| Adoption | ||
| Instance | Date | Décision |
| Comité exécutif | 6 avril 1982 | CEX-1009 |
| Modification | |||
| Instance | Date | Décision | Commentaires |
| Révision | Aux trois (3) ans |
| Responsable | Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources |
| Parties prenantes | Cadres supérieurs, Service des ressources humaines, Décanat des affaires départementales |
1. Dispositions générales
1.1 Objectifs
- Établir le cadre général régissant la création, l’abolition et la fusion des postes au sein du plan d’effectifs.
- Assurer le personnel nécessaire à la réalisation de la programmation annuelle de l’Université.
- Prévoir le personnel qui sera requis au moment approprié pour exécuter les activités inhérentes au rôle et aux responsabilités de l’Université.
- Permettre la réévaluation annuelle du plan d’effectifs.
1.2 Références
- Règlement général 6 « Ressources humaines » de l’Université du Québec.
- Règlement général 7 « Affaires concernant l’administration » de l’Université du Québec.
- Politique relative au budget de fonctionnement sans restriction et au budget d’investissement.
1.3 Responsable de l’application
Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources est responsable de son application.
1.4 Définitions
« Plan d’effectifs » : détermine par catégorie le nombre de postes nécessaires à la réalisation des activités de l’Université.
« Poste » : ensemble défini de tâches et de responsabilités confiées à une personne. (Cette définition ne doit pas contredire celles contenues dans les conventions collectives, le cas échéant).
2. Rôles et modalités
2.1 Règles entourant l’élaboration du plan d’effectifs
- Le plan d’effectifs découle de la programmation annuelle réalisée dans le cadre du processus budgétaire.
- Le plan d’effectifs est réévalué annuellement, dans le cadre de l’élaboration du budget de fonctionnement sans restriction, afin d’identifier les postes à ajouter, à supprimer et à modifier.
- Toute demande de création de poste doit être faite à l’occasion de l’élaboration ou de la révision du plan d’effectifs.
- En cours d’exercice, il est du ressort du Comité exécutif pour le personnel non-enseignant, de créer, modifier ou abolir des postes en autant que ces modifications ne puissent faire augmenter le nombre absolu de postes prévus au plan d’effectifs.
2.2 Modalités
- La personne responsable de chaque unité administrative prépare annuellement ses recommandations relatives à la révision du plan d’effectifs et les soumet à sa personne cadre supérieure.
- Le Service des ressources humaines conseille et assiste les personnes gestionnaires dans l’élaboration de leur plan d’effectifs et fournit une opinion technique sur les plans proposés à la personne cadre supérieure et au vice-recteur ou à la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources.
- La personne cadre supérieure concernée étudie ces recommandations, puis élabore un projet de plan d’effectifs pour son secteur.
- Les recommandations de la personne cadre supérieure sont ensuite transmises au vice-recteur ou à la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources pour étude par le comité de budget.
- Les documents suivants accompagnent la recommandation du cadre supérieur quant au plan d’effectifs :
- organigramme de l’unité administrative;
- une description de fonction pour les postes nouveaux, ceux qu’on veut modifier ou abolir;
- une justification des demandes pour les postes à ajouter, à supprimer ou dont la classification est à modifier.
- Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources après analyse des plans d’effectifs des unités administratives par le comité de budget, prépare un projet de plan d’effectifs pour l’ensemble de l’Université.
- Ce plan d’effectifs est adopté par le Conseil d’administration, sur recommandation du Comité exécutif, dans le cadre de l’adoption ou de la révision du budget de fonctionnement sans restriction.
- L’abolition ou la fusion de poste peut se faire à un temps autre que l’adoption ou la révision du budget de fonctionnement sans restriction, notamment lors d’un changement dans la structure administrative ou dans les procédés administratifs, ou suite à un changement technologique.
- Une telle décision devra faire l’objet d’une décision du Comité exécutif, et devra, par la suite, être entérinée par le Conseil d’administration dans le cadre de l’adoption de la révision du budget de fonctionnement sans restriction.
3. Mise à jour
La présente procédure doit être mise à jour au besoin et minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par le Comité exécutif.
4. Dispositions finales
La présente procédure entre en vigueur à compter de son adoption par le Comité exécutif de l’Université.