Adoption
Instance	Date	Décision
Conseil d’administration	18 juin 2024	CAD-13333

 

Modification
Instance	Date	Décision
Conseil d’administration

 

Révision	Tous les trois (3) ans
Responsable	Vice-recteur ou la vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats
Parties prenantes	Régie du Rectorat, Service des ressources humaines

1.  Dispositions générales

 1.1   Énoncé 

La présente procédure vise à établir les modalités relatives à la désignation et au renouvellement du mandat du doyen ou de la doyenne associé(e).

1.2    Objectifs

 Préciser les responsabilités inhérentes à la nomination du doyen ou de la doyenne associé(e) et au renouvellement de son mandat;

• Préciser les modalités d’appel de candidatures et de sélection lors de la nomination au poste de doyen ou de doyenne associé(e) et les modalités d’évaluation lors d’un renouvellement de

1.3   Références

•  Règlement général 1 – Organisation et dispositions générales en matière d’enseignement et de recherche
• Protocole élaborant les conditions de travail du personnel cadre de l’Université du Québec à Chicoutimi
• Procédure en matière d’embauche du personnel cadre

1.4   Préséance

En cas de divergence entre les dispositions de la présente procédure et le Protocole élaborant les conditions de travail du personnel cadre de l’Université du Québec à Chicoutimi ou la Procédure en matière d’embauche du personnel cadre, la présente procédure a préséance.

1.5     Responsable de l’application

 Le vice-recteur ou la vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats est responsable de l’application de la présente procédure.

2.  Rôles et modalités

2.1   Composition d’un comité de sélection (ou de renouvellement de mandat)

 Le comité de sélection (ou de renouvellement de mandat) pour la nomination du doyen associé ou de la doyenne associée est composé des personnes suivantes :

• Le vice-recteur ou la vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats, qui le préside;
• Un membre de la Commission des études, de la recherche et de la création;
• Un membre du Conseil d’administration;
• Toute autre personne du ou des secteurs concernés, désignée par le Conseil d’administration sur recommandation du vice-recteur à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats.

Le comité de sélection (ou de renouvellement de mandat) s’adjoint une personne secrétaire de comité.

2.2  Fonctionnement      du       comité      de sélection (ou de renouvellement de mandat)

Le comité siège à huis clos. Ses délibérations sont strictement confidentielles et les membres sont invités à se conformer à cette règle en signant une déclaration solennelle.

2.3   Ouverture du poste de doyen ou de doyenne associé(e)

Lorsqu’un poste de doyen de doyenne associé(e) est créé ou devient vacant, le comité doit procéder à un affichage tel que décrit ci-dessous.

Le poste de doyen ou de doyenne associé(e) est publié à l’interne et à l’externe. L’appel de candidatures est d’une durée minimale de dix (10) jours ouvrables.

Durant la période d’affichage, les professeurs peuvent proposer des  candidatures au comité de sélection. Les propositions de candidature sont acheminées au président du comité de sélection. Pour être recevable, chaque proposition doit recevoir l’appui de trois (3) autres professeurs et être accompagnée d’une lettre de la personne concernée ainsi que son curriculum vitae.

Pendant la période d’affichage, le comité établit les critères devant présider au choix du doyen ou de la doyenne associé(e).

À la suite de la période d’affichage, le vice-recteur ou la vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats convoque les membres du comité à une réunion et leur transmet un rapport faisant état de la liste des candidatures reçues et de leur curriculum vitae. Le comité entreprend ses délibérations en fonction des critères de sélection établis et accorde des entrevues, s’il y a lieu. Si, de l’avis du comité de sélection, les candidatures reçues ne correspondent pas aux critères de sélection, ou encore, qu’un nombre insuffisant de candidatures est reçu, le comité peut décider de poursuivre l’affichage au-delà de la période prévue et procéder selon les modalités qu’il détermine.

2.4   Modalités de consultation

Avant de faire sa recommandation à la Commission des études, de la recherche et de la création (ci-après la « CERC »), le comité de sélection, pour éclairer son jugement sur la ou les personnes candidates retenues, consulte :

• La ou les directions de département concernée(s)
• La ou les directions d’unité pédagogique concernée(s)
• La personne ou les personnes responsables d’unité de recherche concernée(s)

La ou les personnes candidates soumises au processus de consultation sont invitées à faire connaître leur intention et répondre aux questions lors d’une séance regroupant les personnes consultées.

Après la rencontre, l’avis sous forme de vote confidentiel s’effectue par un scrutin électronique auprès des personnes consultées. Le déroulement et le dépouillement des votes se font sous la responsabilité du secrétaire du comité. Les résultats du scrutin sont rendus publics.

Le comité recommande un candidat ou une candidate à la CERC ou se déclare insatisfait des candidatures qu’il a retenues. Le comité indique, sur demande de la CERC, les motifs qui justifient ses conclusions. Le président du comité peut aussi transmettre sa propre recommandation.

Si le comité se déclare insatisfait des candidatures retenues, le CERC peut demander au comité de reprendre l’une ou l’autre des étapes du processus suivi pour arriver à une recommandation.

2.5  Renouvellement de mandat

 Le vice-recteur ou la vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats consulte le doyen ou la doyenne associé(e) concerné(e) pour connaître ses intentions quant au renouvellement de son mandat au moins six (6) mois avant l’expiration de celui-ci.

Au moins quatre (4) mois avant la fin du mandat de la doyenne ou du doyen associé(e) concerné(e), un comité de renouvellement de mandat, présidé par le vice-recteur ou la vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats, est créé conformément à l’article 2.1.

Dans le cas d’un premier renouvellement de mandat, le comité établit les critères devant présider au renouvellement de son mandat.

À la suite de l’établissement des critères, le comité procède à l’évaluation du mandat du doyen ou de la doyenne associé(e).

Au terme de cette évaluation, et pour étayer sa recommandation, le comité entreprend une consultation conformément à l’article 2.4.

2.6   Nomination officielle ou renouvellement   de    mandat   du doyen ou de la doyenne associé(e)

 Le Conseil d’administration procède à la nomination du doyen ou de la doyenne associé(e) sur recommandation de la CERC.

La durée d’un mandat de doyen ou de doyenne associé(e) est normalement de quatre (4) ans.

2.7   Révocation d’un doyen ou d’une doyenne associé(e) pour juste cause

 Le Conseil d’administration peut, en tout temps, par résolution adoptée à la majorité absolue des membres en fonction, révoquer la nomination d’un doyen ou d’une doyenne associé(e) pour juste cause.

2.8  Vacance     ou     démission     au     poste     de     doyen     ou     de doyenne associé(e)

 Lorsqu’il y a vacance au poste de doyen ou de doyenne associé(e), le vice-recteur ou la vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats désigne un doyen ou une doyenne associé(e) par intérim qui exerce cette fonction jusqu’à la nomination d’un doyen ou d’une doyenne associé(e) par le Conseil d’administration.

3.    Mise à jour

 La présente procédure est mise à jour au besoin et minimalement, tous les trois (3) ans. Ces mises à jour doivent être approuvées par le Comité exécutif.

4.    Dispositions finales

La présente procédure entre en vigueur à compter de son adoption par le Conseil d’administration.