Directive sur l’encadrement du sport d’excellence

Adoption
	Date	Décision
Régie du Rectorat	24 avril 2023	Régie-2.7

Modification
Instance	Date	Décision	Commentaires

Révision	Tous les trois (3) ans
Responsable	Doyen ou doyenne des études
Parties prenantes	Service des activités et des aménagements sportifs
Code de classification

1. Dispositions générales

1.1 Préambule

L’Université s’est dotée d’une politique concernant l’encadrement du sport d’excellence afin d’offrir aux étudiantes et étudiants-athlètes les moyens nécessaires pour favoriser leur réussite académique et sportive. Également, le développement du sport universitaire à l’UQAC doit être effectué en collaboration avec toutes les parties prenantes et conséquemment, l’ensemble de la communauté universitaire est appelée à intervenir auprès des étudiantes et étudiants-athlètes. Par ailleurs, le statut d’étudiante et d’étudiant-athlète se caractérise notamment par la participation à des compétitions d’envergure, à des camps d’entraînement et/ou à des compétitions universitaires qui demandent un haut niveau d’engagement. Pour s’acquitter de leurs obligations sportives, les étudiantes et étudiants-athlètes sont appelé.e.s à s’absenter pour des périodes brèves et ponctuelles.

1.2 Objectifs

Préciser les rôles et responsabilités énoncés dans la politique sur l’encadrement du sport d’excellence et établir les modalités d’application de ladite politique.

1.3 Champ d’application

La présente directive s’applique à tous les étudiantes et étudiants-athlètes ainsi qu’aux membres de la communauté universitaire qui interviennent auprès d’eux.

1.4 Références

1.5 Responsable de l’application

La doyenne ou le doyen des études est responsable de l’application de la présente directive.

1.6 Définitions

Aux fins d’application de la présente directive, les expressions suivantes se définissent comme suit :

Activité sportive: Compétition (partie, tournoi et/ou tout autre évènement sportif reconnu par la direction du Service des activités et des aménagements sportifs (SAAS)) ou camp d’entraînement (période d’entraînement reconnue par le SAAS durant laquelle la présence de l’étudiante ou l’étudiant-athlète est obligatoire et dont la durée est déterminée et raisonnable).

Athlète d’excellence ou d’élite désigné par le ministère de l’Enseignement supérieur (MES) : Étudiante ou étudiant-athlète identifié au niveau « Excellence » ou « Élite », en fonction des critères établis par chaque fédération sportive québécoise et approuvés par le Ministère.

Sport d’excellence reconnu par l’UQAC : Étudiante ou étudiant-athlète faisant partie de l’une ou l’autre des équipes encadrées par l’UQAC et portant le nom des Inuk.

2. Rôles et modalités

2.1 Étudiante-athlète et étudiant-athlète

2.1.1 Statut d’étudiante ou d’étudiant-athlète

Les étudiantes et les étudiants-athlètes qui désirent bénéficier des services et des accommodements pouvant être offerts doivent obligatoirement être inscrits sur la liste officielle du SAAS. Plus particulièrement :

L’étudiante-athlète ou l’étudiant-athlète d’excellence ou d’élite doit transmettre à la personne responsable au SAAS son attestation officielle qui lui a été octroyée par le MES sur réception.
L’étudiante-athlète ou l’étudiant-athlète faisant partie d’un sport d’excellence reconnu par l’UQAC est inscrit automatiquement sur la liste officielle du SAAS dès le moment où l’entraîneur de l’équipe confirme la sélection de l’étudiante ou l’étudiant-athlète. Il est entendu que l’étudiante ou l’étudiant-athlète devra s’inscrire à temps complet dans un programme d’études pour maintenir son statut.

2.1.2 Calendrier des activités sportives et gestion des conflits d’horaire

Dès qu’un conflit potentiel avec les activités pédagogiques est identifié, l’étudiante ou l’étudiant-athlète doit transmettre au corps enseignant concerné le calendrier des activités sportives. Les mises à jour au calendrier des activités sportives doivent être communiquées au corps enseignant dès qu’elles surviennent. Les documents transmis doivent inclure les informations suivantes pour chacune des activités sportives :

Le lieu
La date et l’heure du départ
La date de retour prévue
Une confirmation écrite de la personne responsable au SAAS attestant que l’étudiante ou l’étudiant-athlète doit s’absenter pour participer à l’activité sportive ainsi que les informations concernant le lieu, la date de départ et de retour prévue.

Dans l’éventualité où un conflit d’horaire subsistait après que l’étudiante ou l’étudiant-athlète ait informé le corps enseignant concerné, l’étudiante ou l’étudiant-athlète doit communiquer l’information dans les meilleurs délais à la personne responsable académique ainsi qu’à la personne responsable au SAAS.

2.1.3 Dossier académique

Avant le début de chaque trimestre, l’étudiante ou l’étudiant-athlète est dans l’obligation de fournir à la personne responsable au SAAS, et au besoin à l’entraîneur, toutes les informations pertinentes concernant son dossier académique. Ces informations incluent :

Un relevé de notes officiel (émis par le Bureau du registraire (BDR))
Une attestation d’inscription (émise par le BDR)
L’horaire détaillé des cours
Les avis de sanctions graduées, le cas échéant
Toute autre information de nature académique demandée par la personne responsable au SAAS

Lorsque l’étudiante ou l’étudiant-athlète éprouve des difficultés académiques ou nécessite des services particuliers, il doit communiquer sans délai avec la personne responsable au SAAS et la personne responsable académique, laquelle sera en mesure de diriger l’étudiante ou l’étudiant-athlète vers les services appropriés.

2.2 Responsable au Service des activités et des aménagements sportifs (SAAS)

2.2.1 Informations

Au moins une fois par année et pour chaque étudiante ou étudiant-athlète nouvellement admis, la personne responsable au SAAS doit présenter les informations pertinentes relatives à l’application de la politique et de la directive concernant le sport d’excellence.

2.2.2 Validation de l’attestation officielle du MES

La validation de l’attestation officielle du statut d’étudiante ou d’étudiant-athlète d’excellence ou d’élite octroyée par le MES doit inclure la signature de la personne responsable au SAAS ainsi que la date de ladite validation.

2.2.3 Transmission des dossiers académiques et administratifs

Au plus tard une semaine avant le début des activités sportives, la personne responsable au SAAS doit transmettre à la personne responsable académique le dossier des étudiantes et étudiants-athlètes incluant les informations académiques pertinentes, le calendrier des activités sportives et, le cas échéant, l’attestation officielle délivrée par le MES.

2.3 Responsable académique

2.3.1 Validation des dossiers académiques et administratifs

Avant le début de chaque trimestre et vers la 8^e semaine du trimestre, la personne responsable académique en collaboration avec la personne responsable au SAAS procède à la validation des dossiers académiques et administratifs des étudiantes et étudiants-athlètes en conformité avec les règles édictées par U Sport et par le RSÉQ quant aux politiques et procédures d’admissibilité. Dès qu’une irrégularité est identifiée, la personne responsable académique communique dans les meilleurs délais avec la personne responsable au SAAS qui transmettra l’information à l’entraîneur concerné.

Au plus tard trois semaines après le début du trimestre, la personne responsable académique transmet aux directions d’unités pédagogiques concernées la liste des étudiantes et étudiants-athlètes ainsi que le calendrier des activités sportives. Les mises à jour sont transmises dès qu’elles surviennent.

2.3.2 Gestion des conflits d’horaire

Lorsqu’un conflit d’horaire ne peut être réglé entre l’étudiante ou l’étudiant-athlète et le corps enseignant, la personne responsable académique pourrait communiquer avec l’enseignant concerné afin d’explorer des pistes de solution. Il est entendu que la décision finale revient à l’enseignant. Au besoin, les directions d’unités pédagogiques pourront être interpellées.

2.3.3 Soutien aux étudiantes et étudiants-athlètes

Au besoin, la personne responsable académique communique avec les directions d’unités pédagogiques et les Services aux étudiants, le cas échéant, lorsque l’étudiante ou l’étudiant-athlète éprouve des difficultés académiques ou nécessite des services particuliers.

2.3.4 Reconnaissance académique

Au plus tard le 31 mai de chaque année, le responsable académique transmet à la vice-rectrice ou au vice-recteur aux études la liste des étudiantes et étudiants-athlètes qui ont maintenu une moyenne cumulative d’au moins 80 % (3,44/4,3) afin que leur soit décerné un certificat de reconnaissance académique.

3. Mise à jour

La présente directive doit être mise à au jour au besoin, ou au minimum, à tous les trois (3) ans.

4. Dispositions finales

La présente directive entre en vigueur au moment de son approbation par la Régie du rectorat.

[1] L’Université du Québec à Chicoutimi n’est pas membre de Sports universitaires (U Sports)