Portail enseignant

Le nouveau portail enseignant permet aux enseignants d’accéder aux listes de leurs cours et à leurs listes d’étudiants, aux évaluations de leur enseignement ainsi qu’au nouveau système d’entrée des résultats qui est le système officiel que les enseignants de l’UQAC doivent utiliser pour diffuser, en ligne, les cotes finales pour chaque étudiant.  Le système d’entrée des résultats présent dans le nouveau portail enseignant permet également de diffuser aux étudiants leurs résultats intermédiaires pour leurs travaux et examens. Les étudiants peuvent ensuite y accéder via leur portail étudiant sur le Web.

Dès qu’un enseignant est embauché à l’UQAC, il a accès à son portail enseignant via son compte employé UQAC.

Accéder au portail enseignant

Dès qu’un nouvel enseignant de l’UQAC reçoit son adresse de courriel uqac.ca, il a automatiquement accès à son portail enseignant. Il est à noter qu’il doit d’abord activer son compte employé UQAC pour y avoir accès (pour activer un compte UQAC, il suffit de suivre les indications présentes ici: https://www.uqac.ca/soutientechnique/hrf_faq/activationcompteuqac/).

Une fois votre compte employé UQAC activé, pour accéder à votre portail enseignant vous devez:

  1. Entrer cette adresse dans votre fureteur Web (Internet Explorer, Chrome ou Firefox) : https://employe.uqac.ca/;
    *** Si la phrase sur la collecte d’informations s’affiche, cliquer sur « Accepter » si vous désirez continuer:
  2. Cliquer sur « Connexion »;
  3. La fenêtre suivante s’affichera, saisir votre compte UQAC employé dans le premier champ;
  4. Dans le deuxième champ, entrer votre mot de passe;
  5. Cliquer sur le bouton « Connexion »;
  6. Si vous ne vous souvenez plus de votre compte UQAC et/ou de votre mot de passe, cliquer sur l’un des trois lien suivants et suivre les indications qui s’afficheront à l’écran:

– Compte UQAC oublié : Cliquer sur « Compte oublié ? »;
– Mot de passe oublié : Cliquer sur « Mot de passe oublié ? »;
– Compte UQAC non activé : Cliquer sur « Activer mon compte ».

Accéder à la liste de vos cours pour un trimestre

  1. Dans le coin supérieur gauche, cliquer sur la liste de choix identifiée par le trimestre actuel (ex. : Hiver 2021);
  2. Cliquer sur « Mes cours »;
  3. La liste de vos cours pour le présent trimestre s’affichera :
  4. Cliquer sur le cours de votre choix pour accéder aux diverses fonctions relatives à chacun de vos cours :

Accéder à vos évaluations d’enseignement

  1. Une fois entré dans le cours pour lequel vous désirez accéder à l’évaluation des enseignements, cliquer sur « Évaluation des enseignements »:
  2. Cliquer sur l’un des deux rapports soit « Répondant par réponse » ou « Comparatif par question »;
  3. L’évaluation d’enseignement pour ce cours s’affichera à l’écran selon le rapport de votre choix;
  4. Noter que l’item « Évaluation des enseignements » peut être absent si un cours ne contient aucun rapport d’évaluation (tous les cours réguliers offerts au premier cycle et aux cycles supérieurs, sauf exception, sont évalués mais uniquement les cours ayant été évalués par 7 étudiants et plus comportent un rapport d’évaluation);
  5. Noter égalemenque l’item « Évaluation des enseignements » est présent uniquement dès le lendemain de la date limite pour la remise des résultats ET si vous avez entré et officialisé toutes votes cotes pour ce cours.

Accéder à vos listes d’étudiants

  1. Une fois entré dans le cours pour lequel vous désirez accéder à la liste d’étudiants,  cliquer sur l’item « Gestion des résultats »;
  2. La liste des étudiants pour ce cours s’affichera à l’écran;
  3. Cliquer sur le bouton « Sociologique » pour afficher les informations sociologiques relatives à chaque étudiant (courriel, téléphone, programme, etc.):

Verser des résultats intermédiaires (éléments d’évaluation)

Dans votre portail enseignant, vous avez automatiquement accès à l’entrée des résultats qui est le système officiel pour la diffusion, en ligne, des cotes finales pour vos étudiants.  Il est également possible de l’utiliser pour diffuser aux étudiants leurs résultats intermédiaires.

Les résultats intermédiaires sont les résultats obtenus par vos étudiants pour les travaux pratiques, les examens, les exposés oraux etc. En tant qu’enseignant, vous pouvez créer ces éléments d’évaluations dans chacun de vos cours et y verser les résultats obtenus par vos étudiants, comme ceci:

A. Créer un nouvel élément d’évaluation

  1. Une fois dans le cours de votre choix, cliquer sur le bouton « Gestion des résultats »:
  2. Ensuite sur « Actions » puis sur « Ajouter un élément d’évaluation »:
  3. La fenêtre suivante s’affichera:
  4. Dans le champ « Rang d’affichage », le chiffre qui y est présent mentionne l’ordre dans lequel cet élément d’évaluation s’affichera dans le tableau;
  5. Dans le champ « Titre de l’évaluation », vous devez entrer un titre pour cet élément d’évaluation;
  6. Dans le champ « Note maximale », entrer la valeur sur laquelle vous allez corriger ce travail, ex. : sur 100 points;
  7. Dans le champ « Pondération », entrer la valeur que cet élément d’évaluation vaudra sur le 100% final pour ce cours. (Ex. : Entrer 15 si cet élément d’évaluation vaut pour 15 points au total pour le cours à la fin du trimestre);
  8. Cocher la case « Résultats diffusés sur le web » si vous désirez que les étudiants puissent voir leur résultat dès maintenant, il vous est possible de cocher cette case plus tard si vous désirez avoir le temps de saisir toutes les notes avant que les étudiants puissent accéder aux résultats;
  9. Cliquer sur « Soumettre » une fois les champs remplis selon vos préférences;
  10. L’élément d’évaluation créé s’affichera dans votre tableau sous forme de colonne comme ceci :

B. Verser les résultats pour un élément d’évaluation

  1. Cliquer sur l’icône sous le titre de votre élément d’évaluation et cliquer sur « Saisir les résultats »;
  2. La fenêtre suivante s’affichera, vous pourrez entrer le résultat obtenu pour chacun de vos étudiants pour cet élément d’évaluation (entrer les résultats non pondérés (valeur du champ « Note maximale ») car le système calculera automatiquement par lui-même le résultat pondéré pour chaque étudiant);
  3. Cliquer sur « Soumettre » une fois terminé;
  4. Le système affichera les résultats pondérés comme ceci :
  5. Pour faire afficher, également, les résultats non-pondérés, cliquer sur le bouton « Résultats non-pondérés »:
  6. Une colonne supplémentaire par élément d’évaluation apparaîtra, en bleu, à droite du résultat pondéré.  Vous pourrez donc voir chaque note de façon pondérée et non-pondérée;
  7. Noter que la pondération totale se calculera automatiquement à chaque fois que vous saisissez des résultats pour un élément d’évaluation.  La pondération totale apparaît sous la colonne « Total » comme ceci :

C. Modifier un élément d’évaluation

  1. Vous pouvez en tout temps cliquer sur l’icône sous le titre de votre élément d’évaluation et choisir « Modifier l’élément d’évaluation » pour effectuer des changements sur cet élément. (Ex. : Pour cocher ou décocher la case « Résultats diffusés sur le web » tout dépendamment du moment où vous désirez que vos étudiants puissent avoir accès à leur résultat pour cet élément d’évaluation):

D. Supprimer entièrement un élément d’évaluation

  1. Cliquer sur « Actions » et ensuite sur « Supprimer un élément d’évaluation » :
  2. La liste de vos éléments d’évaluations présents dans ce cours s’affichera:
  3. Choisir l’élément d’évaluation que vous désirez supprimer et cliquer sur le bouton « Supprimer »;
  4. Noter que supprimer entièrement un élément d’évaluation supprimera l’élément d’évaluation lui-même ainsi que tous les résultats qui y avaient été saisis.

Verser les cotes finales

A.  Définir les intervalles des cotes

  1. Une fois dans le cours de votre choix, cliquer sur le bouton « Gestion des résultats »:
  2. Ensuite, cliquer sur « Actions » et sur « Gérer les paramètres »:
  3. Cela vous donne accès à l’entrée des « Intervalles des cotes »;
    Par défaut, ce sont les intervalles déterminées par votre département qui s’affichent à l’écran.  Par contre, si votre département vous permet de les modifier, vous pouvez les modifier à votre guise.  Entrer les intervalles dans les cases « Note maximale » à partir de la cote précédent la cote E (habituellement c’est la cote D);
  4. Automatiquement, la case « Note minimum » va se remplir toute seule;
  5. Dans ces intervalles, le maximum est exclu. Par exemple, si la cote E est de 0 à 60 et la cote D est de 60 à 64, si un étudiant obtient la note 60, le maximum est exclu et la cote est toujours en FAVEUR DE l’étudiant alors il va obtenir la cote D);
  6. Cocher la case « Diffuser les cotes » pour qu’elles soient visibles aux étudiants une fois que vous les aurez générées officiellement;
  7. Enregistrer les intervalles en cliquant sur le bouton « Soumettre ».

B.  Générer les cotes automatiquement

Si vous avez entré les résultats de tous vos éléments d’évaluations, vous pouvez générer les cotes automatiquement :

  1. Vous devez d’abord vous assurer que vos intervalles des cotes sont entrées correctement avec les bonnes valeurs (voir la section « A.  Définir les intervalles des cotes » ci-haut pour savoir comment y accéder);
  2. Cliquer sur le bouton « Actions » et sur « Générer les cotes des étudiants »;
  3. La question suivante vous sera posée, répondre « Oui »;
  4. Les cotes vont s’inscrire vis-à-vis chacun des étudiants selon le total de leurs points récoltés sur 100 durant le trimestre;

C.  Générer les cotes manuellement

Par contre, si vous n’avez pas entré les notes de vos éléments d’évaluation et que vous ne désirez que verser la cote finale, vous devez faire l’entrée de vos cotes de façon manuelle et individuellement :

  1. Cliquer sur l’icône présent sous le titre de la colonne « Cote »;
  2. Cliquer sur « Saisir les cotes des étudiants »;
  3. À l’aide des listes de choix vis-à-vis chacun de vos étudiants, choisir la cote appropriée et cliquer sur le bouton « Soumettre »;
  4. C’est également à cet endroit que vous pouvez cocher la case « Faib. français » si vous avez pu percevoir une faiblesse en français pour certains étudiants, cela permettra au directeur de votre module de savoir quels étudiants démontrent une faiblesse en français.

Officialiser les cotes de tous les étudiants d’un groupe pour les faire parvenir au bureau du registraire

  1. Une fois dans le cours de votre choix, cliquer sur le bouton « Gestion des résultats »;
  2. Cliquer sur « Actions » et sur « Officialiser les cotes »;
  3. La question suivante vous sera posée:
    Répondre : « Oui » et vos cotes seront automatiquement enregistrées officiellement;
  4. ATTENTION: Dès que vos cotes sont enregistrées officiellement il devient impossible d’effectuer des modifications au niveau des notes intermédiaires et des cotes finales. La solution pour  modifier les cotes finales sera uniquement par formulaire de modification de résultat;
  5. Si le bouton « Officialiser les cotes » est cliqué par erreur, il est possible d’annuler l’officialisation des notes et ensuite vous pourrez modifier à nouveau les cotes finales de tous vos étudiants, mais pour cela il est nécessaire d’envoyer un courriel à bureauduregistraire@uqac.ca (bureau du registraire) en mentionnant que vous désirez faire désofficialiser les résultats d’un cours et bien indiquer:
    – le sigle du cours;
    – le numéro du groupe;
    – le trimestre;
    – vos nom et prénom;
  6. Pour savoir si vous avez ou non, bel et bien officialisé vos cotes, si la phrase en jaune suivante apparaît dans un cours, c’est que vos cotes ont bel et bien été officialisées :

Officialiser les cotes de seulement un ou quelques étudiants d’un groupe pour les faire parvenir au bureau du registraire

Il est possible d’officialiser les cotes de seulement un ou quelques étudiants d’un groupe pour les faire parvenir au bureau du registraire.

  1. Une fois dans le cours de votre choix, cliquer sur le bouton « Gestion des résultats »;
  2. Cliquer sur la flèche située dans la colonne « Cote » et cliquer sur « Saisir les cotes des étudiants »;
  3. Si les cotes pour le ou les étudiants de votre choix ne sont pas encore entrées, les saisir dans la colonne « Cote ».  Pour officialiser la cote d’un ou de plusieurs étudiants, cocher la case « Officiel » vis-à-vis l’étudiant ou les étudiants de votre choix;
  4. Cliquer sur le bouton « Soumettre » et vos cotes pour cet ou ces étudiants seront automatiquement enregistrées officiellement;
  5. ATTENTION: Dès que des cotes sont enregistrées officiellement il devient impossible d’effectuer des modifications au niveau des éléments d’évaluation, c’est pour cette raison que les trois items du menu « Actions » seront grisés et inaccessibles.  Il sera également impossible de modifier les cotes finales officialisés pour le ou les étudiants. La solution pour modifier les cotes finales officialisées sera uniquement par formulaire de modification de résultat;
  6. Par la suite, au moment de votre choix, vous pourrez cliquer sur « Générer les cotes des étudiants » et sur « Officialiser les cotes » pour tous les étudiants restant (pour tous les autres étudiants pour qui des cotes n’auront pas été encore saisies ni officialisées);
  7. Si des cotes finales ont été officialisées par erreur, il est possible d’annuler l’officialisation des notes et ensuite vous pourrez modifier à nouveau les cotes finales de tous vos étudiants, mais pour cela il est nécessaire d’envoyer un courriel à bureauduregistraire@uqac.ca (bureau du registraire) en mentionnant que vous désirez faire désofficialiser les résultats d’un cours et bien indiquer:
    – le sigle du cours;
    – le numéro du groupe;
    – le trimestre;
    – vos nom et prénom;
  8. Pour savoir si vous avez ou non, bel et bien officialisé vos cotes, cliquer sur l’icône sous le mot « Cote » et sur « Saisir les cotes des étudiants »;Si la case « Officiel » est cochée vis-à-vis un ou des étudiants,  ou les étudiants de votre choix, cela signifiera que les cotes pour cet ou ces étudiants sont bel et bien enregistrées officiellement auprès du bureau du registraire :

Afficher les résultats dans le dossier étudiant de vos étudiants

  1. Une fois dans le cours de votre choix, cliquer sur le bouton « Gestion des résultats »:
  2. Cliquer sur l’icône sous le titre de l’élément d’évaluation que vous désirez rendre visible à vos étudiants dans leur portail étudiant et choisir « Modifier l’élément d’évaluation »;
  3. Cocher la case « Résultats diffusés sur le web » et cliquer sur « Soumettre »;
  4. Les étudiants pourront voir instantanément leurs résultats intermédiaires dans leur dossier étudiant, dans votre cours;
  5. Pour ce qui est des cotes finales officialisées, il y a un transfert des données du serveur des enseignants vers le serveur des étudiants à toutes les nuits à minuit, ce qui signifie que si vous entrez et officialisez des cotes aujourd’hui, les étudiants les verront apparaître dans leur dossier étudiant uniquement dès le lendemain matin.

Ajouter un commentaire à un étudiant

Il est possible pour vous de verser un commentaire privé pour un  de vos étudiants.  Cet étudiant pourra consulter votre commentaire en accédant à son portail étudiant et en cliquant sur le sigle de votre cours.

  1. Pour ajouter un commentaire à un étudiant, une fois dans le cours de votre choix, cliquer sur le bouton « Gestion des résultats »:
  2. La liste de vos étudiants pour ce cours s’affichera à l’écran, cliquer sur le nom de l’étudiant pour qui vous désirez inscrire un commentaire;
  3. La fenêtre suivante s’affichera, entrer votre commentaire dans le champ « Commentaire » et cliquer sur « Soumettre »:
  4. Dans la liste de vos étudiants, il est facilement possible de repérer les étudiants pour qui vous avez inscrit un commentaire puisque une image bleue de ce genre s’affiche à droite de chaque étudiant possédant un commentaire.  Vous pouvez cliquer sur cette image bleue pour modifier votre commentaire (ou en ajouter un autre sous le commentaire déjà présent):

Consulter l’ensemble des résultats d’évaluations d’un étudiant pour un cours donné

Il est possible pour vous de consulter l’ensemble des résultats d’évaluations d’un étudiant pour un cours donné comme ceci :

  1. Pour y arriver, une fois dans le cours de votre choix, cliquer sur le bouton « Gestion des résultats »:
  2. La liste de vos étudiants pour ce cours s’affichera à l’écran, cliquer sur le nom de l’étudiant de votre choix:
  3. La fenêtre suivante s’affichera, vous pourrez alors visualiser tous les résultats entrés pour cet étudiant, les commentaires si vous en avez ajoutés et son total sur 100 de sa note pondérée (Moyenne à date) qui se calcule toujours automatiquement.  Si vous désirez modifier un ou des résultats et/ou modifier ou ajouter des commentaires, vous pouvez le faire dans cet écran et cliquer sur « Soumettre » pour enregistrer vos modifications:

Cibler les étudiants en difficulté

Il est possible pour vous de cibler les étudiants d’un cours qui sont en difficulté.

  1. Pour y arriver, une fois dans le cours de votre choix, cliquer sur le bouton « Gestion des résultats »:
  2. La liste de vos étudiants pour ce cours s’affichera à l’écran.  Dès que vous entrerez les premiers résultats de votre premier élément d’évaluation pour vos étudiants, le système attribuera automatiquement une indication en rouge comme ceci à droite du nom de chacun de vos étudiants qui sont en voie d’être en échec:
  3. L’indication en rouge disparaîtra automatiquement pour un étudiant si ce dernier réussi à remonter son résultat pondéré au delà du seuil de l’échec.  Cela vous permet de pouvoir avoir toujours un œil sur les étudiants ayant le plus de difficultés pour les aider à progresser tout au long du trimestre.

Importer des résultats

Il est possible d’importer des résultats (notes et/ou cotes) provenant d’une liste quelconque (ex. : Microsoft Excel, Microfosft Word, Bloc -notes, etc.) pour les verser dans le portail employé, au lieu de les saisir un à un.  Pour ce faire :

  1. Votre liste de départ (ex. : Microsoft Excel, Microfosft Word, Bloc -notes, etc.) doit contenir les codes permanents des étudiants pour qui vous désirez importer leurs résultats respectifs ainsi que leurs résultats en question, comme ceci :*** (Noter qu’il n’est pas obligatoire d’inscrire les codes permanents dans un ordre prédéterminé ni d’avoir exactement tous les codes permanents de tous les étudiants pour un cours donné, vous pouvez effectuer l’opération uniquement pour quelques étudiants si vous le désirez);
  2. Sélectionner les codes permanents et les résultats de votre liste et faire un clic droit sur votre souris pour pouvoir les copier;
  3. Une fois dans le cours de votre choix, cliquer sur le bouton « Gestion des résultats »:
  4. Sous l’élément d’évaluation de votre choix (consulter la rubrique « Verser des résultats intermédiaires (éléments d’évaluation) » pour savoir comment créer des éléments d’évaluation), cliquer sur la flèche pointant vers le bas et ensuite sur « Importer des résultats »;
  5. La fenêtre suivante apparaîtra, cliquer dans l’encadré blanc, faire un clic droit sur votre souris, coller ce que vous avez copié au point #2 et cliquer sur le bouton « Vérifier »;
  6. Vous pourrez prendre connaissance des détails de la vérification figurant dans les encadrés jaunes et ensuite cliquer sur le bouton « Importer »;
  7. Un encadré vert mentionnera si les résultats ont été importés adéquatement.  Cliquer sur le bouton « Soumettre » pour continuer;
  8. Vous pourrez voir les résultats apparaître adéquatement sous l’élément d’évaluation en question comme ceci :
  9. Vous pouvez faire exactement ces mêmes opérations pour chaque élément d’évaluation et également pour les cotes, en cliquant sur la flèche pointant vers le bas située sous le mot « Cote » puis sur « Importer des cotes »;
  10. La fenêtre suivante apparaîtra, cliquer dans l’encadré blanc, faire un clic droit sur votre souris, coller les codes permanents et les cotes figurant dans votre fichier et cliquer sur le bouton « Vérifier »;
  11. Vous pourrez prendre connaissance des détails de la vérification figurant dans les encadrés jaunes et ensuite cliquer sur le bouton « Importer »;
  12. Un encadré vert mentionnera si les cotes ont été importées adéquatement.  Cliquer sur le bouton « Soumettre » pour continuer;
  13. Vous pourrez voir les cotes apparaître adéquatement sous l’élément d’évaluation en question comme ceci :
  14. Il ne  vous restera qu’à les officialiser quand vous le désirerez (consulter la rubrique « Officialiser les cotes » pour savoir comment procéder).

Exporter les résultats

  1. Une fois dans le cours de votre choix, cliquer sur le bouton « Gestion des résultats »:
  2. Cliquer sur « Actions » et sur « Exporter les résultats »;
  3. Les données seront exportées dans un fichier en format CSV qui s’affichera dans le coin inférieur gauche de votre écran, vous pouvez cliquer dessus pour le faire afficher;
  4. Vous pouvez également retrouver ce fichier dans le dossier « Téléchargements » de votre ordinateur;

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