Adoption
Instance	Date	Décision
Comité exécutif	6 avril 1982	CEX-1009

 

Modification
Instance	Date	Décision	Commentaires

 

Révision	Aux trois (3) ans
Responsable	Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources
Parties prenantes	Service des immeubles et équipements

1.        Dispositions générales

1.1    Objectifs

• Déterminer les principes et modalités qui ont trait à l’acquisition d’une nouvelle police d’assurance, au renouvellement d’une police en vigueur ou à une réclamation relative à une telle police.
• Assurer une protection suffisante à l’Université et aux membres de la communauté universitaire.

1.2    Références

• Politique relative à l’acquisition et à la gestion des biens meubles et immeubles de l’Université.

1.3    Responsable de l’application

Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources est responsable de son application.

2.        Rôles et modalités

2.1    Principes

1. L’Université est responsable de la protection de ses biens et de la sécurité des membres de sa communauté.

2. L’Université maintient constamment en vigueur les couvertures d’assurances nécessaires et les montants alloués permettant soit le remplacement, soit la continuation, soit la compensation.

3. L’Université maintient une protection d’assurance suffisante pour couvrir les pertes résultant de destruction, de disparition, de détournement ou de réclamation de tiers.

4. Le Service des immeubles et équipements assure la coordination de la gestion du portefeuille d’assurances de l’Université. Tout besoin ou problème concernant les assurances de l’Université est référé à la direction de ce service.

 2.2    Processus

1. Lorsque survient un besoin nouveau d’assurance au sein d’un service ou d’un département quelconque, ce dernier doit en aviser le Service des immeubles et équipements afin de faire modifier les couvertures d’assurance concernées.

2. Trois (3) mois avant l’échéance d’une police, la direction du Service des immeubles et équipements réévalue la protection en regard des risques à assurer et en conformité avec les états financiers. 

3. S’il y a lieu, la direction du Service des immeubles et équipements consulte le personnel cadre concerné. 

4. Lorsque les besoins sont clairement établis, il obtient les services d’un courtier ou d’une courtière d’assurance.

5. La direction du Service des immeubles et équipements examine le problème avec le courtier et obtient de sa part une proposition de police d’assurance.

6. La direction du Service des immeubles et équipements fait viser la proposition de police par le Secrétariat général.

7. Le Secrétariat général analyse la police et s’assure que telle que libellée, elle offre bien la protection recherchée.

8. Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources approuve ou non la proposition de police sur recommandation de la direction du Service des immeubles et équipements.

9. Toute réclamation en vertu d’une police d’assurance doit être soumise au Service des immeubles et équipements, avec les documents et preuves nécessaires.

10. La franchise relative à cette réclamation sera défrayée par le centre de coût qui soumet la réclamation.

 3.        Mise à jour

La présente procédure doit être mise à jour au besoin et minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par le Comité exécutif.

 4.        Dispositions finales

La présente procédure entre en vigueur à compter de son adoption par le Comité exécutif de l’Université.