LimeSurvey Cloud utilise l’authentification Microsoft UQAC, c’est-à-dire que votre compte sera créé automatiquement lors de votre première connexion à LimeSurvey Cloud. Il suffit d’accéder à : https://sondage.uqac.ca/admin/authentication/sa/login, cliquer sur le bouton vert « Login » et d’utiliser vos informations relatives à votre compte UQAC c’est à dire : exemple : jsmith@uqac.ca si vous êtes un employé ou jsmith@etu.uqac.ca si vous êtes un étudiant, ainsi que votre même mot de passe que celui que vous utilisez pour accéder à votre courriel UQAC.  Cliquer ensuite sur le bouton « Se connecter ». Si vous êtes un utilisateur externe de l’UQAC (par exemple, un professeur d’une autre université invité à collaborer à un sondage), faire parvenir un courriel à supportsti@uqac.ca en indiquant que vous désirez obtenir un compte pour utiliser LimeSurvey Cloud.

Pour vous connecter à votre compte LimeSurvey, vous devez cliquer sur le lien suivant: https://sondage.uqac.ca/admin.

1. Si vous êtes un employé ou un étudiant de l’UQAC, vous devez vous brancher avec votre COMPTE UQAC en cliquant sur le bouton vert intitulé « Login ».
   ..
2. Dans le champ « Se connecter », il faut entrer votre compte UQAC (le même que pour relever vos courriels de l’UQAC)...
3. Cliquer ensuite sur le bouton bleu « Suivant ».
   ..
4. Dans le champ « Mot de passe » vous devez entrer le même mot de passe que vous utilisez pour relever vos courriels de l’UQAC..
5. Cliquer sur « Se connecter ».

Une fois connecté à votre compte LimeSurvey, le menu
« Administration » apparaît et permet d’administrer le compte LimeSurvey et ses questionnaires. Chaque questionnaire comprend un ou plusieurs groupes de questions. Chaque groupe de questions comprend une ou plusieurs questions. Nous allons voir que l’interface de LimeSurvey utilise ces mêmes niveaux.

1. Cliquer sur le bouton violet représenté par un « + » pour débuter la création d’un nouveau formulaire.
   .
2.  LimeSurvey permet de paramétrer le questionnaire avec beaucoup de précisions.  Nous reviendrons plus tard sur ces options. Pour l’instant, laisser les paramètres par défaut et compléter seulement les deux points suivants :
   – Le titre du questionnaire;
   – La langue de base.
   Et cliquer sur le bouton « Créer un questionnaire ».
   Etc.
3. Cliquer sur l’onglet « Paramètres » et ensuite sur « Présentation » comme ceci :
   
4. Il vous sera possible de configurer plusieurs paramètres pour votre questionnaire, entre autres :
   – Autoriser le retour arrière dans la navigation;
   – Faire afficher une barre de progression;
   – Faire afficher le nombre de questions contenu dans le questionnaire;
   – Etc.
   *** Toujours cliquer sur le bouton « Sauvegarder » en haut à droite de la page pour enregistrer les modifications..
5. En cliquant sur le bouton « Sauvegarder » un message indique que les paramètres du sondage ont été enregistrés avec succès.
   .
6. À tout moment, il est possible de modifier les paramètres généraux du formulaire  en cliquant sur la section « Paramètres » et sur « Paramètres généraux ».
   .
7. Par la suite, pour pouvoir ajouter des questions à un questionnaire, il faut, au préalable, y créer un ou des groupes de questions (en suivant les indications de la section Créer un groupe de questions) et ensuite il sera possible d’y ajouter des questions.

Si vous avez déjà conçu un questionnaire avec LimeSurvey et que vous souhaiter en créer un supplémentaire à partir du même questionnaire (sans avoir à recommencer de A à Z), vous pouvez dupliquer un sondage existant en suivant cette procédure et le modifier à votre guise par la suite :

1. 1. Vous connecter sur LimeSurvey en cliquant sur le lien suivant :  https://sondage.uqac.ca/admin. Si vous êtes un enseignant ou un étudiant de l’UQAC, vous devez vous brancher avec votre COMPTE UQAC en cliquant sur le bouton vert intitulé « Login ».Dans le champ « Se connecter », il faut entrer votre compte UQAC (le même que pour relever vos courriels de l’UQAC).Cliquer ensuite sur le bouton bleu « Suivant ». Dans le champ « Mot de passe » vous devez entrer le même mot de passe que vous utilisez pour relever vos courriels de l’UQAC.Cliquer sur « Se connecter », ensuite sur « Publication et accès » de la section de gauche intitulée « Paramètres ».
   2. Ensuite, cliquer sur le bouton « Affichage/Exportation ».
      .
   3. Choisir ensuite « Exporter la structure du questionnaire (.lss) » (pour sauvegarder uniquement la structure de votre questionnaire sans les réponses) ou choisir « Archive de questionnaire (.lsa) » (pour sauvegarder tout, c’est-à-dire la structure de votre questionnaire avec les réponses).
      .
   4. Et sur le bouton « Exporter ».
      .
   5. Enregistrer ensuite le fichier sur votre poste de travail. C’est ce fichier que vous devrez utiliser pour dupliquer votre questionnaire.
      .
   6. .*** Il est également possible d’effectuer l’exportation en groupe (donc pour plusieurs questionnaires en même temps) en les cochant et en sélectionnant « Questionnaire(s) sélectionné(s) » et ensuite « Structure de questionnaire (*.lsa) » comme ceci :
      .
   7. Cliquer sur le bouton violet représenté par un « + » pour débuter la création d’un nouveau formulaire.
      .
   8. Cliquer ensuite sur l’onglet « Importer ».
      .
   9. Cliquer sur le bouton « Choisir un fichier ».
      .
   10. Choisir le fichier que vous avez enregistré sur votre ordinateur à l’étape #5 ci-haut.
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   11. Laisser la case « Convertir les liens de ressource et les champs d’expression » et ensuite cliquer sur « Importer un questionnaire ».
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   12. Un message de succès de ce style s’affichera à l’écran vous mentionnant que tout a bien fonctionné. Nous vous recommandons de bien lire ce qui sera indiqué dans la section « Avertissements »..
   13. Vous pouvez cliquer sur le bouton « Aller au questionnaire » pour accéder à votre questionnaire qui sera désormais accessible sur le nouveau serveur.  Nous vous recommandons de bien le tester en entier avant de l’activer officiellement.

Avant de créer des questions, il est obligatoire de créer un groupe de questions. Il doit toujours y avoir au moins un groupe de questions dans un formulaire. Toutes les questions qu’il comprend s’afficheront dans la même page web qui portera comme titre le nom du groupe de questions. À vous, donc, d’estimer le nombre de groupes dont vous avez besoin.

1. Cliquer sur le titre « Structure » dans la section de gauche, puis sur « Ajouter un groupe ». Une fois encore,  LimeSurvey offre de nombreuses possibilités de paramétrage.
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2. Pour l’instant, saisir seulement un titre au groupe de questions nouvellement créé et cliquer sur « Sauvegarder » en haut à droite de page.
   .
3. Le menu s’est enrichi d’une nouvelle section pour les groupes de questions. C’est à partir de cette section que l’on peut créer une question.
   .
4. Il ne vous reste qu’à créer la ou les questions de votre choix à cet endroit en suivant les indications de la section Créer une question dans LimeSurvey.

1. Cliquer sur l’onglet « Structure »..
2. Cliquer sur le bouton « Ajouter une question ».
   .
3. LimeSurvey offre un grand choix de types de questions.  Pour les découvrir, consulter la page « Types de questions » du manuel officiel de LimeSurvey.
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4. Quel que soit le type de question, on doit toujours compléter au minimum les champs suivants :
   – « Code » : donner un code à chacune de vos questions (par exemple, une numérotation ou un nom abrégé);
   – « Question » : saisir la question ici.
   .
5. Dans l’encadré de droite, en cliquant sur le bouton vert situé sous le champ « Type de question », choisir le type de question désiré (dans cet exemple, nous allons créer un QCM (question à choix multiples) donc cliquer sur « Questions à choix multiples » et ensuite  choisir « Choix multiples ».
   .
6. Si vous avez plus d’un groupe de questions, choisir, à cet endroit, le bon groupe de question dans lequel vous désirez que cette nouvelle question s’affiche.
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7. Noter qu’il est possible de rendre chaque question « Obligatoire » (les répondants ne pourront pas valider la page sans y avoir répondu).
   ..
8. Cliquer ensuite sur le bouton « Sauvegarder » ou sur « Sauvegarder et ajouter » en haut à droite pour enregistrer votre choix.
   .
9. Cliquer sur le lien « Affichage », pour avoir accès à des options intéressantes selon le type de question choisi, telle :
   .
10. Nous disposons aussi d’une option « Autre » (qui ajoutera un choix de réponse nommé « Autre » dans les choix multiples), c’est à cet endroit que l’on peut entrer un texte personnalisé pour le choix de réponse « Autre » dans une question à choix multiples.
    .
11. Cacher l’aide pour chacune des questions. Si vous
    choisissez « Oui », les petites phrases additionnelles qui s’affichent sous chacune de vos questions ne sont pas affichées aux répondants (Exemple : « Veuillez sélectionner une réponse ci-dessous »).

Lorsque vous créez une question de type « Question à choix multiples » (QCM), il faut indiquer les différents choix de réponses de notre QCM, qui correspondent dans cette interface, à des sous-questions.

1. Dans la section de gauche intitulée « Structure », cliquer sur la question désirée (si ce n’est pas déjà fait).
   
   .
2. Cliquer sur le bouton « Éditer » en haut à droite.
   .
3. Saisir chacune des réponses possibles de la QCM en utilisant les « + » verts au bout de chaque ligne ou en cliquant sur « Ajout rapide » pour les ajouter d’un seul bloc.
   .
4. Penser à enregistrer en cliquant sur « Sauvegarder » en haut à droite de la page. Le navigateur indiquera que les sous-questions ont été enregistrées avec succès.
   .
5. Pour prévisualiser le questionnaire en entier, utiliser le bouton « Prévisualiser ce questionnaire ». Le bouton « Prévisualiser le groupe de questions » ou le bouton « Prévisualiser la question » se trouvent dans le menu en haut de la page..
6. Cliquer sur « Prévisualiser la question ».
   .
7. La question s’ouvre dans un nouvel onglet du
   navigateur.
   .
8. Il est possible d’ajouter le choix de réponse « Autre » qui
   permet de préciser sa réponse. Pour ajouter ce choix
   de réponse, il suffit d’activer la case « Option : Autre » lors de la création de la question à choix multiples (voir le numéro 10 de la rubrique « Créer une question dans LimeSurvey ».

Avant de passer à l’étape suivante, entraînez-vous à créer différents types de questions, à en modifier les paramètres et à les supprimer afin de vous familiariser avec l’interface.

Certaines questions peuvent être conditionnelles, c’est-à-dire qu’elles ne seront affichées qu’en fonction des réponses données aux questions précédentes.

Par exemple, nous avons créé deux nouvelles questions. La question A2 est de type « Oui/Non » alors que la question A3 est de type « Zone de texte long ». Nous voulons que la question A3 apparaisse seulement si la réponse à la question A2 est « Oui ». Créer deux questions A2 et A3 et les sauvegarder.

1. Comme la condition est pour la question A3, cliquer sur les trois petits points à droite la question A3.
   .
2. Choisir l’item « Concepteur de conditions ». La page « Concepteur de conditions » s’affiche.
   .
3. Dans cet exemple, nous désirons montrer la question A3 si la réponse de la question A2 est « Oui ».
   .
4. Pour cela, sélectionner la question A2 dans la liste des questions.
   .
5. Garder l’opérateur de comparaison sur « Égal ».
   .
6. Sélectionner la réponse « Oui ».
   .
7. Bien important de cliquer ensuite sur le bouton « Ajouter une condition » pour que cette condition soit enregistrée.
   .
8. Automatiquement la condition sera sauvegardée.
   .
9. Revenir ensuite à la page d’administration en cliquant sur le lien du nom de votre questionnaire en cours ou sur le nom d’un de vos groupes de questions dans la section « Structure ».
   .
10. Puis, cliquer sur le bouton « Prévisualiser le questionnaire » et il sera possible de tester votre condition pour voir si elle fonctionne adéquatement.

En tout temps pendant la conception d’un questionnaire, il est possible de le prévisualiser pour voir s’il fonctionne adéquatement.

1. Il suffit de revenir à la page d’administration en cliquant sur le lien du nom de votre questionnaire en cours ou sur les trois premiers petits points à droite du mot « Questionnaires » dans le coin supérieur gauche..
2. Puis, cliquer sur le bouton « Prévisualiser le questionnaire ».
   .
3. Votre questionnaire s’affichera en mode « test » mais exactement avec la même apparence qu’il aura lorsqu’il sera officiellement publié à vos répondants.  La seule différence c’est qu’il affichera une petite phrase en orangé mentionnant que votre questionnaire n’est pas activé donc, qu’il n’est qu’en mode « test » pour que vous puissiez répondre à vos questions comme si vous étiez un répondant mais sans pouvoir sauvegarder vos réponses, dans le seul et unique but de pour pouvoir valider si votre questionnaire fonctionne selon votre convenance.
   

1. À la fin du sondage, créer un groupe de questions qui contient une question (de type affichage de texte) et qui
   informe de la disqualification.
   .
2. Indiquer d’afficher cette question seulement si la question de consentement A1= Non.
   .
3. À la question qui suit celle du consentement, créer une condition qui indique d’afficher celle-ci seulement si le consentement = Oui. Ex : Montrer la question A2 si A1 (consentement) = Oui.
   .
4. Dans la fenêtre « Concepteur de conditions », copier cette condition à l’aide de l’icône « Copier les conditions » pour toutes les questions suivantes, sauf la dernière (celle qui informe de la disqualification).

1. Cliquer sur Structure ».
   .
2. Cliquer sur les trois petits points situés à droite de la question à supprimer.
   .
3. Dans la liste de choix déroulant, cliquer sur l’item « Supprimer la questions» .

1. Cliquer sur « Structure ».
   .
2. Cliquer sur l’image représentée par six petits points à gauche du nom de la question à déplacer et MAINTENIR LE BOUTON GAUCHE DE VOTRE SOURIS.
   .
3. Si vous bougez votre souris, la question suivra votre curseur, il suffit de positionner votre curseur à l’endroit (exemple : entre deux questions) où vous désirez positionner votre question.
   .
4. Relâcher le bouton de la souris.
   .
5. Sauvegarder (sur le bouton dans le coin supérieur droit).

Le questionnaire est terminé, il a été prévisualisé en entier et vous souhaitez l’activer.

1. Dans un premier temps, cliquer sur « Éléments de texte » pour ajouter un message d’accueil et un message de fin (ou une URL vers laquelle les répondants seront renvoyés à la fin du questionnaire). Ne pas oublier de sauvegarder le changement!
   
2. Cliquer également sur « Présentation ».
   .
3. Modifier si besoin les paramètres de l’onglet « Présentation » par exemple, afficher ou le nombre de questions présentes dans le questionnaire.
   .
4. Sauvegarder les modifications !
   .
5. L’onglet « Publication et accès » permet de définir de nouveaux paramètres.
   .
6. Indiquer si vous souhaitez que le formulaire soit public (visible par n’importe qui) ou non (dans le cas où il ne l’est pas, il ne sera accessible qu’avec une invitation, nous verrons cela plus loin).
   .
7. Déterminer la période où le formulaire sera accessible. Attention : Afin de faciliter les opérations de maintenance et de copie de sécurité de LimeSurvey, il est très important d’indiquer une date d’expiration.
   .
8. Encore une fois, sauvegarder les modifications.
   .
9. Prévisualiser une dernière fois votre questionnaire afin de vous assurer qu’il réponde exactement à vos attentes.
   .
10. Activez-le en cliquant sur le bouton « Activer ce formulaire », qui est le premier de cette ligne de menu.
    .
11. Dans la fenêtre « Activer le questionnaire », modifier les choix de réponses s’il y a lieu (il est intéressant de sélectionner « Oui » à l’item « Horodatage » pour pouvoir visualiser à quelle date et à quelle heure les réponses ont été enregistrées).
    
12. Cocher « Closed-access mode » pour que votre questionnaire soit visible seulement par invitations, donc, pour éviter que votre questionnaire soit visible publiquement par n’importe qui.
13. Cliquer sur le bouton « Save & activate ».
    .
14. On demandera également si vous souhaitez basculer en accès restreint. Nous vous suggérons de répondre « Continuer en mode libre accès » car si vous choisissez l’autre option, il faudra créer des jetons individuels pour chaque répondant.
    .

Le questionnaire est maintenant prêt. Voici les trois différentes possibilités qui s’offrent à vous pour diffuser votre questionnaire aux répondants de votre choix :

• Diffusion publique : Consiste simplement à partager (par courriel ou par tout autre moyen de communication) l’adresse URL du questionnaire à vos répondants potentiels. Par contre, chaque répondant peut répondre plus d’une fois au questionnaire.
  .
• Diffusion protégée par mot de passe : Consiste également à partager (par courriel ou par tout autre moyen de  communication) l’adresse URL du questionnaire à vos répondants potentiels, mais pour répondre au questionnaire, chaque  répondant doit entrer un mot de passe que vous aurez préalablement choisi. Par contre, chaque répondant peut répondre plus d’une fois au questionnaire, même avec une protection par mot de passe.
  .
• Diffusion avec invitation par courriel et jeton : Consiste à verser la liste de vos répondants (prénom, nom, courriel) dans votre questionnaire et leur faire parvenir un courriel personnalisé leur permettant de répondre à votre questionnaire, mais qu’une seule fois. C’est la façon idéale de diffuser un questionnaire dans le but d’effectuer, par exemple, des élections (votes).

Une des solutions les plus simples consiste à ouvrir votre questionnaire au public (noter qu’en effectuant les indications ci-bas, votre questionnaire sera visible par tout le monde sans aucune restriction)   :

1. Cliquer la section « Paramètres » (en vert).
   .
2. Choisir « Publication et accès ».
   .
3. À l’item « Lier le questionnaire sur la page d’index publique : », choisir « Oui ».
   .
4. Cliquer sur « Sauvegarder ».
   .
5. Faire quelques tests pour vous assurer que votre questionnaire fonctionne correctement. Pour ce faire, inscrire l’adresse URL de votre questionnaire dans votre navigateur Web, (Internet  Explorer, Chrome, FireFox, etc.) et essayez-le. L’URL est disponible sur la page d’accueil du questionnaire, en cliquant sur « Paramètres » et ensuite sur « Vue d’ensemble » l’adresse URL sera présente dans la section de droite comme ceci.
   .
6. Faire parvenir l’URL du questionnaire par courriel aux futurs répondants ou encore, publier l’adresse sur un site web.

1. Dans la section « Paramètres », cliquer sur « Participants au questionnaire » .
   .
2. Cliquer sur « Basculer en mode Accès restreint ».
   .
3. Cliquer sur « Continuer ».
   .
4. Cliquer sur le bouton « Ajouter… » et choisir « Ajouter des contacts ».
   .
5. Compléter le formulaire en inscrivant vos coordonnées personnelles. Dans la case « Code d’accès : », inscrire le mot de passe qui convient pour vos répondants (ce sera le même pour tous vos répondants).
   .
6. IMPORTANT : Dans la case « Utilisations restantes » saisir un nombre plus élevé que le nombre de répondants que vous avez en tête (si vous avez 500 répondants à qui vous enverrez votre invitation, saisir un nombre plus grand que 500 comme par exemple : 800).
   .
7. Saisir ensuite la période où le questionnaire sera disponible aux  répondants. Pour ce faire, cliquer sur les icônes de calendrier (Dans les cases « Valide à partir du : » et « Jusqu’à : » pour entrer une date de début et une date de fin valide.
   .
8. Pour enregistrer le tout, cliquer sur le bouton « Enregistrer et fermer ».
   .
9. Faire quelques tests pour vous assurer que votre questionnaire fonctionne correctement. Pour ce faire, inscrire l’adresse URL de votre questionnaire dans votre navigateur Web, (Internet Explorer, Chrome, FireFox, etc.) ainsi que le mot de passe que vous avez entré précédemment à l’étape #5  ci-haut dans le champ « Code d’accès : », et essayez-le. L’URL est disponible sur la page d’accueil du questionnaire (cliquer sur le nom du questionnaire, en haut à gauche, pour arriver sur cette page).
   .
10. Faire parvenir l’URL du questionnaire par courriel aux futurs répondants, en prenant soin d’y inscrire le code d’accès que vous avez déterminé. Cliquer sur« Paramètres » et ensuite sur « Vue d’ensemble » l’adresse URL sera présente dans la section de droite comme ceci.

1. Dans la section « Paramètres », cliquer sur « Participants au questionnaire » .
   .
2. Cliquer sur « Basculer en mode Accès restreint ».
   .
3. Cliquer sur « Continuer ».
   .
4. Deux options s’offrent à vous pour la création des invitations :
   A) Entrer les informations de chaque répondant manuellement dans LimeSurvey un par un.
   B) Importer, dans LimeSurvey, un fichier contenant toutes les informations de tous les répondants.

A – Entrer les informations de chaque répondant manuellement
Cliquer sur le bouton « Ajouter… » et choisir « Ajouter des contacts ».

1. Compléter les champs suivants avec les informations d’un répondant: Prénom, Nom, Courriel et Code d’accès (en entrant
   un code de votre choix qui doit être différent pour chaque répondant)..
2. IMPORTANT : Dans la case « Utilisations restantes » vous assurer que le chiffre « 1 » soit indiqué. Si le chiffre indiqué à cet
   endroit est plus grand que « 1 », cela signifie que le répondant pourra répondre à votre questionnaire plus d’une fois.
   .
3. Pour enregistrer le tout, cliquer sur le bouton « Enregistrer et fermer ».
   .
4. Répéter les étapes A, 1, 2 et 3 pour chaque répondant à ajouter.
   .
5. Cliquer sur « Paramètres » et « Participants au questionnaire » pour visualiser les répondants créés précédemment.
   .
6. Chaque répondant que vous avez créé manuellement sera affiché à cet endroit. Vous y verrez son prénom, son nom, son adresse courriel et son code d’accès unique. Si vous avez une information à corriger pour un répondant, vous pouvez le faire en cliquant sur les trois petits points qui figurent à droite de l’usager en question et cliquer sur « Éditer ce participant au questionnaire » .
   .
7. Vous pouvez ensuite, en quelques clics de souris, envoyer un seul courriel d’invitation à tous les répondants en même temps. Ce courriel sera personnalisé pour chaque répondant et inclura le code unique de chacun. Il suffit de cocher la première case située à gauche complètement, cela cochera la case à gauche de chaque répondant. Si vous désirez envoyer un courriel seulement à quelques personnes, vous pouvez également cocher uniquement la case vis-à-vis les répondants de votre choix..
8. Cliquer sur le bouton dans le haut intitulé « Inviter et rappeler », puis cliquer sur « Envoyer les courriels d’invitation ».
   .
9. L’aperçu du courriel préformaté qui sera envoyé à vos répondants s’affichera à l’écran. Vous pouvez le modifier à votre guise, mais en prenant soin de ne pas modifier les sections qui sont entre accolades « { } » (en jaune dans cet exemple). Ce sont les
   parties « personnalisées » de votre courriel pour le publipostage (le champ {FIRSTNAME} sera remplacé par le prénom de chaque répondant dans leur courriel respectif, etc.).
   .
10. Cliquer sur « Envoyer les invitations » lorsque le courriel est prêt à envoyer.
    .
11. Tous les répondants que vous avez cochés à l’étape #7 ci-haut recevront un courriel personnalisé ressemblant à celui-ci et contenant le lien vers votre questionnaire. Ils n’auront qu’à cliquer sur le lien vis-à-vis « Cliquez ici pour remplir ce questionnaire » pour répondre à votre questionnaire.
    .
12. Si un répondant répond au questionnaire une première fois
    et tente d’y répondre une deuxième fois, le message d’erreur
    suivant apparaîtra à l’écran ne lui donnant pas accès pour
    répondre à nouveau à ce questionnaire.
    

B – Importer un fichier contenant toutes les informations de tous les répondants

1. Concevoir un nouveau fichier avec le logiciel « Bloc-Notes » et y inscrire, sur la première ligne exactement les informations  suivantes, sans espace le tout séparé par des virgules :
   firstname,lastname,email,token
   .
2. Sur la ligne suivante, inscrire les informations d’un répondant, sans espace le tout séparé par des virgules:
   Prénom,Nom,Courriel,Code (en entrant un code de votre choix, différent pour chaque répondant).
   .
3. Répéter l’étape 2 pour chaque répondant. Il doit y avoir seulement un répondant par ligne.
   .
4. Enregistrer le tout (« Fichier », « Enregistrer sous »), en format « .csv » plutôt qu’en format « .txt » (remplacer le texte « .txt »  par « .cvs » lors de votre enregistrement), et en sélectionnant par la suite un emplacement de votre choix (« Mes documents » ou votre bureau par exemple).
   .
5. Entrer un nom court pour votre fichier dans le champ
   « Nom de fichier » (Ici : « jetons.csv »).
   .
6. Au champ « Type », laisser à « Texte brut (*.txt) ».
   .
7. Assurez-vous de mettre l’extension « .csv » au fichier. (Ici : « jetons.csv »).
   .
8. Cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
   .
9. Toujours dans la « Participants au questionnaire », cliquer sur « Ajouter… » et ensuite sur « Fichier CSV ».
   .
10. Cliquer sur « Choisir un fichier ». Spécifier « Tous les fichiers » en bas à droite et double-cliquer sur le fichier .csv que vous avez créé précédemment au point #8 se trouvant à l’emplacement que vous avez déterminé au point #4.
    .
11. Choisir « Automatique » dans le champ « Jeux de caractères du fichier », « Virgule » dans le champ « Séparateur utilisé », vous assurer que « Filtrer les adresses courriel vides » et « Filtrer les enregistrements en double » sont à « oui » et laisser en gris les champs : firstname, lastname et email ou sinon juste le champ email, les deux façons fonctionneront.
    .
12. Cliquer sur « Envoyer ».
    .
13. Si l’importation s’exécute correctement, une fenêtre comme celle-ci s’affichera vous indiquant combien d’enregistrements ont été importés correctement.
    .
14. Cliquer sur le bouton « Visualiser les participants » ou « Participants au questionnaire » dans la section « Paramètres » pour visualiser les enregistrements importés.
    .
15. Chaque répondant qui figurait dans votre fichier .csv sera affiché à cet endroit. Vous y verrez son prénom, son nom, son adresse courriel et son code d’accès unique. Si vous avez une information à corriger pour un répondant, vous pouvez le faire en cliquant sur les trois petits points situés à droite du nom du participant à modifier..
16. Vous pouvez ensuite, en quelques clics de souris, envoyer un seul courriel d’invitation à tous les répondants en même temps. Ce courriel sera personnalisé pour chaque répondant et inclura le code unique de chacun. Il suffit de cocher la première case située à gauche complètement, cela cochera la case à gauche de chaque répondant. Si vous désirez envoyer un courriel seulement à quelques personnes, vous pouvez également cocher uniquement la case vis-à-vis les répondants de votre choix..
17. Cliquer sur le bouton dans le haut intitulé « Inviter et rappeler », puis cliquer sur « Envoyer les courriels d’invitation ».
    .
18. L’aperçu du courriel préformaté qui sera envoyé à vos
    répondants s’affichera à l’écran. Vous pouvez le modifier à
    votre guise, mais en prenant soin de ne pas modifier les
    sections qui sont entre accolades « { } » (en jaune dans cet
    exemple). Ce sont les parties « personnalisées » de votre
    courriel pour le publipostage (le champ {FIRSTNAME} sera remplacé par le prénom de chaque répondant dans leur
    courriel respectif, etc.). Cliquer sur « Envoyer les invitations » lorsque le courriel est prêt à envoyer.
    .
19. Tous les répondants que vous aviez cochés à l’étape 16
    recevront un courriel personnalisé ressemblant à celui-ci et
    contenant le lien vers votre questionnaire. Ils n’auront qu’à
    cliquer sur le lien vis-à-vis « Cliquez ici pour remplir ce
    questionnaire » pour répondre à votre questionnaire.
    .
20. Si un répondant répond au questionnaire une première fois
    et tente d’y répondre une deuxième fois, le message d’erreur
    suivant apparaîtra à l’écran ne lui donnant pas accès pour
    répondre à nouveau à ce questionnaire.
    

Si vous désirez publier une seconde fois ce même questionnaire, mais pour que de nouveaux répondants puissent répondre à ce même questionnaire, vous devez remettre les résultats de votre questionnaire à zéro avant d’inviter vos nouveaux répondants.

Pour ce faire vous devez donc désactiver votre questionnaire en suivant les indications présentes à la section : Désactiver un questionnaire LimeSurvey.

Pour imprimer la structure complète d’un questionnaire non rempli (pour pouvoir s’y référer si un étudiant a une question ou pour se référer plus facilement aux champs remplis dans Excel).

1. Cliquer sur « Publication et accès ».
   .
2. Cliquer sur le bouton « Exporter ».
   .
3. Choisir « Questionnaire imprimable » dans la fenêtre qui s’affiche.
   ..
4. Cliquer sur le bouton « Exporter ».  À l’écran s’affichera une version imprimable de votre questionnaire.
   .
5. Faire imprimer le formulaire à l’aide du navigateur (Habituellement : Bouton droit de la souris + imprimer).

Par courriel, envoyer aux futurs répondants l’adresse web du questionnaire (adresse URL) ainsi que le code d’accès (si vous en avez inscrit un à la section « Diffusion protégée par mot de passe » précédemment dans le champ «  Code d’accès : »).

Les données collectées sont préservées sur le serveur pour une durée de 90 jours après la fin du sondage ou de l’enquête. Il est donc fortement conseillé d’exporter les données vers un endroit sécurisé et de détruire les données recueillies sur le serveur LimeSurvey à la fin du sondage ou de l’enquête.

Si vous avez des questions sur la procédure, ou si vous avez besoin de conseils pour savoir où stocker les données de votre sondage ou enquête :

• Sondages liés à la recherche avec des êtres humains – veuillez suivre les indications dans votre approbation étique (ou plan de gestion des données, s’il y a lieu). Si vous avez des questions, veuillez contacter le Comité d’éthique de la recherche avec des êtres humains (CER-UQAC).
• Sondages administratifs – veuillez contacter le Service Archives de la Bibliothèque.

Il est de la responsabilité de l’utilisateur de s’assurer qu’il se conforme à toutes les exigences légales et réglementaires en matière de protection de la vie privée des participants et en matière de consentement, pour la collecte, la divulgation ou l’utilisation des renseignements sur les participants.

Pour toute question, contactez le Comité d’éthique de la recherche avec des êtres humains (CER-UQAC) pour les enquêtes et sondages liées à la recherche avec des êtres humains, ou avec le Secrétariat général pour les enquêtes et sondages liées à d’autres sujets.

1. Pour enregistrer les réponses, dans la section « Paramètres, cliquer sur « Réponses ».
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2. Cliquer ensuite sur le bouton « Exporter » et choisir « Exporter les réponses ».
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3. La page qui s’ouvre, « Exporter les résultats », permet de sélectionner le format de l’export et les données à exporter.
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4. Pour s’assurer d’avoir toutes les données, nous recommandons de choisir le paramétrage suivant :
   – Format d’exportation : Microsoft Excel
   – Exporter les réponses en tant que : Réponses complètes
   – Exporter les questions en tant que : Texte complet de la question
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5. Cliquer sur « Exporter » en haut de cette page et enregistrer le  fichier sur votre poste de travail.

LimeSurvey offre un grand choix dans les types de fichiers à exporter. Vous devez sauvegarder au minimum deux fichiers :
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– La structure du questionnaire (au format .lss lisible seulement par LimeSurvey);
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– Les réponses et les informations sur vos participants (Excel, SPSS …).

1. Pour sauvegarder la structure de votre formulaire, cliquer sur « Publication et accès ».
2. Ensuite, cliquer sur le bouton « Exporter » et choisir « Questionnaire imprimable » dans la fenêtre qui s’affiche.
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3. Choisir ensuite « Exporter la structure du questionnaire (.lss) ».
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4. Et sur le bouton « Exporter ».
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5. Enregistrer ensuite le fichier sur votre poste de travail. Ce fichier permettra de restaurer le questionnaire à tout moment sur votre compte LimeSurvey.  Vous pouvez également faire parvenir ce fichier .lss à une autre personne qui utilise LimeSurvey pour que celle-ci en ait une copie identique dans son propre compte.  Pour ce faire, suivre les indications au point suivant (#6).
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6. Pour restaurer le questionnaire (soit dans votre propre compte ou dans le compte de quelqu’un d’autre), la personne qui désire avoir une copie de ce questionnaire doit ouvrir son compte LimeSurvey, cliquer sur le bouton représenté par un « + » violet (comme pour créer un nouveau questionnaire) mais ensuite, cliquer sur l’onglet « Importer », choisir le fichier .lss se trouvant sur votre ordinateur, cocher la case « Convertir les liens de ressource et les champs d’expression ?» et cliquer sur le bouton « Importer le questionnaire » comme ceci :.
7. Un message de succès de ce style s’affichera à l’écran vous mentionnant que tout a bien fonctionné. Nous vous recommandons de bien lire ce qui sera indiqué dans la section « Avertissements »..
8. Vous pouvez cliquer sur le bouton « Aller au questionnaire » pour accéder à votre questionnaire qui sera une copie identique à celui que vous avez exporté plut haut dans cette procédure.  Nous vous recommandons de bien le tester en entier avant de l’activer officiellement.

1. Pour enregistrer les réponses, cliquer sur « Réponses » dans la section « Paramètres ».
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2. Cliquer ensuite sur le bouton « Exporter » et choisir « Exporter les réponses vers SPSS ».
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3. Suivre les indications à l’écran.

Pour accéder aux réponses d’un répondant en particulier, voici comment procéder :

1. Cliquer sur « Réponses » dans la section « Paramètres ».
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2. Les réponses reçues s’afficheront à l’écran.
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3. Faire afficher un plus grand nombre d’enregistrements au besoin  en sélectionnant le nombre 100 dans l’affichage de résultats en  bas à droite de la page.
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4. Tous les enregistrements apparaîtront à l’écran. Appuyer  simultanément sur les touches « CTRL » et « F » de votre clavier
   pour lancer l’outil de recherche. Taper l’information à rechercher (ex. : mtremblay@uqac.ca) et cliquer sur la touche « Entrée » de  votre clavier. Le curseur se positionnera directement à l’enregistrement où cette information se trouvera.

Pour corriger la saisie de données envoyée par un répondant (ex. :  correction de l’adresse courriel ou numéro de téléphone).

1. Cliquer sur « Réponses » dans la section « Paramètres ».
   .
2. Les réponses reçues s’afficheront à l’écran.
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3. Rechercher la réponse à corriger comme démontré précédemment dans la rubrique Rechercher l’entrée de données d’un répondant dans un questionnaire LimeSurvey et cliquer ensuite sur les trois petits points situés à droite de la réponse à modifier, cliquer sur l’élément « Éditer cette réponse »..
4. Effectuer les modifications dans les champs respectifs.
   .
5. Cliquer sur le bouton « Sauvegarder » en haut à droite.

Pour supprimer la saisie de données envoyée par un ou des  répondants (ex. : saisies effectuées en double).

1. Dans le menu « Paramètres », cliquer sur « Réponses »..
2. Toutes les réponses reçues apparaîtront à l’écran.
   .
3. Rechercher la ou les réponses à supprimer comme démontré précédemment dans la rubrique Rechercher l’entrée de données d’un répondant dans un questionnaire LimeSurvey et cocher la case vis-à-vis la ou les réponses à supprimer..
4. Cliquer sur le bouton « Réponse(s) Sélectionnée(s) » au bas de la liste des résultats puis choisir « Supprimer »..
5. Confirmer l’action en cliquant sur le bouton « OK » dans la fenêtre qui s’affichera à l’écran. La ou les réponses en question seront entièrement supprimées de votre questionnaire.

1. Pour télécharger les pièces jointes que des répondants auront versées dans leurs réponses, cliquer sur « Réponses » dans la section « Paramètres »...
2. .La liste des réponses reçues apparaîtra à l’écran.
   ..
3. Télécharger une pièce jointe en cliquant sur son nom. Elle se téléchargera dans le dossier « Téléchargement » de votre ordinateur. Vous pourrez la sauvegarder ensuite dans un dossier approprié.

1. Lorsque votre étude est terminée, que vous souhaitez remettre les réponses de votre questionnaire à zéro (donc supprimer toutes vos réponses) et désactiver votre questionnaire, vous devez d’abord vous assurer d’avoir bien sauvegardé vos réponses dans un fichier Excel ou SPSS (voir les sections Télécharger les réponses en format Excel et Télécharger les réponses en format SPSS) et de les avoir bien enregistrées dans votre ordinateur.  Ensuite, vous devez cliquer sur « Vue d’ensemble » de la section « Paramètres ».
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2. Cliquer sur le bouton rouge intitulé « Arrêter ce questionnaire ».
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3. Une question vous sera posée, répondre « Désactivez le questionnaire ».  Cette action remettra à zéro votre questionnaire en enregistrant vos réponses dans un fichier à part qu’il vous sera possible de récupérer durant les semaines suivantes en effectuant les étapes de la section suivante :  Récupérer les données d’un formulaire LimeSurvey.
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4. Une fois votre questionnaire désactivé, il vous sera possible de l’activer à nouveau pour lancer une nouvelle étude au moment de votre choix en suivant les indications de la section Activer un questionnaire LimeSurvey.

Pour récupérer les données d’un formulaire, il faut le désactiver (en effectuant les indications de la section Désactiver un questionnaire LimeSurvey) afin d’accéder aux outils de modification. LimeSurvey archive toutes les données des formulaires désactivés. Voici comment procéder pour les récupérer.

1. Dans un premier temps, cliquer sur « Publication et accès » de la section « Paramètres » et cliquer sur « Activer le questionnaire » pour le réactiver..
2. Cliquer sur le bouton « Save & activate »..
3. Cliquer ensuite sur le bouton « Réponses » de la section « Paramètres »..
4. Cliquer sur le bouton « Importer » et choisir l’item « Importer des réponses d’une table de questionnaire désactivé ».
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5. Ensuite, choisir le fichier contenant toutes vos réponses recueillies (habituellement il s’agit du plus récent fichier) dans le champ « Table des sources »..
6. Cliquer sur le bouton vert « Importer », en haut à droite.
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7. Après avoir confirmé la demande, LimeSurvey affichera à l’écran toutes les réponses téléchargées à cet endroit.  Il vous sera donc à nouveau possible de les consulter et les traiter à votre guise.

Avant de loger une demande de support, nous vous recommandons fortement de bien lire toute la documentation de référence disponible sur cette page et de consulter la page du fournisseur qui dispose d’un Manuel d’utilisation officiel et d’un Forum avec une communauté très active (contenu principalement en anglais, partiellement en français) pour avoir des informations sur les notions qui ne sont pas présentes dans la documentation en ligne de l’UQAC au sujet de LimeSurvey.

Si votre question ou problème persiste, veuillez envoyer un courriel intitulé : « LimeSurvey Cloud » comprenant votre question à : supportsti@uqac.ca. Les demandes reçues à cette adresse seront traitées durant les heures normales de bureau, soit du lundi au vendredi, entre 8h et midi, et entre 13h30 et 16h30.  Nous tenterons de répondre à votre question au meilleur de nos connaissances par rapport aux fonctions de bases de l’application.  Pour les fonctions plus poussées (celles qui ne sont pas présentes dans notre documentation en ligne) veuillez svp consulter le Manuel d’utilisation officiel de LimeSurvey et le Forum.

Lorsque vous adresserez vos questions à : supportsti@uqac.ca,  indiquer svp l’adresse complète du questionnaire  (exemple : https://sondage.uqac.ca/5455532?lang=fr) puisque celle-ci contient l’identifiant de votre questionnaire et il sera plus facile de vous venir en aide avec cette information.

Avant de diffuser le questionnaire, vous assure d’avoir :

• activé le questionnaire;
• testé le questionnaire et d’avoir vérifié que les réponses s’enregistrent correctement;
• remis les résultats du questionnaire à zéro !

Attention : un questionnaire en mode « Réponses anonymisées » n’enregistrera ni la date de réalisation ni les informations liées aux invitations.