Procédure relative à l’attribution de distinctions honorifiques

 

ADOPTION
Instance Date Décision
Comité exécutif du CA (CEX) 12 décembre 2023  CEX-4828

 

MODIFICATION
Instance Date Décision Commentaires

 

Révision Aux trois (3) ans
Responsable Le recteur ou la rectrice
Parties prenantes Communauté universitaire

1.           Dispositions générales

 1.1        Préambule

 Cette procédure décrit les étapes que doivent suivre les dossiers de candidatures soumis dans le cadre de la « Politique relative à l’attribution de distinctions honorifiques de l’UQAC ». Elle guide les personnes concernées dans leurs démarches en lien avec l’attribution de distinctions honorifiques.

1.2    Objectifs

 La procédure d’attribution de distinctions honorifiques de l’UQAC vise à :

  • fournir la marche à suivre au comité d’attribution des distinctions honorifiques menant à la recommandation des récipiendaires;
  • renseigner toute personne qui souhaite déposer sa candidature ou suggérer la candidature d’une autre personne;
  • donner un cadre de référence afin d’uniformiser la démarche;
  • assurer la reconnaissance appropriée de l’excellence.

1.3        Champ d’application

La présente procédure s’applique à l’Université du Québec à Chicoutimi pour les distinctions institutionnelles honorifiques «médaille et doctorat honoris causa ».

 1.4        Références 

1.5        Responsable de l’application 

La rectrice ou le recteur est responsable de l’application de la présente procédure.

1.6        Définitions

 Les définitions suivantes de la Politique d’attribution de distinctions honorifiques de l’UQAC sont applicables à la présente procédure :

« Docteur honoris causa » (DHC)

« Médaille de l’UQAC »

« Communauté universitaire »

2.             Modalités

 2.1          Principes 

L’attribution de distinctions honorifiques par l’Université du Québec à Chicoutimi témoigne de notre appréciation institutionnelle de personnes dont le parcours remarquable, professionnel ou académique, a laissé des traces au sein de nos collectivités ou de la société.

2.2   Appel de candidatures et de suggestions de candidatures 

Au nom de la rectrice ou du recteur, la secrétaire générale ou le secrétaire général ou son mandataire, aidé du Service des communications et des relations publiques, doit transmettre à l’ensemble de la communauté universitaire et au public, si cela est pertinent, un appel de candidatures au moment jugé nécessaire par le Comité d’attribution de distinctions honorifiques, mais au moins une fois par année.

Cet appel invite les personnes interpellées à soumettre par courriel à la rectrice ou au recteur, pour avis préliminaire, une ou plusieurs candidatures ou suggestions de candidatures pour le doctorat honoris causa et pour la médaille de l’UQAC.

L’appel de candidatures contient les éléments suivants :

  • Le formulaire de candidature ou de suggestion de candidature à compléter;
  • Une description des différentes distinctions offertes (médaille de l’UQAC, DHC ou les deux);
  • La date limite pour déposer une candidature ou une suggestion de candidature;
  • La procédure pour déposer une candidature ou une suggestion de candidature;
  • La description du contenu d’une candidature ou d’une suggestion de la rectrice, le recteur, au même titre que les autres membres du comité d’attribution de distinctions honorifiques, peut également suggérer des candidatures pour le doctorat honoris causa et pour la médaille de l’UQAC.

En tout temps, il est possible de recevoir des candidatures et des suggestions de candidatures que ce soit de l’interne ou de l’externe à l’UQAC, et ce, à la fois pour le DHC et pour la médaille de l’UQAC.

2.3    Composition du dossier de candidature et de suggestion de candidature 

Pour être admissible, le dossier de candidature comprend les éléments suivants :

  • Un formulaire complété (électronique ou papier) de dépôt de candidature;
  • Une lettre de deux pages qui explique le parcours exceptionnel de la candidate ou du candidat, ainsi que sa contribution artistique, scientifique, sociale ou intellectuelle. Cette déclaration doit également inclure la ou les reconnaissances que la personne a obtenues de ses pairs et de son milieu;
  • Deux lettres d’appui, s’il y a lieu (ou une lettre d’appui signé de dix membres du personnel, actifs ou retraités, de l’Université du Québec à Chicoutimi concernant la candidature proposée);
  • Le curriculum vitæ de la candidate ou du candidat;
  • Tout autre document jugé pertinent, qui pourrait inclure des preuves de la contribution exceptionnelle de la candidate ou du candidat à son domaine d’activité, telles que des articles de presse, des évaluations de pairs ou des exemples de travaux.

Toute suggestion de candidature doit comprendre :

  • Le nom ou les noms des personnes qui suggèrent la candidature ainsi que les coordonnées pour les contacter;
  • Le nom de la personne à considérer;
  • Son titre;
  • Un minimum de coordonnées pour la rejoindre si applicable;
  • Une courte justification expliquant pourquoi cette personne devrait se voir décerner une distinction honorifique.

2.4   Avis préliminaire de la rectrice ou du recteur 

L’obtention d’un avis préliminaire favorable de la part de la rectrice, du recteur est une étape obligatoire avant de déposer un dossier de candidature au Comité d’attribution de distinctions honorifiques.

Une porteuse ou un porteur de dossier est identifié par le Comité d’attribution des distinctions honorifiques comme étant responsable du cheminement du dossier. Cependant, la personne qui porte le dossier ne peut être responsable de sa propre candidature.

2.5  Vérification initiale et consentement 

Lorsqu’une candidature ou une suggestion de candidature a obtenu l’avis favorable préliminaire, la rectrice, le recteur, prend contact avec la candidate pressentie, le candidat pressenti pour :

  1. Obtenir son consentement pour soumettre sa candidature;
  2. Dans le cas d’une suggestion de candidature, demander à ce que la candidate, ou le candidat complète son dossier de candidature;
  3. Obtenir son consentement pour une vérification initiale des antécédents judiciaires;
  4. Vérifier sa disponibilité pour recevoir la distinction honorifique;
  5. Lui rappeler qu’à ce stade, la décision n’est pas encore prise et qu’il revient au Conseil d’administration de l’UQAC et à l’Assemblée des gouverneurs de l’UQ (pour le DHC) de confirmer l’attribution de la distinction;
  6. Lui rappeler que le processus demeure confidentiel jusqu’à l’attribution de la distinction.

2.6    Dépôt du dossier de candidature par la porteuse, le porteur de dossier

  1. Le consentement et la disponibilité de la candidate, du candidat sont confirmés;
  2. Dans le cas d’une suggestion de candidature, le dossier de candidature a été complété;
  3. La porteuse, le porteur de dossier transmet le dossier de candidature au Secrétariat général qui en étudie la composition afin de valider sa conformité;
  4. Tout dossier non conforme est retourné à la porteuse, au porteur de dossier, qui doit s’assurer de déposer un dossier complet dans les délais requis;
  5. Le Secrétariat général dépose le dossier complet au Comité d’attribution des distinctions honorifiques.

2.7  Recommandation par le Comité d’attribution de distinctions honorifiques

Le Comité d’attribution de distinctions honorifiques est responsable d’évaluer les candidatures en s’inspirant des critères définis (paragraphe 2.8) et de faire une recommandation au Conseil d’administration sur la base d’un consensus. Cette recommandation peut concerner une distinction honorifique ou plusieurs.

Le Comité est convoqué une fois que l’appel de candidatures est terminé et suivant l’avis préliminaire de la rectrice, du recteur.

Ce comité examine les dossiers de candidatures jugés conformes et peut demander des compléments d’information si nécessaire.

Un ou plusieurs doctorats honoris causa (DHC) ou médailles de l’UQAC peuvent être remis, suite à un appel de candidatures ou à des candidatures reçues ou suggérées hors période d’appel de candidatures.

Après délibération, le Comité formule sa recommandation basée sur les critères, selon le profil académique ou professionnel. La rectrice, le recteur porte la recommandation selon les modalités décrites au paragraphe suivant.

Dans le cadre du DHC, la rectrice, le recteur, valide auprès de la présidence de l’UQ l’admissibilité de la ou des personnes proposées comme récipiendaires au titre de docteur honoris causa de l’Université du Québec à Chicoutimi.

Une fois la validation de l’admissibilité au DHC par la présidence de l’UQ complétée, la rectrice, le recteur, soumet la recommandation du Comité d’attribution de distinctions honorifiques au Conseil d’administration. Il revient au Conseil d’administration de décider de l’approbation des médailles de l’UQAC et de recommander à l’Assemblée des gouverneurs l’attribution de titre de docteur honoris causa.

Suivant la recommandation du Conseil d’administration, la rectrice, le recteur, transmet la ou les candidatures pour le doctorat honoris causa à l’Assemblée des gouverneurs de l’UQ pour nomination.

2.8  Critères pour l’octroi d’un doctorat honoris causa ou de la médaille (liste non exhaustive)

Profil académique :

  1. L’excellence académique, soit l’impact sur son domaine de recherche ou sur la pratique de la pédagogie;
  2. La pertinence des écrits;
  3. L’impact sociétal de ses travaux;
  4. L’intégrité de la personne;
  5. La qualité du lien avec l’UQAC, le cas échéant;
  6. L’équilibre historique des divers départements de l’Université dans les nominations antérieures pourrait être considéré par le Comité;
  7. Autres faits d’importance majeure à souligner, s’il y a lieu (ex. l’UQAC serait la première institution à accorder un DHC ou une médaille à cette personne).

Profil professionnel :

  1. L’excellence professionnelle, soit le succès démontré de sa contribution à une organisation, à la société, à une cause d’importance;
  2. Une contribution reconnue par ses pairs;
  3. L’impact sociétal de sa contribution sur la communauté;
  4. L’intégrité de la personne;
  5. La qualité du lien avec l’UQAC le cas échéant;
  6. Autres faits d’importance majeure à souligner, s’il y a lieu (ex. l’UQAC serait la première institution à accorder un DHC ou une médaille à cette personne).

3.    Remise du doctorat honoris causa et de la médaille de l’UQAC 

Les distinctions honorifiques sont remises lors d’une cérémonie officielle.

Le doctorat honoris causa et la médaille de l’UQAC ne peuvent être remis en l’absence de la personne lauréate. Exceptionnellement, ils peuvent être remis à titre posthume à un représentant de la famille de la personne lauréate.

Le Service des communications et des relations publiques est responsable de l’organisation de la cérémonie de remise des distinctions honorifiques.

4.       Mise à jour 

La présente procédure doit être mise à au jour au besoin et minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par le Comité exécutif.

5.    Dispositions finales 

La présente procédure entre en vigueur au moment de son adoption par le Comité exécutif de l’UQAC.

 

 

*** Cette procédure s’inspire d’autres procédures en semblable matière ***