Procédure relative à la nomination et au renouvellement de mandat du doyen des études et du doyen de la recherche et de la création

Adoption
Instance Date Décision
Conseil d’administration 2017-08-23 CAD-11444

 

Modification
Instance Date Décision Commentaires
CAD  2020-07-01  CAD-12286  Modification de la structure organisationnelle

 

Révision Tous les trois (3) ans
Responsables Vice-recteur à la recherche, à la création et à l’innovation

Vice-recteur aux études

Parties prenantes Comité de direction
Code de classification 1162-02.001-2

1.  Dispositions générales

1.1  Énoncé

La présente procédure vise à établir les modalités relatives à la désignation et au renouvellement du doyen des études et du doyen de la recherche et de la création.

1.2  Objectifs

  • Préciser les responsabilités inhérentes à la désignation du doyen concerné et au renouvellement de son mandat
  • Préciser les modalités d’appel de candidatures et de sélection lors de la nomination au poste de doyen et les modalités d’évaluation lors d’un renouvellement de mandat

1.3  Références

1.4  Préséance

En cas de divergence entre les dispositions de la présente procédure et le Protocole élaborant les conditions de travail du personnel cadre de l’Université du Québec à Chicoutimi ou la Procédure en matière d’embauche du personnel-cadre, la présente procédure a préséance.

1.5  Responsables de l’application

Le vice-recteur à la recherche, à la création et à l’innovation ainsi que le vice-recteur aux études sont responsables de l’application de la présente procédure.

2.  Rôles et modalités

2.1  Processus

Le vice-recteur à la recherche, à la création et à l’innovation ou le vice-recteur aux études, selon le cas, consulte le doyen concerné pour connaître ses intentions quant au renouvellement de son mandat au moins six (6) mois avant l’expiration de celui-ci.

Au moins quatre (4) mois avant la fin du mandat du doyen concerné ou dans les trente (30) jours de la démission du doyen concerné ou de toute vacance au poste de doyen pour toute autre cause, la Commission des études, de la recherche et de la création (ci-après la « CERC ») constitue un comité de sélection présidé soit par le vice-recteur à la recherche, à la création et à l’innovation ou le vice-recteur aux études, selon le cas, et composé de personnes provenant, autant que possible, de secteurs disciplinaires différents au sein de la communauté universitaire.

2.2  Composition d’un comité de sélection

Pour le doyen des études :

Le comité de sélection pour le choix d’un doyen des études (ci-après « le comité ») est composé du vice-recteur aux études qui le préside et de six (6) autres personnes nommées par la CERC, soit :

  • Deux (2) professeurs occupant une fonction de directeur ou responsable de programmes d’études au premier cycle et aux cycles supérieurs, choisis parmi les quatre (4) professeurs désignés par la Table des directeurs de programmes d’études (TDPE) lors d’une réunion convoquée à cette fin par le vice-recteur aux études;
  • Un (1) professeur ou (1) étudiant, membres du Conseil d’administration, choisi parmi les deux (2) professeurs et les deux (2) étudiants désignés par le Conseil d’administration;
  • Un (1) professeur membre de la CERC si un (1) étudiant membre du Conseil d’administration est nommé ou un (1) étudiant membre de la CERC si un (1) professeur membre du Conseil d’administration est nommé;
  • Un (1) chargé de cours membre de la CERC ou du Conseil d’administration;
  • Un (1) membre du conseil d’administration choisi parmi les administrateurs nommés en vertu des paragraphes d), e) et f) de l’article 32 de la Loi sur l’Université du Québec.

 Pour le doyen de la recherche et de la création :

Le comité de sélection pour le choix d’un doyen de la recherche et de la création (ci-après « le comité ») est composé du vice-recteur à la recherche, à la création et à l’innovation qui le préside et de six (6) autres personnes nommées par la CERC, soit :

  • Un (1) professeur occupant une fonction de directeur de département, choisi parmi les deux (2) professeurs désignés par la Conférence des directeurs de départements (CDD) lors d’une réunion convoquée à cette fin par le vice-recteur à la recherche, à la création et à l’innovation;
  • Deux (2) professeurs occupant une fonction de direction de recherche désignés par la CERC, à partir d’une liste proposée par le vice-recteur à la recherche, à la création et à l’innovation;
  • Un (1) professeur membre de la CERC;
  • Un (1) étudiant de cycles supérieurs membre de la CERC;
  • Un (1) membre du conseil d’administration choisi parmi les administrateurs nommés en vertu des paragraphes d), e) et f) de l’article 32 de la Loi sur l’Université du Québec.

2.3  Fonctionnement du comité de sélection

Le comité siège à huis clos. Ses délibérations sont strictement confidentielles et les membres sont invités à se conformer à cette règle en signant une déclaration solennelle.

2.4  Renouvellement de mandat

Dans le cas d’un premier renouvellement de mandat, le comité établit les critères devant présider au renouvellement de son mandat.

À la suite de l’établissement des critères, le comité procède à l’évaluation du mandat du doyen concerné.

Au terme de cette évaluation, et pour étayer sa recommandation, le comité consulte :

Pour le doyen des études :

  • La Conférence des directeurs de département
  • La table des directeurs de programmes d’études (TDPE)

Pour le doyen de la recherche et de la création :

  • La Conférence des directeurs de département
  • Les responsables des unités de recherche

La consultation s’effectue en regroupant les personnes consultées alors que le comité invite le doyen concerné en renouvellement de mandat. Le doyen concerné fait connaître ses intentions et répond aux questions des personnes consultées.

Après la rencontre, l’avis sous forme de vote confidentiel s’effectue par un scrutin électronique auprès des personnes consultées. Le déroulement et le dépouillement des votes se fait sous la responsabilité du secrétaire du comité.

Les résultats du scrutin sont rendus publics.

 

2.5  Ouverture du poste de doyen

Lorsque le mandat du doyen concerné n’est pas renouvelé ou que le poste devient vacant ou que le doyen a complété deux (2) mandats ou plusieurs mandats consécutifs, le comité doit procéder, dans un premier temps, à un affichage interne tel que décrit ci-dessous.

Si aucune candidature n’est retenue, par la suite, il y a affichage à l’externe et réaffichage à l’interne.

Affichage interne : Le poste de doyen est affiché dans l’Université, les constituantes, instituts et écoles de l’Université du Québec. La durée de cet affichage est de dix (10) jours ouvrables. Un exemplaire de cet appel de candidatures est transmis aux professeurs.

Cet appel de candidatures est également accessible à partir du site Web de l’UQAC.

Affichage externe : L’appel de candidatures est publié dans les médias régionaux et nationaux.

Durant la période d’affichage, les professeurs peuvent proposer des candidatures au comité de sélection. Les propositions de candidature sont acheminées au bureau du Vice-rectorat aux études (pour le poste de doyen des études) et au Vice-rectorat à la recherche, à la création et à l’innovation (pour le doyen de la recherche et de la création). Pour être recevable, chaque proposition doit recevoir l’appui de cinq (5) autres professeurs et être accompagnée d’une lettre de la personne concernée ainsi que son curriculum vitae.

Pendant la période d’affichage le comité établit les critères devant présider au choix du doyen.

Dans les quinze (15) jours suivant la fin de la période d’affichage, le vice-recteur concerné convoque les membres du comité à une réunion et leur remet un rapport faisant état de la liste des candidats et de leur curriculum vitae.

Le comité entreprend ses délibérations en fonction des critères de sélection retenus et accorde des entrevues, s’il y a lieu.

Avant de faire sa recommandation à la CERC, le comité, pour éclairer son jugement sur le candidat qu’il a retenu ou sur les quelques candidats qui lui apparaissent d’égale valeur, doit consulter :

Pour le doyen des études :

  • La Conférence des directeurs de département
  • La table des directeurs de programme d’études (TDPE)

Pour le doyen de la recherche et de la création :

  • La Conférence des directeurs de département
  • Les responsables des unités de recherche

La consultation s’effectue en regroupant les personnes consultées alors que le comité invite le candidat ou les candidats retenus à les rencontrer. Le candidat ou les candidats retenus font connaître leur intention et répondent aux questions des personnes consultées.

Après la rencontre, l’avis sous forme de vote confidentiel s’effectue par un scrutin électronique auprès des personnes consultées. Le déroulement et le dépouillement des votes se fait sous la responsabilité du secrétaire du comité. Les résultats du scrutin sont rendus publics.

Le comité recommande un (1) candidat à la CERC ou se déclare insatisfait des candidatures qu’il a retenues. Le comité indique, sur demande de la CERC, les motifs qui justifient ses conclusions. Le président du comité peut aussi transmettre sa propre recommandation.

Si le comité se déclare insatisfait des candidatures retenues, la CERC peut demander au comité de reprendre l’une ou l’autre des étapes du processus suivi pour arriver à une recommandation.

 2.6  Nomination officielle du doyen

Le Conseil d’administration procède à la nomination du doyen sur recommandation de la CERC.

La durée d’un mandat de doyen est normalement de quatre (4) ans.

 2.7  Révocation d’un doyen pour juste cause

Le Conseil d’administration peut, en tout temps, par résolution adoptée à la majorité absolue des membres en fonction, révoquer la nomination d’un doyen pour juste cause.

2.8  Vacance au poste de doyen

Lorsqu’il y a vacance au poste de doyen, le vice-recteur concerné désigne un doyen par intérim qui exerce cette fonction jusqu’à la nomination d’un doyen par le Conseil d’administration.

3.  Mise à jour

La présente procédure est mise à jour au besoin, et minimalement, tous les trois (3) ans. Ces mises à jour doivent être approuvées par la Commission des études, de la recherche et de la création.

4.  Dispositions finales

La présente procédure entre en vigueur à compter de son adoption par le Conseil d’administration.