| Approbation | |
| Instance | Date |
| Régie du Rectorat | 27 septembre 2021 |
| Modification | ||
| Instance | Date | Commentaires |
| Régie du Rectorat | ||
| Révision | Aux trois (3) ans |
| Responsable | Le secrétaire général ou la secrétaire générale |
| Parties prenantes |
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1. Dispositions générales
1.1 Préambule
La Loi sur la santé publique autorise le gouvernement à ordonner la vaccination obligatoire de toute la population ou d’une certaine partie de celle-ci contre une maladie contagieuse qui menace la santé de la population au cours de l’état d’urgence sanitaire. Cette ordonnance doit être conforme avec les dispositions de la Charte des droits et libertés de la personne et respecter les droits et libertés qui y sont inscrits.
Ainsi, le décret 1276-2021 prévoit qu’à compter du 15 octobre 2021, tous les intervenants et intervenantes de la santé et des services sociaux devront être adéquatement protégés contre la COVID-19, à moins de contre-indication à cet effet. Parmi les intervenantes et intervenants, nous retrouvons, entre autres, les stagiaires œuvrant dans le milieu de la santé et le personnel d’encadrement. En raison de cette obligation, les centres de santé et de services sociaux exigent de la part des établissements d’enseignement la compilation du statut vaccinal de leur personnel et de leurs étudiantes-stagiaires et étudiants-stagiaires.
Dans le même ordre d’idées, il est également possible que d’autres milieux exigent un niveau de protection vaccinale adéquat, ou que des directives à d’autres niveaux soient élargies (c’est déjà le cas à certains égards puisque que certaines activités visées par des décrets gouvernementaux exigent la validation du statut vaccinal).
En vertu de ce qui précède, il est dans l’intérêt de l’UQAC d’assurer que cette collecte et cette détention de renseignements personnels, le cas échéant, soient balisées, notamment afin de respecter la dignité des individus et de protéger les informations de nature confidentielle.
1.2 Objectifs
Les objectifs de cette directive sont de :
- veiller à ce que la collecte d’informations relatives au statut vaccinal soit nécessaire;
- encadrer la collecte des informations relatives au statut vaccinal;
- assurer le respect de la confidentialité et la sécurité des informations détenues relatives au statut vaccinal et restreindre l’accès aux seules personnes autorisées dans le cadre de leurs fonctions professionnelles;
- assurer la conformité de la collecte d’informations à toute autre loi ou règlementation applicable.
1.3 Champ d’application
Cette directive s’applique à toute collecte ou détention d’informations rattachées au statut vaccinal d’une étudiante ou d’un étudiant, d’une employée ou d’un employé, ou d’une personne tierce par l’UQAC ou par ses représentantes ou représentants.
1.4 Références
La liste des références ci-après n’est pas exhaustive :
- Règlement relatif aux ressources informationnelles de l’UQAC;
- Loi sur l’accès à l’information des organismes publics et la protection des renseignements personnels;
- Politique sur les affaires juridiques de l’UQAC;
- Procédure relative à l’organisation des activités de formation pratique au premier cycle de l’UQAC;
- Charte des droits et libertés de la personne du Québec
- Loi sur la santé publique;
- Mémoire sur LES PASSEPORTS D’IMMUNITÉ AU REGARD DE LA CHARTE DES DROITS ET LIBERTÉS DE LA PERSONNE produit par la CDPDJ, Mai 2021 (https://www.cdpdj.qc.ca/storage/app/media/publications/avis_passeport-vaccin-covid.pdf);
- Décret 1173-2021, 1er septembre 2021;
- Décret 1276-2021, 24 septembre 2021;
- Documentation émanant du gouvernement du Québec;
- Directives du CIUSSS Saguenay-Lac-Saint-Jean.
1.5 Responsable de l’application
Le secrétaire général ou la secrétaire générale est responsable de l’application de cette directive.
1.6 Définition
« Preuve de vaccination » : la preuve de vaccination est un document qui contient les renseignements personnels d’une personne, le nom du vaccin qui a été administré, l’endroit où il a été administré ainsi que la date du vaccin.
La preuve de vaccination électronique est un document en format PDF qui se télécharge à partir d’un ordinateur ou d’un appareil mobile. Elle contient :
- les informations personnelles de la personne;
- les vaccins reçus;
- le résultat du premier test de dépistage positif à la COVID-19;
- l’exemption à la vaccination, si admissible (consultez Code QR pour les cas d’exception pour plus d’information);
- un code QR qui contient ces informations.
Un code QR est un code en deux dimensions, qui prend la forme d’un ensemble composé de traits, de carrés, de points, de polygones ou d’autres figures géométriques, dont on se sert pour livrer de l’information. À l’aide de l’appareil photo d’un téléphone intelligent et d’une application de lecture de code QR, il peut être scanné pour révéler l’information.
(*Inspirée de la définition tirée du site Web du Gouvernement du Québec : https://www.quebec.ca/sante/problemes-de-sante/a-z/coronavirus-2019/deroulement-vaccination-contre-la-covid-19/preuve-vaccination-covid-19).
2. Rôles et modalités
2.1 Nécessité de la collecte ou la détention d’informations relatives au statut vaccinal
Toute information confidentielle relative au statut vaccinal détenue par l’UQAC doit être autorisée au préalable par le secrétaire général ou la secrétaire générale. Si une telle demande est effectuée auprès d’un autre service ou d’une autre direction de l’université, elle doit être redirigée vers le secrétaire général ou la secrétaire générale.
Le secrétaire général ou la secrétaire générale autorisera la collecte ou la détention lorsque l’analyse révèle qu’elle est nécessaire en vertu de la loi.
2.2 Encadrement de la collecte d’informations relatives au statut vaccinal
Lorsque les informations recueillies sont rattachées à un individu en particulier, la collecte d’informations relatives au statut vaccinal doit s’effectuer de la façon suivante :
2.2.1 Toute personne qui participe à la collecte des informations relatives au statut vaccinal doit signer une entente de confidentialité, conformément aux instructions fournies par le Secrétariat général.
2.2.2 La personne doit être informée que l’UQAC doit recueillir de l’information en lien avec son statut vaccinal et des motifs rattachées à cette demande.
2.2.3 La personne a le droit de fournir ou non cette information. Toutefois, en cas de refus, elle doit être informée que cela pourrait limiter l’accès à certains stages ou l’accès à d’autres milieux où les informations sur le statut vaccinal seraient requises.
2.3 Modalités de collecte et de détention des informations relatives au statut vaccinal
2.3.1 La collecte et la détention des informations relatives au statut vaccinal s’effectue par la présentation d’une preuve de vaccination (passeport vaccinal, code QR ou toute autre preuve équivalente de vaccination) à la personne désignée pour les recueillir, selon l’autorisation octroyée par le secrétaire général ou la secrétaire générale. Cette collecte peut se faire en personne à l’UQAC ou par visioconférence, selon les modalités établies par la personne désignée pour effectuer la collecte.
2.4 Conservation et confidentialité des données relatives au statut vaccinal
2.4.1 En aucun temps l’UQAC, ses représentantes et représentants ou ses employées et employés ne doivent détenir la preuve matérielle du statut vaccinal d’une personne (ex : copie du passeport vaccinal d’une personne ou d’un code QR relatif à la vaccination).
2.4.2 L’UQAC peut toutefois tenir un registre en lien avec les informations recueillies sur le statut vaccinal de certaines personnes. Toute l’information contenue dans ce fichier est considérée comme de l’information strictement confidentielle et ne peut servir à d’autres fins que celles pour lesquelles elle a été recueillie.
2.4.3 Un tel registre doit être enregistré dans un document crypté (avec mot de passe) sur un serveur partagé sécurisé de l’UQAC.
2.4.4 Le registre ou les informations qu’il contient ne doit pas circuler par courrier électronique, à moins que le Service des technologies de l’Information ne l’ait préalablement autorisé et que les paramètres établis par ce dernier soient respectés.
2.5 Transmission des données relatives au statut vaccinal à un tiers
2.5.1 Lorsqu’une personne consent à fournir ses informations relatives à son statut vaccinal et qu’il est nécessaire que l’UQAC transmette lesdites informations à une tierce personne (ex : milieu de stage), elle doit autoriser l’UQAC à le faire par la signature d’un formulaire de consentement. Le formulaire de consentement est conservé sur un serveur partagé et sécurisé de l’UQAC, avec le même niveau de confidentialité prévu au paragraphe 2.4 de la présente directive.
3. Mise à jour
La présente directive est mise à jour au besoin minimalement à tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par la Régie du Rectorat.
4. Dispositions finales
La présente directive entre en vigueur au moment de son approbation par la Régie du Rectorat.