Procédure relative à l’évaluation institutionnelle de programme

 

Adoption
Instance Date Décision
Conseil d’administration 3 novembre 2020 CAD-12335

 

Modification
Instance Date Décision Commentaires
CERC

 

Révision Tous les trois (3) ans
Responsable Vice-recteur aux études
Parties prenantes Directions d’unités pédagogiques, Décanat des études, Décanat des affaires départementales
Code de classification 1163-02.009-1

1.   Dispositions générales

À l’UQAC, les programmes sont évalués en continu par l’équipe programme et le comité d’amélioration continue qui élaborent le Portrait annuel de programme (PAP) et, tous les trois ans, la Compilation des portraits annuels de programme (CPAP). L‘évaluation en continu permet de faciliter la rédaction du Rapport d’évaluation institutionnelle de programme. Sous la responsabilité de la direction de programme, les unités pédagogiques ont à produire un rapport d’évaluation institutionnelle au moins une fois tous les neuf ans[1], en fonction d’un calendrier d’évaluation continue préétabli par l’équipe programme. Tous les programmes d’études évalués comprennent une évaluation externe effectuée par des spécialistes disciplinaires.

1.1   Objectifs

  • Soutenir les équipes programme dans les activités d’évaluation;
  • Favoriser l’arrimage de l’évaluation des programmes de 1er, 2e et 3e cycles d’un secteur;
  • Favoriser l’arrimage de l’évaluation institutionnelle de programme avec celle des organismes d’agrément ou des ordres professionnels;
  • Cibler les opérations qui doivent avoir lieu dans le cadre d’un cycle[2] d’évaluation des programmes de grade;
  • Préciser le rôle des intervenants dans l’évaluation des programmes;
  • Préciser le rôle et la composition des différents comités appelés à intervenir dans l’évaluation des programmes.

1.2   Référence

  • Politique relative à l’évaluation institutionnelle de programme

1.3   Responsable de l’application

Le vice-recteur aux études est responsable de l’application de la présente procédure.

2.   Processus d’amélioration continue

L’évaluation institutionnelle de programme privilégie une démarche d’évaluation en continu permettant l’amélioration continue des programmes. Elle est facilitée par l’élaboration de la planification stratégique et du plan d’action de l’unité pédagogique.

2.1   Plan d’évaluation

La première étape du processus d’amélioration continue consiste en l’établissement d’un Plan d’évaluation qui inclut un calendrier de réalisation et la composition du comité d’amélioration continue. Le plan est présenté au DÉ à des fins de coordination de l’ensemble des plans d’évaluation de programme des différents secteurs. Il est ensuite déposé pour approbation au comité d’unité pédagogique. Cette approbation officialise le démarrage du processus d’évaluation. Il est entendu que le calendrier de même que la composition du comité peuvent être ajustés en cours de processus et, si tel est le cas, l’équipe programme en informera le comité d’unité pédagogique et le DÉ.

Plus précisément, le calendrier élaboré par l’équipe programme correspond à un projet d’actions établies sur une base annuelle permettant au comité d’amélioration continue de produire le Portrait annuel de programme (PAP) et, au terme d’un cycle de trois ans, de réaliser la Compilation des portraits annuels de programme (CPAP) déposée au DÉ. De façon générale, le dépôt de la CPAP se fait à la 3e et à la 6e année du processus et se termine par la production du Rapport d’évaluation institutionnelle de programme dans un délai maximal de 9 ans. Dans le cas d’un programme avec agrément ou évaluation d’un ordre professionnel, le Plan d’évaluation tient compte des exigences et des délais de l’organisme externe.

2.2   Comité d’amélioration continue

2.2.1 Composition du comité d’amélioration continue

La composition du comité d’amélioration continue est prévue dans la Politique relative à l’évaluation institutionnelle de programme.

2.2.2 Mandat du comité d’amélioration continue

Le comité d’amélioration continue a pour mandat d’analyser et de commenter le Portrait annuel de programme (PAP) (section 2.3 de la présente procédure) et de faire annuellement des recommandations au comité d’unité pédagogique (CUP) concernant certains éléments des programmes. Il prend connaissance des travaux réalisés par les sous-comités, s’il y a lieu.

Le DÉ est appelé à soutenir le comité d’amélioration continue dans son travail (logistique, analyse des données, etc.).

2.3     Portrait annuel de programme (PAP)

Le Portrait annuel de programme est préparé par le comité d’amélioration continue en collaboration avec l’équipe programme et est déposé chaque année pour information au comité d’unité pédagogique.

Il présente les éléments suivants :

Aide-mémoire d’évaluation : Outil d’aide à la gestion des directions de programme, sous forme d’aide-mémoire, qui permet de tenir à jour l’ensemble des informations et décisions prises en lien avec le programme, en vue de l’amélioration continue, de l’évaluation de l’organisme d’agrément ou de l’ordre professionnel et de l’évaluation institutionnelle de programme.

Analyse des données statistiques (Bilan annuel fourni par l’UQ et transmis par le DÉ): Cette analyse regroupe divers tableaux des données des cinq dernières années : nouvelles inscriptions, cote de rendement au collégial des nouveaux inscrits, régime d’études, déperdition, diplomation, durée des études selon le régime d’études, etc. À cette étape, le comité d’amélioration continue (ou un sous-comité) analyse, avec l’aide du DÉ si nécessaire, les données statistiques et indique les commentaires et explications sous les tableaux de données.

Résultats de la collecte de données : La collecte de données est effectuée par l’équipe programme pendant l’année, auprès d’au moins un groupe de sondés[3]. Le comité d’amélioration continue prend connaissance des résultats de la collecte (questionnaire, table ronde ou autre) et en fait un résumé.

Suivi du plan d’action : L’équipe programme fait le suivi du plan d’action de l’unité pédagogique en lien avec les informations présentées dans le Portrait annuel de programme et en fait la mise à jour au besoin.

Avant le 15 juin de l’année, l’équipe programme finalise le Portrait annuel de programme comprenant les éléments ci-dessus mentionnés ainsi que la révision du plan d’action de l’unité pédagogique, le cas échéant, et les transmet au directeur de département pour information. Les documents sont ensuite déposés au comité d’unité pédagogique lors de la réunion suivante.

2.4   Compilation des portraits annuels de programme (CPAP)

Généralement, à la 3e et à la 6e année du processus, l’équipe programme en collaboration avec le comité d’amélioration continue prépare et dépose au DÉ la Compilation des portraits annuels de programme des trois années précédentes. Après analyse du dossier, le DÉ formule des recommandations et des orientations qui serviront à l’élaboration du Rapport d’évaluation institutionnel de programme.

La CPAP ainsi que les recommandations et les orientations émises par le DÉ sont acheminées à la direction de programme pour être déposées au comité d’unité pédagogique et notées au compte rendu de la rencontre.

2.5   Rapport d’évaluation institutionnelle

Le Rapport d’évaluation institutionnelle est le résultat d’une réflexion critique basée sur des indicateurs documentés par des données factuelles et prospectives. Il doit permettre une lecture fiable des forces et des points à améliorer d’un programme. La qualité de celui-ci témoigne d’un exercice d’évaluation profitable aux efforts soutenus d’une unité pédagogique pour offrir des programmes de qualité qui se distinguent et à la fine pointe des avancées disciplinaires.

Le Rapport d’évaluation institutionnelle comprend le(s) CPAP ainsi que les éléments manquants identifiés par le DÉ en fonction des critères et indicateurs énumérés dans la Politique relative à l’évaluation institutionnelle de programme, soient :

  • Pertinence: adaptation du programme par rapport aux besoins institutionnels, interinstitutionnels et sociétaux.
  • Efficacité: capacité du programme à recruter, à sélectionner et à faire progresser les étudiants vers la réussite et la diplomation.
  • Cohérence: qualité de la structuration du programme, progression des cours pour permettre l’atteinte des objectifs ou des compétences.
  • Adéquation des stratégies d’enseignement et d’évaluation en fonction des objectifs ou des compétences à atteindre.
  • Adéquation des ressources: contribution des ressources humaines, matérielles et financières au bon fonctionnement du programme.
  • Opérationnalité de la gestion: mécanismes de gestion favorisant l’exercice des rôles et responsabilités.

2.5.1 Programme avec agrément ou ordre professionnel

Les rapports ou questionnaires nécessaires à la reconnaissance d’un programme par un ordre professionnel ou par un organisme d’agrément peuvent faire partie du Rapport d’évaluation institutionnelle, ou même le remplacer si tous les critères sont couverts.

2.6   Consultations

Des consultations sont tenues par le DÉ à la suite du dépôt du Rapport d’évaluation institutionnelle, selon les paramètres établis ci-après :

2.6.1 Expertise externe

L’évaluation externe a recours à l’expertise d’au moins deux spécialistes de la discipline, lesquels sont externes à l’établissement. Elle a pour objectif d’assurer « la légitimité et l’objectivité du processus d’évaluation, de même que sa crédibilité externe »[4].

L’évaluation externe s’effectue à partir du Rapport d’évaluation institutionnelle ainsi que d’une visite dans l’Institution. Elle résulte en un rapport d’évaluation externe. La sélection des experts externes est faite à partir d’une liste établie par la direction de l’unité pédagogique en collaboration avec le DÉ. Ces experts sont généralement des professeurs d’université, spécialistes reconnus dans la discipline du programme. « Des chercheurs rattachés à un organisme de recherche public ou privé peuvent agir comme experts en autant que le groupe comprenne au moins un professeur d’université. » [5].

Le DÉ transmet aux experts externes sélectionnés, au moins deux semaines avant leur visite, le Rapport d’évaluation institutionnelle ainsi que toute autre information pertinente liée au mandat confié. Chaque expert prend connaissance du rapport. Une visite des lieux, organisée par le DÉ en collaboration avec l’équipe programme, permet ensuite aux experts de formuler leur propre jugement sur le programme, « de manière à ce qu’ils identifient ses forces et ses faiblesses à partir du rapport d’évaluation institutionnelle et de l’ensemble des renseignements obtenus sur place »[6]. La visite des lieux permet aux experts de rencontrer toutes les personnes désignées à cet effet par le DÉ.

Les experts rédigent leur rapport de façon individuelle et le transmettent au DÉ, au plus tard trois semaines après leur visite. Le DÉ achemine une copie conforme des rapports reçus à la direction du ou des programmes évalués afin que cette dernière puisse rédiger son avis final en regard de ceux des experts. Cet avis est ensuite transmis au DÉ.

 

2.6.1.1 Programme avec agrément ou ordre professionnel

Dans le cas d’un programme avec agrément ou ordre professionnel, le rapport de visite de celui-ci peut tenir lieu d’évaluation externe.

2.6.2 Décanat des études

À partir du dossier d’évaluation institutionnelle de programme, lequel comprend le Rapport d’évaluation institutionnelle, les avis des directions concernées et les rapports des experts externes, le doyen rédige son avis et ses recommandations. Au besoin, il sollicite l’avis de professeurs œuvrant dans d’autres secteurs de l’Institution.

2.7 Dépôt du dossier d’évaluation institutionnelle à la Commission des études, de la recherche et de la création (CERC)

Le dossier d’évaluation institutionnelle ainsi que l’avis du doyen des études sont déposés à la CERC pour information et/ou recommandation, le cas échéant (la suspension des admissions du programme, la fermeture du programme, mesures susceptibles d’améliorer le fonctionnement du programme ou d’en favoriser le développement, etc.).

2.7.1 Suivis effectués par le DÉ

  • Informe le directeur du programme évalué et le(s) directeur(s) du (des) département(s) concerné(s) des décisions rendues par la Commission des études, de la recherche et de la création (CERC).
  • Transmet le dossier complet d’évaluation institutionnelle de programme pour dépôt au Conseil des études de l’Université du Québec.

3.   Mise à jour

La présente procédure doit être mise à jour au besoin ou au minimum, tous les trois (3) ans.

 

4.   Dispositions finales

La présente procédure entre en vigueur au moment de son adoption par le Conseil d’administration.

[1] Selon l’article 1.3 de la Politique de la CRÉPUQ relative à l’évaluation des programmes, toute politique institutionnelle d’évaluation des programmes doit « fixer une périodicité qui ne doit pas excéder un cycle de dix ans pour l’ensemble des programmes »

[2] Cycle : Défini au point 2 de la présente procédure

[3] Groupes sondés : étudiants, diplômés, professeurs et chargés de cours, représentants du milieu.

[4] Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (mars 2001). Document d’accompagnement à la Politique des établissements universitaires du Québec relative à l’évaluation périodique des programmes existants, p.4

[5] Id., p. 5

[6] Idem