Règlement relatif à l’organisation, à la révision et à la standardisation du Manuel de gestion

Adoption
Instance Date Décision
Conseil d’administration 2018-06-19 CAD-11746

 

Modification
Instance Date Décision Commentaires
CAD

 

Révision Tous les cinq (5) ans
Responsable Vice-recteur aux partenariats et secrétaire général
Code de classification 1161-01.001

1.  Dispositions générales

Le Manuel de gestion a pour but de regrouper et porter à la connaissance de l’ensemble de la communauté les documents administratifs de portée générale. Le présent règlement vise à encadrer l’organisation, la révision et la standardisation des documents administratifs de l’Université du Québec à Chicoutimi.

2.  Objectifs

Le Manuel de gestion vise, notamment, les objectifs suivants :

  • Faciliter la consultation des règlements, politiques, procédures et directives d’application commune à l’ensemble de l’UQAC;
  • Faciliter l’intégration et la formation du personnel de l’UQAC;
  • Assurer la fiabilité de l’information portant sur les règlements, les politiques, les procédures et les directives administratives de l’UQAC par une diffusion systématique des mises à jour au fur et à mesure que des modifications sont apportées aux textes initiaux;
  • Rassembler sous un même recueil les documents administratifs pertinents.

3.  Structure

Le Manuel de gestion est conçu selon une structure à caractère thématique. Il comporte cinq (5) chapitres couvrant l’ensemble des activités universitaires. La « Table des matières » en présente la séquence telle qu’approuvée par les organismes statutaires de l’UQAC :

  • Chapitre 1 – Le manuel
  • Chapitre 2 – l’Institution
  • Chapitre 3 – L’enseignement, la recherche et la création
  • Chapitre 4 – Les ressources (humaines, financières,                                             matérielle, informationnelles)
  • Chapitre 5 – La qualité de vie

3.1     Types de documents

Les documents administratifs sont classés comme suit :

  • Règlement
  • Politique
  • Procédure
  • Directive de portée générale
  • Code, guide

Le contenu et la structure de chaque type de document sont définis de façon précise, afin de faciliter le repérage à travers la documentation. Cet ordonnancement permet également d’offrir en premier lieu dans le règlement une vision de haut niveau alors que les documents qui en découlent – politiques, procédures et directives – viennent spécifier les principes et le cadre jusqu’à l’application au plan opérationnel.

Tel que précisé au Guide de rédaction, la nature et le contenu des documents administratifs se définissent ainsi :

  • Règlement

Le règlement est un document qui est, de par sa nature, le plus général du Manuel de gestion. Il est un ensemble ordonné de règles découlant usuellement des Règlements généraux de l’Université du Québec ou d’autres lois. Il encadre certains pouvoirs et devoirs qui seront définis plus amplement dans les politiques;

  • Politique

La politique établit les principes de base dont s’inspire la direction de l’UQAC dans la gestion de l’Université. Elle découle des pouvoirs qui ont été établis par les règlements et vise à déterminer les objectifs poursuivis en plus de définir les attitudes à adopter selon les circonstances. Elle prévoit aussi les niveaux de responsabilité quant aux décisions relatives aux principes établis.

  • Procédure

La procédure est un document plus spécifique. Elle complète les modalités et précise les mécanismes opérationnels d’une politique, en fixant les responsabilités des divers intervenants. Elle peut être considérée, également, comme un ensemble de procédures ou d’étapes pour réaliser une activité et/ou pour parvenir à un résultat.

  • Directive

La directive s’apparente au flux de travail qui explique, pas à pas, de façon factuelle, comment est réalisée une activité. Elle a pour but de standardiser une façon de faire à l’intérieur d’un secteur ou de fournir une interprétation de la part de la direction sur une politique ou une procédure.

  • Code, guide ou autres documents

D’autres documents peuvent se retrouver dans le Manuel de gestion. Leurs contenus doivent être élaborés en collaboration avec le Vice-rectorat aux partenariats et secrétariat général.

Chaque document porte un numéro de classification permettant son repérage à l’intérieur du Manuel.

Dans l’ensemble du Manuel de gestion, le masculin est utilisé comme générique afin de faciliter la lecture et n’a aucune intention discriminatoire.

4.  Adoption des documents administratifs

Tout document administratif doit être soumis au Vice-rectorat aux partenariats et secrétariat général avant son adoption par les organismes concernés, aux fins d’être visés et de s’assurer de leur conformité aux lois et règlements régissant l’UQAC.

L’adoption des documents administratifs doit être faite par les organismes concernés selon les procédures habituelles, et ce, en respectant le calendrier établi.

4.1     Conseil d’administration

Le Conseil d’administration adopte les règlements du Manuel de gestion de même que les codes ou les chartes, le cas échéant. Il est également responsable de l’adoption des politiques du Manuel.

4.2     Comité exécutif

Le Comité exécutif adopte les procédures du Manuel de gestion qui concernent les secteurs administratifs, sauf exception prévue par un règlement.

4.3    Commission des études, de la recherche et de la
création

La Commission des études, de la recherche et de la création adopte les procédures qui concernent les secteurs de l’enseignement, de la recherche, de la création et de la valorisation, sauf exception prévue par un règlement.

4.4     Comité de direction

Les directives de portée générale sont adoptées par le Comité de direction de l’Université.

5.  Rôle et responsabilités relatives à un projet
de création ou de modification d’un
document administratif

Lors d’un projet de création ou de modification d’un document administratif, il importe que chacun des intervenants comprenne bien le rôle qu’il aura dans le processus afin de faciliter les interfaces entre les différentes tâches à accomplir. Les responsabilités des divers intervenants sont détaillées au Guide de rédaction.

6.  Maintien, modification et mise à jour du
Manuel de gestion

Afin d’assurer l’ordonnancement du Manuel de gestion et sa pérennité, les étapes relatives à un projet de création, de modification ou de mise à jour d’un document administratif ont été balisées. Les règles d’écriture et de présentation des documents administratifs ainsi que les gabarits et éléments constitutifs en découlant sont prévues au Guide de rédaction.

La mise à jour des documents administratifs s’effectue, habituellement, selon l’échéancier suivant :

  • le règlement doit être mis à jour au besoin ou minimalement, tous les cinq (5) ans. La mise à jour est adoptée par le Conseil d’administration;
  • la politique est mise à jour au besoin ou minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par le Conseil d’administration;
  • la procédure est mise à jour au besoin ou minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par le Comité exécutif si le document concerne un secteur administratif ou par la Commission des études, de la recherche et de la création, si le document concerne le secteur de l’enseignement, de la recherche, de la création et de la valorisation;

Nonobstant les règles d’adoption et de modification énoncées au présent règlement, le vice-recteur aux partenariats et secrétaire général peut autoriser des modifications qui n’ont pas d’impact sur les éléments fondamentaux des documents administratifs. Un rapport est déposé annuellement au Conseil d’administration pour identifier les modifications effectuées.

7.  Lexique du Manuel de gestion

Dans un souci d’uniformiser le vocabulaire du Manuel de gestion, des définitions applicables à l’ensemble de la documentation se retrouvent dans le Lexique du Manuel de gestion. Dans le cas où une définition particulière ou différente de celle prévue au lexique s’applique à un document administratif, celle-ci est précisée à même le document.

8.  Consultation du Manuel de gestion

Le Manuel de gestion est sous la responsabilité du Vice-rectorat aux partenariats et secrétariat général. Lorsque le document administratif a été dûment adopté, il est intégré au site Web du Manuel de gestion par le Vice-rectorat aux partenariats et secrétariat général.

9.  Communication

En collaboration avec le Vice-rectorat aux partenariats et secrétariat général, les intervenants impliqués lors d’un processus de création, de modification ou de mise à jour d’un document administratif coordonnent les communications et la gestion relative aux changements apportés par les nouveaux documents administratifs. Si nécessaire, une rencontre peut être prévue par les différentes parties prenantes afin d’assurer la mise en place des changements apportés aux documents administratifs.

10.  Mise à jour

Le présent règlement est mis à jour au besoin ou minimalement, tous les cinq (5) ans. La mise à jour est adoptée par le Conseil d’administration.

11.  Dispositions finales

Le présent règlement entre en vigueur au moment de son adoption par le Conseil d’administration.