Politique relative aux contrats et commandites de recherche

ADOPTION
Instance Date Décision
Conseil d’administration 1993-06-15 CAD-5355
MODIFICATION
Instance Date Décision Commentaires
Conseil d’administration 2018-03-27 CAD-11617
Conseil d’administration 2022-09-20 CAD-12890

 

RÉVISION Tous les trois (3) ans
Responsable Vice-recteur à l’enseignement, à la recherche et à la création
Parties prenantes Décanat de la recherche et de la création
CODE DE CLASSIFICATION 1163-03.003

1.   Dispositions générales

1.1. Préambule

Préciser les principes et le processus relatifs aux contrats de recherche ou de services professionnels et aux commandites de recherche, ainsi qu’aux frais indirects de recherche.

1.2.  Objectifs

  • Assurer l’adéquation entre les contrats de recherche ou de services professionnels et les commandites d’une part et la mission générale et les mandats spécifiques de l’Université du Québec à Chicoutimi d’autre part;
  • Définir les conditions minimales à respecter lors de la négociation et de la signature de contrats de recherche ou de services professionnels et de commandites;
  • Faciliter la détermination des droits et devoirs des parties impliquées;
  • Mettre en place les mécanismes propres à assurer le déroulement et le parachèvement des contrats de recherche ou de services professionnels et des commandites.

1.3. Champ d’application

La présente politique s’applique à tous les contrats de l’UQAC.

1.4.  Référence

1.5. Responsable de l’application

Le vice-recteur à l’enseignement, à la recherche et à la création est responsable de l’application de la présente politique.

1.6.  Définitions

Aux fins de l’application de la présente politique, les termes suivants se définissent comme suit :

« Contrat de recherche ou de services professionnels » :

Le contrat de recherche ou de service professionnels est une entente conclue entre des parties juridiques afin de financer des travaux effectués à l’intérieur d’un projet de recherche ou de services professionnels. Cette entente comporte une ou certaines des caractéristiques suivantes: exigence de biens livrables, versements conditionnels répartis selon un échéancier prédéterminé, contraintes en matière de communication et de confidentialité en ce qui a trait à la transmission des résultats, contraintes relativement à la propriété intellectuelle que possède le bailleur de fonds sur les résultats des travaux de recherche.

« Commandite » :

La commandite est un soutien en espèce ou en nature apporté à un événement organisé par des professeurs ou des unités de recherche de l’UQAC.

« Frais indirects » :

Les frais indirects sont des dépenses encourues par l’ensemble des services de l’université pour la réalisation d’un projet de recherche, quelque soit son mode de financement, d’un contrat de services professionnels ou d’une commandite. Il s’agit généralement des éléments suivants: services d’administration de la recherche, services centraux généraux (ressources humaines, ressources matérielles, service des finances, services divers), services décentralisés (soutien fourni par les centres de recherche et les départements, bibliothèques, espaces de recherche (laboratoires de recherche, bureaux, autres espaces, installations et équipements généraux), acquisition des espaces et d’une portion des équipements de recherche (remboursement des emprunts), opération des espaces de recherche (énergie, entretien courant, entretien ménager, sécurité, assurances, impôts fonciers, gestion des déchets dangereux, coordination), maintien des actifs (rénovation et réaménagement des espaces, renouvellement des équipements généraux).

« Contrats et commandites » :

Termes par lesquels on désigne les contrats de recherche ou de services professionnels et les commandites de recherche dans le texte ci-dessous.

2.   Principes

  • Les contrats et commandites sont parties intégrantes de la mission de formation et de développement des connaissances confiées à l’Université. Pour qu’un contrat ou une commandite puisse être accepté, l’Université doit posséder l’expertise et/ou les équipements ou les ressources pour réaliser l’étude.
  • Les contrats et commandites ne doivent pas nuire aux activités d’enseignement et/ou de recherche du(des) chercheur(s) concerné(s).
  • Les activités qui découlent du contrat ou de la commandite doivent être conformes à la réglementation, aux pratiques et, dans les cas où elles s’appliquent, aux conventions collectives en vigueur à l’Université du Québec à Chicoutimi. Lorsqu’il y a lieu, la réalisation du contrat ou de la commandite devra être autorisée par l’émission d’une approbation de la part du comité d’éthique à la recherche.
  • Dans le cadre des contrats et commandites où elle doit être partie, l’Université fournit le soutien habituellement associé à la fonction du chercheur. Les responsabilités de l’Université, outre la gestion des budgets impliqués, sont celles propres à toute corporation mandatant l’un de ses membres pour accomplir une activité donnée.
  • Le chercheur associé à la réalisation du contrat ou de la commandite se porte garant de la faisabilité scientifique du projet décrit et s’engage, par écrit, à le réaliser dans le cadre des conditions prévues dans ledit contrat ou ladite commandite.

3.   Processus

  • Tout chercheur peut engager, en son nom, toute discussion utile préparatoire à la formalisation d’un contrat ou d’une commandite avec une tierce partie. Il doit cependant:
  1.   impliquer, dès le départ, le Décanat des études de cycles         supérieurs et de la recherche dans le processus d’élaboration     d’un éventuel contrat ou commandite;
  2.  soumettre pour approbation le projet à son directeur de département et de centre;
  3. informer la tierce partie de l’existence de la présente politique.
  • Lorsque le projet entraîne l’usage de matériel ou de ressources de l’Université, le chercheur doit obtenir l’approbation du directeur du département ou du centre ou du service concerné. Le projet pourra faire l’objet d’une analyse de la part d’un comité ad hoc afin d’évaluer les impacts de sa réalisation sur le développement et les divers services de l’Université.
  • À moins de réglementation contraire, le chercheur concerné est responsable de toute embauche de personnel selon les politiques et les tarifs en vigueur à l’Université pour les catégories de personnels impliquées.
  • Le chercheur doit prévoir un budget qui permette la réalisation du projet et incluant l’ensemble des dépenses encourues pour sa réalisation. Notamment, ce budget doit comporter:
  1. Un montant égal au traitement total (y incluant les avantages sociaux) de toutes les personnes impliquées dans la réalisation du projet;
  2. Un montant égal à tous les autres des coûts reliés à la réalisation du projet tel:
    • frais de déplacement et de séjour;
    • fournitures;
    • frais d’utilisation d’équipements spécialisés;
    • coûts de matériaux, de fabrication ou de location de matériel.
  1. Le cas échéant, le coût du dégagement d’enseignement, selon le taux en vigueur à l’UQAC.
  2. Dans le cas de contrats et commandites obtenus d’organismes non accrédités par le gouvernement du Québec (la liste de ces organismes est disponible au Décanat des études de cycles supérieurs et de la recherche), un montant équivalent à au moins 40 % du coût total tel qu’établi aux paragraphes précédents (a, b et c) doit être prévu, lequel montant est requis pour supporter les frais indirects, tel que définis plus
  • Le contrat ou la commandite peut comporter une rémunération supplémentaire du (des) chercheur(s) impliqué(s). Cette rémunération supplémentaire lui (leur) est versée à titre d’encouragement, de gratification ou de compensation pour le travail accompli. Annuellement, les sommes perçues par un chercheur à ce titre ne peuvent dépasser l’équivalent de 20% du maximum de sa classe salariale.
  • Les parties doivent prévoir au contrat, le cas échéant, les modalités de diffusion et de publication des résultats du contrat ou de la commandite.
  • Les parties doivent prévoir au contrat, le cas échéant, les modalités de partage des revenus et avantages (brevet, licence d’exploitation, etc.) qui pourraient être générés par le contrat ou la commandite.

4.   Modalités

  • L’unité administrative dont le budget de fonctionnement a été affecté par des coûts directement reliés à la réalisation du projet ou de la commandite, devra, par voie de facturation ou avis au responsable du projet, en obtenir le remboursement.
  • L’établissement d’un pourcentage des frais indirects de recherche inférieur à 40 % des frais totaux relève de l’autorité exclusive de la régie du recteur et ne sera accordée que de façon exceptionnelle.
  • Répartition des sommes perçues à titre de frais indirects:
    • Soixante-dix pour cent (70%) des sommes perçues à titre de frais indirects seront retournés au Fonds consolidé de l’Université qui verra à couvrir les frais indirects engendrés dans différents services de l’Université;
    • Quinze pour cent (15 %) à l’enveloppe de soutien du vice-rectorat à la recherche, à la création et à l’innovation ;
    • Dix pour cent (10%) au compte de recherche des chercheurs impliqués;
    • Cinq pour cent (5 %) dans le fonds de fonctionnement de l’unité
  • Les équipements acquis dans le cadre des contrats et commandites demeurent la propriété de l’Université.

5.   Approbation

Les règles encadrant la conclusion et la signature de tout projet de contrat ou de commandite sont établies dans la Politique sur l’autorisation, la validation juridique et la signature des contrats.

6.   Mise à jour

La présente politique est mise à jour au besoin, ou minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par le Conseil d’administration.

7.   Dispositions finales

La présente politique entre en vigueur à compter de son adoption par le Conseil d’administration.