Procédure relative au traitement des plaintes concernant l’inconduite

 

Adoption
Instance Date Décision
Conseil d’administration 13 juin 1995 CAD-5768
Modification
Instance Date Décision Commentaires
Conseil d’administration 1er novembre 2016 CAD-11193
Révision Aux trois (3) ans
Responsable Le secrétaire général ou la secrétaire générale
Parties prenantes Autorités compétentes

1. Dispositions générales

1.1   Préambule

L’adhésion de l’Université aux principes fondamentaux qui doivent régir la protection des droits de la personne se traduit par des modalités destinées à garantir la protection d’une personne sur qui pèse une allégation d’inconduite.

1.2   Objectifs

La présente procédure vise l’atteinte des objectifs suivants :

  • établir un processus destiné au traitement de plaintes relatives à l’inconduite;
  • déterminer des conditions permettant de garantir la confidentialité de l’identité de la personne plaignante et de la personne accusée;
  • reconnaître à toute personne sur qui pèse une allégation d’inconduite le droit de bénéficier  des règles de justice;
  • déterminer les conditions permettant de garantir un examen impartial et équitable des plaintes concernant l’inconduite;
  • déterminer les moyens les plus appropriés pour corriger l’inconduite;
  • assurer la protection des intérêts des tiers qui sont liés à l’Université par des liens contractuels ou autres.

1.3   Cadre juridique

1.4          Responsable de l’application

Le secrétaire général ou la secrétaire générale est responsable de son application.

1.5   Définitions

Pour les fins de la présente procédure, les comportements définis comme de l’inconduite sont ceux qui sont des dérogations aux règles et obligations découlant des devoirs individuels, des devoirs professionnels, des devoirs sociaux ainsi que des devoirs communautaires1, notamment les règles et obligations décrites à la Politique relative aux conflits d’intérêts, mais excluant toute inconduite qui entrerait dans le champ d’application de la Politique relative à la conduite responsable en recherche.

2 Rôles et modalités

 2.1 Règles encadrant le traitement des plaintes

Le traitement des plaintes relatives à l’inconduite doit se faire dans le respect des principes suivants :

  1. l’Université reconnaît à chaque membre de la communauté universitaire le droit d’être protégé, aidé et assisté en toute équité et confidentialité par les mécanismes et recours appropriés;
  1. toute personne contre qui pèse une accusation d’inconduite bénéficie de la présomption d’innocence;
  1. l’Université ne se substitue pas aux divers tribunaux, notamment ceux qui ont le mandat de traiter des dérogations à la Loi.

2.2 Rôles

Toute plainte concernant l’inconduite doit être transmise par écrit au secrétaire général ou à la secrétaire générale qui veillera, tout en respectant son devoir de confidentialité, à l’acheminer aux instances appropriées.

Le secrétaire général ou la secrétaire générale informe, dans les meilleurs délais, la personne faisant l’objet d’une plainte, de l’existence d’une plainte et des actes qu’on lui reproche.

Le comité suivant est constitué aux fins de l’examen, le cas échéant, des allégations d’inconduite.

Comité d’examen des allégations d’inconduite

Le comité d’examen des allégations d’inconduite a le mandat suivant:

  1. Il reçoit les allégations d’inconduite et il les traite dans la mesure où elles sont recevables et semblent bien fondées.

Le traitement des allégations se fait selon le processus de traitement des plaintes ci-après décrit.

  1. Il recommande à l’Université, s’il y a lieu, les mesures concrètes à poser pour obvier à l’inconduite.

Il détermine lui-même ses modalités de fonctionnement.

Les trois membres du comité d’examen des allégations d’inconduite sont nommés par le secrétaire général ou la secrétaire générale selon les modalités suivantes :

  • deux personnes, dont au moins une externe au département ou au service auquel est rattachée la personne qui fait l’objet de la plainte.

Lesdites personnes sont externes à l’Université dans la mesure où le secrétaire général ou la secrétaire générale le juge à propos en regard des circonstances.

L’une de ces deux personnes est désignée présidente du comité par le secrétaire général ou la secrétaire générale. Cette personne doit être externe au département ou au service.

  • Une personne qui est externe au département ou au service auquel est rattachée la personne qui fait l’objet de la plainte, cette personne étant choisie par le secrétaire général ou la secrétaire générale parmi une liste de trois personnes choisies par la personne sur qui pèse l’allégation d’inconduite. En cas de défaut de produire ladite liste de trois (3) personnes dans un délai de dix (10) jours, le secrétaire général ou la secrétaire générale désignera lui-même cette personne.

Ces trois (3) personnes de la liste sont externes à l’Université dans la mesure où le secrétaire général ou la secrétaire générale le juge à propos en regard des circonstances.

La majorité des membres doivent être au fait des pratiques et des traditions qui prévalent dans le milieu où se sont produits les actes ou les omissions reprochés.

2.3 Modalités du processus de traitement des plaintes

 Les modalités suivantes précisent les cheminements et processus que doit suivre le comité d’examen des allégations d’inconduite:

  1. Il procède à l’ouverture du dossier et à la rédaction officielle de la dénonciation.
  1. Il procède à une première vérification des faits.

Lors de cette étape, le comité devra s’assurer d’entendre toutes les personnes susceptibles d’apporter un éclairage pertinent à l’affaire, dont la personne faisant l’objet de la plainte.

  1. Il rédige un rapport dans lequel il consigne clairement les faits et énonce les résultats de cette première vérification.

Ce rapport peut conduire à trois types de recommandations : soit fermer le dossier, dans le cas où les allégations n’étaient pas fondées ou dans le cas où le manquement était d’ordre mineur, ou soit poursuivre l’étude du dossier dans le cas de faute majeure, de fraude ou de doutes qui subsistent relativement à la validation de la dénonciation ou, s’il y a lieu, référer ou transmettre le dossier aux instances appropriées.

La personne qui a porté plainte de même que la personne qui est l’objet de la plainte sont alors informées des conclusions qui résultent de cette étape.

S’il le juge à propos, le secrétaire général ou la secrétaire générale informe les autres personnes et les organismes concernés des conclusions qui résultent de cette étape.

  1. Dans l’éventualité où la recommandation du comité est à l’effet de poursuivre l’étude du dossier, il procède à une investigation plus poussée.

La personne dénonciatrice et la personne dénoncée peuvent assister à l’audition de la preuve.

On notera que l’on exclut la présence de personnes conseillères juridiques auprès de l’une ou de  l’autre des parties. On accepte toutefois que la personne qui a porté plainte de même que la personne qui est l’objet de la plainte soient assistées par un membre de leur choix  de la communauté universitaire.

  1. Il rédige un rapport final dans lequel il consigne clairement les faits, énonce les résultats de l’investigation, détermine s’il y a eu inconduite ou non et recommande les mesures à prendre à la lumière des conclusions qui ont été tirées de l’investigation.

Les mesures recommandées comprennent :

  • les sanctions appropriées en regard de la nature et de la gravité de l’inconduite;
  • les moyens destinés à protéger ou à rétablir la réputation ou la crédibilité des personnes accusées à tort d’inconduite ou impliquées dans cette inconduite, y compris les mesures visant à s’assurer que tout exemplaire de documents ou de dossiers connexes transmis à des tierces parties soit détruit lorsque les accusations ont été rejetées;
  • tout moyen pris pour protéger la ou les personnes réputées avoir porté une accusation qui s’est avérée fondée.

Les personnes et organismes concernés sont alors informés des conclusions qui résultent de cette étape.

  1. La personne qui a fait l’objet de la dénonciation de même que la personne qui a porté la plainte disposent d’un délai de dix (10) jours ouvrables, après la transmission du rapport, pour faire connaître leur avis relatif au contenu dudit

Après ce délai de dix (10) jours, le comité transmet son rapport final au Comité exécutif pour décision. Ce rapport contient, le cas échéant, l’avis des deux personnes susmentionnées.

  1. Le recours en appel de la décision est possible auprès du protecteur universitaire seulement dans les cas où l’une des parties allègue qu’il y a eu manquement à la procédure.

La personne qui a fait l’objet de la dénonciation de même que la personne qui a porté la plainte disposent d’un délai de vingt (20) jours ouvrables, après la transmission du rapport final, pour porter l’affaire devant le protecteur universitaire.

  1. Sauf pour raisons de force majeure, le comité doit produire son rapport d’investigation dans un délai maximal de six (6) mois après l’ouverture du dossier.
  2. L’Université veille au respect de la confidentialité de l’identité de la personne plaignante et de la personne accusée.
  3. Les membres du comité d’examen d’allégation d’inconduite doivent traiter une plainte avec impartialité et ils se doivent d’agir avec la plus grande circonspection et confidentialité; à cet égard, ils doivent se soumettre à une déclaration solennelle.
  4. La personne sur qui pèse une allégation d’inconduite peut assister aux auditions du comité d’examen d’allégations d’inconduite.

Cette personne ou celle qui l’assiste, le cas échéant, peut contre-interroger les personnes qui sont entendues par le comité et, à moins d’avis contraire, elle est la dernière personne à être entendue par ledit comité.

  1. Les membres du comité d’examen des allégations d’inconduite doivent exercer leurs fonctions de bonne foi et sans outrepasser le mandat qui leur est confié.

Chacun de ces membres, ainsi que ses héritiers et les liquidateurs ou administrateurs de sa succession et de ses biens est en tout temps protégé et dédommagé à même les fonds de l’Université conformément aux dispositions prévues au règlement de régie interne numéro 1.

  1. Lorsqu’une personne qui fait l’objet d’une plainte est membre d’un syndicat ou d’une association, elle peut se faire représenter ou assister par un membre de son syndicat ou de son association à toute étape de la procédure de traitement de la plainte.
  2. Les personnes impliquées dans un tel processus peuvent, si elles le désirent, demander assistance en faisant appel aux services offerts par le Programme d’aide aux employés.
  3. Le cas échéant, la personne qui fait l’objet d’une plainte doit être informée de ses droits.

3. Mise à jour

La présente procédure doit être mise à jour au besoin et minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par le Comité exécutif.

4. Dispositions finales

La présente procédure entre en vigueur à compter de son adoption par le Conseil d’administration de l’Université.

 

___________________________

  • Il s’agit ici de la communauté universitaire
  • Un organisme subventionnaire par
  • Le formulaire de cette déclaration est annexé à la présente procédure.

 

DÉCLARATION SOLENNELLE

 

Je soussigné (e)                                                                                                                                    et à titre de membre  du Comité d’examen des allégations d’inconduite, je m’engage et certifie ce qui suit :

1°               J’ai pris connaissance de toutes les règles et procédures en vigueur à l’Université du Québec à Chicoutimi et applicables au comité;

2°               Je ne suis au fait d’aucune information particulière de nature à m’influencer de quelque façon que ce soit et je n’ai aucun intérêt à titre personnel ou autrement concernant les allégations d’inconduite, qui ont été portées à ma connaissance;

3°               S’il advenait, après avoir pris connaissance du dossier ainsi que durant les travaux du comité, que je sois lié(e) de quelque façon que ce soit avec l’une ou l’autre des personnes concernées, je divulguerai sur le champ la nature de ce lien, et je m’engage à remettre ma démission, sur demande du comité, si elle est jugée nécessaire par ce dernier;

4°                Je comprends et j’accepte que tous documents, toutes informations qui me seront transmis lors des séances de travail du comité doivent demeurer confidentiels et en conséquence, je m’engage à ne divulguer de quelque façon que ce soit et à qui que ce soit, les délibérations dudit comité;

5°               Je ne reproduirai ou copierai aucun document, fiche ou donnée et lorsque le comité aura terminé son mandat, je m’engage à remettre au président du comité tous les documents en ma possession.

Et, je fais cette déclaration solennelle en étant conscient(e) qu’elle a la même force et le même effet que si elle était faite sous serment en vertu de la Loi sur la preuve au Canada.

 

À Chicoutimi, le                            jour du mois de                                                         20      .

 

 

Signature