| Adoption | ||
| Instance | Date | Décision |
| Comité exécutif | 5 novembre 2013 | CEX-3758 |
| Modification | |||
| Instance | Date | Décision | Commentaires |
| Comité exécutif | 30 juin 2022 | CEX-4716 | |
| Révision | Aux trois (3) ans |
| Responsable | Vice-recteur ou vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources |
| Parties prenantes | Service des ressources financières |
1. Dispositions générales
1.1. Préambule
La présente procédure vise à établir les principes et les modalités d’approbation du soutien aux frais de déménagement lors de l’embauche d’un nouvel employé ou employée.
1.2. Objectif
Établir des balises et un processus en matière de soutien aux frais de déménagement lors de l’embauche.
1.3. Référence
1.4. Responsable de l’application
Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources est responsable de l’application de cette procédure.
2. Principes
La présente procédure s’applique à un nouvel employé ou employée de l’Université qui, au moment de son entrée en fonction, demeure à une distance de plus de deux cent (200) kilomètres du lieu de son poste de travail.
Tout montant octroyé à un employé ou une employée pour les frais de déménagement et/ou de déplacement constitue un prêt accordé par l’Université. Le remboursement de ce prêt s’effectue au prorata des jours travaillés, à savoir :
- le prêt est considéré comme étant totalement remboursé au moment de l’acquisition de la sécurité d’emploi par l’employée ou l’employé concerné;
- advenant le cas où l’employée ou l’employé quitte avant d’avoir acquis sa sécurité d’emploi, il devra rembourser une somme équivalente à la valeur attribuée aux jours de travail non travaillés durant la période située entre le moment où il quitte et la date où il aurait pu obtenir sa sécurité d’emploi.
2.1 Frais admissibles : déménagement et déplacement vers Saguenay
Les frais admissibles pour un remboursement des frais de déménagement sont reliés au déménagement du mobilier et des effets personnels. Sont exclus, notamment, les dépenses d’entreposage et d’emballage, les frais d’aménagement dans le nouveau logis, le transport d’une voiture, d’un bateau ou d’animaux, les taxes de bienvenue suivant l’acquisition d’une résidence.
Pour les frais de déménagement du mobilier et des effets personnels, l’employée ou l’employé doit procéder par soumission auprès de trois (3) entreprises de déménagement dûment reconnues et indépendantes de l’employée ou de l’employé, la soumission la plus basse étant celle retenue à moins d’avis contraire du vice-recteur ou de la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources.
Les frais admissibles pour un remboursement des frais de déplacement sont les suivants :
- pour une distance inférieure à 1 200 km, l’Université rembourse le coût du voyage selon le taux de compensation en vigueur à l’Université pour l’utilisation d’une automobile tel que prévu à la Procédure concernant le remboursement et le paiement de frais de déplacement et de séjour, de représentation, de réception et de réunion.
- Au-delà de 1 200 km, le remboursement est le moindre du coût :
-du voyage selon le taux de compensation en vigueur pour l’utilisation d’une automobile tel que prévu à la Procédure concernant le remboursement et le paiement de frais de déplacement et de séjour, de représentation, de réception et de réunion;
– le ou les billets d’avion en classe économique pour l’employée ou l’employé, son conjoint ou sa conjointe et leurs enfants de moins de 21 ans.
2.2 Modalités
Afin d’obtenir un remboursement de ses frais de déménagement, l’employée ou l’employé doit :
- produire une demande écrite auprès du vice-recteur ou de la vice-rectrice responsable du secteur où l’employée ou l’employé travaillera, appuyée par trois soumissions émises par des entreprises de déménagement reconnues. Les tarifs soumis doivent se limiter aux frais de transport des biens et des meubles;
- obtenir une approbation écrite et préalable de la part dudit vice-recteur ou de la vice-rectrice quant au montant engagé;
- à défaut d’une telle approbation écrite et préalable, aucune indemnité ne sera accordée.
L’Université se réserve le droit de refuser toute demande ainsi que la plus basse soumission déposée. Elle peut toutefois proposer à l’employée ou à l’employé un montant qu’elle juge raisonnable et adapté à la situation.
Le cas échéant, l’Université rembourse les frais admissibles de déplacement occasionnés lors d’un déménagement et ceux du déménagement sur présentation de pièces justificatives. Pour les frais de déplacement, une preuve de résidence à l’adresse déclarée constitue une pièce justificative. Quant aux frais du déménagement, ce sont les factures originales (compagnie de déménagement, location de camion, fret aérien, etc.) qui doivent être soumises.
La réclamation du remboursement des frais de déménagement et de déplacement doit comprendre toutes les informations pertinentes (endroit d’origine, mode de transport, nature des dépenses, etc.). La demande doit préciser s’il s’agit d’une réclamation totale ou partielle.
2.3 Dérogation
À titre exceptionnel, le représentant du vice-recteur ou de la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources dûment nommé peut autoriser une dérogation à la présente procédure.
3. Mise à jour
La présente procédure est mise à jour au besoin ou minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par le Comité exécutif.
4. Dispositions finales
La présente procédure entre en vigueur au moment de son adoption par le Comité exécutif.