| Adoption | ||
| Instance | Date | Décision |
| Comité exécutif | 23 septembre 1986 | CEX-1497 |
| Modification | |||
| Instance | Date | Décision | Commentaires |
| Révision | Aux trois (3) ans |
| Responsable | Vice-recteur ou vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources |
| Parties prenantes | |
1. Dispositions générales
1.1 Objectifs
- Établir les modalités relatives à l’élagage des documents.
- Éliminer certains documents qui ne répondent plus aux pratiques de la Bibliothèque Paul-Émile-Boulet.
1.2 Références
- Politique relative à la Bibliothèque Paul-Émile-Boulet
- Règlement général 9 « Communications » de l’Université du Québec.
1.3 Responsable de l’application
Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources est responsable de son application.
2. Rôles et modalités
2.1 Principes
2.1.1 La personne responsable du développement des collections coordonne et autorise l’élagage des documents qui ne répondent plus aux besoins documentaires de l’institution.
2.2.2 Les personnes conseillères en documentation identifient les documents qui doivent être élagués. Ce travail se fait en concertation avec les professeurs ou professeures du champ disciplinaire concerné.
2.2 Processus
2.2.1 Doit être soumis à la procédure d’élagage, un document :
- qui ne cadre plus avec les politiques de développement des collections;
- non retenu à l’occasion d’un don;
- choisi ou reçu par erreur;
- dont les exemplaires supplémentaires sont devenus inutiles;
- jugé trop désuet et/ou remplacé par une édition plus pertinente;
- dans un état matériel trop détérioré.
2.2.2 La Bibliothèque Paul-Émile-Boulet dispose des documents en sa possession qui doivent être élagués de diverses façons; au moyen de:
- vente à la communauté universitaire;
- don à des bibliothèques régionales;
- envoi dans d’autres pays;
- vente sur le marché du livre d’occasion pour le bénéfice du grand public;
- tout autre moyen approprié.
3. Mise à jour
La présente procédure doit être mise à jour au besoin et minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par le Comité exécutif.
4. Dispositions finales
La présente procédure entre en vigueur à compter de son adoption par le Comité exécutif de l’Université.