Règlement relatif aux affaires financières

Adoption
Instance Date Décision
Conseil d’administration 2018-06-19 CAD-11748

 

Modification
Instance Date Décision Commentaires
CAD

 

Révision Tous les cinq (5) ans
Responsable Vice-recteur aux affaires administratives
Partie prenante Service des ressources financières
Code de classification 1164-02.001

1.  Dispositions générales

Le présent règlement définit les paramètres liés aux processus relatifs aux affaires financières. Plus particulièrement, il traite des opérations de nature financière liées à la planification budgétaire qui découle du Plan stratégique de l’Université et des processus encadrant la gestion financière de l’Institution.

2.  Planification et gestion budgétaire

La planification budgétaire a comme objectif d’établir des prévisions budgétaires à des fins de gestion et de contrôle selon un plan d’ensemble déterminé.

La gestion budgétaire, quant à elle, est destinée à assurer la saine gestion des différents budgets, lesquels sont décentralisés dans les services administratifs et les départements. Les gestionnaires de ces unités ont l’obligation d’agir de manière efficiente dans l’utilisation des budgets sous leur responsabilité.

Le cadre général régissant l’élaboration et la gestion budgétaire à l’UQAC se retrouve à la Politique relative au budget de fonctionnement sans restriction et au budget d’investissement.

2.1  Processus budgétaire du fonds de
fonctionnement

Un calendrier budgétaire est établi pour la planification, la préparation et l’approbation du budget par les organismes statutaires de l’Université. Le budget fait l’objet d’au moins une révision biannuelle.

Dans le cadre de ces opérations, le Service des ressources financières (SRF) est mandaté par le Comité de gouvernance de l’Université afin de soumettre des hypothèses budgétaires à l’égard des revenus ainsi que des projections à l’égard des dépenses associées aux masses salariales et aux opérations récurrentes. Le Service des ressources humaines (SRH) participe activement à l’élaboration de ces hypothèses en lien avec le plan des effectifs de l’Institution. De plus, un comité consultatif mandaté par le Comité de gouvernance met en œuvre des processus de consultation afin de connaître les besoins des différents secteurs. Par ailleurs, toute autre unité administrative peut également être sollicitée lors du processus budgétaire en fonction des besoins spécifiques nécessitant une expertise particulière.

Ces processus mènent à l’élaboration du budget initial de fonctionnement, du plan d’effectifs, de même qu’aux budgets révisés en découlant, lesquels sont soumis au Conseil d’administration sur recommandation du Comité d’audit de l’UQAC.

Les processus budgétaires en lien avec la planification et la gestion du budget de fonctionnement sont énoncés à la Procédure relative à l’élaboration et à la gestion du budget de fonctionnement sans restriction.

2.2  Processus budgétaire des fonds d’investissement

L’Université a l’obligation de maintenir ses bâtiments en bon état. Afin d’assurer ce maintien, elle bénéficie d’une enveloppe budgétaire provenant du Plan quinquennal d’investissement (PQI) octroyée par le ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur (MÉES).

Par ailleurs, elle peut également procéder à la création d’un fonds interne d’investissement afin de pallier à certaines obligations en matière d’investissement. À partir des enveloppes déterminées, une attribution est faite en fonction des projets d’investissement priorisés par le Comité de direction, et ce, sur recommandation du comité responsable des infrastructures[1] à l’UQAC. Les fonds d’investissement de l’Université peuvent faire l’objet de révision, au besoin.

Les processus d’élaboration et de gestion du budget d’investissement sont établis à la Procédure relative à l’élaboration et à la gestion du budget d’investissement.

2.3  Processus de virement budgétaire

Un virement budgétaire est destiné à pallier aux événements non prévus lors de la préparation des budgets. Le responsable d’unités budgétaires a donc la possibilité de régulariser l’imprévu en procédant à un virement à l’intérieur des secteurs sous sa responsabilité.

Afin d’assurer une saine gestion budgétaire, l’UQAC a adopté les procédures suivantes :

3.  Cadre de gestion financière

Le cadre de gestion financière se définit comme étant le modèle de présentation de l’information financière dans les états financiers et les rapports financiers de l’Institution. Les règles et procédures à respecter sont édictées au Cahier des définitions, des termes et des directives de présentation du Système d’information financière des universités du ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur (MÉES). Plus précisément, le milieu universitaire doit se soumettre au modèle de la comptabilisation par fonds.

L’Université, comme tous les établissements du réseau de l’Université du Québec, répond à la définition d’un organisme sans but lucratif du secteur public et, en conséquence, doit appliquer les Normes comptables canadiennes pour le secteur public, tel que spécifié au Manuel de CPA Canada. Les états financiers de l’Université sont donc établis selon ces Normes, et ce, conformément aux besoins en matière d’information financière exprimés par le ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur (MÉES).

3.1  Exercice financier

L’exercice financier de l’Université débute le 1er mai et se termine le 30 avril de l’année suivante.

3.2  Description des fonds (comptabilité par fonds)

Les fonds sont divisés en cinq (5) catégories :

3.2.1  Fonds de fonctionnement

Le fonds de fonctionnement présente les actifs, les passifs, les produits et les charges afférents aux opérations courantes et à certaines opérations désignées spécifiquement, qu’elles soient assujetties ou non à des restrictions internes.

3.2.2  Fonds avec restrictions

Le fonds avec restrictions présente les actifs, les passifs, les apports et les produits qui font l’objet d’une affectation d’origine externe (autres que les dotations et les apports affectés à l’acquisition d’immobilisations) ainsi que les charges afférentes. S’y trouvent principalement les subventions et les contrats de recherche ainsi que les chaires de recherche subventionnées.

3.2.3  Fonds d’immobilisations

Le fonds d’immobilisations sert à l’enregistrement des transactions relatives aux immobilisations et à leur financement. Il présente aussi les produits et les charges afférents à l’application de fournitures et d’équipement (non capitalisé) ainsi qu’à l’entretien des immobilisations lorsque ces charges sont financées par des subventions affectées.

3.2.4  Fonds de dotation

Le fonds de dotation sert à l’enregistrement des transactions dont les ressources proviennent de legs ou de donations dont le capital est maintenu intact ou est affecté, tout comme les produits, aux fins déterminées par le donateur.

3.2.5  Fonds de développement

Le fonds de développement sert à l’enregistrement des transactions relatives à la campagne de levée de fonds de l’Université. Pour ce fonds, les produits des collectes de fonds, nets des charges afférentes, doivent être transférés au besoin, dans les fonds affectés pertinents, s’ils font l’objet d’une affectation externe. Les produits sont présentés aux résultats lorsque l’affectation concerne une bourse ou qu’elle ne précise pas la nature de l’utilisation des fonds. Le solde de fonds comprend le solde des produits nets non distribués à la date de fin d’exercice. Ce fonds peut être bonifié à partir de contribution interne du fonds de fonctionnement, et ce, sous réserve d’une approbation du Conseil d’administration de l’Université.

4.  Gestion financière

La gestion financière regroupe l’ensemble des activités de gestion se rapportant au financement de l’Université et à l’utilisation de ses ressources financières (fonctionnement, investissements, budget, contrôle des dépenses, gestion de la trésorerie).

En matière de gestion financière, l’UQAC a adopté les documents administratifs suivants :

5.  Vérification interne

L’objectif de la vérification interne est d’examiner, d’évaluer et de soumettre des rapports sur l’efficience et l’efficacité des systèmes de contrôle interne de l’Institution. Il permet d’outiller les dirigeants afin de garantir la pertinence, la fiabilité, l’intégrité et la suffisance de l’évaluation de la performance des systèmes de contrôle et de gestion, et ce, afin de leur fournir une évaluation réelle de la situation aux fins de recommandation.

5.1  Vérification des livres

Conformément aux obligations légales de l’Université et, tel que prévu par le Règlement relatif à l’organisation institutionnelle et à la régie interne, la vérification des livres s’effectue selon la Politique de vérification interne.

5.2  États financiers

Les états financiers de l’Université sont audités par les auditeurs externes que nomme annuellement le Conseil d’administration, et ce, tel que prévu à la Procédure relative aux états financiers. À la fin de chaque exercice, les états financiers et les différents rapports de l’auditeur externe sont soumis au Conseil d’administration qui les approuve aux fins, notamment, de transmission aux ministères concernés.

5.2.1 Responsabilité de la direction pour les états financiers

La direction est responsable de la présentation fidèle des états financiers.

5.2.2  Responsabilité de l’auditeur

La responsabilité de l’auditeur consiste à exprimer une opinion sur les états financiers sur la base de l’audit qu’il réalise. L’audit implique la mise en œuvre de procédures en vue de recueillir des éléments probants concernant les montants et les informations fournis dans les états financiers.

5.3  Reddition de compte

La reddition de compte est une opération qui implique la production de rapports auprès des organismes subventionnaires concernés quant à l’utilisation des fonds issus de subventions. Cette obligation est généralement exigée des organismes subventionnaires et est produite dans le respect des différentes conditions convenues aux ententes.

La reddition de compte auprès des organismes subventionnaires s’effectue par la transmission de rapports financiers et selon les modalités convenues à la Procédure relative à la reddition de compte auprès des organismes subventionnaires et aux rapports financiers.

6.  Mise à jour

Le présent règlement est mis à jour au besoin ou minimalement, tous les cinq (5) ans. La mise à jour est adoptée par le Conseil d’administration.

7.  Dispositions finales

Le présent règlement entre en vigueur au moment de son adoption par le Conseil d’administration.

[1] Comité en voit d’élaboration qui sera institué par le Conseil d’administration