Procédure relative à la tenue des réunions de comités d’unité pédagogique

Adoption
Instance	Date	Décision
Commission des études	5 mai 2010	CET-6822

Modification
Instance	Date	Décision	Commentaires
Conseil d’administration	21 février 2023	CAD-12958

Révision	Aux trois (3) ans
Responsable	Vice-recteur ou vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite
Parties prenantes

1. Dispositions générales

1.1 Préambule

Définir les modalités relatives à la tenue des réunions des conseils et des comités.

1.2 Objectifs

Établir une procédure qui permettra aux personnes intervenantes impliquées (directions d’unité pédagogiques, personnel enseignant, secrétaires et personnes à la coordination d’unité pédagogiques, Décanat des études et communauté étudiante) de tenir les réunions des comités d’unités pédagogiques.

Préciser les règles et la procédure encadrant les réunions de comité d’unité pédagogique tenues de façon virtuelle.

Déterminer les règles et les procédures encadrant les consultations et les délibérations, incluant celles faites par voie électronique, lors des réunions de comité d’unité pédagogique.

1.3 Références

1.4 Responsable de l’application

Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite est responsable de son application.

1.5 Définitions

« Comité d’unité pédagogique » : il peut s’agir d’un comité de programme de cycles supérieurs, d’un comité de programmes de premier cycle, d’un comité d’unité d’enseignement ou d’un comité de module.

« Consultation électronique ou vote électronique » : désigne la procédure de consultation effectuée par le biais des courriers électroniques, de laquelle découle une résolution d’unité pédagogique, ou la procédure de votation par voie électronique.

« Dépôt de document » : désigne le dépôt, sur serveur informatique sécurisé par mot de passe, des documents en lien avec une réunion du comité d’unité pédagogique tels les ordres du jour, les procès-verbaux et les autres documents afférents.

« Décanat » : désigne le Décanat des études (DÉ).

« Directeur » : désigne le directeur de l’unité pédagogique.

« Doyen » : désigne le doyen ou la doyenne des études ou son mandataire. Le doyen ou la doyenne est membre d’office du comité d’unité pédagogique. Il a droit de parole mais n’a pas droit de vote.

« Intranet » : désigne un réseau sécurisé interne (local) de l’UQAC. Ce réseau est accessible à partir d’ordinateurs localisés dans les murs de l’Université ou par le biais d’un réseau privé virtuel (VPN).

« Site sécurisé » : désigne un site Web contenant des documents destinés à un même groupe et protégé par un moyen d’authentification.

« Rencontre virtuelle » : désigne une rencontre tenue grâce à une plateforme de réunion virtuelle, en temps réel, à laquelle prennent part plusieurs personnes se trouvant dans des endroits éloignés, reliées entre elles par la plateforme. La rencontre virtuelle englobe toutes les formes de conférence à distance (ex. : visioconférence, audioconférence ou conférence téléphonique).

« Unité pédagogique » : désigne sous un même terme les différentes structures mises en place pour assumer la gestion des programmes et l’encadrement des étudiants, soit le module, les programmes d’études de premier cycle, l’unité d’enseignement ou les programmes d’études de cycles supérieurs.

2. Rôles et modalités

2.1 Principe de confidentialité

Le principe de la confidentialité implique que chaque membre doit agir de manière responsable et avec intégrité quant au contenu des documents afférents ainsi que lors de la tenue des réunions. Par conséquent, seuls les procès-verbaux dûment adoptés peuvent être consultés sur demande.

Le principe s’applique également lors de la tenue d’une rencontre virtuelle ou d’une consultation électronique. À moins d’invitation explicite, aucun avis externe ne peut être sollicité et chaque membre doit mettre en œuvre les mesures nécessaires pour assurer le respect de la confidentialité puisque seules les personnes membres peuvent assister à la rencontre virtuelle ou déposer un vote.

2.2 Réunions des conseils et des comités

2.2.1 Présidence du conseil ou du comité

Les réunions du comité sont présidées par son directeur. En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du directeur, les membres du comité choisissent, au début de la réunion, un autre membre pour présider l’assemblée.

2.2.2 Secrétaire de réunion

La personne qui agit comme secrétaire de réunion est désignée par le président d’assemblée. Cette personne est soumise à la confidentialité tout comme les membres du comité. En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du secrétaire, le président du comité désigne une personne remplaçante. Celle-ci est responsable de la prise de notes, du procès-verbal, de la prise des présences ainsi que de la gestion des consultations, par main levée ou par voie électronique.

Il est à noter que si le doyen décide d’envoyer un représentant, ce dernier ne peut agir à titre de secrétaire de réunion.

2.2.3 Réunions ordinaires

Le directeur expédie à chaque membre, au moins cinq (5) jours avant la réunion, un avis de convocation accompagné du projet de procès-verbal de la réunion précédente, d’un projet d’ordre du jour et, dans la mesure du possible, des documents afférents et s’il y a lieu, des modalités d’accès à la plate-forme de rencontre virtuelle. L’avis de convocation de telle réunion est envoyé par voie électronique à chacun des membres. Ceux-ci se doivent de confirmer leur présence auprès du directeur ou de la secrétaire de l’unité pédagogique. Les membres qui prévoient assister à la réunion de façon virtuelle doivent également en avertir le directeur ou la secrétaire.

Le Décanat reçoit une copie des convocations ainsi que des documents afférents.

2.2.4 Réunions extraordinaires

Les réunions extraordinaires du comité d’unité pédagogique sont convoquées par le directeur. Aucun autre sujet que celui ou ceux mentionnés à l’ordre du jour ne peut être traité, à moins que tous les membres absents ou non n’y aient consenti.

Les réunions extraordinaires sont convoquées par un avis écrit indiquant le jour, l’heure, l’ordre du jour de la réunion en y joignant les documents afférents et s’il y a lieu, les modalités d’accès à la plateforme de rencontre virtuelle. Cet avis doit être expédié à chacun des membres par voie électronique au moins deux (2) jours avant la date de la réunion. Ceux-ci se doivent de confirmer leur présence auprès du directeur ou de la secrétaire de l’unité pédagogique. Les membres qui prévoient assister à la réunion de façon virtuelle doivent également en avertir le directeur ou la secrétaire.

Le Décanat reçoit une copie des convocations ainsi que des documents afférents.

2.2.5 Réunions sans avis

Une réunion du comité peut avoir lieu en tout temps et sans avis, à la demande du président, pour un motif sérieux réclamant des actions ou des décisions urgentes, pourvu que tous les membres soient présents ou aient renoncé à l’avis de convocation d’une telle réunion. Cette renonciation doit être votée au préalable par résolution, une fois par année, idéalement lors de la première réunion ordinaire du trimestre d’automne qui inclue les nouveaux membres.

Le Décanat reçoit une copie de la résolution.

2.2.6 Lieu des réunions

Les réunions du comité d’unité pédagogique se tiennent normalement à l’UQAC. Le lieu de réunion permet qu’elle soit tenue de façon virtuelle, l’équipement nécessaire étant disponible et fonctionnel.

2.2.7 Rencontre virtuelle

En cas de nécessité établie par le président du comité d’unité ou si un ou plusieurs membres ne peuvent assister physiquement, les réunions peuvent être tenues virtuellement.

Lors d’une réunion virtuelle, les participants sont tenus d’ouvrir leur caméra pour s’identifier, tout en inscrivant leur nom complet sur la plateforme virtuelle, ou de s’identifier verbalement avant leurs interventions téléphoniques; lorsqu’un vote est nécessaire, il est exprimé oralement ou par votre électronique pour les membres assistant à distance. Si le scrutin secret est demandé et si tous les membres en rencontre virtuelle y consentent, le vote peut être exprimé directement au président ou au secrétaire de réunion.

2.2.8 Quorum

Le quorum des réunions de comité d’unité pédagogique est de la moitié des membres plus un (1). Les membres présents virtuellement ou par téléphone sont inclus dans le quorum.

2.2.9 Ordre du jour

Au début de chaque réunion ordinaire, le président propose un projet d’ordre du jour auquel d’autres points peuvent être ajoutés par les membres, si la majorité de ceux-ci en conviennent.

2.2.10 Documents afférents

Le directeur a la responsabilité de faire parvenir aux membres l’ensemble des documents afférents pour chacune des réunions, ordinaire ou extraordinaire. Ces documents sont acheminés par voie électronique. Ils peuvent également être déposés sur un site sécurisé par mot de passe et pourront être consultés par les membres préalablement ou lors de la réunion. Les documents afférents comprennent les ordres du jour, les procès-verbaux ainsi que toute autre documentation en lien avec la réunion.

2.2.11 Délibérations

Le comité d’unité pédagogique peut décider d’avance du délai des délibérations qu’il s’accordera pour l’ensemble de l’ordre du jour ou pour l’un ou l’autre des points inscrits.

Les membres désirant intervenir dans le cours des discussions demandent la parole au président.

Après le délai fixé par l’ordre du jour, ou s’il le juge opportun, le président peut demander de clore la discussion sur un point donné et demander au comité d’unité pédagogique de se prononcer.

En cours de réunion, des tiers peuvent aussi être invités avec l’accord de la majorité des membres présents du conseil ou du comité afin de participer à la discussion, et ce, uniquement pour des fins d’information; ces invités ne s’expriment que sur un point précis de l’ordre du jour ou pour présenter une étude ou un rapport pour lequel ils ont été convoqués.

À moins d’indication contraire prévue à la présente procédure, les règles pour la gouverne des délibérations du comité d’unité pédagogique sont les mêmes que celles déterminées à l’annexe I du Règlement relatif à l’organisation institutionnelle et à la régie interne de l’UQAC.

2.2.12 Vote

Les décisions du conseil ou du comité sont prises à la majorité absolue :

soit la moitié des voix des membres présents habilités à voter plus un, lorsque le nombre de membres est pair (ex. : 12 membres, 50 % = 6 plus 1, soit 7);
soit la moitié des voix des membres présents habilités à voter et en arrondissant la moitié à l’unité suivant la demie, lorsque le nombre de membres est impair (ex. : 11 membres, 50 % = 5.5 arrondi à l’unité suivant la demie = 6).

Le vote est généralement pris à main levée. Cependant, un membre peut demander le vote par scrutin secret. En cas d’égalité des voix, le vote du président est prépondérant. L’abstention ne constitue pas un vote contre la proposition, mais un refus de se prononcer. Les abstentions sont inscrites au procès-verbal, mais on n’en tient pas compte dans le calcul.

Nul ne peut se faire représenter, ni exercer son droit de vote par procuration, lors d’une réunion du comité d’unité pédagogique .

Lorsque la réunion se tient virtuellement, le vote peut être exprimé oralement ou électroniquement. Si le scrutin secret est demandé, le vote peut être exprimé par téléphone ou par voie informatique directement au président ou à une personne désignée par lui, si tous les membres présents y consentent.

À moins qu’un scrutin secret n’ait été requis, une déclaration du président à l’effet qu’une résolution a été adoptée ou rejetée et une inscription au procès-verbal à cet effet constitue une preuve prima facie de l’adoption ou du rejet de cette proposition sans qu’il soit nécessaire de prouver la quantité ou la proportion des votes enregistrés.

À toute réunion, si un vote n’est pas pris, une déclaration du président que la résolution a été adoptée unanimement fait preuve ipso facto.

2.2.13 Consultation électronique

Le président peut, s’il le juge à propos, recourir à une consultation électronique, sur un seul sujet, afin d’obtenir un avis des membres du comité d’unité pédagogique. En un tel cas, les éléments suivants doivent être respectés :

le processus de consultation s’effectue par le biais des courriers électroniques des membres du comité d’unité pédagogique et en utilisant le courriel type prévu à cet effet;
les règles de convocation de la consultation électronique sont celles prévues aux articles 2.2.3 et 2.2.4 de la présente procédure. De plus, le texte de la résolution ainsi que les documents afférents doivent accompagner l’avis de convocation;
lors de la consultation électronique, les membres du comité d’unité pédagogique doivent d’abord se prononcer sur la tenue de la consultation électronique (vote préalable) et par la suite sur la résolution (vote principal);
un délai de 48 heures ouvrables à partir de l’envoi est alloué afin de permettre aux membres de voter. Au-delà de cette période, les membres n’ayant pas répondu sont considérés comme absents;
les dates de début et de fin de consultation doivent être inscrites sur la résolution;
le quorum des réunions du comité d’unité pédagogique, qui correspond à la moitié des membres plus un (1), doit être obtenu pour considérer le résultat de la consultation électronique, les membres n’ayant pas répondu sont considérés comme absents. *Pour plus de prévision, voir l’exemple placé en fin de procédure;
le résultat de la consultation électronique sur la résolution (vote principal) n’est considéré que dans la mesure où la réponse sur la tenue de la consultation électronique (votre préalable) est favorable au 2/3 des votes exprimés. *Pour plus de précision, voir l’exemple placé en fin de procédure;
la résolution (question principale) soumise à la consultation électronique, pour être adoptée, doit obtenir l’appui de la majorité absolue des membres, telle que décrite à l’article 2.2.12;
le courriel acheminé aux membres du comité d’unité pédagogique, incluant la liste des membres, ainsi qu’une copie des courriels de réponses électroniques reçut de même que l’original de la résolution, doivent ensuite être acheminés au Décanat des études;
les résultats des deux votes (préalable et principal), doivent faire l’objet d’un point d’information lors de la réunion ordinaire (art. 2.2.3) suivant la consultation électronique.

2.2.14 Procès-verbal

Le secrétaire de réunion doit rédiger le procès-verbal de chaque réunion du comité d’unité pédagogique. Après son adoption au commencement de la réunion subséquente, il est signé par le président.

Le Décanat doit recevoir une copie des procès-verbaux dûment signés.

2.2.15 Huis clos

Dans le cours de ses délibérations, le comité d’unité pédagogique peut décréter le huis clos sur un point précis de l’ordre du jour et dispenser le secrétaire de rédiger le procès-verbal des délibérations sur ce point.

2.2.16 Avis à un membre du conseil ou du comité

Tout avis adressé à l’endroit d’un membre du conseil ou du comité, indiqué dans le registre tenu suivant l’article 2.2.23, est réputé avoir été reçu à compter de son envoi.

2.2.17 Exécution des décisions

Toute résolution ou toute décision du comité d’unité pédagogique doit être transmise au Décanat des études pour analyse en ce qui concerne une création de cours ou de programme, une modification mineure ou majeure du programme ou tout autre changement impliquant une modification sur le site Web de l’UQAC. Dans les autres cas, une décision ou une résolution de ce comité est exécutoire dès son adoption si elle n’entre pas en contradiction avec la réglementation en vigueur à l’UQAC.

La résolution ou la décision devra être communiquée immédiatement aux personnes ou aux organismes concernés. Les résolutions doivent être distinctes du procès-verbal et dûment numérotées, datées et signées par le président d’assemblée, comme démontré dans l’aide-mémoire relatif à la rédaction d’une résolution.

Le Décanat des études doit recevoir une copie des résolutions dûment signées.

2.2.18 Disponibilité des procès-verbaux

Les versions électroniques des procès-verbaux sont acheminées aux membres du comité d’unité pédagogique pour permettre leur approbation lors de la réunion du comité d’unité pédagogique suivante. La publicité des réunions et la communication des procès-verbaux sont régies par les résolutions que le conseil ou le comité adopte à cette fin.

2.2.19 Intérêt d’un membre

Tout membre doit déclarer tout conflit d’intérêts. Il doit se retirer pour la discussion et ne peut voter sur ce point.

2.2.20 Fréquence des réunions

Le comité d’unité pédagogique doit se réunir au moins deux (2) fois par année universitaire, entre le 1^er juin de l’année concernée et le 31 mai de l’année suivante. Les réunions extraordinaires sont convoquées à la demande du directeur ou à la demande écrite d’au moins un tiers des membres de ce comité.

2.2.21 Vacances

Tout membre peut démissionner en signifiant verbalement sa démission lors d’une réunion du comité d’unité pédagogique ou en donnant un avis écrit de sa démission au directeur de l’unité pédagogique. Dans ce dernier cas, sauf indication contraire, cette démission prend effet au moment de sa réception.

Le remplacement d’un membre du comité d’unité pédagogique se fait conformément à la Procédure relative à la composition d’une unité pédagogique et aux responsabilités du Comité et de la direction de l’unité pédagogique.

2.2.22 Exercice des pouvoirs

Le comité d’unité pédagogique exerce, par résolution, les pouvoirs qui lui sont conférés.

2.2.23 Conservation et archivage des documents

L’unité pédagogique doit consigner les informations suivantes, dans un format papier conservé au secrétariat, ou dans un format électronique conservé sur un site sécurité :

les procès-verbaux des réunions du comité d’unité pédagogique et de chacun de ses comités;
les noms, prénoms, occupations et coordonnées de chacun de ses membres en indiquant pour chacun la date de sa nomination, celle où il a cessé d’être membre ainsi que la durée du mandat;
les noms, prénoms et coordonnées de chaque membre de chacun des comités de travail.

Le comité d’unité pédagogique peut décider de la conservation et de l’archivage de toute autre information pertinente relative aux réunions de ce comité ou à leur composition.

3. Mise à jour

La présente procédure doit être mise à jour au besoin et minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par le Comité exécutif.

4. Dispositions finales

La présente procédure entre en vigueur à compter de son adoption par la Commission des études de l’Université.

*Exemple de l’article 2.2.13

À titre d’exemple portant sur le quorum, si onze membres siègent au comité d’unité pédagogique, le quorum équivaut à six (6) membres, donc nous pouvons analyser les réponses obtenues seulement si six (6) membres et plus ont répondu à la consultation électronique.

Ensuite, considérant que le quorum est atteint avec six (6) membres ayant répondu, le 2/3 des votes exprimés correspond à quatre (4) membres sur six (6) qui doivent être en faveur de la consultation électronique pour pouvoir en considérer les réponses.