaires peut procéder à des dépôts ultérieurs ou à des dépôts sur place.

2.2 Réunion extraordinaire et convocation

Une réunion extraordinaire est convoquée par le secrétariat général avec l’autorisation de la personne rectrice ou de la présidence de l’organisme statutaire ou à la demande écrite de :

• six (6) membres pour une réunion du Conseil d’administration;
• trois (3) membres pour une réunion du Comité exécutif;
• cinq (5) membres pour une réunion de la Commission des études, de la recherche et de la création.

Aucun autre sujet que ceux mentionnés à l’ordre du jour ne peut être traité, à moins que:

tous les membres de l’organisme statutaire y consentent, qu’ils soient présents ou non à ladite réunion.

Une réunion extraordinaire est convoquée par moyen électronique indiquant le jour, l’heure et le but de la réunion ou les sujets à traiter. L’avis doit être expédié au moins deux (2) jours avant la date de la réunion.

En cas d’urgence établie par la personne rectrice ou la présidence de l’organisme statutaire, une telle réunion peut être convoquée sans respecter ce délai. La convocation peut être faite par téléphone ou par tout autre moyen électronique approprié au moins trois (3) heures avant la réunion, auprès de chaque membre et l’informant du projet d’ordre du jour. Le dossier de réunion est alors remis aux
membres au début de la réunion.

2.3 Consultation électronique

Une consultation électronique peut être tenue pour traiter un ou des sujets ne devant normalement pas soulever de discussions. La consultation électronique est envoyée par la personne secrétaire des organismes statutaires par moyen électronique, et ce, avec l’accord de la personne rectrice ou de la présidence de l’organisme
statutaire.

La consultation électronique se tient sur deux jours. Exceptionnellement elle peut avoir une durée moindre.

La consultation électronique mentionne le ou les sujets à traiter et comprend le dossier de réunion. La consultation électronique est valable si le nombre de membres ayant répondu qu’ils consentaient à cette dernière correspond au quorum de l’organisme statutaire. Si au cours de la consultation électronique un sujet commande finalement des discussions, ce sujet ne peut plus être traité par consultation électronique et doit être traité au cours d’une réunion.

2.4 Réunion sans avis

Une réunion peut avoir lieu en tout temps et sans avis à la demande de la personne rectrice ou de la présidence de l’organisme statutaire pourvu que tous les membres soient présents ou aient renoncé à l’avis de convocation d’une telle réunion. Tout membre d’un organisme statutaire peut renoncer à tout avis d’assemblée ou à toute irrégularité de l’avis.

2.5 Conférence téléphonique et visioconférence

Une réunion peut être tenue par conférence téléphonique ou visioconférence. Il est également possible de participer à une réunion par ces moyens. Les membres doivent alors s’assurer du respect de toutes les règles applicables entre autres celles relatives à la confidentialité. Dans les cas où la visioconférence est utilisée, les membres doivent participer à la réunion en conservant leur caméra ouverte à moins que la présidence n’autorise la fermeture de la caméra.

2.6 Lieu des réunions

Les réunions des organismes statutaires se tiennent normalement au siège social de l’UQAC.

2.7 Quorum

Le quorum des réunions est de la moitié des membres en fonction en arrondissant à l’unité supérieur à la demie lorsque le nombre de membres est impair. Le quorum est vérifié par la personne secrétaire de réunion en début de réunion et doit subsister pour la durée des délibérations. Cependant, tout membre peut demander la vérification du quorum en cours de réunion. Si une absence de quorum est constatée, lors de la vérification, cette constatation met fin à la réunion, mais n’invalide pas les décisions qui lui sont antérieures.

2.8 Ouverture de la réunion

Le quorum constaté, la présidence déclare la réunion ouverte.

Si la réunion ne peut commencer faute de quorum, la personne secrétaire de réunion inscrit les présences et les membres se retirent après un délai raisonnable au terme duquel le quorum n’a pas été atteint.

L’organisme statutaire ne peut alors se réunir à moins qu’il n’y ait un nouvel avis de convocation ou que les membres qui étaient présents n’y consentent.

2.9 Ordre du jour

L’inscription d’un sujet à l’ordre du jour se fait conformément au formulaire prévu à cet effet « Avis d’inscription et synthèse du dossier » (Annexe I). Le requérant doit transmettre ce formulaire et les documents d’appui concernant ce sujet, au plus tard le deuxième vendredi précédant une réunion, à la personne secrétaire des organismes statutaires. Les documents d’appui qu’il est impossible de fournir dans ce délai peuvent être remis ultérieurement sur entente avec la personne secrétaire des organismes statutaires. Les sujets qui ne sont pas reçus dans les délais requis, seront reportés à la prochaine réunion.

Après ce délai, la requête d’un membre ou d’un porteur de dossier à l’effet d’inscrire un sujet au projet d’ordre du jour doit être transmise au responsable des organismes statutaires à la personne secrétaire des organismes statutaires avec une note du supérieur immédiat expliquant la raison du retard, en quoi le sujet ne peut attendre
la réunion subséquente et mentionnant la recommandation du supérieur de déposer le sujet en retard. Le secrétariat général décide de la recevabilité ou non de la requête et en avise le requérant. Si le requérant conteste cette décision, le secrétariat général doit consulter la présidence de l’organisme statutaire qui
maintient ou renverse la décision initiale. Avant la réunion, la personne secrétaire des organismes statutaires fait rapport à la présidence de l’organisme statutaire des demandes reçues en retard.

Au début de chaque réunion ordinaire, la présidence propose un projet d’ordre du jour auquel d’autres sujets peuvent être ajoutés ou retirés par les membres, si la majorité de ceux-ci en convient. L’ordre du jour est ensuite adopté sur une proposition dûment appuyée. La présidence peut aussi décider d’avance du délai des délibérations qu’elle accordera pour l’ensemble de l’ordre du jour ou pour l’un
ou l’autre des sujets inscrits.

2.10 Délibérations

Les membres désirant intervenir dans le cours des discussions demandent la parole à la présidence. La présidence accorde l’exercice du droit de parole en suivant l’ordre dans lequel les membres ont demandé la parole. La fréquence et la durée des interventions peuvent être limitées par la présidence à moins d’un désaccord de l’organisme statutaire.

En cours de réunion, des invités peuvent aussi intervenir. Ils sont généralement convoqués afin de présenter un sujet ou de répondre à des questions.

Après le délai fixé le cas échéant, ou si elle le juge opportun, la présidence peut demander de clore la discussion sur un sujet donné et convie les membres à voter.

2.11 Vote

Les décisions sont prises sont prises à la majorité simple des votes des membres présents habilités à voter. L’abstention ne constitue pas une voix exprimée et est exclue du décompte lors du calcul des votes.

Nul ne peut se faire représenter ni exercer son droit de vote par procuration à une réunion.

Le vote est pris à main levée. Cependant, un membre peut demander le vote par scrutin secret. Alors, le vote peut être exprimé par tout moyen le permettant directement à la personne secrétaire des organismes statutaires ou à une personne désignée par elle, si tous les membres présents y consentent. votes, le vote de la présidence est prépondérant.

Lorsque la réunion se tient par conférence téléphonique, le vote doit être exprimé oralement à moins que le scrutin secret ne soit demandé.

Une déclaration de la présidence à l’effet qu’une décision a été prise et une inscription au procès-verbal à cet effet constitue une preuve prima facie de la décision sans qu’il soit nécessaire de prouver la quantité ou la proportion des votes enregistrés. En ce sens, le décompte des votes n’est pas révélé, seul le résultat final l’est selon que la résolution est adoptée ou rejetée, à l’unanimité ou à la majorité.

Un membre peut demander que le procès-verbal mentionne sa dissidence ou son abstention et peut y faire inscrire la raison de sa dissidence.

2.12 Secrétaire de réunion

La personne secrétaire des organismes statutaire est d’office la personne secrétaire de réunion. Elle a droit de parole, sans droit de vote. En cas d’absence, une personne secrétaire de réunion est désignée pour la remplacer.

2.13 Procès-verbal

La personne secrétaire de réunion est responsable de rédiger le procès-verbal. Le procès-verbal d’une réunion est rédigé de manière à consigner au moins les propositions, les appuis, les modifications, les décisions et les résolutions qui sont prises.

Après son adoption, sur une proposition dûment appuyée, en début de la réunion subséquente, il est signé par la présidence de l’organisme statutaire ainsi que par la personne secrétaire de réunion.

La personne secrétaire de réunion est dispensée de la lecture du procès-verbal avant son adoption à condition qu’elle en ait expédié une copie aux membres de l’organisme statutaire au moins cinq (5) jours avant le jour de la réunion.

Les corrections pouvant être apportées au procès-verbal ne peuvent changer la substance des décisions prises ni ajouter des éléments qui n’ont pas été mentionnés dans les décisions. L’adoption du procès-verbal ne peut être l’occasion d’ouvrir un nouveau débat sur les sujets consignés dans le procès-verbal.

2.14 Huis clos et confidentialité

Dans le cours des délibérations, un huis clos peut intervenir sur un sujet précis de l’ordre du jour afin que les délibérations se déroulent exclusivement entre les membres de l’organisme statutaire. La présidence décrète alors le huis clos et dispense la personne secrétaire de réunion de rédiger le procès-verbal des délibérations et des décisions sur ce sujet. Lorsque le huis clos est décrété sur un ou plusieurs sujets à l’ordre du jour, les membres, la personne secrétaire de réunion et la personne secrétaire générale restent présents. Les membres présents peuvent décider d’exclure de la
réunion les personnes présentes à titre d’observateur ou d’invité.

Lorsque les délibérations sont terminées et la décision prise, le huis clos est levé. Certaines décisions doivent préserver la confidentialité temporaire ou permanente d’une ou plusieurs informations. Le cas échéant, le libellé du sujet à l’ordre du jour et la résolution adoptée sont rédigés de manière à assurer cette confidentialité.

Les personnes présentes, lors d’un huis clos, sont tenus à la confidentialité des sujets discutés, des délibérations et des décisions s’y rapportant, et ce, sous peine de sanction, de poursuite ou dans le cas des membres, de destitution.

En présence ou non d’un huis clos, si le contenu des délibérations contient des renseignements personnels devant être protégés en vertu des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les délibérations et la décision s’y rapportant, s’il y a lieu, ne doivent pas être rapportées au procès-verbal de la réunion et les membres doivent conserver la confidentialité de ces renseignements.

Les membres doivent traiter des sujets avec impartialité et diligence et agir avec la plus grande circonspection et confidentialité; à cet égard, ils doivent remplir une déclaration solennelle comprenant un engagement de confidentialité (Annexe II) au début de leur mandat. Les observateurs doivent remplir la même déclaration solennelle comprenant le même engagement.

2.15 Conflit d’intérêts et intégrité des membres

Les membres des organismes statutaires sont assujettis à la Politique relative aux conflits d’intérêts de l’UQAC et doivent dévoiler toute situation de conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent à l’égard d’un sujet soumis à la délibération. Ils doivent alors s’abstenir de participer à toutes discussions et au vote se rapportant au sujet, en se retirant de la réunion.

Les allégations de manquement à l’intégrité d’un membre sont traitées avec rigueur, rapidité et dans le respect de la confidentialité des personnes en cause. La personne secrétaire générale assume la fonction de dépositaire des plaintes. Les membres doivent aussi déclarer tout manquement à l’intégrité dont ils se rendraient compte de la part d’un autre membre.

2.16 Invités et accessibilité aux organismes
statutaires

Les réunions des organismes statutaires ont un caractère privé et ne sont pas accessibles au public, à moins que l’organisme statutaire n’en décide autrement, mais seulement dans le cadre d’un sujet spécifique. Les réunions se déroulent habituellement uniquement en présence des membres et des observateurs de l’organisme statutaire. Un organisme statutaire peut cependant autoriser toute
personne dont la présence est jugée nécessaire pour le traitement d’un sujet en particulier.

Tout individu ou organisme externe désirant se faire entendre auprès d’un organisme statutaire de l’UQAC doit en adresser la demande écrite à la personne secrétaire des organismes statutaires et motiver sa requête. Sur recommandation favorable de la présidence, la demande est soumise aux membres de l’organisme statutaire, lesquels décident ou non d’entendre le requérant.

2.17 Observateur

Les personnes suivantes sont observatrices d’office :

– Conseil d’administration
La personne vice-rectrice qui n’est pas membre du Conseil d’administration et la personne directrice du Service des communications et des relations publiques

– Comité exécutif
La présidence du Conseil d’administration et toute personne vice-rectrice qui n’est pas membre du Comité exécutif

– Commission des études, de la recherche et de la création
La personne doyenne des affaires départementales.

L’Annexe III de la présente procédure prévoit les modalités relatives à la désignation d’observateurs du Syndicat canadien de la fonction publique, du Syndicat des professionnelles et professionnels et du Syndicat des professeures et professeurs (accréditation des maitres de français).

Seul le Conseil d’administration peut autoriser la présence d’autres observateurs lors des réunions des organismes statutaires.

Le statut d’observateur permet d’être convoqué aux réunions, d’y assister et d’avoir accès aux avis de convocations et aux dossiers de réunions. L’observateur a le droit de parole. Il a le droit de poser des questions et de participer à la discussion, sans droit de proposer ou d’appuyer une résolution et sans droit de vote. L’organisme statutaire peut à tout moment exclure un observateur. Les observateurs sont soumis aux mêmes règles, devoirs et obligations et ont les mêmes droits que les membres, sous réserve des adaptations nécessaires et hormis les exceptions prévues à la présente procédure et à la politique dont elle découle. Les observateurs peuvent se voir retirer leur statut par le Conseil d’administration en cas de manquement aux règles, devoirs et obligations qui leur sont applicables.

2.18 Avis à un membre

Tout avis adressé à l’endroit d’un membre d’un organisme statutaire est réputé avoir été reçu à compter de son envoi par moyen électronique, de sa mise à la poste ou de l’expédition d’une télécopie.

2.19 Décisions des organismes statutaires

Les décisions des organismes statutaires sont prises sur proposition d’un membre dument appuyée par un autre membre et elles s’expriment par résolution. Les résolutions des organismes statutaires sont signées par la personne secrétaire générale ou par une personne qu’elle désigne. Elles ont un caractère public à moins
que le huis clos n’ait été décrété ou que les informations qu’elles contiennent doivent demeurer confidentielles.

Toute résolution est exécutoire à partir du moment de son adoption, à moins que l’organisme statutaire n’en décide autrement

2.20 Bonne ordre des réunions

La présidence, assistée de la personne secrétaire générale et de la personne secrétaire de réunion, voit au bon déroulement de la réunion, veille au maintien de l’ordre et fait respecter les règles applicables.

Les participants ont le devoir de respecter l’ordre nécessaire au bon déroulement de la réunion.

L’utilisation des technologies de l’information et de la communication (TIC) doit respecter, en toutes circonstances, les règles établies pour le bon déroulement des délibérations des organismes statutaires.

2.21 Information sur les délibération des organismes statutaires

Le calendrier des réunions des organismes statutaires de même que les procès verbaux et résolutions des organismes statutaires sont rendus publics sur le site Web de l’UQAC. Par ailleurs, certaines résolutions ou extraits de procès-verbaux peuvent faire l’objet de restriction quant à leur diffusion lorsque l’organisme statutaire le juge opportun, lorsqu’ils ont fait l’objet de discussion à huis clos ou lorsqu’ils traitent d’information confidentielle.

Le Service des communications et des relations publiques collabore avec le Secrétariat général pour la diffusion des informations d’intérêts public concernant les organismes statutaires.

2.22 Archives

L’original de tout document relatif aux organismes statutaires est conservé, en version papier ou en version électronique, par le Secrétariat général, conformément aux règles du calendrier de conservation de l’UQAC.

3. Mise à jour

La présente procédure est mise à jour au besoin ou minimalement tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par le Conseil d’administration.

4. Dispositions finales

La présente procédure entre en vigueur au moment de son adoption par le Conseil d’administration.