Adoption
Instance	Date	Décision
Comité exécutif	6 avril 1982	CEX-1009

 

Modification
Instance	Date	Décision	Commentaires
Comité exécutif	24 novembre 1992	CEX-2255

 

Révision	Aux trois (3) ans
Responsable	Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources
Parties prenantes

1.        Dispositions générales

1.1    Objectif

• Déterminer les modalités permettant le prêt et la location de locaux de l’Université.
• Assurer la coordination et le contrôle de l’utilisation des locaux.

1.2    Références

• Politique relative à l’acquisition et à la gestion des biens meubles et immeubles de l’Université.

• Procédure en matière d’activités sociales et de réception.

• Procédure en matière de permis de boisson.

1.3    Responsable de l’application

Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources est responsable de son application.

2.        Rôles et modalités

2.1    Règles encadrant le prêt et la location de locaux

1. L’Université dispose de locaux pour la réalisation de ses activités.

2. Dans tous les cas, les coûts d’entretien ainsi que ceux afférents à l’utilisation des locaux sont aux frais de la personne requérante.

3. La direction du Service des immeubles et équipements a le mandat de prêter ou de louer ou non à des organismes extérieurs.

4. Lorsque des locaux sont utilisés par des organismes externes, et qu’il ne s’agit pas de réceptions organisées par l’Université ou auxquelles ne participe pas l’Université, l’usage des boissons alcoolisées n’est pas permis à moins que ces organismes aient obtenu l’autorisation de la direction du Service des immeubles et équipements.

 2.2    Processus

1. Pour les fins de l’Université :

• Toute personne ou organisme de l’Université doit s’enquérir de la disponibilité de local auprès du Service des immeubles et équipements qui en autorise l’utilisation en autant que la bonne marche des opérations de l’Université n’est pas entravée. 

2. Pour les fins externes de l’Université :

• La personne requérante s’enquiert de la disponibilité d’un local auprès du Service des immeubles et équipements qui en autorise l’utilisation en autant que la bonne marche des opérations de l’Université n’est pas entravée.

La personne requérante fournit les renseignements suivants :

•     le sujet de la réunion;
•     l’organisme ou service responsable de la réunion;
•     le nombre de personnes prévues;
•     la date de la réunion;
•     l’heure du début et la durée de la réunion.

• Le Service des immeubles et équipements complète la formule «Prêt et location de locaux » prévue en annexe et en fait parvenir une copie :

1.     au service de sécurité;
2.     à la personne requérante.

• Les locaux prêtés ou loués, sont libérés au plus tard une (1) heure après l’heure prévue.

• Le coût de location, lorsqu’il s’agit d’une activité sans but lucratif, se résume aux coûts d’entretien et aux frais afférents à l’utilisation des locaux.

• Pour toute autre activité, le coût suit les taux de location en vigueur au sein de l’Université.

• Les taux de location sont déterminés par le Service des immeubles et équipements et mis à jour annuellement.

 3.        Mise à jour

La présente procédure doit être mise à jour au besoin et minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par le Comité exécutif.

4.        Dispositions finales

La présente procédure entre en vigueur à compter de son adoption par le Comité exécutif de l’Université.