Procédure relative à l’allocation de locaux de recherche et de création

Révision	Aux trois (3) ans
Responsable	Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources
Parties prenantes

Préciser les principes et le processus relatifs à l’allocation des locaux pour fins de recherche.
Assurer la meilleure gestion possible des espaces de l’Université, lui appartenant ou en location, ainsi que de ceux qui lui sont confiés pour gestion par un organisme externe.
Définir les conditions minimales pouvant permettre l’accès et l’occupation d’un local à des fins de recherche.
Faciliter la détermination des rôles et devoirs des parties impliquées.
Mettre en place les mécanismes propres à assurer les meilleures conditions possibles pour le déroulement et le parachèvement des projets de recherche, compte tenu des espaces disponibles.

Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources est responsable de son application.

La recherche fait partie intégrante de la mission de formation et de développement des connaissances confiée à l’Université, et à ce titre, il est du devoir de l’Université d’assurer, à l’intérieur de ses moyens, les conditions optimales à l’exécution de cette mission.

L’Université fournit le support habituellement associé aux fonctions du corps professoral, y incluant des locaux et du mobilier adéquats pour l’exécution des travaux de recherche, et ce, en fonction de ses ressources et de ses moyens.

Le Service des immeubles et équipements est le gestionnaire des locaux de l’Université du Québec à Chicoutimi.

L’utilisation des locaux pour fins de recherche doit être conforme à la réglementation, aux pratiques, aux normes de sécurité, et dans les cas où elles s’appliquent, aux conventions collectives en vigueur à l’Université du Québec à Chicoutimi.

L’allocation de locaux est conditionnelle à la sécurité des personnes et des équipements.

Les responsabilités de l’Université se limitent à l’entretien normal des espaces et des services. Les coûts inhérents à l’accomplissement des travaux de recherche sont sous la responsabilité de la personne membre du corps professoral impliqué.

Toute personne est responsable de la sécurité des locaux qui lui sont confiés ainsi que des clés qui leur donnent accès.

Les locaux octroyés pour fins de recherche ne peuvent d’aucune façon servir à des fins de bénéfices personnels, que ce soit de la part du membre du corps professoral lui-même ou du personnel sous sa responsabilité.

Tout professeure ou professeur régulier ou professeure-chercheuse ou professeur-chercheur ou sous octroi ou chargée ou chargé de cours de l’UQAC peut demander, en son nom, tout espace utile à la préparation et à l’exécution d’un projet de recherche. Il doit compléter le formulaire prévu à cette fin et le faire approuver par sa direction de département ou de centre.

La direction de département ou de centre transmet la demande d’espace, une fois approuvée par l’unité, au doyen ou à la doyenne de la recherche, de la création et de l’innovation.

Une fois jugée recevable par le doyen ou la doyenne de la recherche, de la création et de l’innovation, la demande est transmise avec une copie du formulaire au Service des immeubles et équipements qui, compte tenu de sa gestion des espaces, de leurs disponibilités et des services exigés, voit à répondre à celle-ci.

Lorsque le projet entraîne l’usage de matériel de l’Université, le consentement de la direction de l’unité administrative concerné doit être obtenu.

le nom d’un membre du corps professoral responsable du local;
le titre du projet de recherche;
une description sommaire du projet;
une description des espaces requis;
la liste des services minimums requis;
la liste du mobilier requis;
la description de l’utilisation envisagée des espaces demandés;
la liste des produits dangereux et des activités qui nécessiteront des procédures spéciales de sécurité;
le temps d’occupation requis (la durée du projet);
la liste des noms et des fonctions du personnel autorisé à posséder une clé du local demandé ainsi que la liste des personnes autorisées à y accéder sans clé.

Aucune modification des espaces n’est permise sans l’autorisation préalable du Service des immeubles et équipements.

Toute demande d’espace de recherche doit recevoir une réponse dans les quatre (4) semaines suivant sa réception au Service des immeubles et équipements.

La réponse est transmise au doyen ou à la doyenne de la recherche, de la création et de l’innovation par le Service des immeubles et équipements. Le doyen ou la doyenne en avise le demandeur avec copie conforme à la direction de département ou de centre concerné.

Un registre d’occupation des espaces de recherche doit être constitué et systématiquement maintenu à jour conjointement par le Service des immeubles et équipements et le Décanat de la recherche, de la création et de l’innovation.

Le Service des immeubles et équipements peut en tout temps avoir accès aux locaux attribués pour fins de recherche.

L’approbation initiale de toute demande d’espace de recherche relève de la direction de département ou de centre concerné.

L’approbation de l’octroi d’un espace de recherche relève du vice-recteur ou de la vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats ou de son mandataire, en l’occurrence le doyen ou la doyenne de la recherche, de la création et de l’innovation.

L’octroi d’un espace de recherche relève du vice-recteur ou de la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources ou de son mandataire, en l’occurrence la direction du Service des immeubles et équipements.

La présente procédure doit être mise à jour au besoin et minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par le Comité exécutif.

La présente procédure entre en vigueur à compter de son adoption par le Comité exécutif de l’Université.