Politique relative à l’autorisation, à la validation juridique et à la signature des contrats

 

Adoption
Instance Date Décision
Conseil d’administration 27 mars 2018 CAD-11617

 

Modification
Instance Date Décision Commentaires
Conseil d’administration  1er juillet 2020  CAD-12286  Modification de la structure organisationnelle

 

Révision Aux cinq (5) ans
Responsable Le secrétaire général ou la secrétaire générale
Parties prenantes Régie du Rectorat, vice-rectorats, décanats, directions et services concernés

1.  Dispositions générales

1.1  Objectifs

La présente politique établit les règles qui doivent être suivies pour la conclusion et la signature, pour et au nom de l’UQAC, de tout document de la nature d’un contrat qui engage l’UQAC. Ces règles concernent notamment :

  • la liste des contrats qui doivent être validés par le Secrétariat général;
  • les signataires de l’UQAC autorisés à conclure et à signer certains contrats pour et au nom de l’Université;
  • les seuils au-dessus desquels les contrats doivent être préalablement approuvés par les instances de l’UQAC.

La présente politique contient également en Annexe I – Tableau des signataires autorisés un résumé des règles qu’elle établit.

1.2  Champ d’application

La présente politique s’applique à tous les contrats de l’UQAC.

1.3  Références

1.4  Responsable de l’application

Le secrétaire général ou la secrétaire générale est responsable de l’application de cette politique.

1.5  Définitions

Aux fins de l’application de la présente politique, les termes suivants se définissent comme suit :

1.5.1  Définition de « Contrat » :

« Contrat » : signifie un engagement (ou amendement à cet engagement) souscrit par l’Université, sous quelque forme ou titre que ce soit, qu’il soit unilatéral, bilatéral ou multilatéral, qu’il implique ou non un montant en argent, incluant notamment les engagements consignés dans des documents électroniques.

Aux fins de cette politique, les contrats se répartissent en cinq catégories :

Contrats reliés à l’enseignement, à la recherche ou à la création :

Cette 1re catégorie inclut notamment les contrats suivants :

  • les contrats découlant de subventions;
  • les contrats de recherche et développement;
  • les contrats de licence;
  • les ententes de confidentialité (non-divulgation);
  • les ententes ou protocoles de collaboration académique locale ou internationale;
  • les conventions de stage;
  • les contrats impliquant de la propriété intellectuelle;
  • les contrats relatifs à de la formation continue.

Contrats visés par la Loi sur les contrats des organismes publics :

Cette 2e catégorie inclut les contrats suivants :

  • les contrats d’approvisionnement, incluant les contrats d’achat ou de location de biens meubles, lesquels peuvent comporter des frais d’installation, de fonctionnement ou d’entretien des biens;
  • les contrats de travaux de construction visés par la Loi sur le bâtiment pour lesquels le contractant doit être titulaire de la licence requise en vertu du chapitre IV de cette loi;
  • les contrats de service, autres qu’un contrat visant l’intégration des arts à l’architecture et à l’environnement des bâtiments et des sites gouvernementaux. Sont assimilés à des contrats de service, les contrats d’affrètement, les contrats de transport autres que ceux assujettis à la Loi sur l’instruction publique, les contrats d’assurance de dommages et les contrats d’entreprise autres que les contrats de travaux de construction;
  • les contrats de partenariat public-privé conclus dans le cadre d’un projet d’infrastructure à l’égard duquel un organisme public associe un contractant à la conception, à la réalisation et à l’exploitation de l’infrastructure;
  • tout autre contrat déterminé par règlement du gouvernement.

Contrats individuels de travail :

Cette  3e catégorie inclut les contrats suivants :

  • les contrats pour l’embauche de personnel ou d’étudiantes et d’étudiants;
  • tout autre contrat accessoire à ces documents.

Cette catégorie exclut cependant les conventions de stage.

Contrats de nature opérationnelle et récurrente :

Cette 4e catégorie inclut notamment :

  • les libérations;
  • les dégrèvements;
  • les effets bancaires;
  • les bons de commande.

Autres contrats :

Il s’agit des contrats n’entrant pas dans les catégories 1 à 4, notamment :

  • les conventions collectives et les protocoles de travail;
  • les lettres d’entente;
  • les baux immobiliers;
  • les contrats de don (œuvres ou espèces);
  • tout autre contrat accessoire à ces documents.

NE CONSTITUENT PAS DES CONTRATS AU SENS DE CETTE POLITIQUE :

  • les lettres adressées au personnel pour l’application des conditions de travail;
  • les feuilles de temps;
  • les demandes, réquisitions et formulaires internes;
  • les certificats d’assurance et autres types d’attestations;
  • les formulaires qui ne comportent que des informations factuelles, à moins qu’ils ne soient adressés à des gouvernements étrangers;
  • les licences informatiques qui sont reliées à des opérations courantes (ex. : Word, Excel, Adobe, etc.).
 1.5.2  Autres définitions

« Amendement » : signifie un document qui apporte une ou plusieurs modification(s) à un contrat, et ce, quel que soit le titre du document (addenda, avenant, etc.).

« Autorisation » : signifie une résolution dûment adoptée par l’instance appropriée ou une autorisation donnée en vertu de la présente politique, selon le cas.

« Cadre » : signifie une employée ou un employé nommé à ce titre par le Comité exécutif;

« Conflit d’intérêts » : a le sens qui lui est donné dans la Politique relative aux conflits d’intérêts;

« Montant » : signifie la valeur des obligations, excluant toutes les taxes applicables, de toutes les parties au contrat incluant la contribution financière et en nature de l’organisme subventionnaire, le cas échéant. Pour les contrats comportant un ou des renouvellements, il représente la valeur totale des obligations si l’ensemble des renouvellements est appliqué. Le montant doit également tenir compte de la contrepartie provenant de l’Université (dégrèvement, prêt de matériel, contribution en espèces, etc.).

« Validation juridique » : signifie la validation auprès du secteur des Affaires juridiques. Le sceau du Secrétariat général peut constituer tel avis.

2.  Principes et responsabilités

2.1  Dispositions générales

  • Tout contrat doit être conforme aux règles de validation juridique, d’autorisation et de signature prévues dans la présente politique.
  • Tout contrat engageant l’UQAC qui n’a pas été validé, autorisé et signé par les instances appropriées ou les signataires autorisés dûment identifiés est nul et n’engage que la responsabilité de la personne ayant contracté l’engagement.
  • À moins de se conformer aux dispositions de la Politique relative aux conflits d’intérêts, toute dirigeante ou dirigeant, tout signataire autorisé, ne peut négocier, approuver ou signer de contrat avec des personnes, des organisations ou des sociétés avec lesquelles il a des liens de dépendance, ou lorsqu’il se trouve dans une situation réelle, apparente ou potentielle de conflit d’intérêts.
  • La nature et l’étendue d’une délégation de responsabilités sont associées à une fonction et non à une personne.
  • La délégation confiée à une ou un signataire autorisé peut en tout temps lui être retirée par son supérieur. Ce dernier doit alors en aviser immédiatement la ou le signataire autorisé par écrit, de même que les dirigeantes et dirigeants et la directrice ou le directeur du Service des ressources financières.

2.2  Validation juridique d’un contrat

2.2.1 Tout contrat doit faire l’objet d’une validation par le secteur des Affaires juridiques, à l’exception de :

  • tout contrat individuel de travail, tels que défini à l’article 1.5.1 (3);
  • toute lettre d’entente qui n’a aucun impact financier et qui ne modifie pas la convention collective;
  • les demandes de subvention;
  • les contrats de nature opérationnelle et récurrente, tels que listés à l’article 1.5.1 (4);
  • tout contrat de réservation d’hôtels, d’avion, de transport et d’hébergement qui ne nécessite pas une entente particulière écrite;
  • les ouvertures de comptes;
  • les factures commerciales pour l’envoi de colis à l’international;
  • les bordereaux d’expédition pour envois de colis;
  • les confirmations de transactions par carte de crédit;
  • tout contrat-type qui a déjà été validé par le Secrétariat général dans la mesure où il n’y pas de modification ou ajout sur le fond;

2.2.2  Les contrats nécessitant une validation juridique doivent être transmis au Secrétariat général en temps utile pour en permettre la validation avant leur inscription à l’ordre du jour de l’instance concernée ou leur signature, selon le cas.

2.3  Autorisation d’un contrat

2.3.1  Conseil d’administration

L’autorisation du Conseil d’administration est requise pour :

  • tout contrat dont le montant est égal ou supérieur à
    500 000 $ CA;
  • tout contrat qui engage l’Université au niveau des principes, des choix politiques et autres points d’importance pour l’établissement ou requis par une politique ou procédure en vigueur à l’Université.

2.3.2  Comité exécutif

L’autorisation du Comité exécutif est requise pour :

  • tout contrat dont le montant est supérieur à 250 000 $ CA, mais inférieur à 500 000 $ CA ;
  • tout contrat qui nécessite une approbation du Comité exécutif aux termes des conventions collectives.

2.3.3  Assemblée des gouverneurs

L’autorisation de l’Assemblée des gouverneurs de l’Université du Québec peut être requise dans certains cas prévus par la loi et ses règlements généraux.

2.3.4  Cas particulier des contrats visés par la Loi sur les contrats des organismes publics

Des règles d’autorisation particulières aux contrats visés par la Loi sur les contrats des organismes publics sont prévues au Règlement  relatif à l’approvisionnement.

2.4  Signature d’un contrat

2.4.1  Principe général

Sous réserve des autres dispositions et délégations contenues dans la présente politique (y compris le Tableau des signataires autorisés annexé), les contrats doivent être signés par deux (2) signataires autorisés. Cependant, le Conseil d’administration peut autoriser d’autres personnes à signer de tels contrats.

Dans les cas spécifiés au Tableau des signataires autorisés, le sceau du Secrétariat général peut remplacer l’une des deux signatures.

Le pouvoir général et prépondérant du Conseil d’administration n’est pas affecté par la délégation de pouvoirs conférée aux personnes désignées dans le Tableau des signataires autorisés annexé.

2.4.2  Devoirs et responsabilités des signataires

Les signataires sont responsables de vérifier avec les services concernés, avant signature, les incidences éventuelles des contrats sur les budgets et ressources de l’UQAC, incluant les espaces, et d’en imputer les coûts auxdits contrats.

Les signataires ont également le devoir et la responsabilité de s’assurer :

  • qu’ils détiennent l’autorisation nécessaire leur permettant de conclure un contrat en vertu de la présente politique, d’une décision des instances ou de toute autre autorité, telle qu’un ministère ou organisme subventionnaire;
  • que le contrat concerné qui n’est pas soumis à une obligation de validation juridique respecte toutes les lois, tous les règlements et procédures applicables;
  • que le secrétaire général ou la secrétaire générale est informée en cas d’inexécution d’un contrat ou de défaut d’exécution portant sur un élément fondamental d’un contrat, dans la mesure où la ou le signataire en a connaissance.

Les signataires doivent s’adresser à leur supérieur immédiat ou au Secrétariat général lorsqu’ils ont un doute quant à leur autorité pour signer un contrat ou jugent qu’un contrat comporte un risque inhabituel pour l’UQAC.

Il est interdit à quiconque de laisser croire erronément à un tiers qu’il a l’autorité de signer un contrat pour et au nom de l’UQAC.

Les signataires doivent s’assurer que la version originale des contrats qu’ils signent soit transmise au Secrétariat général afin que ce dernier en assure la conservation en collaboration avec le secteur des Archives.

2.4.3  Pouvoirs des signataires autorisés

Les signataires autorisés en vertu d’une résolution ou de la présente politique sont autorisés à signer un contrat, pour et au nom de l’UQAC, et à poser tout geste et à signer tout document accessoire, utile ou nécessaire pour assurer l’application et la mise en œuvre des engagements prévus au contrat, incluant la signature d’un amendement mineur. Est considéré comme un amendement mineur un amendement qui ne modifie pas l’objet principal, la valeur monétaire ou les clauses de responsabilité du contrat initial.

2.4.4  Amendements et modifications à un contrat

Lorsque la teneur d’un amendement d’un contrat en modifie l’objet principal, la valeur monétaire, ou les clauses de responsabilité prévues au contrat initial, cet amendement doit suivre le même processus de validation juridique (art. 2.2) d’autorisation (art. 2.3) et de signature (art. 2.4) que le contrat initial.

Nonobstant ce qui précède, lorsque la teneur de l’amendement d’un contrat le modifie de sorte que le contrat initial aurait dû être signé par une ou un signataire de niveau hiérarchique supérieur ou soumis à des instances différentes de celles impliquées initialement, cet amendement doit alors être soumis au niveau d’autorisation approprié et signé par le ou les signataire(s) approprié(s).

2.4.5  Signataires autorisés des effets bancaires

Les chèques, traites, ordres de paiement d’argent et autres documents bancaires sont signés conformément à la liste de signataires autorisés des effets bancaires approuvée par le Conseil d’administration.

2.4.6  Impossibilité d’agir

En cas d’impossibilité d’agir du recteur ou de la rectrice, un vice-recteur ou une vice-rectrice peut signer à sa place conjointement avec le  secrétaire général ou la secrétaire générale.

En cas d’impossibilité d’agir d’un vice-recteur ou d’une vice-rectrice, le recteur ou la rectrice ou un autre vice-recteur ou vice-rectrice peut signer à sa place.

En cas d’impossibilité d’agir d’un cadre, le vice-recteur ou la vice-rectrice qui est son supérieur hiérarchique peut signer à sa place.

Le Conseil d’administration peut également prévoir toute autre délégation totale ou partielle de pouvoirs par le biais d’une résolution.

3.  Mise à jour

La présente politique doit être mise à jour au besoin, et minimalement, tous les cinq (5) ans. La mise à jour est adoptée par le Conseil d’administration.

4.  Dispositions finales

La présente politique entre en vigueur au moment de son adoption par le Conseil d’administration.