Politique sur la gestion des risques de corruption et de collusion dans le processus de gestion contractuelle

ADOPTION
Instance Date Décision
Conseil d’administration 27 janvier 2020 CAD-12098
MODIFICATION
Instance Date Décision Commentaires
Conseil d’administration
RÉVISION Aux cinq (5) ans
Responsable Vice-rectorat ou vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources
Parties prenantes Secrétariat général, Rectorat

1.    Dispositions générales

1.1  Préambule

Afin de répondre aux différentes recommandations du Commissaire à la lutte contre la corruption, de la Commission Charbonneau et du Vérificateur général du Québec ainsi qu’aux besoins des organismes publics, le Conseil du trésor a adopté le 14 juin 2016 la Directive concernant la gestion des risques en matière de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle ( ci-après « la Directive »). Cette Directive s’applique à l’UQAC comme organisme public depuis le 16 avril 2019.

La gestion des risques en matière de corruption et de collusion (GERICC) dans les processus de gestion contractuelle est une démarche qui vise à promouvoir une culture d’intégrité, de transparence et de conformité au sein des administrations publiques qui agissent à titre de donneurs de contrats publics.

En accord avec sa mission, l’Université du Québec à Chicoutimi (ci-après «l’Université») adhère à la Déclaration de valeurs de l’administration publique québécoise 1 (Conseil du trésor) qui définit l’intégrité ainsi :

«Chaque membre de l’administration publique se conduit d’une manière juste et honnête. Il évite de se mettre dans une situation où il se rendrait redevable à quiconque pourrait l’influencer indûment dans l’exercice de ses fonctions.»

1.2  Objectifs

Cette politique poursuit les objectifs suivants :

  • assurer l’existence d’un processus structuré et uniformisé permettant d’identifier, d’analyser, d’évaluer, de gérer et de surveiller les risques de corruption et de collusion découlant des activités des processus de gestion contractuelle;
  • préciser les composantes d’un plan de gestion des risques de corruption et de collusion;
  • définir les rôles et responsabilités des différents intervenants dans la gestion des risques en matière de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle;
  • définir les mécanismes de la reddition de comptes;
  • se conformer aux exigences de la loi.

1.3.   Champ d’application

Cette politique s’adresse à l’ensemble des membres de la communauté universitaire impliqués dans les processus de gestion contractuelle de l’Université.

1.4.   Références

Cadre juridique gouvernemental qui comporte notamment :

Règlement relatif à l’approvisionnement (UQAC) :

Guide d’élaboration d’un modèle de cadre organisationnel de gestion des risques en matière de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle (Commissaire à la lutte contre la corruption, version 1.1, 2017).

1.5.   Responsable de l’application

Le vice-recteur ou vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources est responsable de l’application de la présente politique.

1.6.   Définitions

Aux fins d’application de la présente politique, les termes suivants se définissent comme suit:

« Collusion » : entente secrète entre des soumissionnaires potentiels qui s’organisent pour entraver la concurrence, notamment par la fixation des prix ou de la production, par le partage des ventes ou des territoires et/ou par le trucage des offres.

« Conflit d’intérêts » : situation où les intérêts professionnels, financiers, familiaux, politiques ou personnels peuvent interférer avec le jugement des personnes dans le cadre de leurs fonctions au sein de l’organisme.

La Politique relative aux conflits d’intérêts énumère des situations concrètes où un membre de la communauté universitaire serait en situation de conflit d’intérêt réel ou apparent.

« Conséquence » : effet d’un événement affectant les objectifs. Les conséquences peuvent être exprimées en termes d’impacts tangibles et intangibles.

« Contrôle interne » : un processus mis en œuvre par les dirigeantes et dirigeants à tous les niveaux de l’entreprise et destiné à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs suivants : l’efficacité et l’efficience des opérations; la fiabilité des opérations financières; et la conformité aux lois et règlements.

« Corruption » : échange ou tentative d’échange où, directement ou indirectement, un avantage indu est offert, promis ou octroyé par un corrupteur et/ou demandé, accepté ou reçu par un titulaire de charge publique, en retour d’un acte de la part du titulaire de charge publique au bénéfice du corrupteur.

« Gestion du risque » : des activités coordonnées dans le but de diriger et piloter un organisme vis-à-vis du risque.

« Partie prenante » : personne ou organisme qui peut soit influer sur une décision ou une activité, soit être influencé ou s’estimer influencé par une décision ou une activité.

« Plan de gestion du risque » : étape du cadre organisationnel de gestion du risque, composée des éléments suivants : contexte organisationnel, appréciation de la situation actuelle (identification, analyse et évaluation du risque), situation souhaitée (plan de mesures d’atténuation) et suivi.

« Probabilité » : mesure de la possibilité d’occurrence exprimée par un chiffre entre 0 et 1, 0 indiquant une impossibilité et 1 indiquant une certitude absolue.

« Critères de probabilité » : choix de cinq (5) niveaux de probabilité allant de rare (< 10 %) à quasi certain (> 75 %).

« Propriétaire du risque » : personne ou entité ayant la responsabilité du risque et ayant autorité pour le gérer.

« Risque » : effet de l’incertitude sur l’atteinte des objectifs.

« Risque inhérent » : appréciation du risque sans tenir compte des mesures de contrôle en place.

« Risque résiduel » : appréciation du risque en tenant compte des mesures de contrôle en place.

2.  Principes et responsabilités

2.1  Bénéfices de la gestion des risques

La gestion des risques doit viser les bénéfices suivants :

  • répond aux besoins de l’Université et aux exigences de la loi et de la Directive;
  • représente une méthode efficace pour augmenter la résistance de l’Université à la corruption et à la collusion;
  • permet d’apprécier les mesures de contrôle en place;
  • fait partie intégrante de la gestion et tient compte des autres processus organisationnels (planification stratégique, lignes internes de conduite, procédures internes, etc.);
  • s’appuie sur la meilleure information disponible;
  • protège la réputation et les actifs de l’Université;
  • aide à la prise de décision.

2.2.  Plan de gestion des risques

L’Université réalise de façon continue un plan de gestion des risques de corruption et de collusion dans les contrats publics. Afin d’assurer le succès de la mise en place du plan, l’Université compte sur l’efficacité de la communication et de la concertation des parties prenantes. Le cycle de mise en place du plan comprend les grandes étapes suivantes :

« Contexte organisationnel »: l’Université analyse d’abord son environnement externe et interne. Elle établit les bases communes de la lutte contre la corruption et la collusion, identifie les parties prenantes ainsi que la tolérance aux risques;

« Appréciation de la situation actuelle »: l’Université apprécie les risques de corruption et de collusion ainsi que les mesures de contrôle en place. Cette étape inclut l’identification, l’analyse et l’évaluation des risques;

« Situation souhaitée : l’Université établit un plan de mesures d’atténuation du risque axé sur plusieurs aspects : actions planifiées, propriétaire du risque, indicateurs, cible, échéancier et résultat final;

« Suivi »: l’Université prévoit les mesures de surveillance et de revue du plan de gestion en appréciant les mesures d’atténuation mises en place et en révisant les risques et les contrôles.

  • Un schéma décrivant les étapes de la planification de la gestion des risques de corruption se trouve à l’annexe

2.3.  Rôles et responsabilités

2.3.1.    Conseil d’administration
  • Approuve la version initiale de la présente politique ainsi que toute mise à jour subséquente;
  • Approuve la création initiale du Comité de gestion des risques de corruption et de collusion, en nomme les membres initiaux et est informé de tout changement subséquent affectant le nombre et l’identité des membres du comité;
  • Est consulté, au besoin, par les intervenants en matière de GERICC;
  • Approuve annuellement le plan de mesures d’atténuation des risques;

  • Approuve la reddition de comptes annuelle ou à la demande.

2.3.2.    Comité exécutif

  • Nomme les membres du Comité de gestion des risques de corruption et de collusion postérieurement à sa création.

2.3.3.    Dirigeante ou dirigeant d’organisme

  • Fournit l’assistance et les ressources requises à l’application de la présente politique;
  • Appuie les différents intervenants à la présente politique dans la réalisation de leur mandat;
  • S’assure que son organisme respecte les exigences de la Directive à travers cette politique;
  • Approuve les travaux du Comité de gestion des risques de corruption et de collusion et s’assure de la mise en œuvre des recommandations en découlant;
  • S’assure de la mise en place des actions correctrices dans l’éventualité de recommandations du Comité d’audit interne, du Secrétariat du Conseil du trésor, de l’UPAC ou de tout autre organisme chargé d’appliquer les lois pertinentes concernant la maitrise des risques de corruption et de collusion de son organisation.
2.3.4. Responsables de l’application des règles contractuelles (RARC)
  • Recommande à la dirigeante ou au dirigeant d’organisme la nomination s’une coordonnatrice ou d’un coordonnateur de gestion des risques de corruption et de collusion;
  • Effectue une veille constante relativement à la mise en œuvre du plan de gestion des risques de corruption et de collusion;
  • Agit à titre d’interlocutrice ou d’interlocuteur entre le Comité de gestion des risques et la dirigeante ou le dirigeant d’organisme;
  • Veille à l’amélioration du processus de gestion des risques de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle;
  • Prépare la reddition de comptes annuelle ou à la demande ;
2.3.5.  Coordonnatrice ou coordonnateur de la gestion des risques de corruption et de collusion (COGERICC)

La coordonnatrice ou le coordonnateur assume principalement un rôle-conseil et d’accompagnement. Dans l’exécution de son mandat, il :

  • s’assure de la mise à jour périodique de la présente politique;
  • coordonne le Comité de gestion des risques de corruption et de collusion;
  • facilite la mise en œuvre du plan de gestion des risques de corruption et de collusion auprès des parties prenantes de l’organisme public notamment par la formation, l’information et la diffusion des outils;
  • soutient le RARC dans la reddition des comptes relative aux obligations découlant de la présente politique;
2.3.6.    Comité de gestion des risques de corruption et de collusion

Ce Comité est composé au minimum des personnes suivantes :

  • le COGERICC;
  • le RARC;
  • La ou le Responsable de la gestion contractuelle et de la planification des investissements;
  • la Directrice ou le Directeur du service des ressources financières.

Dans l’exécution de son mandat, le Comité :

  • s’adjoint ou consulte toute intervenante ou tout intervenant interne ou externe lorsqu’il juge que son expertise est nécessaire;
  • procède à la préévaluation des mesures de contrôle des risques ;
  • procède à l’identification, à l’analyse et à l’évaluation plus précise des risques ;
  • développe un plan de mesures d’atténuation quant à ces risques.
Comité d’audit du Conseil d’administration de l’UQAC
  • Est consulté, au besoin, par les intervenants en matière de GERICC;
  • Révise et approuve le plan de mesures d’atténuation des risques;
  • Est informé de la reddition de compte annuelle ou à la demande;
  • Révise le cadre institutionnel de la GERICC (politique et les intervenants) et propose des modifications au Conseil d’administration, le cas échéant.
2.3.7.    Responsable de la gestion contractuelle et de la planification des investissements
  • Intègre, dans ses fonctions, la gestion des risques de corruption et de collusion;
  • Participe à la reddition de comptes et du suivi des mesures d’atténuation des risques sous sa responsabilité ;
  • Informe le RARC et le dirigeant d’organisme de toute situation ou vulnérabilité pouvant affecter l’atteinte des objectifs de l’Université.
2.3.8.    Ressource impliquée dans un processus de gestion contractuelle

  • Peut être appelée à participer aux travaux du Comité de gestion des risques de corruption et de collusion.

3.      Mise à jour

La mise à jour de la politique s’effectue au moins tous les cinq (5) ans ou lors des changements significatifs qui pourraient l’affecter. La mise à jour est adoptée par le Conseil d’administration.

4.      Dispositions finales

4.1.  Reddition de compte

Cette reddition de comptes réalisée au sein de l’Université comprend une réévaluation annuelle des risques ainsi qu’une surveillance de l’efficacité des actions mises en place au regard des risques jugés importants.

Le Secrétariat du Conseil du trésor peut demander de lui transmettre cette reddition de compte. L’Université doit alors répondre dans les quinze (15) jours de cette demande.

4.2  Entrée en vigueur

La présente politique entre en vigueur au moment de son adoption par le Conseil d’administration.