SharePoint

Administration

Créer un groupe SharePoint

Avant de créer un groupe, vérifier si les groupes qui sont créés automatiquement lors de la création du site correspondent à votre besoin. Si aucun groupe ne correspond, voici comment faire pour créer votre propre groupe :

  1. Se connecter à son SharePoint dans Firefox ou Chrome;
  2. Cliquer sur la petite roue d’engrenage en haut à droite ;
  3. Cliquer sur « Paramètres du site »;
  4. Cliquer sur « Autorisations du site »;
  5. Cliquer sur le bouton « Créer un groupe »;
  6. Parmi toutes les options disponibles, simplement remplir les suivants :
    1. Nom;
    2. Propriétaire du groupe;
    3. Niveau d’autorisation;
  7. Cliquer sur le bouton « Créer ».

Ajouter un membre à un groupe SharePoint

  1. Se connecter à son SharePoint dans Firefox ou Chrome.;
  2. Cliquer sur la petite roue d’engrenage en haut à droite ;
  3. Cliquer sur « Paramètres du site »;
  4. Cliquer sur « Personnes et groupes »;
  5. Les groupes sont présents dans le cadre de gauche, cliquer sur le groupe de votre choix;
    1. Le groupe « Membres » permet aux usagers de consulter, de modifier et de supprimer des documents et des répertoires;
    2. Le groupe « Visiteurs » permet aux usagers de consulter les documents seulement;
    3. Le groupe « Propriétaires » ne devrait pas être altéré, à moins de changements au niveau des administrateurs du site;
  6. Cliquer sur « Nouveau »;
  7. Cliquer dans l’encadré « Entrez des noms, des adresses de messagerie ou Tout le monde », commencer à entrer le nom ou l’adresse de messagerie de la personne à ajouter, SharePoint va vous suggérer des noms. Par la suite, cliquer sur la personne désirée (tous les gens inclus dans le bottin de l’UQAC sont présents dans cette liste);
  8. Répéter l’étape 7 pour chaque personne à ajouter dans ce groupe;
  9. Par défaut, un courriel d’invitation est envoyé pour la prochaine étape. Pour ne pas en envoyer, cliquer sur « AFFICHER LES OPTIONS » et décocher « Envoyer une invitation électronique »;
  10. Cliquer sur le bouton « Partager ».

Supprimer un membre d’un groupe

  1. Se connecter à son SharePoint dans Firefox ou Chrome;
  2. Cliquer sur la petite roue d’engrenage en haut à droite. ;
  3. Cliquer sur « Paramètres du site »;
  4. Cliquer sur « Personnes et groupes »;
  5. Les groupes sont présents dans le cadre de gauche, cliquer sur le groupe de votre choix;
  6. Cocher la case à gauche du ou des personnes à supprimer de ce groupe;
  7. Cliquer sur « Actions »;
  8. Cliquer sur « Supprimer les utilisateurs du groupe »;
  9. Répondre « OK » à la question demandée.

Affecter un groupe à un répertoire

  1. Se connecter à son SharePoint dans Firefox ou Chrome;
  2. Cliquer sur « Documents » figurant dans le cadre de gauche;
  3. La liste de vos dossiers est présentée à cet endroit;
  4. Cliquer sur le bouton représenté par trois points à droite du dossier de votre choix;
  5. Cliquer sur « PARTAGER »;
  6. Cliquer dans l’encadré « Entrez des noms, des adresses de messagerie ou Tout le monde », commencer à entrer le nom du groupe à affecter à ce répertoire, SharePoint va vous suggérer des noms. Par la suite, cliquer sur le groupe désiré;
    Répéter l’étape 6 pour tous les groupes à affecter à ce dossier;
  7. Choisir « Peut afficher » si vous désirez que les membres du groupe puissent seulement lire les documents inclus dans ce dossier;
    Choisir « Peut modifier » si vous désirez que les membres du groupe puissent modifier les documents inclus dans ce dossier.
  8. Cliquer sur « Partager » lorsque terminé.

 


Utilisation

Connecter un lecteur réseau SharePoint (Windows)

  1. Ouvrir votre explorateur de fichiers en cliquant sur cette icône sur votre bureau :
  2. Cette fenêtre s’ouvrira :
  3. Cliquer avec le bouton droit de votre souris sur « Ce PC »;
  4. Cliquer sur « Connecter un lecteur réseau… »;
  5. Dans le champ « Lecteur », choisir une lettre libre parmi la liste offerte (ex. : « F »);
  6. Entrer le chemin reçu dans votre invitation par courriel (\\sharepoint.uqac.ca@ssl\sites\…) dans le champ « Dossier » (il est important de respecter les majuscules et minuscules si vous le saisissez manuellement);
  7. S’assurer que la case « Se reconnecter lors de la connexion » soit bien cochée;
  8. Cliquer sur « Terminer »;
  9. La fenêtre suivante ci-dessous s’affichera. Il faut lui laisser le temps de connecter le lecteur réseau, elle disparaîtra par elle-même après quelques secondes;
  10. Vous aurez ensuite accès à votre lecteur réseau sur votre ordinateur et celui-ci vous permettra d’accéder à votre bibliothèque de documents partagés via SharePoint;
  11. Pour y accéder, vous devrez cliquer sur l’explorateur de fichiers , ensuite sur le lecteur portant un nom ressemblant à :
    « Nom_De_Votre_Bibliothèque (\\sharepoint@ssl\sites\ABC) »
    Exemple :
    et vous pourrez ouvrir et/ou verser des documents à cet endroit, en les copiant et en les collant, comme vous fonctionnez habituellement avec votre dossier « Mes documents ».

Connecter un lecteur réseau SharePoint (Mac)

  1. Dans le Finder de votre ordinateur, cliquer sur « Aller » et ensuite sur « Se connecter au serveur… »;
  2. Dans le champ « Adresse du serveur : », entrer le chemin reçu dans votre invitation par courriel;
  3. Cliquer sur le « + » afin de l’ajouter dans vos favoris et cliquer sur « Se connecter »;
  4. Si la fenêtre de certificat apparaît :
    1. Cliquer sur « Continuer »;

      OU
    2. Suivre ces étapes si vous êtes administrateur de votre ordinateur :
      • Cliquer sur « Afficher le certificat » et sur « Continuer »;
      • Cliquer sur « Se fier »;
      • Vis-à-vis le champ « Lors de l’utilisation de ce certificat », choisir « Toujours approuver »;
      • Cliquer sur « Continuer »;
  5. Entrer votre compte UQAC (dans le champ « Nom ») et votre mot de passe (le même compte et mot de passe que vous utilisez pour accéder à votre courriel UQAC) et cliquer sur le bouton « Se connecter »;
  6. Le lecteur sera accessible dans la section « Partagé(s) »;

    Vous pourrez ouvrir et/ou verser des documents à cet endroit, en les copiant et en les collant, comme vous fonctionnez habituellement avec vos fichiers et vos dossiers emmagasinés sur votre ordinateur.

Créer un nouveau répertoire

  1. Se connecter à SharePoint dans Firefox ou Chrome.
  2. Choisir « Documents » à gauche de votre écran;
  3. Cliquer sur l’onglet « FICHIERS »;
  4. Cliquer sur le bouton « Nouveau dossier »;
  5. Donner un nom au nouveau dossier et appuyer sur le bouton « Enregistrer ».

Ajouter un document dans un répertoire

  1. Se connecter à son SharePoint dans Firefox ou Chrome;
  2. Choisir « Documents » à gauche de votre écran;
  3. Cliquer sur l’onglet « FICHIERS »;
  4. Cliquer sur « Télécharger un document »;
  5. Cliquer sur « Parcourir… » Sélectionner le document à déposer et cliquer sur « Ouvrir »;
  6. Cliquer sur « OK ».

Supprimer un répertoire

  1. Se connecter à son SharePoint dans Firefox ou Chrome.
  2. Choisir « Documents » à gauche de votre écran;
  3. Cliquer sur les trois points figurants à droite du répertoire à supprimer;
  4. Cliquer sur les autres points figurant à droite du lien « PARTAGER »;
  5. Cliquer sur « Supprimer ». Cela supprimera le dossier ainsi que son contenu entier.

Supprimer un document dans un répertoire

  1. Se connecter à son SharePoint dans Firefox ou Chrome;
  2. Choisir « Documents » à gauche de votre écran;
  3. Cliquer sur les trois points figurant à droite du fichier à supprimer;
  4. Cliquer sur les trois points figurant dans le bas de l’écran des détails du document;
  5. Cliquer sur « Supprimer ».

 

Direction des ressources informationnelles
Février 2020