Politique relative à l’utilisation des équipements et des services informatiques et de télécommunications

Adoption
Instance	Date	Décision
Conseil d’administration	31 janvier 2006	CAD-8234

Modification
Instance	Date	Décision	Commentaires
Conseil d’administration

Révision	Aux cinq (5) ans
Responsable	Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources
Parties prenantes

1. Dispositions générales

1.1 Préambule

La présente politique vise à orienter le comportement attendu de la part de l’usager, notamment pour ce qui est de l’utilisation du courrier électronique, de la diffusion d’information et la navigation sur le Web, de la participation à des groupes de discussions, des échanges de fichiers ainsi que de l’utilisation générale des ordinateurs, de même que de l’ensemble des moyens de communication incluant toutes les technologies actuelles et à venir (téléphone, photocopieur, télécopieur, pagette, cellulaire, terminal mobile, etc.) appartenant à l’Université. De plus, l’Université se réserve le droit d’intervenir dans toute situation jugée inadéquate même si le matériel utilisé n’est pas la propriété de l’institution.

1.2 Objectifs

Définir les règles et responsabilités relatives à l’utilisation du matériel et des services informatiques et de télécommunications de l’Université du Québec à Chicoutimi.

En tant que propriétaire et gestionnaire de services informatiques et de télécommunications, l’Université assure avec vigilance et rigueur l’encadrement nécessaire pour en assurer une utilisation adéquate. Elle fait preuve de diligence en se dotant de moyens d’interventions lui permettant notamment de retirer des informations portées à son attention comme étant dommageables ou contraires aux lois en vigueur.

L’Université tient à sensibiliser tous les usagers à l’importance d’utiliser ses équipements informatiques et de télécommunications aux fins pour lesquelles ils ont été conçus et non à des fins autres qui pourraient être dommageables pour l’Université ou contraires aux lois applicables en la matière.

1.3 Références

Politique relative à l’utilisation du site Web de l’Université du Québec à Chicoutimi

1.4 Responsable de l’application

Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources est responsable de son l’application.

1.5 Définitions

« Usager » : l’ensemble des personnels de l’Université ainsi que les étudiantes et étudiants de l’Université, de même que toute personne utilisatrice des équipements ou des services informatiques et de télécommunications de l’Université.

« Équipement » : tout matériel relié ou non au réseau de l’Université, logiciel, système, donnée ou information utilisé pour l’hébergement, le traitement, la diffusion et l’échange d’informations, qu’ils soient la propriété de l’Université ou qu’ils utilisent ou hébergent du matériel dont l’Université est propriétaire, fiduciaire ou dépositaire.

2. Principes et responsabilités

2.1 Principes

L’usage des équipements doit être fait dans le respect des Chartes, des lois en vigueur, des règlements, politiques et procédures de l’Université et, entre autres, des droits de propriété intellectuelle et des droits d’auteurs appartenant à des tiers. Ainsi, l’usager s’abstiendra d’enfreindre ces réglementations, notamment par l’usage ou la reproduction non autorisé de logiciels ou de fichiers électroniques ou par la publication sur support informatique, ou autre, de documents protégés par la Loi. Tout membre de la communauté universitaire a le devoir de s’approprier la présente politique et conséquemment d’informer le gestionnaire concerné de toute situation qu’il juge en contravention de la présente politique.
L’usager doit s’abstenir d’employer un langage haineux, violent, injurieux, discriminatoire ou d’utiliser les équipements à des fins de harcèlement, de menace, de diffamation ou de tout acte réprimé par les lois, les règlements et les politiques et procédures de l’Université.
L’usager respectera le droit à la vie privée des autres usagers des équipements et des systèmes de télécommunication, notamment en ce qui a trait à l’utilisation et à l’accès du courrier électronique, des boites vocales, de la téléphonie ou de tout autre média de communication.
La présente politique n’a pas pour effet de limiter les droits de gestion découlant du statut d’employeur et d’administrateur de l’Université, ni d’empêcher l’Université d’aviser les autorités compétentes de toute infraction régie par la Loi, non plus que d’empêcher quiconque de divulguer et d’informer toute autorité compétente, y compris l’Université, de toute violation d’une loi, d’une politique, d’une procédure ou d’un règlement de l’Université.

2.2 Champ d’application

La présente politique s’applique à tous les usagers des équipements et des services informatiques et de télécommunications offerts à la collectivité par l’Université. Elle touche également toute personne ou toute firme externe appelée à utiliser les équipements informatiques ou de télécommunication de l’Université ou à traiter l’information appartenant à l’Universités ou à une de ses unités administratives.

2.3 Contenu

2.3.1 Sécurité des codes d’accès

L’usager est responsable de ses codes d’accès et il est tenu d’en préserver la confidentialité et d’en protéger l’accès et l’utilisation. De plus, il ne doit tenter ni de décrypter ni de découvrir les codes d’accès d’un autre usager interne ou externe. Dans toute communication, l’usager doit s’identifier selon son code d’accès et ne doit pas usurper ou tenter d’usurper l’identité d’un usager interne ou externe.

2.3.2 Conditions d’utilisation

L’utilisation des équipements et des services informatiques et de télécommunications est dédiée à la réalisation des activités d’enseignement, d’apprentissage, de recherche, de gestion, d’administration et de service, qui sont offertes par l’Université aux usagers.
En aucun cas, ces équipements et services ne doivent être utilisés entre autres, à des fins commerciales, de publicité ou de promotion d’activités commerciales ou de sollicitation, à moins d’autorisation écrite du secrétaire général ou de la secrétaire générale ou du directeur ou de la directrice du Service des communications et des relations publiques.
L’usager doit s’abstenir de poser tout acte susceptible de nuire au bon fonctionnement des équipements notamment en y insérant ou en propageant des virus informatiques. Il s’abstiendra également d’utiliser du matériel n’appartenant pas à l’Université pouvant altérer la qualité de ces équipements et des services offerts. Conséquemment, l’installation, le déplacement, la désinstallation ou l’utilisation d’un équipement de télécommunications personnel (par exemple logiciel, routeur, routeur sans-fil, etc.) devra être réalisé par le personnel autorisé à cet effet du service concerné.
L’usager ne doit pas accéder ou tenter d’accéder à des équipements ou documents dont l’accès est restreint ou limité ou percer les mécanismes de protection de fichiers, banques de données, ordinateurs, systèmes ou réseaux informatiques et cela autant à l’interne qu’à l’externe de l’Université. Il respectera l’intégralité et la confidentialité des messages transportés sur les réseaux. De plus, il doit respecter la réglementation des réseaux tant internes qu’externes auxquels il accède.
L’utilisation à des fins personnelles des équipements pourra entraîner une facturation à l’usager concerné et pourra également entraîner d’autres sanctions telles que prévues notamment au paragraphe 2.3.5 et suivants de la présente politique.
L’Université fournit une adresse de courriel à chaque employée et employé qui, s’il utilise un poste de travail informatisé, doit consulter régulièrement le contenu de sa boite de message pour prendre connaissance des informations qui lui seront transmises par les différentes unités de l’Université.
L’Université fournit une adresse de courriel à chaque étudiante et étudiant. Il reconnaît que les différentes unités de l’Université pourront lui communiquer des informations à cette adresse de courriel durant ses études. À cet effet, l’étudiante ou l’étudiant doit consulter régulièrement le contenu de sa boîte de messages.
Le gestionnaire, ou son représentant, doit s’assurer que les équipements mis à la disposition des usagers sont utilisés à bon escient, dans le respect des autres usagers et dans un contexte d’un partage équitable des ressources. Il pourra, dans ces conditions, en limiter l’utilisation.

2.3.3 Contrôle et vérification

Dans le cadre des activités de contrôle et de vérification, l’Université et ses gestionnaires ont l’obligation de respecter la dignité, la liberté d’expression, la liberté de pensée et la vie privée des membres de la communauté.
De plus, afin d’assurer la confidentialité des informations contenues dans les documents traités, notamment sur support papier et support informatique, l’Université se réserve le droit de faire signer un engagement de confidentialité à certains employées et employés qui détiennent des postes stratégiques ou qui ont à traiter des informations de façon temporaire.
L’une ou l’autre des vice-rectrices ou vice-recteurs sont autorisés à mandater une représentante ou un représentant et à procéder à toutes les vérifications d’usage estimés nécessaires pour s’assurer du respect des dispositions de la présente politique, ainsi que des autres règlements, politiques, procédures et normes institutionnelles ou des lois et règlements provinciaux ou fédéraux.
Une vérification nominative des renseignements personnels et privés d’un usager ou de son utilisation des équipements et services informatiques et de télécommunications ne peut être effectuée sans le consentement de cette personne à moins que le gestionnaire n’ait des motifs valables de croire que cette dernière contrevient à l’une ou l’autre des dispositions mentionnées au paragraphe précédent.
Dans le cas d’une vérification qui impliquerait l’accès à des données privées et confidentielles, que ces données soient l’objet ou non de la vérification, l’Université doit veiller à éviter toute surveillance ou contrôle abusifs. L’Université ne peut vérifier que lorsqu’elle possède des motifs valables de croire qu’un usager manque à ses obligations ou abuse des outils qui lui sont fournis.
Dans l’éventualité où une vérification nominative des informations personnelles et privées d’un usager ou de son utilisation des équipements et services a été effectuée et que l’ensemble du processus de vérification et des activités qui en découlent est complété, l’usager doit être informé de la vérification qui a eu lieu et des renseignements qui ont été consultés dans ce cadre.
Les usagers doivent collaborer, dans la limite où cette collaboration ne leur portera pas un préjudice personnel, avec les services concernés dans le cadre des exercices d’évaluation et des investigations se rapportant à ladite situation.

2.3.4 Mesures d’urgence

Afin de préserver l’intégrité des équipements, la ou le gestionnaire concerné peut, après avoir pris les moyens raisonnables pour aviser l’usager, poser les actions suivantes ou exiger qu’elles soient posées :

interrompre ou révoquer temporairement les services offerts à l’usager afin de protéger le reste des usagers;
intervenir sur un équipement suspecté de contrevenir à l’une ou l’autre des dispositions prévues dans la présente politique;
appliquer les différentes fonctions de diagnostic sur les équipements;
prendre les mesures urgentes requises afin de circonscrire la situation.

2.3.5 Procédure, mesures administratives et sanctions

Si l’UQAC a des motifs sérieux de croire qu’une contravention à la présente politique a été commise, elle en saisit la direction du Service des technologies de l’information ou sa représentante ou son représentant. De même, toute personne qui a des motifs sérieux de croire qu’une contravention à la présente politique a été commise doit en saisir la direction du Service des technologies de l’information, ou sa représentante ou son représentant, et lui fournir tous les renseignements et tous les documents disponibles et pertinents.
S’il y a lieu, la ou le gestionnaire fait enquête et prend les moyens qu’il jugera appropriés pour corriger la situation, incluant notamment la possibilité de retirer à cette personne l’usage du matériel utilisé, d’interdire l’accès aux fichiers personnels et au courrier électronique de l’usager. Il informera l’usager de ses démarches. S’il s’agit d’un cas de harcèlement ou de violence, ce dossier devra être transféré au Bureau de réception des plaintes (Secrétariat général).
L’usager qui contrevient aux dispositions de la présente politique peut faire l’objet, en plus des sanctions prévues par les lois pertinentes et les conventions collectives, de l’une ou l’autre des sanctions suivantes :

annulation de son code d’accès;
interdiction d’utiliser en totalité ou en partie les services informatiques et de télécommunication, y compris l’accès aux laboratoires d’informatiques;
limitation des accès et aux équipements informatiques et de télécommunication;
retrait des équipements;
facturation des services obtenus;
remboursement à l’Université de toute somme que celle-ci serait appelée à payer à titre de dommages ou pénalités, y compris les honoraires juridiques et extrajudiciaires, par suite de la contravention;
autres sanctions pouvant aller, dans le cas d’une étudiante ou d’un étudiant, jusqu’à l’expulsion définitive de l’Université, jusqu’au congédiement dans le cas d’un membre du personnel et jusqu’à l’interdiction de séjour pour un utilisateur externe des services de l’Université.

2.4 Responsabilités de l’Université

L’Université, dans la mesure de ses moyens, est responsable de fournir les ressources nécessaires aux usagers afin qu’ils assument leurs responsabilités quant à l’utilisation sécuritaire des équipements, et ce, dans le cadre d’une saine gestion des risques pour l’établissement.
Cependant, l’Université ne pourra être tenue responsable des pertes, dommages, manques à gagner ou inconvénients qui pourraient être causés à un usager à l’occasion ou en conséquence de l’utilisation d’un équipement ou advenant le cas où elle devrait, pour quelque cause que ce soit, diminuer ses services, ou les interrompre, quelle que soit la durée de telles diminution ou interruption.
L’Université ne pourra être également tenue responsable de tout défaut ou retard d’exécution causé par des circonstances de force majeure.

3. Mise à jour

La présente politique doit être mise à jour au besoin et minimalement, tous les cinq (5) ans. La mise à jour est adoptée par le Conseil d’administration.

4. Dispositions finales

La présente politique entre en vigueur à compter de son adoption par le Conseil d’administration de l’Université.