Adoption
Instance	Date	Décision
Conseil d’administration	23 août 2017	CAD-11444

 

Modification
Instance	Date	Décision	Commentaires
Conseil d’administration	1er juillet  2020	CAD-12286	Modification de la structure organisationnelle

 

Révision	Aux trois (3) ans
Responsables	Vice-recteur ou la vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats Vice-recteur ou vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite
Parties prenantes	Régie du Rectorat

1.  Dispositions générales

1.1  Énoncé

La présente procédure vise à établir les modalités relatives à la désignation et au renouvellement du doyen ou de la doyenne des études et du doyen ou de la doyenne de la recherche, de la création et de l’innovation.

1.2  Objectifs

• Préciser les responsabilités inhérentes à la désignation du doyen ou de la doyenne concernée et au renouvellement de son mandat
• Préciser les modalités d’appel de candidatures et de sélection lors de la nomination au poste de doyen ou de doyenne concernée et les modalités d’évaluation lors d’un renouvellement de mandat

1.3  Références

• Règlement général 1 – Organisation et dispositions générales en matière d’enseignement et de recherche
• Protocole élaborant les conditions de travail du personnel cadre de l’Université du Québec à Chicoutimi
• Procédure d’embauche du personnel cadre

1.4  Préséance

En cas de divergence entre les dispositions de la présente procédure et le Protocole élaborant les conditions de travail du personnel cadre de l’Université du Québec à Chicoutimi ou la Procédure en matière d’embauche du personnel cadre, la présente procédure a préséance.

1.5  Responsables de l’application

Le vice-recteur ou la vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats ainsi que le vice-recteur ou la vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite sont responsables de l’application de la présente procédure.

2.  Rôles et modalités

2.1  Processus

Le vice-recteur ou la vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats ou le vice-recteur ou la vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite, selon le cas, consulte le doyen ou la doyenne concernée pour connaître ses intentions quant au renouvellement de son mandat au moins six (6) mois avant l’expiration de celui-ci.

Au moins quatre (4) mois avant la fin du mandat de la doyenne ou du doyen concerné ou dans les trente (30) jours de la démission du doyen ou de la doyenne concernée ou de toute vacance au poste de doyen ou de doyenne pour toute autre cause, la Commission des études, de la recherche et de la création (ci-après la « CERC ») constitue un comité de sélection présidé soit par le vice-recteur ou la vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats ou le vice-recteur ou la vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite, selon le cas, et composé de personnes provenant, autant que possible, de secteurs disciplinaires différents au sein de la communauté universitaire.

2.2  Composition d’un comité de sélection

Pour le doyen ou la doyenne des études :

Le comité de sélection pour le choix d’un doyen ou d’une doyenne des études (ci-après « le comité ») est composé du vice-recteur ou de la vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite qui le préside et de six (6) autres personnes nommées par la CERC, soit :

• Deux (2) professeures ou professeurs occupant une fonction de directeur ou responsable de programmes d’études au premier cycle et aux cycles supérieurs, choisis parmi les quatre (4) professeures ou professeurs désignés par la Table des directeurs de programmes d’études (TDPE) lors d’une réunion convoquée à cette fin par le vice-recteur ou la vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite;
• Une (1) professeure ou un (1) professeur ou (1) étudiante ou étudiant, membres du Conseil d’administration, choisi parmi les deux (2) professeures ou professeurs et les deux (2) étudiantes ou étudiants désignés par le Conseil d’administration;
• Une (1) professeure ou professeur membre de la CERC si un (1) étudiante ou étudiant membre du Conseil d’administration est nommé ou une (1) étudiante ou un (1) étudiant membre de la CERC si une (1) professeure ou un (1) professeur membre du Conseil d’administration est nommé;
• Une (1) chargée ou un (1) chargé de cours membre de la CERC ou du Conseil d’administration;
• Un (1) membre du conseil d’administration choisi parmi les administratrices ou administrateurs nommés en vertu des paragraphes d), e) et f) de l’article 32 de la Loi sur l’Université du Québec.

Pour le doyen ou de la doyenne de la recherche, de la création et de l’innovation :

Le comité de sélection pour le choix d’un doyen ou d’une doyenne de la recherche, de la création et de l’innovation (ci-après « le comité ») est composé du vice-recteur ou de la vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats qui le préside et de six (6) autres personnes nommées par la CERC, soit :

• Une (1) professeure ou un (1) professeur occupant une fonction de directeur de département, choisi parmi les deux (2) professeures ou professeurs désignés par la Conférence des directeurs de départements (CDD) lors d’une réunion convoquée à cette fin par le vice-recteur ou la vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats;
• Deux (2) professeures ou professeurs occupant une fonction de direction de recherche désignés par la CERC, à partir d’une liste proposée par le vice-recteur ou la vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats;
• Une (1) professeure ou un (1) professeur membre de la CERC;
• Une (1) étudiante ou un (1) étudiant de cycles supérieurs membre de la CERC;
• Un (1) membre du conseil d’administration choisi parmi les administratrices ou administrateurs nommés en vertu des paragraphes d), e) et f) de l’article 32 de la Loi sur l’Université du Québec.

2.3  Fonctionnement du comité de sélection

Le comité siège à huis clos. Ses délibérations sont strictement confidentielles et les membres sont invités à se conformer à cette règle en signant une déclaration solennelle.

2.4  Renouvellement de mandat

Dans le cas d’un premier renouvellement de mandat, le comité établit les critères devant présider au renouvellement de son mandat.

À la suite de l’établissement des critères, le comité procède à l’évaluation du mandat du doyen ou de la doyenne concerné.

Au terme de cette évaluation, et pour étayer sa recommandation, le comité consulte :

Pour le doyen ou la doyenne des études :

• La Conférence des directeurs de département
• La table des directeurs de programmes d’études (TDPE)

Pour le doyen ou de la doyenne de la recherche, de la création et de l’innovation :

• La Conférence des directeurs de département
• Les responsables des unités de recherche

La consultation s’effectue en regroupant les personnes consultées alors que le comité invite le doyen ou la doyenne concerné en renouvellement de mandat. Le doyen ou la doyenne concerné fait connaître ses intentions et répond aux questions des personnes consultées.

Après la rencontre, l’avis sous forme de vote confidentiel s’effectue par un scrutin électronique auprès des personnes consultées. Le déroulement et le dépouillement des votes se fait sous la responsabilité de la ou du secrétaire du comité.

Les résultats du scrutin sont rendus publics.

 2.5  Ouverture du poste de doyen ou de doyenne 

Lorsque le mandat du doyen ou de la doyenne concerné n’est pas renouvelé ou que le poste devient vacant ou que le doyen ou la doyenne a complété deux (2) mandats ou plusieurs mandats consécutifs, le comité doit procéder, dans un premier temps, à un affichage interne tel que décrit ci-dessous.

Si aucune candidature n’est retenue, par la suite, il y a affichage à l’externe et réaffichage à l’interne.

Affichage interne : le poste de doyen ou de doyenne est affiché dans l’Université, les constituantes, instituts et écoles de l’Université du Québec. La durée de cet affichage est de dix (10) jours ouvrables. Un exemplaire de cet appel de candidatures est transmis aux professeures et professeurs.

Cet appel de candidatures est également accessible à partir du site Web de l’UQAC.

Affichage externe : l’appel de candidatures est publié dans les médias régionaux et nationaux.

Durant la période d’affichage, les professeures et professeurs peuvent proposer des candidatures au comité de sélection. Les propositions de candidature sont acheminées au bureau du Vice-rectorat aux études, à la formation et à la réussite (pour le poste de doyen ou de doyenne des études) et au Vice-rectorat à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats (pour le poste de doyen ou de doyenne  de la recherche, de la création et de l’innovation). Pour être recevable, chaque proposition doit recevoir l’appui de cinq (5) autres professeures et professeurs et être accompagnée d’une lettre de la personne concernée ainsi que son curriculum vitae.

Pendant la période d’affichage le comité établit les critères devant présider au choix du doyen ou de la doyenne.

Dans les quinze (15) jours suivant la fin de la période d’affichage, le vice-recteur ou la vice-rectrice concerné convoque les membres du comité à une réunion et leur remet un rapport faisant état de la liste des candidates et des candidats et de leur curriculum vitae.

Le comité entreprend ses délibérations en fonction des critères de sélection retenus et accorde des entrevues, s’il y a lieu.

Avant de faire sa recommandation à la CERC, le comité, pour éclairer son jugement sur la candidate ou le candidat qu’il a retenu ou sur les quelques candidats qui lui apparaissent d’égale valeur, doit consulter :

Pour le doyen ou la doyenne des études :

• La Conférence des directeurs de département
• La table des directeurs de programme d’études (TDPE)

Pour le doyen ou la doyenne de la recherche, de la création et de l’innovation :

• La Conférence des directeurs de département
• Les responsables des unités de recherche

La consultation s’effectue en regroupant les personnes consultées alors que le comité invite la candidate ou le candidat ou les candidats retenus à les rencontrer. La candidate ou le candidat ou les candidats retenus font connaître leur intention et répondent aux questions des personnes consultées.

Après la rencontre, l’avis sous forme de vote confidentiel s’effectue par un scrutin électronique auprès des personnes consultées. Le déroulement et le dépouillement des votes se fait sous la responsabilité de la ou du secrétaire du comité. Les résultats du scrutin sont rendus publics.

Le comité recommande une (1) candidate ou un (1) candidat à la CERC ou se déclare insatisfait des candidatures qu’il a retenues. Le comité indique, sur demande de la CERC, les motifs qui justifient ses conclusions. La présidente ou le président du comité peut aussi transmettre sa propre recommandation.

Si le comité se déclare insatisfait des candidatures retenues, la CERC peut demander au comité de reprendre l’une ou l’autre des étapes du processus suivi pour arriver à une recommandation.

 2.6  Nomination officielle du doyen ou de la doyenne 

Le Conseil d’administration procède à la nomination du doyen ou de la doyenne sur recommandation de la CERC.

La durée d’un mandat de doyen ou de doyenne est normalement de quatre (4) ans.

 2.7  Révocation d’un doyen ou d’une doyenne pour juste cause

Le Conseil d’administration peut, en tout temps, par résolution adoptée à la majorité absolue des membres en fonction, révoquer la nomination d’un doyen ou d’une doyenne pour juste cause.

2.8  Vacance au poste de doyen ou de doyenne 

Lorsqu’il y a vacance au poste de doyen ou de doyenne, le vice-recteur ou la vice-rectrice concernée désigne un doyen ou une doyenne  par intérim qui exerce cette fonction jusqu’à la nomination d’un doyen ou d’une doyenne par le Conseil d’administration.

3.  Mise à jour

La présente procédure est mise à jour au besoin, et minimalement, tous les trois (3) ans. Ces mises à jour doivent être approuvées par la Conseil d’administration.

4.  Dispositions finales

La présente procédure entre en vigueur à compter de son adoption par le Conseil d’administration.