Procédure relative au soutien à l’enseignement

Adoption
Instance	Date	Décision
Conseil d’administration	25 janvier 1991	CAD-4819

Modification
Instance	Date	Décision	Commentaires
Conseil d’administration	15 juin 1993	CAD-5375
Conseil d’administration	25 mars 1997	CAD-6081

Révision	Aux trois (3) ans
Responsable	Vice-recteur ou vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite
Parties prenantes

1. Dispositions générales

1.1 Objectifs

Déterminer les modalités relatives à l’utilisation d’aides pédagogiques.
Favoriser le processus d’apprentissage des étudiants.
Assurer un soutien au personnel enseignant dans leur tâche d’enseignement.

1.2 Références

Politique relative aux études de premier, deuxième et troisième cycles.
Politique relative à l’encadrement financier des étudiants des programmes d’études de cycles supérieurs.
Procédure relative à la planification annuelle des activités pédagogiques.

1.3 Responsable de l’application

Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite est responsable de son application.

1.4 Définitions

« Enseignante ou enseignant » : désigne une professeure ou un professeur ou une chargée ou un chargé de cours engagé à ce titre par l’Université.

« Aide pédagogique » : désigne toute personne engagée par l’Université, sur recommandation d’un département, pour aider un membre du personnel enseignant dans sa tâche d’enseignement.

2. Rôles et modalités

2.1 Principes

L’Université met à la disposition des enseignants et des enseignantes du personnel occasionnel afin de leur permettre d’assurer une plus grande qualité de l’enseignement.

Afin de bénéficier de ce soutien, le département doit avoir une procédure relative au soutien à l’enseignement.

De plus, le département doit fournir au Vice-rectorat aux études, à la formation et à la réussite, sur le formulaire prévu à cette fin, un rapport trimestriel de l’utilisation du montant attribué l’année précédente. Ce document permettra au Vice-rectorat aux études, à la formation et à la réussite de porter un jugement sur l’utilisation faite de ces fonds.

Les critères retenus pour porter le jugement seront :

l’embauche devrait porter sur une période maximum de 13 semaines à raison de 10 heures par semaine maximum;
le tarif horaire sera celui fixé par l’Université pour les étudiants;
le nombre minimal devrait être de 10 étudiants inscrits par groupe-cours.

Tout dépassement aux normes devra être dûment justifié par le département auprès du Vice-rectorat aux études, à la formation et à la réussite. Les restrictions budgétaires ne seront pas appliquées pour l’année suivante si la demande est acceptée par le Vice-rectorat aux études, à la formation et à la réussite.

2.2 Processus

2.2.1 Cette procédure sera en vigueur, à partir de son adoption par le Conseil d’administration, pour une période de trois (3) ans, sous réserve que les modalités puissent être revues à chaque année.

2.2.2 Au mois de juin 1993, et par la suite à tous les cinq (5) ans, le Décanat des affaires départementales soumettra à la Commission des études, de la recherche et de la création et au Conseil d’administration, pour approbation, l’ensemble des politiques, des règles ou des procédures départementales d’utilisation d’aides pédagogiques pour les fins d’activités d’enseignement.

Ces politiques, règles ou procédures seront en vigueur pour une période de cinq (5) ans, à moins qu’avant la fin de cette période, un département décide, après entente avec le doyen ou la doyenne des affaires départementales, de présenter devant la Commission des études, de la recherche et de la création et le Conseil d’administration, pour approbation, un projet de modification fondamentale de sa politique, règle ou procédure d’utilisation d’aides pédagogiques.

2.2.3 Le département doit s’assurer que tous les titulaires de cours sont informés de sa politique, règle ou procédure.

Lors de la première semaine du trimestre, l’enseignant, désirant obtenir du soutien pédagogique, soumet sa demande au directeur du département qui la transmet à l’assemblée ou à l’exécutif départemental, en regard des critères d’attribution approuvés pour le département, par le Commission des études, de la recherche et de la création et le Conseil d’administration.

Cependant, pour certaines catégories d’activités pédagogiques, il est essentiel que les aides pédagogiques soient embauchés dès la première semaine de cours. Il s’agit plus particulièrement des aides pédagogiques requis par les laboratoires, les séances d’exercice et les ateliers qui doivent démarrer dès le début du trimestre.

Le Vice-rectorat aux études, à la formation et à la réussite se réserve un montant maximum de 20 000 $ sur le budget initial, afin de répondre à certains problèmes spécifiques découlant de l’application de la présente procédure.

Les départements sont autorisés à embaucher des aides pédagogiques dans une proportion de 70 % de l’enveloppe annuelle de l’année précédente, approuvée par le Conseil d’administration et amputée de 20 000 $. Subséquemment, les départements seront appelés à présenter au Décanat des affaires départementales leurs besoins finals, trois semaines après le début du trimestre.

2.2.4 Trois volets se partageront 30 % de l’enveloppe globale amputée de 20 000 $. Il s’agit des volets suivants: grands groupes (10 %), grands groupes élargis (10 %) et variation de clientèle (10 %).

A) Volet « grands groupes »: 50 étudiants ou étudiantes ou plus

Le montant maximum alloué est de 10 % de l’enveloppe totale et la somme totale par département ne pourra excéder 500 $ par groupe. Suite à la période de modification d’inscription avec remboursement du trimestre d’hiver, le montant total réservé au volet « grands groupes » sera distribué par département au prorata du nombre de grands groupes pour l’année en cours.

Il est donc possible que des corrections négatives puissent être apportées au montant correspondant distribué pour le trimestre d’automne.

B) Volet « grands groupes élargis »

Le montant maximum alloué est de 10 % de l’enveloppe totale et la somme totale par département ne pourra excéder 1 000 $ par groupe. Afin de favoriser l’apprentissage au sein de groupes supérieurs à 50 étudiants ou étudiantes, une aide complémentaire sera disponible et attribuée selon la mécanique suivante :

la somme des écarts positifs à 50 étudiants ou étudiantes par groupe est calculée pour l’ensemble des activités et chaque département bénéficie de cette aide au prorata de ses réalisations.
la procédure d’allocation des sommes, prévue au point 2.2.4 A), est appliquée à ce volet.

C) Volet « variation de clientèle »

À la fin de la période de modification d’inscription avec remboursement du trimestre d’automne, 10 % de l’enveloppe sera distribué aux départements, au prorata des écarts positifs des crédits-étudiants de l’automne précédent.

2.2.5 Les critères et les modalités d’embauche des aides pédagogiques sont ceux prévus à la politique relative à l’encadrement financier des étudiants ou étudiantes de deuxième et de troisième cycles.

2.2.6 La quantité de travail demandée à chaque étudiant ou étudiante de deuxième et de troisième cycles, en sus de ses études ne doit pas excéder 10 heures par semaine ou 130 heures par trimestre, que ce soit pour un seul ou plusieurs contrats de service. Exceptionnellement, sur autorisation du doyen ou de la doyenne des études, le volume de travail à effectuer peut excéder cette norme pour un étudiant ou une étudiante qui a complété sa scolarité ou la complétera durant ledit trimestre, en réalisant trois crédits ou moins.

2.2.7 Advenant le cas où un département soit dans l’impossibilité de recruter quelqu’un parmi les étudiantes ou les étudiants gradués ou ceux de 1^er cycle, une décision sera prise avec le doyen ou la doyenne des affaires départementales.

2.2.8 Advenant l’embauche d’une étudiante ou d’un étudiant de 1^er cycle, ce dernier ne pourra être autorisé à travailler pendant plus de 12 heures par semaine, sauf avec l’autorisation exceptionnelle du doyen ou de la doyenne des études.

2.2.9 Pour s’assurer d’une application uniforme des normes relatives aux critères et aux modalités d’embauche des aides pédagogiques et à la qualité de travail qu’ils peuvent assumer, tous les contrats préparés par les départements seront transmis au Décanat des affaires départementales pour vérification. Ceux-ci devront être transmis dans un délai maximal de cinq (5) jours ouvrables après leur signature par le directeur de département. Après vérification, le Décanat des affaires départementales fera suivre les contrats aux autres services concernés.

3. Mise à jour

La présente procédure doit être mise à jour au besoin et minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par la Commission des études, de la recherche et de la création.

4. Dispositions finales

La présente procédure entre en vigueur à compter de son adoption par le Conseil d’administration de l’Université.