Politique relative à la planification stratégique

Adoption
Instance	Date	Décision
Conseil d’administration	27 avril 1982	CAD-2980
Conseil d’administration	1^er octobre 2013	CAD-10317

Modification
Instance	Date	Décision	Commentaires
Conseil d’administration	24 mai 1994	CAD-5557
Conseil d’administration	12 décembre 2023	CAD-13197	Intégration de l’encadrement de l’ensemble des exercices de planification stratégiques réalisés à l’UQAC, distinction des trois types de plans et établir les liens entre eux.

Révision	Aux cinq (5) ans
Responsable	Le recteur ou la rectrice
Parties prenantes

1. Dispositions générales

1.1 Préambule

La planification stratégique est un processus de réflexion qui mène à la détermination d’une vision et des valeurs propres à la mission de l’UQAC. Elle mène à élaborer un plan stratégique identifiant le contexte dans lequel évolue l’Université et les principaux enjeux auxquels elle fait face, les orientations stratégiques et les objectifs retenus, les résultats visés au terme de la période couverte par le plan et les indicateurs de mesures des résultats et de la performance utilisés, de même qu’un plan d’action qui précise les moyens et les ressources à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs.

Par ailleurs, la planification stratégique constitue l’outil de gouvernance que se donne l’Université pour être en mesure d’effectuer la reddition de comptes prévue à la loi auprès du ministère de l’Enseignement supérieur (MES).

1.2 Objectifs

La Politique relative à la planification stratégique encadre l’ensemble des exercices de planification stratégique réalisés à l’UQAC. La politique a pour objectifs de :

établir un cadre de référence afin d’assurer le fonctionnement et le développement de l’Université et permettre l’élaboration des budgets ainsi que l’allocation des ressources ;
pérenniser et intégrer, dans un cycle de gestion continue, l’actualisation des planifications stratégiques ;
distinguer les types de plans stratégiques et établir les liens existants entre eux ;
favoriser une meilleure compréhension du processus de planification stratégique ;
établir les responsabilités des principaux intervenants ;
définir les mécanismes soutenant l’atteinte des objectifs des plans stratégiques et la mise en œuvre de leurs actions en vue du développement de l’Université.

1.3 Champ d’application

La présente politique s’applique aux personnes-cadres supérieures et au personnel de direction des unités pédagogiques et administratives de l’Université ainsi qu’aux personnes responsables des unités de recherche et de recherche et création accréditées.

1.4. Références

1.5. Responsable de l’application

Le recteur ou la rectrice est responsable de l’application de la Politique relative à la planification stratégique.

1.6. Définitions

«communauté universitaire» : ensemble des personnes qui étudient, travaillent, siègent sur des comités, utilisent les services de l’Université ou interviennent à quelque niveau que ce soit dans le cadre des activités de l’Université, ce qui comprend, notamment, les personnes qui sont temporairement dans les installations de l’UQAC.

«direction» : personne en charge d’un service, d’un département, d’une unité pédagogique ou d’une unité de recherche ou de recherche et création accréditée.

«plan stratégique» : document découlant de la planification stratégique comprenant l’énoncé de la mission et de la vision de l’Institution ou de l’unité ainsi que les valeurs de l’UQAC. Le plan stratégique traduit les enjeux en orientations stratégiques que l’Université ou une unité entend prendre pour réaliser sa vision conformément à sa mission et aux valeurs de l’UQAC. Le plan confirme les objectifs à atteindre. L’utilisation d’indicateurs d’impact et de cibles permet l’évaluation de l’atteinte des objectifs.

« Mission»

Raison d’être, identité de l’Université.

«Vision»

Image nette de l’Université ou de l’Unité projetée dans le futur, l’énoncé du positionnement souhaité.

«Enjeu»

Élément (découlant du contexte) que l’on peut gagner ou perdre à agir ou ne pas agir sur un phénomène ou une situation qui influence de manière notable l’avenir de l’Université ou de l’Unité.

«Orientations stratégiques»

Priorités de l’Université ou de l’Unité qui affirment les intentions qui marqueront la réalisation de sa mission et de sa vision au cours des prochaines années.

«Objectifs»

Résultats visés/attendus (que nous souhaitons atteindre) grâce à la mise en œuvre d’actions.

Ils constituent l’intention et l’engagement pris par l’Université ou de l’Unité.

«Indicateurs d’impact»

Éléments permettant de mesurer l’impact du plan stratégique et du plan d’action et de juger des progrès accomplis en vue de l’atteinte des résultats visés par les objectifs.

Chaque indicateur doit avoir une cible qui indique le résultat visé.

ils décrivent le type de mesure ainsi que les différents éléments qui seront considérés dans le calcul ou le suivi (ex. les activités, les groupes de clients, les coûts, etc.)

«Cibles»

Résultat à atteindre ou degré d’accomplissement qu’une série d’actions vise sur un aspect et une période donnée.

Ces cibles spécifiques, mesurables, atteignables, pertinentes et opportunes constituant des valises mesurables qui guident la mise en œuvre et répondent aux objectifs du plan.

On distingue trois (3) types de plans stratégiques :

Le plan stratégique institutionnel est élaboré en cohérence avec le plan stratégique du ministère de l’Enseignement supérieur et vise le développement de l’enseignement, de la recherche et de la création et du service à la collectivité dans le respect de la mission de l’UQAC.
Les plans stratégiques des vice-rectorats sont élaborés en cohérence avec le plan stratégique institutionnel et intègrent les actions qui soutiennent l’atteinte des objectifs institutionnels. Ils sont interdépendants et complémentaires.
Les plans stratégiques des Unités sont élaborés en cohérence avec le plan stratégique institutionnel et ceux des vice-rectorats. Plusieurs programmes peuvent se regrouper de façon à élaborer un plan pour le

« Plan d’action » : document qui complète le plan stratégique. Il est composé des actions spécifiques qui permettront de réaliser le plan stratégique.

« Planification stratégique » : processus visant à déterminer où l’Université ou une Unité se situe à présent, où elle voudrait être dans le futur et comment elle projette d’y parvenir.

« Unité » : terme par lequel sont désignées les entités ou différentes structures mises en place pour assumer la gestion des vices-rectorats, des décanats, des services, des départements, des unités pédagogiques et des unités de recherche et de recherche et création accréditées.

2. PRINCIPES GÉNÉRAUX

2.1. Le Conseil d’administration, la Commission des études, de la recherche et de création et leurs comités, le cas échéant, les personnes-cadres supérieures ainsi que le personnel de direction orientent et appuient leurs décisions sur la base de la vision et des valeurs de l’Université et des orientations stratégiques définies dans le plan stratégique institutionnel.

2.2. Une communication active et multidirectionnelle ainsi qu’une participation des membres de la communauté universitaire et des partenaires externes sont essentielles pour assurer de solides assises au plan stratégique institutionnel, de même que l’engagement subséquent de l’ensemble des personnes intervenant dans le sens des orientations stratégiques retenues.

2.3. À tout moment, la communauté universitaire devra disposer d’un plan stratégique institutionnel valide, ce qui implique la mise en place d’un mécanisme d’actualisation régulier.

2.4. Le plan stratégique est actualisé en continu de façon à s’adapter aux changements et intégrer les nouveaux enjeux.

2.5. Le processus de planification stratégique est habituellement relancé tous les cinq (5) ans. Sur approbation du Conseil d’administration, la périodicité peut différer selon le contexte institutionnel ou le niveau d’atteinte des objectifs. Le plan stratégique est alors reconduit.

2.6 La concrétisation de la vision du plan stratégique institutionnel repose sur la mise en œuvre des plans stratégiques des directions relevant du Rectorat ainsi que des plans stratégiques des vice-rectorats, mais surtout sur l’atteinte de leurs objectifs respectifs. Chaque vice-rectorat doit aussi disposer d’un plan stratégique et d’un plan d’action valides.

Le recteur ou la rectrice assume la planification et la réalisation des orientations stratégiques institutionnelles concernant la mise en valeur et le positionnement de l’UQAC. Les plans stratégiques des secteurs et des services sous sa responsabilité contribuent, entre autres, à l’atteinte des objectifs du
Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite assume la planification et la réalisation des orientations stratégiques institutionnelles concernant la mise en valeur et la réalisation des missions d’enseignement et de services à la collectivité de l’établissement. Les plans stratégiques des décanats, des unités pédagogiques, des départements, des secteurs et des services sous sa responsabilité contribuent, entre autres, à l’atteinte des objectifs de ce vice-rectorat.
Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources assume la planification et la réalisation des orientations stratégiques institutionnelles concernant le développement du capital humain, de l’efficience des pratiques de gestion, ainsi que la qualité, l’accessibilité et la pérennité des ressources informationnelles et des infrastructures. Les plans stratégiques des secteurs et des services sous sa responsabilité contribuent, entre autres, à l’atteinte des objectifs de ce Vice-rectorat.
Le vice-recteur ou la vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats assume la planification et la réalisation des orientations stratégiques institutionnelles concernant la mise en valeur et le développement de la recherche, de la création, de l’innovation et des partenariats à l’UQAC. Il s’appuie sur les programmes scientifiques des unités de recherche et de recherche et création. Il vient délimiter les grands enjeux de société prioritaires sur lesquels l’UQAC se concentre en précisant les orientations scientifiques. Il constitue la déclinaison scientifique du Plan stratégique institutionnel. Les plans stratégiques des décanats, des secteurs, des services et des unités de recherches et de recherche et création contribuent, entre autres, à l’atteinte des objectifs de ce Vice-rectorat.

2.7 La réalisation d’un processus de planification stratégique demeure volontaire. La décision de lancer ou non un processus de planification ou d’actualisation d’un plan stratégique relève de l’instance décisionnelle de l’unité soit l’assemblée départementale, le comité ou autre instance de l’unité. Toutes les unités sont toutefois encouragées à réaliser leur planification stratégique de façon à ce que les personnes-cadres supérieures et les directions orientent et appuient leurs décisions sur la base de leur plan stratégique respectif.

2.8 Les plans stratégiques s’inscrivent dans une certaine temporalité. Ils sont définis en regard des plans stratégiques en vigueur au moment de leur élaboration. La reconduite ou la révision de ceux-ci est indépendante des autres plans. Ils s’actualisent selon leurs besoins et leurs enjeux respectifs.

2.9 La mise en œuvre et le suivi des actions prévues aux plans d’action pour atteindre les cibles fixées sont réalisés par les personnes-cadres supérieures et les directions désignées dans les plans.

2.10 Le niveau d’atteinte des objectifs institutionnels et des objectifs des vice-rectorats est suivi biannuellement par le recteur ou la rectrice.

2.11 Un bilan de l’atteinte des objectifs institutionnels et des objectifs des vice-rectorats est soumis annuellement au Conseil d’administration.

2.12 En fonction de l’évolution du contexte et des besoins, une mise à jour du plan d’action institutionnel sera faite à mi-parcours ou à tout moment jugé opportun par la direction de l’Institution et le Conseil d’administration.

3. RESPONSABILITÉS

Cette section présente la structure de gouvernance ainsi que le mandat des diverses entités qui contribuent à l’actualisation du plan stratégique institutionnel et des autres plans stratégiques qui en découlent. Elle précise les responsabilités des principaux acteurs concernés par la planification stratégique.

Aux fins d’application de la présente politique, les responsabilités suivantes renforcent l’engagement de la direction de l’Institution et des directions d’unités quant aux processus de planification stratégique :

3.1 Conseil d’administration

S’assure de l’actualisation régulière et de la mise en œuvre du plan stratégique et du plan d’action institutionnel qui en découle.
Approuve, au terme du processus, le plan stratégique et le plan d’action institutionnels, les indicateurs d’impact et les cibles.

3.2 Commission des études, de la recherche et de la création

Recommande, au terme du processus, le plan stratégique et le plan d’action institutionnels, les indicateurs d’impact et les cibles pour leur approbation au Conseil d’administration.

3.3 Recteur ou rectrice de l’Université

Dirige les travaux et les consultations visant à actualiser et à mettre en œuvre le plan stratégique et le plan d’action institutionnel.
Rend compte au Conseil d’administration et à la Commission des études, de la recherche et de la création de l’évolution du processus.
Soumet le plan stratégique à la Commission des études, de la recherche et de la création pour fins d’approbation.
Présente annuellement au Conseil d’administration le niveau d’atteinte des objectifs.
Voit à la mise en œuvre du plan d’action institutionnel, à son suivi et à son actualisation régulière.

3.4 Régie du Rectorat

Prend toutes les mesures nécessaires afin que le personnel-cadre connaisse les objectifs de la Politique relative à la planification stratégique et en assure le respect.
Participe à toutes les étapes de l’actualisation et de la rédaction du plan stratégique et du plan d’action institutionnel. Elle se réunit au début de chacune des grandes étapes du processus de planification stratégique et avant les étapes de validation des plans.

3.5 Vice-recteur ou vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources

Veille au bon déroulement des processus de planification stratégique, à la transparence et à la rigueur de l’exercice.
S’assure que le processus est inclusif, respectueux des instances et des commentaires recueillis.

3.6 Vice-recteurs ou vice-rectrices et directions d’un service, d’un département, d’une unité pédagogique et d’une unité de recherche et de recherche et création accréditée.

Élabore ou actualise leur plan stratégique et leur plan d’action, voit à la mise en œuvre, au suivi et à la reddition de compte.

	Responsabilités par type de planification stratégique
Principaux jalons	Institutionnel	Vice-rectorats	Unités
Planification du processus	Recteur ou rectrice	VR	Direction
Approbation du processus	CA	Recteur ou rectrice	Décanats ou VR
Réalisation du plan stratégique	Recteur ou rectrice	VR	Direction
Recommandation du plan stratégique	CERC	Régie du rectorat	VR
Adoption du plan stratégique	CA	Recteur ou rectrice	Régie du rectorat
Ratification du plan stratégique	Assemblée des gouverneurs de l’Université du Québec		Assemblée départementale, comité ou autre instance de l’unité
Élaboration du plan d’action	Recteur ou rectrice	VR	Direction
Adoption du plan d’action	Régie du rectorat	Recteur ou rectrice	Assemblée départementale, comité ou autre instance de l’unité
Mise en œuvre, suivi et reddition de compte	Recteur ou rectrice	VR	Direction
Évaluation du niveau d’atteinte des objectifs	CA	Recteur ou rectrice	Décanats pour les départements et unités pédagogiques, de recherche et de recherche et création / VR pour les services

CA : désigne le Conseil d’administration

CERC : désigne la Commission des études, de la recherche et de la création

VR : désigne un Vice-rectorat

VRAAR : désigne le vice-rectorat aux affaires administratives et aux ressources

VREFR : désigne le Vice-rectorat aux études, à la formation et à la réussite

VRRCIP : désigne le Vice-rectorat à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats

4. Mise à jour

La présente politique doit être mise à jour au besoin et minimalement, tous les cinq (5) ans. La mise à jour est adoptée par le Conseil d’administration.

5. Dispositions finales

La présente politique entre en vigueur à compter de son adoption par le Conseil d’administration de l’Université.