Procédure concernant la réception et l’examen des plaintes en vertu de l’article 21.0.3 de la Loi sur les contrats des organismes publics

Adoption
Instance Date Décision
Conseil d’administration 21 mai 2019 CAD-11977

 

Modification
Instance Date Décision Commentaires
Comité exécutif  

 

Révision Aux trois (3) ans
Responsable Vice-recteur ou vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources
Parties prenantes Approvisionnements, Responsable de l’observation des règles contractuelles


1.    Dispositions générales

1.1.       Préambule

En vertu de l’article 21.0.3 de la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP), les organismes publics visés par la Loi sur l’Autorité des marchés publics (LAMP) ont l’obligation de se doter d’une procédure portant sur la réception et l’examen des plaintes[1].

1.2.       Objectifs

Déterminer la procédure à suivre pour les soumissionnaires désirant porter plainte concernant un processus d’appel d’offres public selon ce qui est prévu par la LCOP.

1.3.       Références

Loi sur les contrats des organismes publics.

Règlement relatif à l’approvisionnement.

1.4.       Responsable de l’application

Le vice-recteur ou vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources est responsable de l’application de cette procédure.

2.    Rôles et modalités

2.1 Rôles

2.1.1 Rôle du vice-recteur ou de la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources (dirigeant d’organisme)

Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources (dirigeant d’organisme) est responsable de s’assurer de l’application de la présente procédure.

2.1.2 Rôle de la ou du responsable des approvisionnements

Avant le dépôt d’une plainte, la ou le responsable des approvisionnements doit s’assurer de répondre aux questions soulevées par les soumissionnaires selon ce qui est prévu par la présente procédure et les autres règles en vigueur.

2.1.3 Rôle de la ou du Responsable de l’application des règles contractuelles (RARC)

Pour les fins de la présente procédure, la ou le Responsable de l’application des règles contractuelles (RARC) est la personne désignée pour recevoir les plaintes et assurer leur traitement selon les modalités prévues ci-après.

2.2 Modalités

2.2.1 Principes généraux entourant le dépôt d’une plainte
2.2.1.1 Interdiction d’exercer des représailles

2.2.1.1.1 Le dépôt d’une plainte en vertu de cette présente procédure doit être effectué sans crainte de représailles de la part de l’UQAC.

2.2.1.1.2 De plus, précisons que l’article 51 de la LAMP stipule qu’il est interdit de menacer une personne ou une société de personnes de représailles pour qu’elle s’abstienne de formuler une plainte à l’Autorité des marchés publics (AMP). Toute personne ou société de personnes qui croit avoir été victime de représailles peut porter plainte auprès de l’AMP pour que celle-ci détermine si cette plainte est fondée et soumette, le cas échéant, les recommandations qu’elle estime appropriées à la dirigeante ou au dirigeant de l’organisme public concerné par les représailles. Au terme de l’examen, l’AMP informe le plaignant de ses constatations et, le cas échéant, de ses recommandations.

2.2.1.2 Préserver les droits à un recours

Afin de préserver les droits à un recours en vertu des dispositions prévues aux articles 37,39, 38 et 41 de la LCOP, toute plainte à l’UQAC doit être effectuée selon ce qui est prévu à la présente procédure.

2.2.2 Étapes préalables avant le dépôt d’une plainte

2.2.2.1 Dans tous les cas, avant de déposer une plainte, l’entreprise souhaitant faire valoir son point de vue, mettre en lumière la présence de critères ou d’exigences qu’elle juge restrictifs ou toute autre lacune ou iniquité par rapport à un processus en cours doit faire parvenir ses commentaires, par courriel, à la personne responsable de l’appel d’offres et désignée dans celui-ci.

2.2.2.2 Si la résolution du problème n’est pas satisfaisante ou si le délai ne permet pas de le faire, l’entreprise peut alors déposer une plainte conformément à la présente procédure.

2.2.3 Intérêt pour déposer une plainte

Seul une entreprise intéressée ou un groupe d’entreprises intéressées à participer au processus d’appel d’offres public, au processus de qualification d’entreprises, au processus d’homologation de biens ou son représentant peut porter plainte relativement à un de ces processus.

2.2.4 Types de contrats publics pouvant faire l’objet d’une plainte

2.2.4.1 Les contrats suivants qui comportent une dépense de fonds publics ET qui comportent une dépense égale ou supérieure au seuil minimal d’appel d’offres public applicable:

1°  les contrats d’approvisionnement, incluant les contrats d’achat ou de location de biens meubles, lesquels peuvent comporter des frais d’installation, de fonctionnement ou d’entretien des biens, dans la mesure où ils ne visent pas l’acquisition de biens destinés à être vendus ou revendus dans le commerce, ou à servir à la production ou à la fourniture de biens ou de services destinés à la vente ou à la revente dans le commerce;

2°  les contrats de travaux de construction visés par la Loi sur le bâtiment (chapitre B-1.1) pour lesquels le contractant doit être titulaire de la licence requise en vertu du chapitre IV de cette loi;

3°  les contrats de services, autres qu’un contrat visant l’intégration des arts à l’architecture et à l’environnement des bâtiments et des sites gouvernementaux.

Est assimilé à un contrat d’approvisionnement, le contrat de crédit-bail.

Les contrats assimilés à des contrats de services soit les contrats d’affrètement, les contrats de transport autres que ceux assujettis à la Loi sur l’instruction publique (chapitre I-13.3), les contrats d’assurance de dommages et les contrats d’entreprise autres que les contrats de travaux de construction.

2.2.4.2 Les contrats suivants qu’ils comportent ou non une dépense de fonds publics ET sans égard à la valeur de la dépense :

1°  les contrats de partenariat public-privé conclus dans le cadre d’un projet d’infrastructure à l’égard duquel un organisme public associe un contractant à la conception, à la réalisation et à l’exploitation de l’infrastructure;

2°  tout autre contrat déterminé par règlement du gouvernement.

2.2.5 Processus concernés

2.2.5.1 Est concerné par la présente procédure, un processus d’appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises, un processus d’homologation de biens, qui est en cours.

2.2.5.2 Est également concerné, un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser.

2.2.6 Seuils minimaux d’appel d’offres public applicables

Les seuils applicables sont ceux prévus par le  Secrétariat du Conseil du Trésor : https://www.tresor.gouv.qc.ca/fileadmin/PDF/faire_affaire_avec_etat/cadre_normatif/accords/tab_synthese_seuils_accords.pdf)

2.2.7 Dépôt d’une plainte

2.2.7.1 Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens, la plainte doit être transmise par voie électronique à la ou au Responsable de l’observation des règles contractuelles de l’UQAC, à l’adresse courriel suivante : plaintes_approvisionnement@uqac.ca.

2.2.7.2 De plus, la plainte doit obligatoirement être présentée sur le formulaire déterminé par l’AMP disponible à l’adresse suivante, tel que stipulé à l’article 21.0.3 de la LCOP : https://www.amp.gouv.qc.ca/porter-plainte/

2.2.7.3 Dans le cas d’une plainte qui concerne un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser :

  • le plaignant doit démontrer sa capacité à fournir les biens, à rendre les services ou à réaliser les travaux (selon le cas) requis par l’UQAC conformément aux exigences, aux besoins et aux obligations énoncés dans l’avis d’intention. La manifestation d’intérêt doit inclure tous les documents démontrant la capacité du plaignant souhaitant déposer une plainte et les documents explicitement demandés dans l’avis d’intention. La plainte doit être transmise par voie électronique à l’adresse courriel suivante : plaintes_approvisionnement@uqac.ca.
2.2.8 Délai pour transmettre la plainte

2.2.8.1 Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours :

  • une telle plainte visée à l’article 21.0.4 de la LCOP doit être reçue par l’UQAC au plus tard à la date limite de réception des plaintes indiquée au système électronique d’appel d’offres. La date limite de réception des plaintes se termine toujours à sa 23e heure 59e minute et 59e. Ainsi, une plainte peut être transmise et reçue par l’UQAC à tout moment à l’intérieur des délais prescrits;
  • une telle plainte ne peut porter que sur le contenu des documents disponibles au plus tard deux (2) jours avant cette date;
  • le plaignant doit transmettre simultanément sa plainte à l’UQAC pour traitement approprié ainsi qu’à l’AMP pour information.

2.2.8.2 Dans le cas d’une plainte qui concerne un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser :

  • la démonstration de l’entreprise à l’effet qu’elle est en mesure de réaliser le contrat de gré à gré en fonction des besoins et des obligations énoncés dans l’avis d’intention doit être transmise à l’UQAC au plus tard à la date limite fixée pour sa réception, indiquée au système électronique d’appel d’offres (SEAO). Ainsi, le plaignant doit démontrer sa capacité à fournir les biens, à rendre les services ou à réaliser les travaux (selon le cas) requis par l’UQAC conformément aux exigences, aux besoins et aux obligations énoncés dans l’avis d’intention. La manifestation d’intérêt doit inclure tous les documents démontrant la capacité du plaignant souhaitant déposer une plainte et les documents explicitement demandés dans l’avis d’intention.
2.2.9 Transmission d’un accusé de réception

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours, l’UQAC transmettra un accusé de réception au plaignant au plus tard deux (2) jours ouvrables après la réception de la plainte.

2.2.10 Retrait d’une plainte

2.2.10.1 Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours, le retrait d’une plainte doit impérativement être effectué avant la date limite de réception des plaintes.

2.2.10.2 À cet effet, le plaignant doit transmettre à l’UQAC un courriel à l’adresse suivante : plaintes_approvisionnement@uqac.ca en indiquant les motifs du retrait de sa plainte. À la suite de la réception de ce courriel, l’UQAC inscrira la date du retrait de la plainte au SEAO.

2.2.10.3 Dans le cas d’une plainte qui concerne un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser :

  • l’entreprise a la possibilité de retirer son document de démonstration sans pour cela aliéner son droit d’en présenter un nouveau dans le délai fixé.

2.3 Procédure sur l’examen des plaintes

2.3.1 Vérification de l’intérêt du plaignant

2.3.1.1 Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours, l’UQAC vérifie l’intérêt du plaignant. Cela signifie qu’elle s’assure que le domaine d’affaires du plaignant est celui visé et vérifie que l’entreprise est en mesure de rendre les services, de fournir les biens ou de réaliser les travaux (selon le cas) moyennant des ajustements mineurs aux documents d’appel d’offres (ou aux exigences de l’avis d’intention) ou aucun ajustement.

2.3.1.2 Si la plainte n’est pas déposée par une personne ayant un intérêt pour l’appel d’offres ou le contrat, cette dernière n’est pas traitée conformément au présent processus et l’UQAC se réserve le droit de ne pas y donner suite.

2.3.2 Mention au système électronique d’appel d’offres de la date à laquelle chacune des plaintes a été reçue

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours, l’UQAC indiquera, sans délai, au système électronique d’appel d’offres la date à laquelle chacune des plaintes a été reçue, après s’être assuré de l’intérêt de la plaignante ou du plaignant.

2.3.3 Analyse de la recevabilité de la plainte

2.3.3.1 Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours, pour être recevable, la plainte doit réunir chacune des conditions suivantes:

  • concerner un contrat public en vertu de l’alinéa 1 (1o) a) ou de l’alinéa 2 (1o) de l’article 20 de la LAMP;
  • porter sur un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours dont les documents prévoient :
  1. des conditions qui n’assurent pas un traitement intègre et équitable des concurrents ou;
  2. des conditions qui ne permettent pas à des concurrents d’y participer bien qu’ils soient qualifiés pour répondre aux besoins exprimés ou;
  3. des conditions qui ne sont pas autrement conformes au cadre normatif.
  • porter sur le contenu des documents de l’appel d’offres, du processus de qualification d’entreprises ou du processus d’homologation de biens disponibles au plus tard deux (2) jours avant la date limite de réception des plaintes indiquée au système électronique d’appel d’offres;
  • être transmise par voie électronique à la  ou au responsable identifié dans cette procédure et selon les dispositions prévues dans celle-ci;
  • être présentée sur le formulaire déterminé par l’AMP en application de l’article 45 de la LAMP, sans quoi la plainte sera rejetée;
  • être reçue au plus tard à la date limite de réception des plaintes indiquée au système électronique d’appel d’offres.

2.3.3.2 Dans le cas d’une plainte qui concerne un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser, pour être recevable, la plainte doit réunir chacune des conditions suivantes:

  • concerner un contrat public en vertu de l’alinéa 1 (1o) a) ou de l’alinéa 2 (1o) de l’article 20 de la LAMP;
  • porter sur un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP;
  • être transmise par voie électronique à la ou au responsable identifié dans cette procédure et selon les dispositions prévues dans celle-ci;
  • être reçue au plus tard à la date limite de réception des démonstrations d’entreprises indiquant que celles-ci sont en mesure de réaliser le contrat de gré à gré en fonction des besoins et des obligations énoncés dans l’avis d’intention.
2.3.4 Rejet de la plainte

2.3.4.1 Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours, l’UQAC rejettera une plainte dans l’une ou l’autre des situations suivantes:

  • la plainte ne réunit pas l’ensemble des conditions prévues au point 2.3.3;
  • la plaignante ou le plaignant exerce ou a exercé, pour les mêmes faits exposés dans sa plainte, un recours judiciaire.

2.3.4.2 Dans le cas d’une plainte qui concerne un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser :

  • la plainte ne réunit pas l’ensemble des conditions prévues au point 2.3.3;
  • la plaignante ou le plaignant exerce ou a exercé, pour les mêmes faits exposés dans sa plainte, un recours judiciaire.
2.3.5 Analyse approfondie de la plainte

2.3.5.2 Si la situation l’exige, la ou le responsable du traitement des plaintes contactera la plaignante ou le plaignant pour obtenir davantage de précisions relativement à la situation détaillée au formulaire de plainte.

2.3.5.3 Au terme, l’analyse approfondie de la plainte, la ou le responsable de l’examen des plaintes détermine le bien-fondé ou non de la plainte :

  • si la ou le responsable du traitement de la plainte constate que les documents de l’appel d’offres, du processus de qualification d’entreprises ou du processus d’homologation de biens prévoient effectivement des conditions qui n’assurent pas un traitement intègre et équitable des concurrents, ne permettent pas à des concurrents d’y participer bien qu’ils soient qualifiés pour répondre aux besoins exprimés ou ne sont pas autrement conformes au cadre normatif, les mesures correctives requises sont apportées conformément au paragraphe 2.4.3;
  • si la ou le responsable du traitement de la plainte constate que les documents de l’appel d’offres, du processus de qualification d’entreprises ou du processus d’homologation de biens ne prévoient pas de conditions qui n’assurent pas un traitement intègre et équitable des concurrents, ne permettent pas à des concurrents d’y participer bien qu’ils soient qualifiés pour répondre aux besoins exprimés ou ne sont pas autrement conformes au cadre normatif, la plaignante ou le plaignant est informé des conclusions de l’analyse approfondie de la plainte conformément au paragraphe 2.4.1.

2.3.6.4 Dans le cas d’une plainte qui concerne un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser :

  • la ou le responsable du secteur approvisionnement du Service des immeubles et équipements ainsi que la ou le responsable de l’application des règles contractuelles (RARC) prennent connaissance de la plainte;
  • la ou le responsable du secteur approvisionnement convient avec la ou le responsable du dossier en cause et l’unité requérant les biens, services ou travaux (selon le cas) des vérifications internes qui doivent être effectuées pour vérifier les allégations contenues dans la plainte et permettre la préparation d’une réponse complète;
  • si des mesures correctives sont nécessaires, elles seront appliquées conformément au paragraphe 2.4.3. Dans le cas contraire, la plaignante ou le plaignant est informé des conclusions de l’analyse approfondie de la plainte conformément au paragraphe 2.4.1.

2.4 Conclusions et fermeture du dossier

2.4.1 Transmission de la décision à la plaignante ou au plaignant

2.4.1.1 Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours, l’UQAC transmettra sa décision par voie électronique au plaignant, à l’égard de l’une ou l’autre des situations suivantes:

  • de la raison du rejet de sa plainte dû à l’absence d’intérêt de la plaignante ou du plaignant;
  • de la ou des raison(s) du rejet de sa plainte dû à la non-recevabilité de cette dernière;
  • des conclusions au terme de l’analyse approfondie de sa plainte.

2.4.1.2 Cette décision sera transmise après la date limite de réception des plaintes, mais au plus tard trois (3) jours avant la date limite de réception des soumissions indiquée au système électronique d’appel d’offres.

2.4.1.3 L’UQAC s’assurera qu’il y a un délai minimal de sept (7) jours entre la date de transmission de sa décision à la plaignante ou au plaignant et la date limite de réception des soumissions. Au besoin, la date limite de réception des soumissions au SEAO sera reportée d’autant de jours qu’il en faut pour que ce délai minimal soit respecté.

2.4.1.4 Dans le cas d’une plainte qui concerne un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser, l’UQAC transmettra sa décision de maintenir ou non son intention de conclure le contrat de gré à gré, par voie électronique, à l’entreprise qui aura manifesté son intérêt conformément au paragraphe 5o du premier alinéa de l’article 13.1 de la LCOP.

2.4.1.5 Cette décision sera transmise au moins sept (7) jours avant la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré.

2.4.1.6 L’UQAC s’assurera qu’il y a un délai minimal de sept (7) jours entre la date de transmission de sa décision à l’entreprise qui aura manifesté son intérêt conformément au paragraphe 5o du premier alinéa de l’article 13.1 de la LCOP et la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré. Au besoin, la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré sera reportée d’autant de jours qu’il en faut pour que ce délai minimal soit respecté.

2.4.2 Mention au système électronique d’appel d’offres de la date à laquelle la décision de l’UQAC a été transmise au plaignant

2.4.2.1 Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification ou un processus d’homologation de biens en cours, immédiatement après avoir transmis sa décision à la plaignante ou au plaignant, l’UQAC indiquera au système électronique d’appel d’offres que sa décision a été transmise.

2.4.2.2 Cette mention est effectuée au système électronique d’appel d’offres dans le seul cas où une plainte a été transmise par un plaignant ayant l’intérêt requis.

2.4.3 Mesure corrective (s’il y a lieu)

2.4.3.1 Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours, l’UQAC modifiera les documents concernés par le processus visé par la plainte par addenda si, à la suite de l’analyse approfondie de la plainte, elle le juge requis.

L’UQAC s’assurera qu’il y a un délai minimal de sept (7) jours entre la date de publication de cet addenda et la date limite de réception des soumissions. Au besoin, la date limite de réception des soumissions au SEAO sera reportée d’autant de jours qu’il en faut pour que ce délai minimal soit respecté.

2.4.3.2 Dans le cas d’une plainte qui concerne un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser, l’UQAC annulera le processus de conclusion de contrat de gré à gré et procédera par le biais d’un appel d’offres public pour combler son besoin si celle-ci juge, après analyse, qu’au moins une manifestation d’intérêt provenant d’une entreprise a permis de démontrer que celle-ci est en mesure de réaliser le contrat de gré à gré selon les besoins et les obligations énoncées dans l’avis d’intention.

2.4.4 Recours possibles à l’AMP à la suite d’une plainte formulée à l’UQAC

2.4.4.1 Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours, si la plaignante ou le plaignant est en désaccord avec la décision de l’UQAC, il peut porter plainte à l’AMP. Dans ce cas-ci, la plainte doit être reçue par l’AMP au plus tard trois (3) jours suivant la réception par la plaignante ou le plaignant de la décision de l’UQAC.

2.4.4.2 Si la plaignante ou le plaignant n’a pas reçu la décision de l’UQAC trois (3) jours avant la date limite de réception des soumissions, il peut porter plainte à l’AMP. Dans ce cas-ci, la plainte doit être reçue par l’AMP au plus tard à la date limite de réception des soumissions déterminée par l’UQAC.

2.4.4.3 Dans le cas d’une plainte qui concerne un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser, si la plaignante ou le plaignant est en désaccord avec la décision de l’UQAC il peut porter plainte à l’AMP. Dans ce cas-ci, la plainte doit être reçue par l’AMP au plus tard trois (3) jours suivant la réception par la plaignante ou le plaignant de la décision de l’UQAC.

2.4.4.4 Si la plaignante ou le plaignant n’a pas reçu la décision de l’UQAC trois (3) jours avant la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré, il peut porter plainte à l’AMP. Dans ce cas-ci, la plainte doit être reçue par l’AMP au plus tard une journée avant la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré inscrite au SEAO par l’UQAC.

3.    Mise à jour

La présente procédure doit être mise à jour au besoin ou au minimum, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par le Comité exécutif.

4.    Dispositions finales

La présente procédure entre en vigueur au moment de son adoption par le Conseil d’administration.

[1] La manifestation d’intérêt constitue une plainte relativement à un processus d’attribution d’un contrat public au sens de l’article 21.0.3 de la LCOP.