| Adoption | ||
| Instance | Date | Décision |
| Conseil d’administration | 15 avril 2003 | CAD-7490 |
| Modification | |||
| Instance | Date | Décision | Commentaires |
| Conseil d’administration | 13 mars 2012 | CAD-9870 | |
| Conseil d’administration | 22 septembre 2015 | CAD-10840 | |
| Révision | Aux trois (3) ans |
| Responsable | Vice-recteur ou vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite |
| Parties prenantes | |
1. Dispositions générales
1.1 Préambule
Déterminer un processus de nomination équitable des directions de module, d’unité d’enseignement, de programmes d’études de cycles supérieurs et des responsables de programmes de premier cycle.
1.2 Objectifs
- Établir les modalités d’élection des directions et responsables.
- Établir les modalités de renouvellement de mandat des directions et responsables.
- Établir les modalités de nomination intérimaire des directions et responsables.
- Déterminer les critères d’éligibilité des candidats à la direction ou à la responsabilité de programmes.
- Définir la composition du corps électoral.
1.3 Références
- Règlement général 1 « Organisation et dispositions générales en matière d’enseignement et de recherche » de l’Université du Québec
- Règlement général 2 « Les études de premier cycle » de l’Université du Québec
- Règlement général 3 « Les études de cycles supérieurs » de l’Université du Québec
- Politique relative à l’habilitation institutionnelle;
- Les conventions collectives de l’Université du Québec à Chicoutimi.
1.4 Responsable de l’application
Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite est responsable de son application.
1.5 Définitions
« Conseil de module, d’unité ou de programme » : désigne le conseil de module, le comité d’unité d’enseignement, le comité de programme de premier cycle ou le comité de programme de cycles supérieurs.
« Décanat » : désigne le Décanat des études.
« Direction de module » : désigne une personne membre du corps professoral régulier permanent élu par un corps électoral composé de tous les professeurs et toutes les professeures qui enseignent à l’un ou l’autre des programmes du module et nommé à ce titre par le Conseil d’administration selon la présente procédure.
Son mandat est de trois (3) ans, renouvelable pour deux périodes de deux (2) ans chacune.
Elle est l’interlocutrice officielle du module auprès du doyen ou de la doyenne des études.
Exceptionnellement, avec l’accord explicite du vice-recteur ou de la vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite, une professeure ou un professeur régulier non permanent peut occuper cette fonction.
« Direction de programme de cycles supérieurs » : désigne une professeure ou un professeur régulier permanent élu par un corps électoral composé d’au moins tous les professeurs et les professeures qui enseignent dans le programme placé sous sa juridiction et choisi parmi le département. La personne est nommée à ce titre par le Conseil d’administration selon la présente procédure.
Son mandat est de trois (3) ans, renouvelable pour deux périodes de deux (2) ans chacune.
Elle est l’interlocutrice officielle du programme auprès du doyen ou de la doyenne des études.
Exceptionnellement, avec l’accord explicite du vice-recteur ou de la vice-rectrice aux études, de la formation et de la réussite, une professeure ou un professeur régulier non permanent peut occuper cette fonction.
« Direction d’unité d’enseignement » : désigne une professeure ou un professeur régulier permanent élu par un corps électoral composé d’au moins tous les professeurs et professeures qui enseignent à l’un ou l’autre des programmes de l’unité d’enseignement et nommé à ce titre par le Conseil d’administration selon la présente procédure.
Son mandat est de trois (3) ans, renouvelable pour deux périodes de deux (2) ans chacune.
Elle est l’interlocutrice officielle de l’unité d’enseignement auprès du doyen ou de la doyenne des études.
Exceptionnellement, avec l’accord explicite du vice-recteur ou de la vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite, une professeure ou un professeur régulier non permanent peut occuper cette fonction de direction.
« Doyen ou doyenne » : désigne le doyen ou la doyenne des études.
« Professeure ou professeur régulier » : désigne tout professeure ou professeur qui accomplit toutes les constituantes de l’emploi de professeur telles que décrites à l’article 7 de la Convention collective.
Ne sont pas inclus à cette définition les professeures ou professeurs invités, les professeures ou professeurs invités en prêt de service, les professeures ou professeurs substituts et les professeures-chercheuses ou professeurs-chercheurs sous octroi.
« Professeure ou professeur régulier permanent » : désigne la professeure ou le professeur régulier ayant acquis la permanence d’emploi au terme de la procédure d’acquisition de la permanence prévue à l’article 9 de la Convention collective.
« Responsable de programme de premier cycle » : désigne une professeure ou un professeur régulier ayant acquis la permanence selon les dispositions de l’article 9 de la Convention collective, élu par un corps électoral composé de tous les membres du corps professoral qui enseignent aux programmes de premier cycle sous la responsabilité du comité de programme et nommé par le Conseil d’administration selon la présente procédure.
Son mandat est de trois (3) ans, renouvelable deux (2) fois pour deux (2) ans à chaque renouvellement.
Elle est l’interlocuteur officielle auprès du doyen ou de la doyenne des études.
Exceptionnellement, avec l’accord explicite du vice-recteur ou de la vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite, une professeure ou un professeur régulier non permanent peut occuper cette fonction de direction.
2. Rôles et modalités
2.1 Éligibilité
Toute professeure ou tout professeur régulier permanent de l’Université qui a œuvré dans le ou les programmes concernés au cours des neuf (9) trimestres qui précèdent le trimestre d’ouverture du poste est éligible à un poste de direction ou de responsable.
Pour la direction de programmes de cycles supérieurs, la professeure ou le professeur régulier permanent doit être habilité aux études de cycles supérieurs conformément à la politique en vigueur.
Exceptionnellement, une professeure ou un professeur régulier non permanent peut occuper les fonctions de directeur ou de responsable.
2.2 Composition du corps électoral
Le corps électoral est composé :
- des membres du conseil de module, d’unité ou de programmes;
- des professeures et des professeurs (permanents et en probation) qui ont œuvré dans le ou les programmes concernés au cours des neuf (9) trimestres qui précèdent le trimestre d’ouverture du poste.
2.3 Processus d’élection
2.3.1 Étape préalable
Au moment déterminé par le doyen ou la doyenne, les directions et responsables sortants sont interpellés au regard de leur intérêt à renouveler ou non leur mandat.
Dans le cas où un renouvellement de mandat est sollicité, un scrutin est organisé selon les modalités décrites à l’article 2.3.4.
Dans le cas où la direction ou la personne responsable ne sollicite pas de renouvellement de mandat, le processus d’ouverture de poste est déclenché selon les modalités décrites à l’article 2.3.2.
2.3.2 Ouverture de poste et période de mise en candidature
La liste des professeures et des professeurs éligibles au poste de direction ou de responsable est établie.
La période de mise en candidature est entre sept (7) et dix (10) jours ouvrables.
L’ouverture officielle du poste qui annonce la période de mise en candidature est affichée.
L’ouverture officielle et la période de mise en candidature sont communiquées par écrit à la direction ou à la personne responsable, au département ainsi qu’à tous les professeurs et professeures éligibles.
2.3.3 Mise en candidature
Les personnes candidates doivent faire parvenir leur bulletin de mise en candidature au Décanat des études.
Aucune candidature n’est recevable après la fin de la période de mise en candidature prescrite.
Si aucune candidature n’est déposée durant la période prescrite, le Décanat des études peut soit solliciter une professeure ou un professeur éligible pour assurer l’intérim selon les modalités décrites aux articles 2.5.1 et 2.5.2 ou procéder à un second affichage.
2.3.4 Scrutin
Une fois la période de mise en candidature terminée, le Décanat des études transmet la liste des candidatures reçues aux membres du corps électoral et leur fait parvenir l’avis d’élection.
Le doyen ou la doyenne agit à titre de présidente d’élection. La période de scrutin est déterminée par le doyen ou la doyenne. Le scrutin est secret et son mode est déterminé par le doyen ou la doyenne. Seuls les bulletins de vote reçus au cours de la période officielle de scrutin sont considérés.
Le dépouillement des votes s’effectue par les personnes désignées par le doyen ou la doyenne. Ces personnes ne doivent pas être membres du corps électoral.
Aux fins de nomination, la personne candidate doit obtenir la majorité absolue des votes exprimés, excluant les abstentions qui ne constituent pas une voix exprimée.
Lorsqu’il y a deux personnes candidates et plus, si aucune des candidatures n’obtient la majorité requise pour être déclarée élue, on procède par scrutins successifs en éliminant, à chaque tour, la candidature ayant reçu le moins de votes.
Lorsqu’il y a deux personnes candidates et que celles-ci obtiennent l’égalité des voix, la doyenne ou le doyen procède à un second scrutin. Pour ce second scrutin, les personnes candidates sont invitées à produire une lettre à l’intention des membres du corps électoral, laquelle permet de décrire leur vision du rôle de la direction ou de la personne responsable et les orientations qu’elles préconisent. Si au terme de ce second scrutin, l’égalité des voix demeure, le doyen ou la doyenne procède à un tirage au sort en présence des personnes candidats et d’une personne observatrice nommée.
2.3.5 Nomination
La doyenne ou le doyen transmet les résultats et sa recommandation à la Commission des études, de la recherche et de la création. Sur recommandation favorable de cette dernière, la nomination est prononcée par le Conseil d’administration.
Dans le cas d’une nouvelle nomination, le Décanat des études joint la liste des programmes et des protocoles (exemple : protocole d’extension) qui sont sous la responsabilité de la nouvelle direction ou personne responsable de programmes.
2.4 Durée des mandats
La direction ou la personne responsable est nommée pour un premier mandat de trois (3) ans, renouvelable pour deux (2) périodes de deux (2) ans chacune.
Les mandats débutent le 1er juin et se terminent le 31 mai.
2.5 Nomination intérimaire
2.5.1 Nomination intérimaire de courte durée
La nomination d’une direction ou d’une personne responsable intérimaire pour une courte durée peut se faire dans les cas suivants:
- aucune candidature n’a été déposée lors de la période officielle d’ouverture de poste;
- un poste de direction ou de responsable est vacant pour une période de moins de deux (2) mois.
Dans ce cas, le doyen ou la doyenne sollicite une professeur ou un professeur parmi la liste des professeures et professeurs éligibles. La nomination est confirmée par écrit par le doyen ou la doyenne qui en informe par la suite le vice-recteur ou la vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite.
2.5.2 Nomination intérimaire de longue durée
La nomination d’un direction ou d’une personne responsable intérimaire pour une longue durée peut se faire dans les cas suivants:
- aucune candidature n’a été déposée lors de la période officielle d’ouverture de poste;
- un poste de direction ou de responsable est vacant pour une période de plus de deux (2) mois.
2.5.2.1 Sollicitation d’une candidature
Le doyen ou la doyenne sollicite par écrit une candidature parmi tous les professeures et professeurs éligibles. La professeure ou le professeur intéressé adresse une lettre à cet effet au doyen ou à la doyenne.
Dans le cas où plus d’une professeure ou un professeur souhaite assumer cette fonction, un scrutin est tenu conformément à l’article 2.3.4.
2.5.2.2 Recommandation et nomination par intérim
Sur recommandation du doyen ou de la doyenne, le vice-recteur ou la vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite nomme la personne qui assumera l’intérim en précisant la durée du mandat.
Il joint à cette nomination la liste des programmes et protocoles qui sont sous sa responsabilité.
2.6 Mesure exceptionnelle
À défaut de pourvoir le poste, le doyen ou la doyenne assume cette fonction jusqu’à la nomination d’une nouvelle direction ou personne responsable.
2.7 Perte de qualité
Une professeure ou un professeur élu au poste de direction ou responsable et qui se voit accorder un programme de perfectionnement ou de sabbatique perd qualité dès le début de son perfectionnement ou de son congé sabbatique.
Le Décanat des études voit à pourvoir le poste vacant conformément à la présente procédure.
3. Mise à jour
La présente procédure doit être mise à jour au besoin et minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par le Comité exécutif.
4. Dispositions finales
La présente procédure entre en vigueur à compter de son adoption par le Conseil d’administration de l’Université.