| Adoption | ||
| Instance | Date | Décision |
| Comité exécutif | 12 février 1991 | CEX-2073 |
| Modification | |||
| Instance | Date | Décision | Commentaires |
| Comité exécutif | 14 décembre 1992 | CEX-2263 | |
| Conseil d’administration | 25 mars 1997 | CAD-6081 | |
| Révision | Aux trois (3) ans |
| Responsable | Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources |
| Parties prenantes | |
1. Dispositions générales
1.1 Objectifs
- Établir le processus d’élaboration et de gestion du budget de fonctionnement sans restriction.
- Déterminer les règles permettant aux personnes gestionnaires d’élaborer et de gérer le budget de fonctionnement sans restriction alloué à leur unité académique ou administrative.
1.2 Références
- Règlement général 7 « Organisation administrative » de l’Université du Québec.
- Règlement relatif à l’organisation institutionnelle et à la Régie interne
- Politique relative au budget de fonctionnement sans restriction et au budget d’investissement.
1.3 Responsable de l’application
Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources est responsable de son application.
1.4 Définitions
« Unités académiques et administratives » : unités créées par le Conseil d’administration et dont la liste apparaît à l’article 2.3.
« Virement budgétaire » : le virement budgétaire est un transfert ou un réaménagement des crédits budgétaires affectés aux activités et opérations des unités académiques et administratives.
« Révision budgétaire » : la révision budgétaire consiste à revoir, une fois en cours d’exercice financier, le budget de fonctionnement sans restriction, de façon à tenir compte des modifications aux revenus et dépenses prévus au budget original.
« Revenus de fonctionnement » : les revenus de fonctionnement sont les sommes obtenues à titre de subventions de fonctionnement, frais de scolarité, frais d’admission, frais d’inscription, frais afférents, cotisations, revenus en provenance d’organismes affiliés du Québec et du Canada et autres revenus.
« Dépenses de fonctionnement » : les dépenses de fonctionnement comprennent généralement les dépenses obligatoires à l’existence et au fonctionnement de l’Université, ainsi que des dépenses factuelles et précaires.
« Université » : désigne l’Université du Québec à Chicoutimi.
2. Rôles et modalités
2.1 Règles encadrant l’adoption d’un budget de fonctionnement
L’adoption d’un budget de fonctionnement sans restriction représente, pour l’UQAC, un exercice administratif d’importance visant essentiellement à assurer une répartition adéquate des ressources entre les unités académiques et administratives tout en respectant l’équilibre budgétaire entre ses revenus et ses dépenses annuels et en harmonie avec sa mission d’enseignement et de recherche.
2.2 Modalités
- Un Comité d’audit relevant directement du Comité exécutif de l’Université est formé des personnes suivantes :
- Le Comité exécutif a la responsabilité de déterminer les règles d’élaboration du budget de fonctionnement sans restriction de l’Université. Pour sa part, le comité d’audit est responsable de préparer ledit budget après consultation auprès de chacun des responsables des unités académiques et administratives.
- Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources finalise, selon les principes retenus et les commentaires reçus dans le cadre de la consultation, le budget de fonctionnement sans restriction et le présente avec les explications appropriées au Comité exécutif pour approbation et transmission ultérieure au Conseil d’administration pour adoption.
- La gestion courante du budget de fonctionnement sans restriction est de l’entière responsabilité de chacun des personnes responsables des unités académiques et administratives. Elle s’exerce dans le respect des politiques et procédures adoptées à cette fin par les organismes décisionnels de l’Université.
- Le Service des ressources financières émet périodiquement un rapport de disponibilité budgétaire afin de permettre aux personnes responsables des unités académiques et administratives de contrôler l’évolution des dépenses et des crédits disponibles.
- Une fois par année financière, soit en novembre, le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources procède à une révision du budget de fonctionnement sans restriction afin de s’assurer du maintien de l’équilibre budgétaire.
2.3 Liste des unités académiques et administratives
Enseignement :
- Vice-rectorat aux études, à la formation et à la réussite
- Vice-rectorat à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats
- Décanat des études
- Décanat de la recherche, de la création et de l’innovation
- Décanat des affaires départementales
- Centre des Premières Nations Nikanite
- Département des arts, lettres et du langage
- Département des sciences appliquées
- Département des sciences de l’éducation
- Département des sciences économiques et administratives
- Département des sciences fondamentales
- Département des sciences humaines et sociales
- Département d’informatique et de mathématique
- Département des sciences de la santé
- École des arts numériques, de l’animation et du design (NAD-UQAC)
Soutien à l’enseignement et à la recherche :
- Bibliothèque Paul-Émile-Boulet
- Service des technologies de l’information
- Service des communications et des relations publiques
Soutien institutionnel :
- Rectorat
- Vice-rectorat aux affaires administratives et aux ressources
- Secrétariat général
- Bureau du registraire
- Bureau de l’international
- Service des ressources financières
- Service des immeubles et équipements
- Service des ressources humaines
Services à la communauté :
- École de langue française et de culture québécoise
- Formation continue
- Centre des Premières Nations Nikanite
Services aux étudiants :
- Services aux étudiants
Services auxiliaires :
- Reprographie
3. Mise à jour
La présente procédure doit être mise à jour au besoin et minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par le Comité exécutif.
4. Dispositions finales
La présente procédure entre en vigueur à compter de son adoption par le Comité exécutif de l’Université.