Guide de rédaction du Manuel de gestion

Un guide de rédaction destiné à l’équipe responsable de la phase de refonte

Le présent guide encadre le travail de refonte du Manuel de gestion et comble un besoin exprimé par des acteurs de premier plan dans la rédaction des politiques et procédures. Il a été développé en partie sur la base des pratiques déjà existantes, mais aussi en prévision des améliorations et nouveautés souhaitées dans la refonte du Manuel.

Le guide actuel nous permet donc de baliser et de structurer le travail de rédaction des documents officiels concernés par le projet de refonte. Durant cette phase, le processus de révision et le  guide seront améliorés en fonction des besoins et situations qui pourraient survenir lors du projet.

Au terme de la refonte ou selon les besoins exprimés par l’Institution, le guide de rédaction standardisant tout le processus touchant la modification et l’approbation de l’ensemble des chapitres fera partie intégrante du Manuel.

Une répartition des documents respectant la structure des règlements généraux de l’Université du Québec

Ce guide permettra aux individus impliqués dans la refonte de bien intégrer la nouvelle structure basée sur des règlements, des politiques, des procédures et des directives. Ils constateront que ces règlements reflètent en grande partie ceux de l’UQ lorsque cela est possible et approprié. Ils apprécieront également la facilité avec laquelle ils pourront répartir les documents légaux qui, jusqu’ici obéissait à une disposition empruntée à la structure institutionnelle du début des années 90.

Une définition claire des types de documents soutenue par une structure raisonnée

Comme nous l’avons déjà mentionné, l’objectif premier du guide est d’améliorer et d’harmoniser le processus de  refonte du Manuel et plus particulièrement la prise en charge de la rédaction de règlements, politiques et procédures.

Le contenu et la structure de chaque type de document est donc défini de façon précise, afin de faciliter le repérage à travers la documentation. Cet ordonnancement permet également d’offrir en premier lieu dans le règlement une vision de haut niveau alors que les documents qui en découlent – politiques et procédures – viennent spécifier les principes et le cadre jusqu’à l’application. Cette déclinaison du général au particulier est illustrée dans la figure suivante :

Il est important de souligner qu’en regard de cet ordonnancement, le travail de refonte visera majoritairement la redistribution logique des contenus existant, incluant quelques modifications mineures, dans les nouveaux gabarits et conformément à la nature des documents plutôt que l’écriture de nouveaux contenus. En effet, lorsqu’on exerce à partir de cette déclinaison une lecture attentive d’une politique figurant actuellement au Manuel, on réalise que le texte n’est pas constitué uniquement d’éléments devant figurer dans une politique, mais aussi d’éléments de règlement ou de procédure qui devront, de ce fait, être déplacés.

Un des plus grands changements souhaité est l’abandon de la rédaction plein texte  et de la publication PDF conventionnelle telle que nous la connaissons depuis 1993. Cette formule statique offre une consultation peu conviviale et limite grandement la recherche à l’intérieur des documents, ce qui a été mainte fois déploré lors du bilan des attentes.

Nous lui substituons donc une approche beaucoup plus dynamique où les documents légaux sont rédigés en balisant clairement les contenus et assurant le stockage de nos textes sous forme de base de données. Il nous sera donc possible de rechercher à travers les contenus en fonction des besoins.

Ce raffinement des outils de recherche et des types de publication permettra de redorer l’image du manuel de gestion comme un outil de travail de référence en plus de faciliter le transfert de connaissances dans l’institution.

La phase de refonte

La notion de projet dans la refonte

 Afin de faciliter la tâche des intervenants concernés par la refonte du Manuel de gestion, un devis de projet pour chaque règlement sera préparé, le tout regroupant tous les documents découlant d’un règlement. Ce n’est donc pas la modification d’une procédure relative à un sujet donné qui sera attendu mais plutôt l’harmonisation de l’ensemble des documents légaux concernant l’ensemble du règlement – des politiques jusqu’aux procédures.

Les intervenants et leurs responsabilités

 

Responsable du dossier

Il s’agit généralement d’un doyen ou d’un directeur désigné par un des vice-recteurs.

Le responsable du dossier désigne un porteur de dossier et voit à la bonne marche d’un projet préalablement balisé par un devis de chantier ou une section d’un devis de chantier.

Porteur du dossier

Personne responsable des travaux de création ou de modification de politiques et de procédures désignées dans le devis du chantier ou une partie du devis de chantier.

Parties prenantes 

Personnes désignées dans chacun des secteurs concernés par une création ou modification d’un document officiel et qui collabore au projet à différents niveaux. Elles sont désignées par le gestionnaire du secteur à la demande du porteur.

Les parties prenantes peuvent être issues de différents secteurs, par exemple les ressources financières, le bureau du registraire, le service des technologies de l’information, un département, un module, etc.

À titre d’exemple, le porteur du dossier du Décanat des études pourrait demander à la Registraire de lui désigner une partie prenante adjointe provenant du Bureau du registraire, qui s’assurera de représenter les intérêts et les besoins de son secteur.

Ressource juridique

Personne désignée par le Vice-recteur aux affaires étudiantes et Secrétaire général, cette ressource interviendra tout au long du processus afin de valider l’information de nature juridique.

Les documents

 

Le règlement

 Le règlement est le document qui est, de par sa nature, le plus général dans le Manuel de gestion. C’est un ensemble ordonné de règles découlant usuellement des Règlements généraux de l’Université du Québec ou d’autres lois (Ex : Loi sur les contrats des organismes publics). Le règlement prévoit des actions particulières et bien définies qui peuvent ou ne peuvent pas être exécutées. Ainsi, le règlement encadre certains pouvoirs et devoirs qui seront définis plus en détail dans les politiques.

Composantes du règlement

Titre du règlement

Responsabilité : Il s’agit de déterminer la personne responsable de l’application du règlement et des sanctions qui en découlent le cas échéant.

Approbation : Indique par quelle instance le règlement a été adopté ainsi que le numéro de résolution et la date. S’il y a des modifications, il y a également le numéro de résolution ainsi que la date de ladite modification.

Document 

Références: Cette section présente le cadre juridique du règlement. Elle permet à l’utilisateur de se référer aux documents externes sur lesquels le règlement s’appuie.

Corps du règlement

Ensemble ordonné de règles découlant usuellement des Règlements généraux de l’Université du Québec. Le règlement prévoit des actions particulières et bien définies qui peuvent ou ne peuvent pas être exécutées. On y retrouve les « pouvoirs » et les grandes orientations.

Le corps du règlement est constitué de sections et de sous-sections, le cas échéant.

Structure fonctionnelle

Responsable de l’adoption : Il s’agit toujours du Conseil d’administration.

La politique

La politique établit les principes de base dont s’inspire la direction de l’UQAC dans la gestion de l’Université. Elle découle des pouvoirs qui ont été établis par les règlements et vise à déterminer les objectifs poursuivis en plus de définir les attitudes à adopter selon les circonstances. Le niveau de flexibilité de la politique varie selon la latitude accordée par le règlement prévoyant l’adoption d’une telle politique. La politique prévoit aussi les niveaux de responsabilité quant aux décisions relatives aux principes établis.

Composantes de la politique

Lors de l’élaboration du contenu du projet de politique, il faut tenir compte du fait que celui-ci doit se composer des éléments ci-dessous. Les différentes composantes se retrouvent dans le gabarit mis à la disposition de l’utilisateur pour procéder à la rédaction ou à la modification d’un document.

Titre de la politique

Responsabilité : Il s’agit de déterminer la personne responsable de l’application de la politique et des sanctions qui en découlent le cas échéant.

Approbation : Indique par quelle instance la politique a été adoptée ainsi que le numéro de résolution et la date. S’il y a des modifications, il y a également le numéro de résolution ainsi que la date de ladite modification. Le niveau d’approbation varie selon la nature de la politique, en cas d’incertitude, cela peut être confirmé avec le Secrétariat général.

Document 

Références: Cette section présente le cadre juridique de la politique. Elle permet à l’utilisateur de se référer aux documents externes sur lesquels la politique s’appuie.

Table des matières (si nécessaire): Les différentes sections de la politique sont énumérées dans la table des matières.

Objet : Établit la nature de la politique et les objectifs visés par celle-ci.

Champ d’application : Présente la portée de la politique. Il définit les objets, les personnes, les activités ou les sujets couverts. Exemple : Aux étudiants de deuxième cycle, pour les programmes de propédeutique, etc.

Corps de la politique

Principe(s) directeur(s) : Présente les éléments qui constituent la politique. Détermine les objectifs poursuivis en plus de définir la conduite  à adopter selon les circonstances. Le niveau de flexibilité de la politique varie selon la latitude accordée par le règlement prévoyant l’adoption d’une telle politique.

Structure fonctionnelle

 Rôles et responsabilités : détermine un responsable de la politique et les procédures qui en découlent dans lesquels les responsabilités de chacun seront détaillées.

La procédure

La procédure est le document le plus spécifique. Elle complète les modalités et précise les mécanismes opérationnels d’une politique, en fixant les responsabilités des divers intervenants. Elle peut être considérée, également, comme un ensemble de procédés ou d’étapes pour réaliser une activité et/ou pour parvenir à un résultat. Il ne faut cependant pas la confondre avec un flux de travail qui explique, pas-à-pas, de façon factuelle, comment on réalise une activité.

Composantes de la procédure
Titre de la procédure

Responsabilité : Il s’agit de déterminer la personne responsable de l’application de la procédure et des sanctions qui en découlent le cas échéant.

Approbation : Indique par quelle instance la procédure a été adoptée ainsi que le numéro de résolution et la date. S’il y a des modifications, il y a également le numéro de résolution ainsi que la date de ladite modification. Le niveau d’approbation varie selon la nature de la politique, en cas d’incertitude, cela peut être confirmé avec le Secrétariat général.

Document 

Références: Cette section présente le cadre juridique de la procédure. Elle permet à l’utilisateur de se référer aux documents externes sur lesquels la procédure s’appuie.

Table des matières (si nécessaire) : Les différentes sections de la procédure sont énumérées dans la table des matières.

Objet : Établit la nature de la procédure et les objectifs visés par celle-ci.

Champ d’application : Présente la portée de la procédure. Il définit les objets, les personnes, les activités ou les sujets couverts. Exemple : Aux étudiants de deuxième cycle, pour les programmes de propédeutique, etc.

Corps de la procédure

Activité(s) : Série de tâches reliées entre elles définissant ce qu’il faut accomplir pour produire un résultat dans les délais prescrits. Présente les éléments qui constituent la procédure dans une séquence chronologique. On y mentionne les intervenants, les actions qui doivent être posées et les précisions supplémentaires. On y explique la manière d’accomplir une certaine activité. Une activité ne doit pas laisser place à l’interprétation

Structure fonctionnelle

Rôles et responsabilités : détermine un responsable du règlement et les responsabilités de chacun.

 

Les étapes d’un projet

 

Le devis de projet

Les objectifs, les documents et la liste des intervenants

Le devis de projet est préparé par la coordonnatrice en collaboration avec le responsable du dossier en respectant les missions de l’Institution.

Le devis tiendra notamment compte des points suivants :

  • Identification préliminaire des secteurs concernés devant désigner une partie prenante
  • Liens précis avec les règlements généraux de l’Université du Québec
  • Identification des politiques et des procédures existantes concernées par le projet
  • Liens avec les travaux antérieurs (RG, Projet arrimage, Travaux CÉPAL)
  • Liens avec le plan stratégique et les plans d’action
  • Autres politiques ou procédures de différentes universités pour s’inspirer
  • Description de haut niveau :
    • Règlement – section et sous-section
      • Politique et procédures en découlant
        • Procédures et activités
La nomination du porteur de dossier et des parties prenantes

Une fois le devis complété, le responsable du dossier désigne son porteur de dossier. C’est ce dernier qui communique avec les responsables des secteurs concernés afin qu’ils désignent à leur tour une partie prenante qui sera responsable de représenter son équipe, voire de la consulter si le projet le demande.

En ce qui concerne les dates d’échéance des diverses activités, elles seront fixées dès le démarrage du chantier en établissant les jalons à respecter.

La rencontre initiant le projet

Au début de chaque projet, une rencontre réunissant l’ensemble des intervenants directement concernés par sa réalisation a lieu. La coordonnatrice et le porteur de dossier s’assurent d’abord que le devis est clair pour tous et adoptent des modifications à celui-ci,  s’ils le jugent opportun.

Ensemble, les intervenants partagent leurs attentes et font des propositions qui serviront à la rédaction de la première version des documents par le porteur de dossier. Ils déterminent un calendrier pour les différents jalons du projet ainsi qu’une date de livraison.

Un compte rendu de cette rencontre est produit et accessible à tous les intervenants.

La rédaction de la proposition
initiale des documents du projet

À partir de l’ensemble des informations rassemblées à l’étape précédente, le porteur de dossier rédige chacune des parties composant les différents documents à développer. Cette rédaction est faite à même les formulaires préalablement préparés lors de la création du devis.

Conseils pour la rédaction :

La consultation des parties prenantes adjointes

Lorsque la rédaction est terminée, le porteur de dossier publie les formulaires. Les parties prenantes adjointes en sont automatiquement informées. Elles en font la lecture et propose des ajustements, le cas échéant. Si elles le jugent pertinent, elles peuvent également analyser la proposition du porteur de dossier en compagnie des autres membres du secteur qu’elles représentent avant de proposer les ajustements.

Une première version de projet est sauvegardée dans le site SharePoint lorsque toutes les parties ont répondues au porteur de dossier.

La révision de la proposition initiale

 Si la proposition initiale doit recevoir des modifications, le porteur de dossier consulte les utilisateurs-ressources, la partie prenante juridique puis crée une nouvelle version de projet, rédige les nouveaux contenus et propose à nouveau le fruit de son travail aux parties prenantes adjointes. Idéalement, cette boucle d’approbation prend fin lorsque tous les intervenants sont satisfaits des contenus des documents advenant le cas d’un désaccord majeur, il sera possible de faire appel au Vice-Recteur concerné pour dénouer la situation. Les détails de ce processus demeurent à déterminer avec les instances concernées.

L’approbation par les instances

 L’approbation des documents produits à l’intérieur des projets de refonte devra être faite par les instances concernées selon les procédures habituelles en respectant le plus possible le calendrier établi. Des solutions mitoyennes pourraient être mises de l’avant par l’équipe du Secrétariat général s’il arrivait que pour des raisons que nous ne pouvons-nous figurer actuellement, il faille adopter rapidement un nouveau document nécessaire dans le projet de refonte. Ces solutions seraient bien entendues respectueuses des instances, des lois et des règlements.