Procédure relative à l’attribution des bourses d’excellence à l’UQAC

 

Adoption
Instance Date Décision
Commission des études 20 avril 1982 CET-1671

 

Modification
Instance Date Décision Commentaires
Commission des études 16 février 1993 CET-3317  
Conseil d’administration 25 mars 1997 CAD-6081  

 

Révision Aux trois (3) ans
Responsable Vice-recteur ou vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite
Parties prenantes  Services aux étudiants
 

1.        Dispositions générales

1.1    Préambule

Déterminer la procédure relative à l’attribution des bourses d’excellence à l’UQAC.

1.2    Objectifs

Établir les principes et modalités régissant la gestion et l’attribution des bourses d’excellence à l’UQAC ainsi que les responsabilités et procédures inhérentes au dossier.

1.3    Références

Politique relative aux services personnels et collectifs offerts à la communauté étudiante.

1.4    Responsable de l’application

Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite est responsable de son application.

2.        Rôles et modalités

2.1    Rôle des Services aux étudiants

Le rôle des Services aux étudiants est d’assurer :

  • le traitement de l’information concernant les bourses d’excellence pour fins d’études dans les programmes de baccalauréat, de maîtrise et de doctorat;
  • la diffusion de l’information auprès des personnes responsables internes concernées par chaque programme et l’affichage général. Les organismes internes assurent leur collaboration pour rediffuser l’information auprès de leur public cible;
  • la remise des guides et formulaires et la fonction conseil auprès de la communauté étudiante dans leur recherche de bourses d’excellence;
  • la collecte des formulaires pour envoi aux organismes donateurs quand cette opération est exigée par ceux-ci;
  • la préparation de l’information nécessaire aux différents comités de sélection internes;
  • la diffusion des résultats de la sélection aux personnes postulantes, aux différents organismes et personnes concernés à l’interne et à l’externe (directions de départements, de modules, de programmes d’études de cycles supérieurs, personnes donatrices, etc.);
  • l’organisation de la cérémonie annuelle de remise des bourses d’excellence en collaboration avec les intervenantes ou intervenants concernés.

À chaque année, la Commission des études, de la recherche et de la création prend acte du rapport d’attribution des bourses d’excellence préparé par la direction des Services aux étudiants.

2.2 Rôle du Comité

Le développement du secteur des bourses d’excellence est la responsabilité conjointe d’un comité formé du doyen ou de la doyenne des études, de la direction des Services aux étudiants et de la personne responsable du dossier aux Services aux étudiants.

2.3 Modalités

  1. La sélection des candidatures et l’attribution des bourses d’excellence doivent se faire en respectant les conditions d’admissibilité, les critères de sélection de chaque programme ainsi que les exigences des personnes donatrices.
  1. La gestion du dossier des bourses d’excellence doit se faire selon l’éthique et la rigueur nécessaires à ce genre d’opération particulièrement en ce qui concerne la confidentialité des données et délibérations.
  1. Toute sélection ou attribution doit être effectuée par un comité composé d’au moins trois (3) personnes (habituellement 5) comprenant entre autres :
  • la personne en charge de la coordination du dossier aux Services aux étudiants qui le préside;
  • au moins une professeure ou un professeur de l’UQAC;
  • le ou les personnes représentants la personne donatrice, s’il y a lieu;
  • lorsque le comité est composé de cinq (5) personnes, on y retrouve au moins deux (2) professeures ou professeurs.
  1. En concertation avec le doyen ou la doyenne des études, de la formation et de la réussite, la direction des Services aux étudiants voit à la désignation des membres composant les comités de sélection ou de présélection en visant la plus grande impartialité possible. 
  1. Les décisions des comités de sélection ou de présélection sont finales et sans appel.
  1. Pour chacun des concours, les personnes postulantes doivent respecter les directives en vigueur et les dates limites déjà établies pour le dépôt des formulaires.
  1. Les personnes postulantes assument la responsabilité de la véracité des informations qu’ils transmettent aux organismes internes et externes pour fins de sélection. 

3.        Mise à jour

La présente procédure doit être mise à jour au besoin et minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par la Commission des études, de la recherche et de la création.

 4.        Dispositions finales

La présente procédure entre en vigueur à compter de son adoption par la Commission des études de l’Université.