Procédure relative à la composition d’une unité pédagogique et aux responsabilités du comité et de la direction de l’unité pédagogique

Adoption
Instance Date Décision
Conseil d’administration 21 mai 2019 CAD-11937

 

Modification
Instance Date Décision Commentaires
Conseil d’administration  1er juillet 2020  CAD-12286  Modification de la structure organisationnelle

 

Révision Aux trois (3) ans
Responsable Vice-recteur ou vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite
Parties prenantes Décanat des études


1.    Dispositions générales

1.1   Préambule

Pour offrir et gérer les programmes, l’UQAC se dote d’un mécanisme assurant la participation active des groupes de personnes concernés. La présente procédure vise à établir les modalités relatives à la nomination des membres d’une unité pédagogique ainsi que les responsabilités de celle-ci et de sa direction.

Elle vise également à déterminer la composition et le fonctionnement d’un comité d’unité pédagogique.

1.2   Objectifs

1.3   Références

1.4   Responsable de l’application

Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite est responsable de l’application de la présente procédure.

1.5   Définitions

Aux fins de la présente procédure, les termes suivants signifient :

« Comité » : désigne le comité d’unité pédagogique. Il peut s’agir d’un comité de programmes de premier cycle, d’un comité de programmes de cycles supérieurs, d’un comité de l’unité d’enseignement ou d’un conseil de module.

« Direction » : désigne la personne qui assume la direction de l’unité pédagogique. Il peut s’agir de la direction de module, d’unité d’enseignement, de programmes d’études de cycles supérieurs ou du responsable de programmes d’études de premier cycle.

« Doyen » : désigne le doyen ou la doyenne des études

« Étudiant » : désigne toute personne inscrite à un programme d’études sous la responsabilité d’une unité pédagogique.

« Programme » : désigne le(s) programme(s) de premier cycle ou de cycles supérieurs gérés par une unité pédagogique.

« Unité pédagogique » : désigne sous un même terme les différentes structures mises en place pour assumer la gestion des programmes et l’encadrement des étudiants, soit le module, les programmes d’études de premier cycle, l’unité d’enseignement ou les programmes d’études de cycles supérieurs.

2.    Rôles et modalités

2.1   Composition

Le comité est formé :

  • de trois (3) à six (6) professeurs parmi lesquels la direction et un professeur provenant d’un secteur connexe;
  • de deux (2) chargées ou chargés de cours œuvrant dans le ou un des programme(s) de l’unité pédagogique;
  • dans la mesure du possible, d’un nombre égal d’étudiantes ou d’étudiants de façon paritaire avec les professeurs;
  • d’une personne externe (provenant des milieux sociaux, culturels, des affaires ou du travail de la région du Saguenay–Lac-Saint-Jean).

Pour les comités de programmes de cycles supérieurs, il n’y a pas de membres chargés de cours.

Le doyen ou la doyenne siège d’office à titre d’observateur avec droit de parole, mais sans droit de vote. Son représentant, s’il y a lieu, peut siéger comme accompagnateur au sein du comité avec droit de parole, mais sans droit de vote. L’accompagnateur guide et fournit des conseils, de l’aide, des suggestions et des mesures de suivi pour répondre aux besoins du comité en fonction de la réglementation de l’Université.

2.2   Éligibilité, nomination, mandat et vacance des membres

Lors de l’élection, le processus de nomination des membres doit assurer, autant que possible, une représentation équitable entre les diverses années d’études, les divers cycles et les divers programmes.

2.2.1 Membres professeurs

Sont éligibles, les professeures ou professeurs qui dispensent des activités d’enseignement dans l’un ou l’autre des programmes dont le comité a la responsabilité. Est éligible comme professeure ou professeur externe, une personne qui enseigne dans un secteur connexe au champ disciplinaire principal de l’unité pédagogique.

La direction informe par écrit (courriel ou autre) les professeures ou professeurs éligibles à siéger au sein du comité de la possibilité de déposer leur candidature. Si elle recrute plus de candidatures que de postes à pourvoir, la direction convoque les personnes éligibles à une assemblée d’élection afin qu’ils se prononcent, par scrutin secret, sur les candidatures retenues.

Advenant une perte de qualité (ne répond plus aux critères d’éligibilité) ou une démission ou une vacance pour quelque motif que ce soit, la direction sollicite par écrit (courriel ou autre) des candidatures auprès des professeures ou professeurs éligibles pour siéger au comité, et ce, pour la durée non écoulée du mandat. Si elle recrute plus de candidatures que de postes à pourvoir, la direction convoque les personnes éligibles à une assemblée d’élection afin qu’ils se prononcent, par scrutin secret, sur les candidatures retenues. En cas d’égalité des votes lors de l’assemblée d’élection, un tirage au sort détermine le personne qui siègera au comité.

Le mandat des membres professeurs est d’une durée de deux (2) ans, renouvelable une (1) fois. Le mandat débute au plus tard le 15 octobre de l’année en cours.

2.2.2 Membres chargés de cours

Sont éligibles les chargées ou chargés de cours qui ont dispensé des activités d’enseignement dans l’un ou l’autre des programmes gérés par le comité et qui sont inscrits sur la liste de pointage. Cette liste est établie par le Décanat des affaires départementales et expédiée sur demande au Syndicat des chargées et chargés de cours de l’UQAC.

Une chargée ou un chargé de cours ne peut siéger qu’à un seul comité d’unité pédagogique à la fois.

Les chargées ou chargés de cours sont élus par et parmi les personnes éligibles, lors d’une assemblée d’élection convoquée conjointement par l’Université et le Syndicat des chargées et chargés de cours. Cette assemblée a lieu normalement au début du trimestre d’automne. En cas d’égalité des votes lors de l’assemblée d’élection, un tirage au sort détermine la personne qui siègera au comité.

Lorsque le processus de nomination est complété, l’Université transmet l’information pertinente à la direction concernée.

Le mandat des chargées ou chargés de cours est d’une durée de deux (2) ans minimum, renouvelable. Le mandat débute au plus tard le 15 octobre de l’année en cours.

Advenant l’une des situations suivantes, la nomination d’une chargée ou d’un chargé de cours au sein d’un comité est prononcée par le Comité de liaison institutionnelle (CLI) :

  • un poste demeure vacant à la suite du processus de nomination;
  • une perte de qualité d’une chargée ou d’un chargé de cours (ne répond plus aux critères d’éligibilité);
  • une démission;
  • une vacance pour quelque motif que ce soit.

Pour ce faire, tout chargée ou chargé de cours ayant du pointage dans l’un ou l’autre des programmes gérés par le comité dépose une demande écrite au Décanat des études afin d’être nommé au sein du comité. Cette demande est ensuite transmise au CLI qui, après avoir validé l’admissibilité de la candidature, nomme celle-ci pour la durée restante du mandat en cours.

Dans l’éventualité où plus d’une chargée ou d’un chargé de cours présenterait une demande de nomination pour un même poste, le CLI nommera la personne ayant le plus d’ancienneté au département concerné.

Par la suite, le CLI informe le Syndicat des chargées et chargés de cours de ces nominations.

2.2.3 Membres étudiants

Sont éligibles, les étudiantes ou étudiants qui sont inscrits dans l’un ou l’autre des programmes qui mènent à un diplôme, et dont le comité a la responsabilité.

La direction informe le conseil exécutif de l’association étudiante du programme du nombre de postes à combler pour siéger au comité. Le conseil exécutif de l’association étudiante de programme convoque une assemblée générale d’élection afin d’élire des étudiantes ou étudiants pour combler les postes vacants.

Advenant l’absence d’un conseil exécutif au sein de l’association étudiante de programme, ou l’absence de celle-ci, la direction sollicite des candidatures auprès des étudiantes ou étudiants éligibles et transmet la liste au Mouvement des associations générales étudiantes (MAGE) de l’UQAC afin qu’il désigne un représentant.

Advenant une perte de qualité (ne répond plus aux critères d’éligibilité) ou une démission ou une vacance pour quelque motif que ce soit, la direction sollicite, pour la durée non écoulée du mandat, des candidatures auprès des étudiantes ou étudiants éligibles et transmet la liste au MAGE UQAC afin qu’il désigne un représentant.

Le mandat des membres étudiants est d’une durée de deux (2) ans, renouvelable une (1) fois. Le mandat débute au plus tard le 15 octobre de l’année en cours.

2.2.4 Membres externes

La direction sollicite la candidature d’un membre externe pour faire partie du comité.

Le mandat des membres externes est d’une durée de deux (2) ans, renouvelable une (1) fois. Le mandat débute au plus tard le 15 octobre de l’année en cours.

2.2.5 Confirmation de la composition du comité de l’unité pédagogique

Dès que possible, après le 15 octobre de l’année en cours, la direction transmet au doyen ou à la doyenne la composition du comité afin qu’il en vérifie la conformité.

Dans le cas d’une modification à la composition du comité en cours d’année, la direction transmet au doyen ou à la doyenne la nouvelle composition du comité afin qu’il en vérifie la conformité.

2.3  Responsabilités du comité de l’unité pédagogique

Le comité est notamment responsable de :

  • recommander au doyen ou à la doyenne par voie de résolution l’évaluation, la révision ou les modifications du ou des programmes sous sa responsabilité ainsi que les règlements pédagogiques particuliers et les données relatives au contingentement ou à la capacité d’accueil limitée, s’il y a lieu;
  • recommander au doyen ou à la doyenne par voie de résolution tout protocole associé à l’un ou l’autre des programmes sous la responsabilité de l’unité pédagogique;
  • s’il y a lieu, de déterminer les règles et modalités qui encadrent le processus de gestion des essais de 2e cycle et des rapports de stage ou d’intervention et les acheminer au doyen ou à la doyenne pour approbation;
  • assurer la coordination des diverses activités reliées au programme et lorsque requis, créer des sous-comités dont il détermine les mandats et la composition;
  • dans les limites de sa compétence, voir à l’application du Règlement relatif aux études.

2.4 Responsabilités de la direction de l’unité pédagogique

La direction de l’unité pédagogique est notamment responsable de :

  • assurer l’encadrement pédagogique et administratif des étudiantes ou étudiants admis et inscrits aux programmes sous la responsabilité de l’unité pédagogique incluant, s’il y a lieu, les étudiantes ou étudiants en recherche (mémoires, essais doctoraux et thèses);
  • recommander au registraire les décisions relatives aux admissions, aux inscriptions et aux reconnaissances des acquis et des compétences;
  • tenir au minimum deux réunions du comité par année et d’en rendre compte au doyen ou à la doyenne (convocations, procès-verbaux, résolutions);
  • fonctionnement et suivi des décisions du comité de l’unité pédagogique qu’elle préside;
  • d’animer toute proposition d’évaluation, de révision ou de modification de programme;
  • dans les limites de sa compétence, de l’application du Règlement relatif aux études;
  • communiquer au doyen ou à la doyenne les infractions relatives aux études et les sanctions;
  • s’il y a lieu, veiller à l’application des protocoles associés à l’offre des programmes de l’unité pédagogique (extension, collaboration, conjoint, réseau, DEC-BAC, etc.);
  • la liaison avec les milieux concernés par le ou les programmes sous la responsabilité de l’unité pédagogique.

2.5   Tenue des réunions

Le comité doit se réunir au moins deux (2) fois par année universitaire.

Les réunions extraordinaires sont convoquées à la demande de la direction ou à la demande écrite d’au moins un tiers des membres du comité.

Le doyen ou la doyenne reçoit les convocations et les procès-verbaux de ces réunions.

Les modalités relatives à la tenue des réunions du comité sont définies dans la Procédure relative à la tenue des réunions des unités pédagogiques.

3.    Mise à jour

La présente procédure est mise à jour au besoin ou minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par la Commission des études, de la recherche et de la création.

4.    Dispositions finales

La présente procédure entre en vigueur au moment de son adoption par le Conseil d’administration.