Adoption
Instance	Date	Décision
Conseil d’administration	29 avril 2025	CAD-13536

Modification
Instance	Date	Décision	Commentaires

Révision	Tous les cinq (5) ans
Responsable	La personne secrétaire générale

TABLE DES MATIÈRES
1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES
1.1. OBJECTIFS
1.2. CADRE JURIDIQUE
1.3. CHAMP D’APPLICATION
1.4. PERSONNE RESPONSABLE
1.5. DÉFINITIONS 2. RÔLES ET RESPONSABILITÉS
2.1. RÔLE DE LA PERSONNE RESPONSABLE D’UN DOCUMENT NORMATIF
2.2. RÔLE DE LA PERSONNE DÉLÉGUÉE
2.3. RÔLE DU SECRÉTARIAT GÉNÉRAL
2.4. RÔLE DES PARTIES PRENANTES
3. ÉTAPES ET MODALITÉS
3.1. ÉLABORATION
3.1.1. Démarches à accomplir dès le début du projet
3.1.2. Détermination du moment où débute le projet
3.1.3. Rédaction du document normatif
3.2. CONSULTATION
3.2.1. Pouvoir décisionnel
3.2.3. Obligation de consulter les parties prenantes 3.2.4. Délais et modalités 3.3. PROCESSUS D’ADOPTION
3.4. COMMUNICATION
4. MISE À JOUR
5. DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

1. Dispositions générales

1.1. OBJECTIFS

Préciser les grandes lignes du processus nécessaire à la mise en application du Règlement relatif au Manuel de gestion, notamment en le divisant en quatre étapes successives : l’élaboration, la consultation, l’adoption et la communication.
Définir ou préciser les responsabilités des personnes qui prennent part aux projets concernant les documents normatifs, en fonction du fait qu’il s’agit de projets de création, de modification ou de mise à jour.
Assurer la diffusion systématique des documents normatifs créés, modifiés ou mis à jour au fur et à mesure qu’ils sont adoptés.

1.2. CADRE JURIDIQUE

1.2.1. Texte habilitant

Règlement relatif au Manuel de gestion

1.2.2. Documents adoptés en vertu de la présente procédure

Aucun

1.2.3. Documents connexes ou nécessaires à l’interprétation de la présente procédure

Directive sur le gabarit des documents normatifs [en cours d’élaboration]
Règlement relatif aux études, art. 3.1.5. (Règlement pédagogique particulier)
Règlement général 1 – Organisation et dispositions générales en matière d’enseignement et de recherche, art. 4.1.

1.3. CHAMP D’APPLICATION

La présente procédure s’applique à l’ensemble de la communauté universitaire et vise l’ensemble des documents normatifs.

1.4. PERSONNE RESPONSABLE

La personne secrétaire générale est responsable de la présente procédure. Aucune personne déléguée n’est désignée pour l’application de la présente procédure.

1.5. DÉFINITIONS

Les définitions suivantes s’appliquent à la présente procédure.

« autorité désignée » Organisme statutaire ou toute autre instance ou personne qui, en vertu du règlement, a l’autorité pour adopter, modifier ou abroger un document normatif ou, s’il y a lieu, pour en recommander l’adoption auprès des instances appropriées.

« création d’un document » Élaboration d’un nouveau document normatif qui porte sur une question qui ne fait pas encore l’objet d’un document normatif, toutes catégories de documents confondues.

« document normatif » Les documents normatifs définis dans le règlement.

« mise à jour d’un document normatif » Processus périodique prévu dans le règlement pour la mise à jour d’un document normatif. La mise à jour vise à vérifier et, le cas échéant, à confirmer que le contenu d’un document normatif et son libellé sont toujours adéquats. Si les conditions prévues à l’article 3.2.2. de la présente procédure (ayant trait à la consultation) ne sont pas rencontrées, il faut considérer que le document normatif doit faire l’objet d’une modification, et non d’une mise à jour.

« modification d’un document normatif » Modification d’un document normatif, autre qu’une modification mineure, qui survient en-dehors du cadre de la mise à jour prévue dans celui-ci.

« modification mineure » A le sens qui lui est donné à l’article 8.1 du règlement.

« partie prenante » Personne ou unité de l’Université — autre que les personnes responsables ou déléguées— qui joue un rôle important dans la mise en œuvre d’un document normatif. Les parties prenantes peuvent être issues de différents secteurs, par exemple des ressources financières, du bureau du registraire, du service des technologies de l’information, d’un département, d’un module, etc.

« personne déléguée » A le sens qui lui est donné dans le règlement. Si aucune personne déléguée n’a été désignée dans un document normatif, il faut interpréter cette appellation comme désignant la personne responsable de l’application.

« personnes responsable » A le sens qui lui est donné dans le règlement.

« projet » La démarche de création, de modification (autre qu’une modification mineure) ou de mise à jour d’un document normatif.

« règlement » Le Règlement relatif au Manuel de gestion.

2. Rôles et responsabilités

En plus d’assumer les responsabilités globales qui sont attribuées dans le Règlement, les intervenants suivants jouent le rôle défini ci-après dans le cadre des processus d’élaboration, de consultation, d’approbation et de communication des documents normatifs :

2.1. RÔLE DE LA PERSONNE RESPONSABLE D’UN DOCUMENT NORMATIF

Elle détermine si une consultation sur le projet est nécessaire et, s’il y a lieu, des modalités de cette consultation, notamment en se fondant sur les principes énoncés à l’article 3.2.1. de la présente procédure.
Si aucune personne déléguée n’a été désignée en lien avec le document normatif concerné, la personne responsable exerce également les responsabilités prévues à l’article 2.1.2. de la présente procédure.

2.2. RÔLE DE LA PERSONNE DÉLÉGUÉE

Lorsqu’une telle personne est désignée :

Elle dirige le processus d’élaboration et assume notamment les responsabilités qui lui sont attribuées à l’article 3.1.
Elle s’acquitte des tâches prévues à l’article 3.3. concernant le processus d’adoption.

2.3. RÔLE DU SECRÉTARIAT GÉNÉRAL

Sous la responsabilité de la personne secrétaire générale, le personnel du Secrétariat général a notamment les responsabilités suivantes :

• Il accompagne et conseille les personnes responsables d’un document normatif, et ce, dès le début du processus d’élaboration. Cette étape permet notamment :

– de déterminer de quel type de projet il s’agit;
– d’identifier le type approprié de document normatif;
– de déterminer l’emplacement adéquat dans la structure du Manuel de gestion;
– de mettre en relations des secteurs qui travaillent parallèlement sur des documents pertinents, s’il y a lieu.

Il procède à la révision du projet de document normatif avant la consultation (lorsqu’elle a lieu) et après cette consultation si des modifications sont apportées au projet et, dans tous les cas, avant l’adoption du document.

L’examen du projet de document normatif porte principalement sur :

la légalité du projet;
l’harmonisation avec les autres documents normatifs et tous autres documents pertinents;
la conformité aux normes applicables, notamment en matière de gouvernance;
la cohérence des dispositions;
la qualité de la rédaction.

Le Secrétariat général peut créer divers outils pratiques au bénéfice des intervenants qui prennent part aux projets relatifs aux documents normatifs.

2.4. RÔLE DES PARTIES PRENANTES

En raison du rôle essentiel que jouent les parties prenantes dans la mise en œuvre d’un document normatif, ces dernières ont notamment les responsabilités suivantes (assumées par les personnes gestionnaires chargées de ces unités, s’il en est) :

Elles s’assurent que les personnes qui relèvent d’elles comprennent le rôle qu’elles ont à jouer dans l’application des documents normatifs en question.
Elles participent activement aux discussions et à la recherche de solutions en ce qui a trait aux documents normatifs en question.
Au besoin, elles désignent une personne chargée de représenter leurs intérêts plus spécifiques dans le cadre du projet, conformément à ce que prévoit l’article 3.1.1.
Elles communiquent dès que possible à la personne déléguée tout enjeu ou tout problème rencontré dans le cadre de l’application des documents normatifs en question.

3. Étapes et modalités

Le cheminement des projets relatifs aux documents normatifs s’articule autour des quatre étapes qui sont plus amplement décrites aux articles 3.1. à 3.4. de la présente procédure, à savoir l’élaboration, la consultation, l’adoption et la communication.

3.1. ÉLABORATION

3.1.1. Démarches à accomplir dès le début du projet

Dès le début du projet (voir l’article 3.1.2. ci-après), la personne déléguée effectue les démarches suivantes :

Elle s’assure d’avoir obtenu les orientations et les autres indications pertinentes pour la suite de la démarche (liens avec le plan stratégique et les plans d’action, raisons de la modification, avis de la Régie du Rectorat, etc.);
Elle s’adresse au Secrétariat général afin qu’un personne membre de son personnel soit désignée pour apporter son soutien tout au long du projet;
Elle doit s’assurer que l’échéancier tienne compte de la nature du projet et du document normatif, de l’autorité désignée et du calendrier applicable.
Elle doit avoir identifié les parties prenantes et avoir communiqué avec elles pour vérifier si ces dernières ont des éléments à faire valoir dans le cadre du projet;
Si le projet a une incidence sur d’autres documents normatifs qui ne sont pas sous la responsabilité des mêmes personnes, la personne déléguée détermine, de concert avec les autres personnes responsables, la personne qui portera le dossier.

3.1.2. Détermination du moment où débute le projet

Les éléments suivants peuvent aider à déterminer le moment du début du projet, à partir duquel doivent être accomplies les démarches prévues à l’article précédent :

Des décisions doivent être prises au sujet du type de document normatif approprié (politique, procédure, directive, etc.).
Le projet devra nécessairement être réalisé à court ou à moyen-terme (ex. : obligation prévue dans une loi)
Le projet est rendu nécessaire en raison d’un incident survenu dans l’application ou l’interprétation du document normatif en question.

3.1.3. Rédaction du document normatif

À partir de l’ensemble des informations rassemblées à l’article 3.1.1., la personne déléguée dirige la rédaction du document normatif en conformité avec la Directive relative au gabarit des documents normatifs.

3.2. CONSULTATION

3.2.1. Pouvoir décisionnel

Il appartient à la personne responsable, après consultation auprès du Secrétariat général et selon les principes énoncés à l’article 3.2.2., de déterminer si une consultation sur le projet est appropriée et, s’il y a lieu, des modalités de cette consultation.

3.2.2. Principes directeurs

Les principes suivants guident l’exercice de la décision prévue à l’article 3.2.1. :

En raison de la nature opérationnelle de leur contenu, les directives ne sont pas assujetties aux présents principes directeurs.
S’agissant de la création d’un document normatif, il convient de privilégier un exercice de consultation large.
S’agissant de la modification d’un document normatif, l’exercice de consultation peut être restreint aux groupes ou aux secteurs qui sont touchés par la ou les modifications envisagées.
S’agissant de la mise à jour d’un document, si l’ensemble des conditions suivantes sont réunies et sous réserve de l’article 3.2.3. de la présente procédure, une consultation n’est normalement pas nécessaire :
– Au cours de sa dernière période d’application, le document normatif n’a fait l’objet d’aucune demande de modification.
– Le document est mis en application conformément à son contenu.
– Les modifications à apporter sont mineures.

Si l’une ou l’autre de ces conditions n’est pas présente, il faut considérer que le document fait l’objet d’une modification, et non d’une mise à jour, et se référer aux principes de consultation définis pour ce type de projet.

3.2.3. Obligation de consulter les parties prenantes

Les parties prenantes doivent être consultées dans tout projet.

3.2.4. Délais et modalités

La consultation doit avoir lieu, le cas échéant, avant le processus d’adoption.
Les groupes et personnes consultés doivent recevoir une information suffisante et pertinente afin de permettre une analyse éclairée;
Les groupes et personnes consultés doivent disposer d’un délai raisonnable pour examiner le projet soumis et exprimer leurs commentaires, s’il y a lieu.
Si l’ensemble des intervenants consultés n’arrivent pas à se mettre d’accord sur le contenu d’un document, il est possible de faire appel à la personne responsable pour dénouer la situation, selon des modalités à déterminer en fonction des circonstances propres à chaque cas. Ultimement, c’est l’autorité désignée qui a le pouvoir de trancher.

3.3. PROCESSUS D’ADOPTION

L’autorité désignée n’est pas liée par le résultat d’une consultation. Elle demeure libre de sa décision quant à l’adoption du document normatif.
La version finale de tout projet doit être soumis au Secrétariat général dans un délai raisonnable avant son adoption par l’autorité désignée afin que le Secrétariat général puisse s’acquitter des responsabilités prévues à l’article 2.3.
Le processus d’adoption comporte la présentation du projet de document normatif auprès de l’organisme statutaire aux fins de recommandation, s’il y a lieu, et auprès de l’autorité désignée pour l’adoption.

L’adoption des documents normatifs doit être faite par l’autorité désignée, selon la procédure et le délai prévue à la Procédure relative aux organismes statutaires. Sauf s’il s’agit d’une directive, la personne responsable de l’application s’assure que soit transmis au Secrétariat général un avis d’inscription, accompagné du document normatif rédigé en conformité avec la Directive relative au gabarit des documents normatifs.

3.4. COMMUNICATION

Lorsque le document administratif a été dûment adopté, le Secrétariat général l’intègre au site Web du Manuel de gestion.

4. Mise à jour

La présente procédure doit être mise à jour au besoin, ou au minimum à tous les cinq ans.

5. Dispositions transitoires et finales

La présente procédure entre en vigueur au moment de son adoption par (autorité désignée).

Les documents normatifs ne peuvent être invalidés par des dispositions de la présente procédure.