| Adoption | ||
| Instance | Date | Décision |
| Comité exécutif | 6 avril 1982 | |
| Modification | |||
| Instance | Date | Décision | Commentaires |
| Révision | Aux trois (3) ans |
| Responsable | Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources |
| Parties prenantes | |
1. Dispositions générales
1.1 Objectifs
- Établir le cadre et le processus du recrutement et de l’embauche du personnel des catégories professionnel, technique, bureau, métiers et services.
- Faciliter le recrutement du personnel tout en respectant les normes établies.
- S’assurer que le personnel embauché correspond aux besoins de l’Université et assurer le respect des normes établies.
1.2 Références
1.3 Responsable de l’application
Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources est responsable de son application.
2. Rôles et modalités
2.1 Dispositions générales
- Les contrats d’embauche pour le personnel sont préparés par la Direction des ressources humaines et signés par la personne directrice des ressources humaines ou une personne représentante désignée.
- La personne directrice des ressources humaines détermine le calcul du traitement à l’embauche.
- La Direction des ressources financières rémunère ce personnel selon les directives de la Direction des ressources humaines.
2.2 Composition des comités de sélection
La composition des comités de sélection va comme suit :
2.2.1 Pour le personnel régulier
- de la personne supérieure immédiate responsable du secteur d’activité ou de sa personne représentante;
- de la personne directrice des ressources humaines ou de sa personne représentante;
- d’au moins une autre personne choisie par la personne supérieure immédiate en consultation avec la personne directrice des ressources humaines.
2.2.2 Pour le personnel remplaçant, temporaire, surnuméraire, sous-octroi ou étudiant
- de la personne directrice des ressources humaines ou de sa personne représentante qui, en collaboration avec la personne supérieure immédiate concernée, décide, s’il y a lieu, de former le comité de sélection.
Dans l’affirmative, le comité se compose :
- de la personne supérieure immédiate concernée ou de sa personne représentante;
- de la personne directrice des ressources humaines ou de sa personne représentante;
- d’une autre personne, s’il y a lieu.
2.2.3 Cheminement des activités
2.2.3.1 Révision du poste
La personne supérieure immédiate:
- revoit la description de fonction et en prépare une nouvelle si nécessaire;
- établit en fonction du poste et des besoins :
- le profil de la personne titulaire;
- la nature de l’expérience souhaitée;
- la grille d’évaluation.
Pour le personnel régulier seulement :
- prépare un affichage en collaboration avec la personne supérieure immédiate concernée;
- affiche le poste à l’intention des employées et employés de l’Université en respect des normes établies.
Pour tous les statuts de personnel :
- consulte la banque d’offres de services;
- procède, s’il y a lieu, à un affichage externe (journaux et/ou communiqués avec des organismes extérieurs);
- reçoit les offres de services et accuse réception par lettre;
- prépare un dossier pour le comité de sélection s’il y a lieu.
2.2.3.2 Sélection
Le comité de sélection :
- Effectue une présélection à l’aide de la description de fonction, du profil des candidatures et de la grille d’évaluation, en considérant en premier lieu, les candidatures du personnel à l’emploi de l’Université.
La Direction des ressources humaines :
- convoque les candidatures retenues pour une entrevue avec le comité de sélection.
La personne directrice des ressources humaines ou sa personne représentante :
- coordonne le comité de sélection.
Le comité de sélection :
- procède aux entrevues, délibère et recommande le choix d’une candidate ou d’un candidat.
La personne supérieure immédiate :
- considère la ou les recommandations du comité de sélection;
- fait son choix et vérifie avec la Direction des ressources humaines les différentes conditions à l’embauche.
La Direction des ressources humaines :
- vérifie les références de la candidature retenue et demande un certificat médical, s’il y a lieu.
2.2.3.2 Embauche du personnel
La Direction des ressources humaines :
- détermine le classement de la candidature sélectionnée;
- offre le poste à la candidature choisie;
- prépare et signe la lettre d’embauche et la transmet à la personne candidate avec copie à la personne supérieure immédiate et à la personne supérieure hiérarchique;
- avise les candidatures dont l’offre de services n’a pas été retenue.
- informe la Direction des ressources financières (paye);
- fait signer un contrat au nouvel employé ou employée lors de son entrée en fonction.
3. Mise à jour
La présente procédure est mise à jour au besoin ou minimalement tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par le Comité exécutif.
4. Dispositions finales
La présente procédure entre en vigueur au moment de son adoption par le Comité exécutif.