Procédure relative à la remise, à la modification et à la révision d’un résultat

Adoption
Instance	Date	Décision
Conseil d’administration	11 novembre 2008	CAD-8942

Modification
Instance	Date	Décision	Commentaires
Commission des études, de la recherche et de la création	7 février 2017	CERC-7922
Commission des études, de la recherche et de la création	26 mars 2020	CERC-8349

Révision	Aux trois (3) ans
Responsable	Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite
Parties prenantes	Bureau du registraire, Décanat des études

1. Dispositions générales

1.1 Préambule

Définir les règles, les modalités et les procédures relatives à la remise, à la modification et à la révision des résultats.

1.2 Objectifs

Définir un processus qui permettra aux intervenants impliqués (enseignants, direction de l’unité administrative du programme ou de département, doyens et registraire) d’exercer une action coordonnée dans la remise des résultats.

Définir un processus qui permettra, chaque trimestre, d’attribuer aux étudiantes et étudiants les résultats obtenus dans les cours suivis et de rendre les résultats disponibles au dossier étudiant informatisé dans les délais prévus.

Déterminer les règles et procédures relatives à la modification et à la révision d’un résultat pour un cours.

Compléter le régime des études de l’Université du Québec.

1.3 Références

Règlement général 2 « Les études de premier cycle » de l’Université du Québec.

Règlement général 3 « Les études de cycles supérieurs » de l’Université du Québec.

Politique relative aux études de premier, deuxième et troisième cycles.

1.4 Responsable de l’application

Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite est responsable de son application.

1.5 Définitions

Dans la présente procédure, les termes suivants signifient :

« Cours » : ensemble d’activités de formation créditées ou non permettant l’atteinte d’objectifs précis; il peut prendre diverses formes : leçons magistrales, travaux pratiques, ateliers, séminaires, stages ou recherche de premier cycle, travail personnel, enseignements par la méthode des cas ou de simulations de situations concrètes, lectures ou travaux dirigés et examens doctoraux.

« Décanat » : désigne, le Décanat des études.

« Direction » : désigne la direction de module, la direction d’unité d’enseignement, le responsable de programme ou la direction de programme de cycles supérieurs.

« Doyen ou doyenne » : désigne, le doyen ou la doyenne des études ou son mandataire.

« Enseignant ou enseignante » : désigne un professeur ou une professeure ou un chargé ou chargée de cours engagé à ce titre par l’Université.

« Évaluation » : appréciation globale du niveau d’apprentissage atteint par l’étudiante ou l’étudiant par rapport aux objectifs d’un cours.

« Résultat » : note finale consignée au dossier étudiant informatisé.

« Système de notation » : représentation de l’évaluation à l’aide d’un système de signes conventionnels.

« Unité administrative responsable du programme » : ce terme comprend les conseils de module ou d’unité d’enseignement, les comités de programme de premier cycle, les comités de programmes d’études, les comités locaux de gestion ou les comités de programmes de cycles supérieurs.

2. Rôles et modalités

2.1 Remise des résultats

2.1.1 Rôle de l’enseignant et de l’enseignante

La première responsabilité de la remise des résultats, à l’intérieur des délais fixés par l’Université, incombe à l’enseignant et à l’enseignante.

2.1.2 Rôle de la direction de département

Les directions de département doivent s’assurer que les résultats des étudiantes et étudiants sont produits dans tous les cours sous la responsabilité du département.

2.1.3 Rôle du doyen ou de la doyenne des études

La responsabilité ultime d’attribution des résultats revient au doyen ou à la doyenne des études.

2.2 Modalités

La semaine précédant la date limite de remise des résultats, le Bureau du registraire avise les enseignantes et enseignants par courrier électronique de la date limite, et ce, pour chaque trimestre.

À moins que la mention « X » ne paraisse déjà dans le dossier étudiant informatisé, l’enseignante ou enseignant doit indiquer le résultat de son évaluation par l’une ou l’autre des lettres :

a) pour le premier cycle : A+, A, A-, B+, B, B-, C+, C, C-, D+, D, E, R, S ou I.

b) pour les cycles supérieurs : A+, A, A-, B+, B, B-, C+, C, E, R, S, I ou Z (le « Z » ne peut être utilisé que dans le cadre des activités de recherche, de création, d’intervention ou de stage en progression).

2.2.1 Résultats non consignés dans les délais fixés

Dans les cas où les résultats n’ont pas été consignés dans le dossier étudiant informatisé dans les délais prévus, les considérations suivantes s’appliquent :

le lendemain de la date limite de remise des résultats, le ou la registraire fait parvenir aux enseignantes et enseignants concernés, avec copie conforme aux directions de départements, un courrier électronique avec une liste de tous les étudiants ou étudiantes qui n’ont pas encore reçu leurs résultats en précisant ceux qui sont en voie de graduation;
les étudiantes ou étudiants concernés se voient attribuer le signe «+»;
au plus tard cinq (5) jours ouvrables après la date officielle de remise des résultats, le ou la registraire envoie aux directions des départements concernés, avec copie conforme au vice-recteur ou la vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite, la liste des cours dont les résultats n’ont pas été reçus;
dès le lendemain, les directions de départements respectifs avisent chacune des enseignantes et chacun des enseignants concernés, avec copie conforme au vice-recteur ou la vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite que les résultats devront être consignés dans le dossier étudiant informatisé, dans les quarante-huit (48) heures suivant l’expédition de ces avis par les directions de département;
au terme de ce délai, et après vérification auprès du Bureau du registraire, les directions de département concernés envoient au vice-recteur ou la vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite la liste des cours dont les résultats n’ont pas encore été consignés dans le dossier étudiant informatisé en y indiquant les motifs de ces retards. De plus, un constat officiel du retard et toute la correspondance relative au retard seront placés au dossier de l’enseignante ou de l’enseignant concerné. Le département devra considérer cette correspondance lors de l’évaluation de l’enseignante ou de l’enseignant. Le constat et la correspondance seront retirés après un délai de trois (3) ans sans récidive;
après l’émission du constat officiel du retard, la direction de département concerné doit prévoir des mesures extraordinaires pour assurer la production des résultats des étudiantes et des étudiants. À défaut de pouvoir se faire, le doyen ou la doyenne des études, est saisi du dossier et pourra, après étude de la situation, autoriser l’attribution de la note S, W ou Z;
dans le cas où l’enseignante ou l’enseignant est un directeur de département, le vice-recteur ou la vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite verra à prendre les mesures appropriées pour que les résultats des étudiantes et étudiants soient produits dans les délais prescrits dans ladite procédure.

2.2.2 Cas de force majeure

Lorsque des résultats ne sont pas consignés dans le dossier étudiant informatisé pour des raisons de force majeure empêchant l’enseignante ou l’enseignant de remplir ses obligations, la direction du département concerné doit prendre des mesures d’exception visant à assurer l’évaluation des étudiantes et étudiants. Il est alors responsable de la production de l’évaluation des étudiantes et étudiants et de la remise de leurs résultats.

2.3 Modification du résultat de l’évaluation

2.3.1 Modalités

La modification d’un résultat peut être demandée par une étudiante ou un étudiant, par l’enseignante ou l’enseignant concerné ou par une direction de département.

Toute étudiante ou tout étudiant qui se croit lésé dans l’attribution d’un résultat à la suite d’un cours suivi a le droit d’obtenir des explications et de demander une modification de résultat.

2.3.2 Étapes

2.3.2.1 Communication étudiant/enseignant

Dans les quinze (15) jours ouvrables au calendrier qui suivent l’entrée des résultats au dossier étudiant informatisé, l’étudiante ou l’étudiant doit communiquer avec l’enseignante ou l’enseignant, par écrit ou par courrier électronique, son désir qu’une modification de résultat soit effectuée.

L’enseignante ou l’enseignant a le devoir de fournir des explications à l’étudiante ou l’étudiant dans les meilleurs délais. Si au terme de cette communication l’enseignante ou l’enseignant juge opportun de modifier le résultat de l’évaluation, il en informe lui-même le ou la registraire sur le formulaire prévu à cet effet.

Après vérification, le nouveau résultat est consigné au dossier étudiant informatisé.

2.3.2.2 Rencontre avec la direction ou responsable du programme

Si la mésentente persiste entre l’étudiante ou l’étudiant et l’enseignante ou l’enseignant, l’étudiante ou l’étudiant doit demander une rencontre entre la direction ou le responsable de programme, l’enseignante ou l’enseignant et lui-même pour examiner le litige. Cette étape doit être franchie dans un délai de vingt (20) jours ouvrables après l’entrée des résultats au dossier étudiant informatisé. Si, au terme de cette étape, l’enseignante ou l’enseignant juge opportun de modifier le résultat de l’évaluation, il en informe lui-même le ou la registraire sur le formulaire prévu à cet effet.

Après vérification, le nouveau résultat est consigné au dossier étudiant informatisé.

2.4 Révision d’un résultat

2.4.1 Modalités

À la suite d’une demande de modification de résultat, toute étudiante ou tout étudiant qui se croit lésé dans l’attribution d’un résultat a le droit de demander une révision de résultat.

La révision d’un résultat porte uniquement sur la forme de l’évaluation et non sur le fond de celle-ci.

Toute enseignante ou tout enseignant qui a respecté les normes prévues dans la réglementation de l’Université lors du déroulement d’un cours a le droit d’être protégé.

L’étudiante ou l’étudiant qui formule une demande de révision a la responsabilité de respecter les délais et la décision qui sera rendue.

2.4.2 Étapes

2.4.2.1 Adresse officielle au Décanat des études

À la suite d’une demande de modification de résultat, si aucune entente n’est encore intervenue, l’étudiante ou l’étudiant peut, dans les trente (30) jours ouvrables qui suivent l’entrée des résultats au dossier étudiant informatisé, adresser une demande de révision de résultat au Décanat des études sur le formulaire prévu à cette fin, en joignant à sa demande, un dépôt de vingt-cinq dollars (25 $) remboursable si la réclamation est jugée fondée.

Le doyen ou la doyenne des études doit vérifier que la demande est recevable et porte bien sur une révision de résultat. Si le doyen ou la doyenne des études juge la demande conforme, le processus se poursuit à l’étape suivante. Dans le cas contraire, on doit se référer à la politique ou à la procédure concernée par la demande.

2.4.2.2 Échange Décanat/enseignant

Dans les meilleurs délais, la demande de l’étudiante ou de l’étudiant est communiquée à l’enseignante ou l’enseignant par le Décanat des études. Par la suite, l’enseignante ou l’enseignant doit justifier par écrit le résultat de l’évaluation compte tenu des raisons invoquées par l’étudiante ou l’étudiant. Il lui est alors loisible de modifier le résultat. Dans ce cas, la procédure prend fin et le Décanat des études en est avisé. Si le résultat doit être modifié, c’est l’enseignante ou l’enseignant qui en avise le ou la registraire sur le formulaire prévu à cette fin. Le Service des ressources financières est également avisé de rembourser le dépôt fait par l’étudiante ou l’étudiant.

2.4.2.3 Comité de révision de résultat

Si après toutes ces étapes la mésentente n’est pas réglée, le doyen ou la doyenne des études convoque le comité de révision de résultat.

Le comité de révision a pour tâche d’étudier chacune des demandes afin de vérifier que les normes prévues dans la réglementation de l’Université ont été respectées. Le comité doit permettre à l’enseignante ou l’enseignant et à l’étudiante ou l’étudiant concerné de se faire entendre.

Les membres du comité de révision de résultat sont nommés par le doyen ou la doyenne des études.

Le comité est composé des personnes suivantes :

du doyen ou de la doyenne des études ou de son représentant;
deux (2) professeures ou professeurs dont seulement un (1) est présent à la rencontre afin de permettre une alternance. Pour assurer une bonne représentativité, les professeures ou professeurs doivent provenir de départements différents.
deux (2) étudiantes ou étudiants dont seulement un (1) est présent à la rencontre afin de permettre une alternance. Pour assurer une bonne représentativité, les étudiantes ou étudiants doivent provenir de départements différents.

Il est de la responsabilité de chaque personne participant aux rencontres de s’assurer qu’il n’est pas en conflit d’intérêts et d’en aviser le doyen ou la doyenne des études ou son représentant.

2.4.2.3.1 Décision du comité de révision d’un résultat

La décision du comité de révision d’un résultat est finale et sans appel. Elle est transmise par écrit aux personnes concernées avec la signature du doyen ou de la doyenne des études au nom des membres du comité.

Si le résultat de l’évaluation doit être modifié, la note « S » sera accordée parce que la révision ne porte pas sur le fond, mais sur la forme, le comité ne pouvant pas prétendre à la compétence scientifique de l’enseignante ou de l’enseignant. Dans ce cas, le doyen ou la doyenne des études avise le ou la registraire sur le formulaire prévu à cette fin. Le Service des ressources financières est également avisé de rembourser le dépôt fait par l’étudiante ou l’étudiant.

2.4.2.3.2 Durée des mandats

Le mandat des professeures ou professeurs est de trois (3) ans.

Le mandat des étudiantes ou étudiants est d’une (1) année.

2.4.2.3.3 Délai de conservation

La demande de révision de résultat et les documents afférents sont conservés selon les règles en vigueur au calendrier de conservation de l’Université.

2.5 Cas exceptionnels

Lorsqu’une cause extérieure intervient lors du déroulement d’un cours (ex.: un arrêt de travail, etc.), on doit se référer aux processus d’évaluation préalablement acceptés par les deux (2) parties.

Dans les cas exceptionnels, le doyen ou la doyenne des études jugera des raisons invoquées pour les demandes hors délai.

3. Mise à jour

La présente procédure doit être mise à jour au besoin et minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par la Commission des études, de la recherche et de la création.

4. Dispositions finales

La présente procédure entre en vigueur à compter de son adoption par le Conseil d’administration de l’Université.