ADOPTION
Instance	Date	Décision
Conseil d’administration	13 juin 1995	CAD-5766

 

MODIFICATION
Instance	Date	Décision	Commentaires
Conseil d’administration	6 décembre 2022	CAD-12952	Ajout d’une déclaration d’intérêts obligatoire, mise en forme dans le nouveau gabarit et ajustements mineurs de la terminologie utilisée

 

RÉVISION	Aux cinq (5) ans
Responsable	Le secrétaire général ou la secrétaire générale
Parties prenantes	Service des ressources humaines, Décanat des affaires départementales, Service des ressources financières, Services des immeubles et équipements (secteur de l’approvisionnement), Décanat de la recherche, de la création et de l’innovation

  1.  Dispositions générales

 1.1 Préambule

Les propositions suivantes constituent des principes auxquels l’Université souscrit.

• L’Université adhère aux valeurs éthiques les plus représentatives d’une institution vouée à la formation et à la découverte intellectuelle.

• Les ressources dont dispose l’Université sont financées principalement par des deniers publics et doivent en conséquence être utilisées dans l’intérêt public.

• Dans l’exercice de leurs fonctions, les membres de la communauté universitaire agissent avec transparence et intégrité. Ils traitent les personnes avec équité et impartialité en évitant toute forme de discrimination.

• Les ressources humaines, matérielles et financières dont dispose l’Université doivent être utilisées pour les fins auxquelles elles sont destinées, à savoir un usage relié aux fonctions universitaires.

• C’est dans l’intérêt public que les administrateurs et administratrices de l’Université s’occupent de la gestion administrative et financière des biens de l’Université.

1.2     Objectifs

Cette politique vise l’atteinte des objectifs suivants :

• fournir aux membres de la communauté universitaire un ensemble de principes, de règles et de modalités destinés à prévenir la préséance de leur intérêt personnel sur celui de l’Université lors de l’exercice de leurs fonctions;

• voir à ce que l’utilisation des ressources de l’Université, l’usage du nom de l’Université (cela comprend l’usage de papier à en-tête de l’Université, l’usage du logo et des couleurs de l’Université), la mise sur pied d’une compagnie, société ou entreprise et l’octroi de contrat se fassent dans l’intérêt de l’Université;

• déterminer, dans le meilleur intérêt de l’Université, les moyens les plus appropriés pour prévenir ou régler les conflits d’intérêts.

• Références :
  • La loi (Code civil, Loi sur l’Université du Québec, ).
  • Les règlements de l’UQ, les politiques et procédures de l’UQAC.
  • Les règles et directives des organismes subventionnaires.

1.3 Responsable de l’application

Le secrétaire général ou la secrétaire générale est responsable de son application.

1.4  Définitions

Un membre est en conflit d’intérêts lorsque son intérêt personnel l’emporte sur l’intérêt de l’Université en vertu duquel il doit exercer ses fonctions.

Plus concrètement, mais non limitativement, un membre est en conflit d’intérêts lorsqu’il se trouve notamment dans l’une ou l’autre des situations suivantes :

1. Profitant de ses fonctions à l’Université, il exerce ou a exercé une influence sur les décisions de l’Université de manière à se procurer, ou à procurer à des personnes liées, des gains ou avantages directs ou indirects.
2. Il a un intérêt direct ou indirect dans une entreprise et, en conséquence de cet intérêt, il prend ou a pris avantage de ses fonctions à l’Université pour favoriser l’intérêt de cette entreprise plutôt que celui de l’Université.
3. Il utilise ou a utilisé à des fins personnelles, ou au profit d’un tiers, soit les ressources de l’Université, soit le nom de l’Université, soit le temps qu’il doit lui consacrer selon les obligations de sa tâche ou soit des informations qu’il a obtenues dans l’exercice de ses fonctions.
4. Il a un intérêt direct ou indirect dans une entente, un protocole ou une convention et, en conséquence de cet intérêt, il prend ou a pris avantage de ses fonctions à l’Université pour favoriser la conclusion de clauses d’une telle entente, d’un tel protocole ou d’une telle convention qui lui procure ou vont lui procurer des gains ou avantages directs ou indirects.

Un membre est en conflit d’intérêts apparent ou potentiel lorsque son intérêt personnel risque de l’emporter sur l’intérêt de l’Université en vertu duquel il doit exercer ses fonctions.

Plus concrètement, mais non limitativement, un membre est en conflit d’intérêts apparent ou potentiel lorsqu’il se trouve notamment dans l’une ou l’autre des situations suivantes :

• Il possède des intérêts directs ou indirects, de nature pécuniaire ou autre, dans une entreprise extérieure qui traite ou est susceptible de traiter avec l’Université.

• Il sollicite ou accepte, directement ou indirectement, pour lui-même ou pour une autre personne, un cadeau (l’acceptation d’un cadeau d’usage, un stylo de peu de valeur par exemple, peut s’avérer acceptable dans la mesure ou un tel cadeau n’est pas disproportionné), une récompense, un rabais, un prêt, une remise de dette, une faveur ou un avantage qui est de nature à porter atteinte à son indépendance et à son intégrité.

• Il participe à l’embauche, à l’évaluation ou à la promotion d’une personne membre de sa famille ou d’une autre personne avec qui il est lié (il peut s’agir notamment de liens d’affaires ou de liens contractuels).

2.         Principes et responsabilités

Les modalités suivantes précisent le cheminement à suivre en regard des principes et des objectifs de la présente politique.

• Tout membre du personnel de l’UQAC doit obligatoirement compléter une déclaration d’intérêts annuelle selon les modalités convenues et le formulaire prescrit par le secrétaire général ou la secrétaire générale.

• Si un membre désire utiliser des ressources de l’Université pour des fins autres que celles reliées à ses fonctions, il doit préalablement obtenir l’autorisation de sa personne gestionnaire.

• Le Comité exécutif de l’Université doit autoriser préalablement chaque membre, chaque service ou unité administrative à mettre sur pied une compagnie, société, entreprise ou association dont les administrateurs et administratrices et les personnes gestionnaires seront identifiées en fonction de leur appartenance à l’Université ou à l’une de ses composantes.

• Le Comité exécutif fait état des conditions dont devront être assortis la création et le fonctionnement de telles entités, ainsi que des affaires qu’elles pourront traiter avec l’Université, ses unités administratives, les membres de son personnel et ses étudiants et étudiantes, de même qu’avec les tiers.

• Rien dans le présent article ne doit être interprété comme constituant une interdiction ou une limitation que possède chaque membre de mettre sur pied une compagnie, société ou entreprise ou d’y avoir des intérêts dans le cas où les documents constitutifs et la publicité de l’organisme ne contiennent rien qui pourrait laisser croire que ledit organisme est lié à l’Université ou bénéficie de son appui.

• Un membre qui a un intérêt direct ou indirect dans une entreprise susceptible de mettre en conflit son intérêt personnel et les devoirs de sa fonction doit en informer sa personne gestionnaire.

• En pareille situation, le membre devra en autant que cela soit possible observer la règle suivante concernant un contrat intervenu ou à intervenir entre l’Université et une telle entreprise: s’abstenir de s’immiscer à quelque titre que ce soit dans le processus de prise de décision.

• De façon à prévenir toute ambiguïté et à permettre que les mesures appropriées soient prises, le membre doit transmettre au Secrétariat général une divulgation confidentielle écrite selon les modalités convenues et le formulaire prescrit, de tout intérêt direct ou indirect, susceptible de mettre en conflit son intérêt personnel et les devoirs de sa fonction.

• Après discussion avec le secrétaire général ou la secrétaire générale, si, de l’avis de sa personne gestionnaire, un membre se trouve dans une situation où son intérêt personnel l’emporte ou risque de l’emporter sur l’intérêt de l’Université, ce membre sera alors invité à exercer l’un des choix suivants :

• convenir, par écrit, de tout arrangement obtenu d’un commun accord avec sa personne gestionnaire;
• confier, par acte notarié, la gestion de telles affaires conflictuelles à un fiduciaire :
  • la copie de l’acte notarié devra être transmise au secrétaire général ou à la secrétaire générale.
• renoncer à son intérêt dans la situation déclarée et en fournir la preuve :
  • la copie de cette preuve devra être transmise au secrétaire général ou à la secrétaire générale;
• démissionner.

Un tel arrangement doit être visé par le secrétaire général ou la secrétaire générale.

• Lors d’une poursuite en justice impliquant l’Université et un membre de l’Université et une entreprise dans laquelle un membre a un intérêt, le membre devra observer la règle suivante : s’abstenir de s’immiscer à quelque titre que ce soit dans le processus judiciaire relié à cette poursuite.

• Un membre doit observer la règle suivante relative à l’embauche d’une personne qui, théoriquement, se trouverait à le placer dans une situation où son intérêt personnel risquerait de l’emporter sur l’intérêt de l’Université à cause de liens de parenté, de liens conjugaux, d’une union de fait ou de relations interpersonnelles:

• S’abstenir de participer au processus d’embauche, par exemple, au sein du comité de sélection, ou de s’immiscer à quelque titre que ce soit dans le processus de prise de décision.

• Un membre qui fait partie d’une assemblée délibérante doit quitter toute séance de ladite assemblée pendant la durée des délibérations et du vote sur toute question dans laquelle lui- même, ou une personne qui lui est liée, a un intérêt personnel et direct.

• Un membre du Conseil d’administration qui n’est pas un employé ou une employée de l’Université doit observer la règle suivante lorsqu’il postule un emploi à l’Université : il doit donner sa démission comme membre dudit conseil dès le moment où il postule cet emploi ou s’abstenir de participer à toute réunion du conseil jusqu’à la prise de décision relative au choix de la candidature pour combler le poste en question.

• Toute plainte relative à un conflit d’intérêt est transmise au secrétaire général ou à la secrétaire générale.

• La plainte est soumise, le cas échéant, au comité d’examen des allégations d’inconduite qui la traite en conformité avec la procédure relative au traitement des plaintes concernant l’inconduite.

3.  Mise à jour

La présente politique doit être mise à jour au besoin et minimalement, tous les cinq (5) ans. La mise à jour est adoptée par le Conseil d’administration.

4.  Dispositions finales

La présente politique entre en vigueur à compter de son adoption par le Conseil d’administration de l’Université.