Procédure relative à l’analyse des protocoles par le Comité de protection des animaux de l’UQAC

Adoption
Instance	Date	Décision
Conseil d’administration	18 juin 2019	CAD-12025

Modification
Instance	Date	Décision	Commentaires
Commission des études, de la recherche et de la création

Révision	Aux trois (3) ans
Responsable	Vice-recteur ou vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats
Parties prenantes	Décanat de la recherche, de la création et de l’innovation

1. Dispositions générales

1.1 Préambule

En vertu des obligations découlant de la Loi et de la Politique relative à l’utilisation et à la protection des animaux, tous les protocoles de recherche, de tests et d’enseignement impliquant des animaux doivent obligatoirement être soumis à une analyse rigoureuse par le Comité de protection des animaux UQAC.

1.2 Objectifs

Prévoir les modalités d’analyse des protocoles de recherche par le Comité de protection des animaux UQAC,

1.3 Références

Politique relative à l’utilisation et à la protection des animaux

1.4 Responsable de l’application

Le vice-recteur ou la vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats est responsable de l’application de cette procédure.

2. Rôles et modalités

2.1 Rôle du Comité de protection des animaux de l’UQAC (CPA-UQAC)

Le CPA-UQAC est en charge de l’analyse des protocoles de recherche impliquant des animaux qui lui sont soumis.

2.2 Modalités

2.2.1 Soumission des protocoles

La soumission de protocoles au CPA-UQAC pour fin d’analyse doit obligatoirement se faire en utilisant les formulaires voués à cette fin et disponibles sur la page Web du CPA-UQAC. Ces documents sont construits de façon à répondre aux exigences du CCPA et à fournir aux membres du CPA-UQAC les informations nécessaires à l’analyse des protocoles. Seuls les formulaires dument remplis sont analysés par le CPA-UQAC.

2.2.2 Les protocoles de recherche soumis au CPA-UQAC doivent obligatoirement être accompagnés d’une reconnaissance de mérite scientifique avant d’être analysés par le CPA-UQAC. L’analyse du mérite scientifique telle que prodiguée par les principaux organismes subventionnaires répond à cette exigence. Pour les projets n’ayant pas été soumis à une telle évaluation, les chercheuses et chercheurs responsables doivent s’adresser au vice-recteur ou à la vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats afin qu’il mette sur pied un comité d’évaluation du mérite scientifique. Ce comité d’évaluation doit minimalement être constitué d’au moins deux (2) experts scientifiques qui produiront un rapport à remettre au vice-recteur ou à la vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats et au CPA-UQAC dans un délai de dix (10) jours ouvrables.

2.2.3 Le vice-recteur ou la vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats informera la chercheuse ou le chercheur responsable de la décision du comité d’évaluation du mérite scientifique et le CPA-UQAC ne procédera à l’analyse du protocole que si l’évaluation de ce comité est favorable.

2.2.4 La chercheuse ou le chercheur responsable du projet ne peut en aucun cas influencer la sélection des membres du comité d’évaluation.

2.2.5 L’évaluation du mérite scientifique d’un projet de recherche est valide pour la durée du financement ou pour un maximum de cinq (5) ans, le plus court des deux ayant préséance.

2.2.6 Les protocoles d’enseignement soumis au CPA-UQAC doivent obligatoirement être accompagnés d’une évaluation du mérite pédagogique avant d’être analysés par le CPA-UQAC. Les demandes d’évaluation du mérite pédagogique doivent être adressées au vice-recteur ou à la vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats afin qu’il mette sur pied un comité d’évaluation. Le comité d’évaluation en question doit idéalement être composé de deux (2) évaluatrices ou évaluateurs possédant de l’expertise en pédagogie ou dans le domaine des alternatives à l’utilisation d’animaux vivants qui produiront un rapport à remettre au vice-recteur ou à la vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats et au CPA-UQAC dans un délai de dix (10) jours ouvrables.

2.2.7 Le vice-recteur ou la vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats informera le responsable du protocole de la décision du comité d’évaluation pédagogique et le CPA-UQAC ne procédera à l’analyse du protocole que si l’évaluation de ce comité est favorable. Le ou la responsable du protocole ne peut en aucun cas influencer la sélection des membres du comité d’évaluation. L’évaluation du mérite pédagogique est valide pour une durée maximale de trois (3) ans.

2.2.8 Les lois fédérales et provinciales exigent qu’un permis soit délivré pour tout prélèvement faunique dans un contexte de recherche ou à des fins éducatives. L’obtention des permis gouvernementaux tels que les permis SEG (Science, Enseignement, Gestion), les permis de pêche à des fins expérimentales, scientifiques, éducatives ou pour exposition au public et les permis scientifiques pour les oiseaux migrateurs est conditionnelle à l’acceptation du protocole par le CPA-UQAC.

2.2.9 Pour faciliter l’obtention de ces permis, le CPA-UQAC fournit au responsable de protocole le certificat d’autorisation et le certificat de bonnes pratiques animales exigés pour la délivrance de ces permis. Le responsable de protocole doit fournir au CPA-UQAC les permis en question dès leur réception pour qu’ils soient versés au dossier à défaut duquel protocole pourrait être interdit d’application.

2.2.10 Analyse des protocoles
L’analyse des protocoles soumis au CPA-UQAC doit se faire majoritairement en réunion face à face et les décisions relatives à l’acceptation des protocoles ne peuvent être prises que lorsqu’il y a quorum (six membres).

2.2.11 Les demandes d’analyses de protocoles doivent être soumises au moins dix (10) jours ouvrables avant la tenue des réunions ordinaires du CPA-UQAC. Ces réunions doivent avoir lieu au moins deux (2) fois par année et avec une chronicité prévisible à laquelle on fait référence dans le Mandat général du CPA-UQAC.

2.2.12 Si un protocole doit être déposé au CPA-UQAC pour des fins d’analyse et que les besoins du projet sont incompatibles avec les réunions ordinaires du CPA-UQAC, les membres peuvent être convoqués pour une réunion extraordinaire afin d’analyser le protocole. Il est aussi possible d’appliquer la procédure d’analyse intérimaire. Lors de l’application de la procédure intérimaire, la coordonnatrice ou le coordonnateur du CPA-UQAC envoie l’ensemble de la documentation aux membres. Ceux-ci analysent la documentation et transmettent leur réponse à la coordonnatrice ou au coordonnateur. Un maximum de réponse est souhaitable, mais les réponses de la présidente ou du président, de la ou du vétérinaire et de la représentante ou du représentant du public sont obligatoires.

2.2.13 Si des interrogations sont soulevées par les membres du CPA-UQAC lors de l’analyse d’un protocole, celles-ci sont envoyées à la coordonnatrice ou au coordonnateur qui les collige et les transmet à la ou au responsable du protocole pour des fins d’éclaircissement avant la prise de décision par le comité. À la demande du comité, la ou le responsable du protocole peut être convié à rencontrer le comité pour répondre à ses interrogations.

2.2.14 Décisions du CPA-UQAC
Après l’analyse des protocoles qui lui sont soumis, le CPA-UQAC transmet par écrit sa décision aux responsables de protocole. Si la décision est favorable, le CPA-UQAC émet un certificat d’approbation et le protocole en question peut être mis en application.

2.2.15 Si la décision du CPA-UQAC est défavorable, le protocole ne peut être mis en application. Les protocoles acceptés par le CPA-UQAC sont valides pour la durée de la subvention ou pour une durée maximale de cinq (5) ans, le plus court des deux ayant préséance. Les protocoles acceptés doivent tout de même être soumis à une demande de renouvellement sur une base annuelle.

2.2.16 Une ou un responsable de protocole qui se croit lésé dans ses droits par rapport à une décision du comité peut, dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la décision, demander et obtenir une rencontre afin de répondre aux objections du comité. À la suite de cette rencontre, le comité peut modifier ou maintenir sa décision initiale.

2.2.17 Si, à la suite de cette rencontre, la décision prise par les membres du CPA-UQAC ne satisfait toujours pas la demandeuse ou le demandeur, ce dernier peut faire appel de la décision auprès du vice-recteur ou de la vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats. Ce dernier, dans les trente (30) jours ouvrables suivant la réception de l’appel, doit rendre sa décision et en informer, par écrit, la personne ayant déposé l’appel et le CPA-UQAC. Cette décision est alors sans appel pour la ou le responsable du protocole.

2.2.18 Dans le cadre du processus de traitement d’une demande d’appel, le vice-recteur ou la vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats peut entendre les parties impliquées et s’adjoindre toute personne pouvant provenir de l’extérieur de la communauté universitaire afin de s’assurer d’une bonne compréhension du dossier

2.2.19 Il est formellement interdit de débuter la mise en application d’un protocole avant que celui-ci n’ait été approuvé par le CPA-UQAC. Le service des approvisionnements de l’UQAC ne peut procéder à la commande d’animaux avant d’avoir reçu la confirmation de la part de la présidente ou du président ou de la coordonnatrice ou du coordonnateur du CPA-UQAC ou encore de la ou du responsable de l’animalerie.

2.2.20 Suivi postapprobation
Après avoir accompli leur première période d’échantillonnage/prise de données, les responsables de protocole doivent soumettre un formulaire de suivi postapprobation afin d’informer le CPA-UQAC du déroulement de l’application du protocole.

2.2.21 Pour les expériences se déroulant à l’animalerie, les responsables des soins aux animaux doivent remplir les fiches de suivi des animaux à la fréquence précisée dans le protocole. Outre la soumission d’un formulaire de suivi postapprobation après la première période d’échantillonnage/prise de données/application de traitement, le suivi postapprobation des projets se déroulant à l’animalerie est assuré par la ou le responsable de l’animalerie. Au cours du déroulement du projet, la ou le responsable de l’animalerie doit effectuer au moins une visite de suivi postapprobation en compagnie d’un autre membre du CPA-UQAC. La ou le responsable de l’animalerie et le membre du comité accompagnateur font état de leurs observations aux membres du comité lors de la prochaine réunion.

2.2.22 Pour les protocoles se déroulant en milieu naturel, les responsables de protocole doivent soumettre un formulaire de suivi postapprobation après la première période d’échantillonnage/prise de données/application de traitement. Les responsables de protocoles sont invités à documenter leurs activités à l’aide de photos ou vidéo qui peuvent être versées à leurs dossiers au CPA-UQAC. L’ensemble des documents qui doivent être fournis aux différents ministères ou à tout autre organisme règlementaire (rapport d’activité pour les permis SEG, pour les permis de pêche expérimentale de Pêche et Océan Canada ou les rapports d’activité pour Environnement Canada) doit aussi être fourni au CPA-UQAC pour assurer le suivi postapprobation.

2.2.23 En fonction des informations qui lui sont acheminées et des observations qu’il effectue lors du déroulement du protocole, la ou le vétérinaire du CPA-UQAC peut intervenir afin d’assurer le bien-être des animaux. Selon son jugement, la ou le vétérinaire peut décider de mettre fin à un protocole s’il juge que l’éthique du travail avec des animaux n’est pas respectée, il doit cependant discuter avec la ou le responsable du protocole des autres avenues possibles avant l’application de cette mesure.

2.2.24 Modification a un protocole
Toute modification à un protocole doit être soumise à l’approbation du CPA-UQAC par l’entremise du formulaire de modification de protocole disponible sur la page Web du CPA-UQAC. Des exemples de modification mineure et majeure se trouvent sur le formulaire en question afin d’orienter les responsables de protocole sur les démarches à suivre.

2.2.25 Les modifications mineures peuvent être analysées et acceptées par la ou le vétérinaire, la présidente ou le président du CPA-UQAC ou son délégué. Les documents et les échanges relatifs à cette procédure doivent être conservés et verser au dossier. Les modifications majeures quant à elles exigent la soumission d’un nouveau protocole. Il revient au CPA-UQAC de déterminer si les modifications présentées sont mineures ou majeures. Si une demande de modification adressée au comité est catégorisée comme majeure, le CPA-UQAC informe la demandeuse ou le demandeur du refus de cette demande de modification et de la nécessité de soumettre un nouveau protocole. Seuls les formulaires dument remplis sont analysés par le CPA-UQAC.

2.2.26 Renouvellement de protocole
Tous les protocoles d’utilisation des animaux actifs doivent être renouvelés sur une base annuelle et il est du devoir des responsables de protocole de s’assurer du renouvellement. Le renouvellement des protocoles se fait par l’entremise du formulaire de renouvellement de protocole disponible sur la page Web du CPA-UQAC. Les formulaires de renouvellement de protocole sont alors transmis au CPA-UQAC et seuls les formulaires dument remplis sont analysés.

3. Mise à jour

La présente procédure est mise à jour au besoin et minimalement, à tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par La Commission des études, de la recherche et de la création.

4. Dispositions finales

La présente procédure entre en vigueur au moment de son adoption par le Conseil d’administration.