Règlement relatif à l’organisation institutionnelle et à la régie interne

 

Adoption
Instance Date Décision
Conseil d’administration 2018-03-27 CAD-11617

 

Modification
Instance Date Décision Commentaires
CAD      

 

Révision Tous les cinq (5) ans
Responsable Vice-recteur aux partenariats et secrétaire général
Code de classification 1162-02.001

1.   Dispositions générales

Toute politique ou procédure découlant du présent règlement doivent être obligatoirement adoptées par le Conseil d’administration de l’UQAC.

En cas de contradiction ou d’incohérence avec un autre document administratif, le Règlement relatif à l’organisation institutionnelle et à la régie interne et les documents administratifs en découlant ont préséance sur tout autre document administratif.

Le siège social de l’Université est situé à Saguenay, dans la province de Québec, à l’adresse désignée par résolution du Conseil d’administration.

 Le sceau de l’Université est celui dont l’impression apparaît ci-dessous :

Sceau UQAC

2.   Organisation institutionnelle

Les organismes statutaires et décisionnels de l’UQAC sont prévus dans la Loi sur l’Université du Québec et sont les suivants :

  • le Conseil d’administration
  • le Comité exécutif
  • la Commission des études, de la recherche et de la création

Les organismes statutaires et décisionnels exercent leurs pouvoirs dans le respect de la mission de l’Université du Québec telle que prescrite par la Loi, et ce, par voie de résolution, sauf pour les matières, qui en vertu des dispositions de la Loi et des Règlements généraux, doivent être régies par règlement.

La composition, le rôle et les responsabilités des organismes statutaires et décisionnels et des comités relevant du Conseil d’administration de l’Université sont prévus dans la Politique relative aux organismes statutaires et à la régie interne.

3.  Élections et fonctionnement des organismes          statutaires

Les élections pour les postes des organismes statutaires et le fonctionnement des organismes statutaires se déroulent selon la Procédure relative au fonctionnement des organismes statutaires de l’Université du Québec à Chicoutimi.

4.   Dirigeants de l’Université

Les dirigeants de l’Université sont :

  • le recteur
  • le vice-recteur à l’enseignement, à la recherche et à la création
  • le vice-recteur aux affaires administratives
  • le vice-recteur aux partenariats et secrétaire général
  • toute autre personne à laquelle le Conseil d’administration confère par résolution la qualité de dirigeant de l’Université

Le rôle et les responsabilités des dirigeants sont prévues à la Politique relative aux organismes statutaires et à la régie interne et au Plan d’organisation.

5.   Nomination des dirigeants de l’Université

Les procédures à suivre pour la consultation en vue de la nomination ou du renouvellement du recteur sont définies dans le Règlement général 11 « Processus de consultation en vue de la désignation des chefs d’établissements » de l’Université du Québec.

Les procédures à suivre pour la nomination des vice-recteurs sont prévues dans la Procédure relative à la nomination et au renouvellement du mandat des cadres supérieurs.

6.   Décanats de l’Université

Sous le Vice-rectorat à l’enseignement, à la recherche et la création, il y a trois décanats :

  • le Décanat des études
  • le Décanat de la recherche et de la création
  • le Décanat des affaires départementales

Chaque décanat est sous la responsabilité d’un doyen.

7.   Nomination des doyens

Les procédures à suivre pour la nomination du doyen des études et du doyen de la recherche et de la création sont définies dans la Procédure relative à la nomination et au renouvellement du mandat du doyen des études et du doyen de la recherche et de la création.

La procédure à suivre pour la nomination du doyen des affaires départementales sont définies dans la Procédure relative à la nomination et au renouvellement du mandat du doyen des affaires départementales.

 8.   Engagements au nom de l’Université

Le Conseil d’administration délègue certaines autorisations de signature pour passer des contrats au nom de l’Université. Le champ de compétence auquel s’applique la délégation, le montant de la dépense qui peut être autorisée ainsi que toutes autres conditions s’appliquant à la délégation sont prévus dans la Politique relative à l’autorisation, à la validation juridique et à la signature des contrats.

9.   Contribution aux organismes externes

Soucieuse de s’associer aux collectivités qu’elle dessert, l’UQAC favorise une certaine contribution sur le plan des ressources humaines, par la désignation de représentants pour siéger au sein des organismes externes qui en font la demande.

Modalités :

  • Tout organisme extérieur qui désire voir nommer un représentant de l’Université pour occuper un siège doit en faire la demande au recteur.
  • La demande est soumise au Comité exécutif qui décidera s’il s’avère pertinent de désigner un représentant et, le cas échéant, procédera à la désignation de ce dernier.

10.  Exercice financier et vérifications des livres

L’année financière de l’Université commence le 1er mai de chaque année et se termine le 30 avril de l’année suivante.

Les livres et états financiers de l’Université sont examinés par un ou plusieurs auditeurs externes. Les auditeurs sont nommés par le Conseil d’administration au début de chaque exercice financier. Les états financiers vérifiés sont soumis à l’approbation du Conseil d’administration dans les délais prévus par la Loi sur l’Université du Québec. La vérification des livres s’effectue en fonction des règles applicables et du Règlement relatif aux affaires administratives.

11.  Registres

Le vice-recteur aux partenariats et secrétaire général a la garde des registres et archives de l’UQAC.

12.  Affaires juridiques

L’UQAC, comme entité parapublique légalement constituée, agit et prend des décisions qui ont des incidences juridiques dans toutes les sphères d’activité. Elle est responsable des conséquences juridiques de ses actes et de ses décisions, de même que de ceux de ses représentants, dans les limites de l’exercice de leurs fonctions. Par conséquent, elle doit s’assurer d’agir conformément aux lois, aux règlements, aux politiques, aux procédures et aux directives en vigueur. L’Université a également l’obligation de s’assurer que les implications

légales, actuelles ou anticipées, de ses actions et de ses décisions, soient l’objet de l’attention et de l’expertise requises au plan juridique afin d’éviter des conséquences préjudiciables, à la communauté universitaire, à ses biens ou à sa réputation.

Le secrétaire général a la charge des affaires juridiques et est la seule personne autorisée à agir pour et au nom de l’Université, dans les questions relatives aux affaires juridiques. Toute affaire présentant des enjeux juridiques doit être soumise au secrétaire général par le responsable de l’unité administrative, pédagogique ou de recherche concernée, et ce, conformément à la Procédure relative aux affaires juridiques.

En tout temps, le secrétaire général peut intervenir lorsqu’il est d’avis qu’un document, une décision ou une action ne respecte pas les droits ou les intérêts de l’Université, ou est contraire à une disposition de la loi. Il prend alors les mesures préventives, conservatoires ou correctives nécessaires pour toute affaire présentant des enjeux juridiques.

13.  Organigramme

L’UQAC révise annuellement son organisation administrative et pédagogique en fonction des objectifs fixés dans sa programmation officielle ainsi que des mutations et déplacements du personnel. Pour ce faire, le vice-recteur aux partenariats et secrétaire général prépare annuellement une mise à jour de lOrganigramme de l’UQAC aux fins d’approbation par le Comité exécutif.

14.  Mise à jour

Le présent règlement est mis à jour au besoin et minimalement, tous les cinq (5) ans. La mise à jour est adoptée par le Conseil d’administration.

15.  Dispositions finales

Le présent règlement entre en vigueur à compter de son adoption par le Conseil d’administration.