Règlement relatif à l’organisation institutionnelle et à la régie interne

 

Adoption
Instance Date Décision
Conseil d’administration 27 mars 2018 CAD-11617

 

Modification
Instance Date Décision Commentaires
Conseil        d’administration 18 février 2020  CAD-12139 Modification de la structure organisationnelle
Conseil        d’administration  1er juillet 2020  CAD-12286 Modification de la structure organisationnelle
Révision Aux cinq (5) ans
Responsable Le secrétaire général ou la secrétaire générale

1.   Dispositions générales

Toute politique ou procédure découlant du présent règlement doit être obligatoirement adoptée par le Conseil d’administration de l’UQAC.

En cas de contradiction ou d’incohérence avec un autre document administratif, le Règlement relatif à l’organisation institutionnelle et à la régie interne et les documents administratifs en découlant ont préséance sur tout autre document administratif.

Le siège social de l’Université est situé à Saguenay, dans la province de Québec, à l’adresse désignée par résolution du Conseil d’administration.

Le sceau de l’Université est celui dont l’impression apparaît ci-dessous :

Sceau UQAC

2.   Organisation institutionnelle

Les organismes statutaires et décisionnels de l’UQAC sont prévus dans la Loi sur l’Université du Québec et sont les suivants :

Les organismes statutaires et décisionnels exercent leurs pouvoirs dans le respect de la mission de l’Université du Québec telle que prescrite par la Loi, et ce, par voie de résolution, sauf pour les matières, qui en vertu des dispositions de la Loi et des Règlements généraux, doivent être régies par règlement.

La composition, le rôle et les responsabilités des organismes statutaires et décisionnels et des comités relevant du Conseil d’administration de l’Université sont prévus dans la Politique relative aux organismes statutaires et la régie interne.

3.  Élections et fonctionnement des organismes   statutaires

Les élections pour les postes des organismes statutaires et le fonctionnement des organismes statutaires se déroulent selon la Politique relative aux organismes statutaires et la régie interne de même que la Procédure relative au fonctionnement des organismes statutaires de l’Université du Québec à Chicoutimi.

4.   Dirigeants de l’Université

Les dirigeants de l’Université sont :

  • le recteur ou la rectrice
  • le vice-recteur  ou la vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats
  • le vice-recteur ou la vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite
  • le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources
  • toute autre personne à laquelle le Conseil d’administration confère par résolution la qualité de dirigeant de l’Université

Le rôle et les responsabilités des dirigeants sont prévues à la Politique relative aux organismes statutaires et à la régie interne et au Plan d’organisation – en révision.

5. Nomination des dirigeants de l’Université

Les procédures à suivre pour la consultation en vue de la nomination ou du renouvellement du recteur ou de la rectrice sont définies dans le Règlement général 11 « Processus de consultation en vue de la désignation des chefs d’établissements » de l’Université du Québec.

Les procédures à suivre pour la nomination des vice-recteurs ou vice-rectrices sont prévues dans la Procédure relative à la nomination et au renouvellement du mandat des cadres supérieurs.

6.   Décanats de l’Université

Sous le Vice-rectorat aux études, à la formation et à la réussite, il y a deux décanats :

  • le Décanat des études
  • le Décanat des affaires départementales

Chaque décanat est sous la responsabilité d’un doyen ou d’une doyenne.

Sous le Vice-rectorat à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats, il y a un décanat :

  • le Décanat de la recherche, de la création et de l’innovation

Ce Décanat est sous la responsabilité d’un doyen ou d’une doyenne.

7. Nomination des doyens et des doyennes

Les procédures à suivre pour la nomination du doyen ou de la doyenne des études et du doyen ou de la doyenne de la recherche, de la création et de l’innovation sont définies dans la Procédure relative à la nomination et au renouvellement du mandat du doyen ou de la doyenne des études et du doyen ou de la doyenne de la recherche, de la création et de l’innovation.

La procédure à suivre pour la nomination du doyen ou de la doyenne des affaires départementales sont définies dans la Procédure relative à la nomination et au renouvellement du mandat du doyen ou de la doyenne des affaires départementales.

La procédure à suivre pour la nomination du doyen ou de la doyenne associé(e) sont définies dans la Procédure relative à la nomination et au renouvellement de mandat du doyen ou de la doyenne associé(e).

8.   Engagements au nom de l’Université

Le Conseil d’administration délègue certaines autorisations de signature pour passer des contrats au nom de l’Université. Le champ de compétence auquel s’applique la délégation, le montant de la dépense qui peut être autorisée ainsi que toutes autres conditions s’appliquant à la délégation sont prévus dans la Politique relative à l’autorisation, à la validation juridique et à la signature des contrats.

9. Contribution aux organismes externes

Soucieuse de s’associer aux collectivités qu’elle dessert, l’UQAC favorise une certaine contribution sur le plan des ressources humaines, par la désignation de représentants pour siéger au sein des organismes externes qui en font la demande.

Modalités :

  • tout organisme extérieur qui désire voir nommer un représentant de l’Université pour occuper un siège doit en faire la demande au recteur ou de la rectrice;
  • la demande est soumise au Comité exécutif qui décidera s’il s’avère pertinent de désigner un représentant et, le cas échéant, procédera à la désignation de ce dernier.

10.  Exercice financier et vérifications des livres

L’année financière de l’Université commence le 1er mai de chaque année et se termine le 30 avril de l’année suivante.

Les livres et états financiers de l’Université sont examinés par un ou plusieurs auditeurs externes. Les auditeurs sont nommés par le Conseil d’administration au début de chaque exercice financier. Les états financiers vérifiés sont soumis à l’approbation du Conseil d’administration dans les délais prévus par la Loi sur l’Université du Québec. La vérification des livres s’effectue en fonction des règles applicables et du Règlement relatif aux affaires administratives.

11.  Registres

Le secrétaire général ou la secrétaire générale a la garde des registres de l’UQAC.

12.  Affaires juridiques

L’UQAC, comme entité parapublique légalement constituée, agit et prend des décisions qui ont des incidences juridiques dans toutes les sphères d’activité. Elle est responsable des conséquences juridiques de ses actes et de ses décisions, de même que de ceux de ses représentants, dans les limites de l’exercice de leurs fonctions. Par conséquent, elle doit s’assurer d’agir conformément aux lois, aux règlements, aux politiques, aux procédures et aux directives en vigueur. L’Université a également l’obligation de s’assurer que les implications légales, actuelles ou anticipées, de ses actions et de ses décisions, soient l’objet de l’attention et de l’expertise requises au plan juridique afin d’éviter des conséquences préjudiciables, à la communauté universitaire, à ses biens ou à sa réputation.

Le secrétaire général ou la secrétaire générale a la charge des affaires juridiques et est la seule personne autorisée à agir pour et au nom de l’Université, dans les questions relatives aux affaires juridiques. Toute affaire présentant des enjeux juridiques doit être soumise au secrétaire général ou à la secrétaire générale par le responsable de l’unité administrative, pédagogique ou de recherche concernée, et ce, conformément à la Procédure relative aux affaires juridiques.

En tout temps, le secrétaire général ou la secrétaire générale peut intervenir lorsqu’il est d’avis qu’un document, une décision ou une action ne respecte pas les droits ou les intérêts de l’Université, ou est contraire à une disposition de la loi. Il ou elle prend alors les mesures préventives, conservatoires ou correctives nécessaires pour toute affaire présentant des enjeux juridiques.

L’Université du Québec à Chicoutimi veille à la protection des renseignements personnels et au respect à la vie privée de sa communauté.  Elle est assujettie à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ, chapitre A-2.1. Tel que prescrit par la Loi, elle s’est dotée d’une Politique de confidentialité concernant les renseignements personnels recueillis par moyens technologiques.

13.  Organigramme

L’UQAC révise annuellement son organisation administrative et pédagogique en fonction des objectifs fixés dans sa programmation officielle ainsi que des mutations et déplacements du personnel. Pour ce faire, le secrétaire général ou la secrétaire générale prépare annuellement une mise à jour de l’Organigramme de l’UQAC aux fins d’approbation par le Comité exécutif.

14.  Mise à jour

Le présent règlement est mis à jour au besoin et minimalement, tous les cinq (5) ans. La mise à jour est adoptée par le Conseil d’administration.

15.  Dispositions finales

Le présent règlement entre en vigueur à compter de son adoption par le Conseil d’administration.