Directive concernant le gabarit des documents normatifs

Adoptée par le SG - 7 octobre 2025

Politique [1] / Procédure [2]

 

 

Adoption
Instance Date Décision

 

Modification
Instance Date Décision Commentaires

 

RÉVISION Aux cinq ans
Personne responsable
Personne déléguée (le cas échéant)
Partie(s) prenante(s) (le cas échéant)

Table des matières (au besoin)[3]

 

NOTE : Le présent gabarit est un outil qui vise à aider les différents secteurs à mettre en œuvre les dispositions prévues au Règlement relatif au Manuel de gestion et à la Procédure relative au cheminement des documents normatifs. En cas de disparité, ces deux derniers documents ont préséance.

Le gabarit est principalement applicable aux politiques et aux procédures. Il peut également servir de modèle pour les règlements et les directives, mais ces deux derniers types de documents peuvent également se présenter sous différentes formes, étant donné leur nature.

1.    Dispositions générales

1.1.   Préambule[4] (au besoin)

1.2.   Objectifs[5]

Exemples :

[Le présent document] vise à :

Les objectifs [du présent document] sont :

  • Établir la composition et les règles de fonctionnement du […];
  • Prévoir le mécanisme de traitement des plaintes en matière […];
  • Prévoir la mise en place de mesures de […];
  • Veiller à ce que […]
  • Identifier les principaux intervenants […] et définir leur rôle […];
  • Établir le processus de […];

1.3   Cadre de référence[6]

Texte(s) habilitant(s) (s’il y a lieu) :

  • […]

Documents adoptés en vertu [du présent document] (s’il y a lieu) :

  • […]

Documents connexes ou nécessaires à l’interprétation [du présent document] (s’il y a lieu) :

1.4.   Champ d’application[7]

[Le présent document] s’applique à […].

1.5.   Personne responsable[8]

1.6.   Personne déléguée (s’il y a lieu)[9]

1.7.   Définitions (au besoin)[10]

2.    [Rôles et modalités][11]

3.    Mise à jour[12]

4.    Dispositions finales [et transitoires][13]

[Le présent document] entre en vigueur au moment de son adoption par (instance concernée).

ou

[Le présent document] entre en vigueur le (date).

Notes

  • [1] Une politique établit les principes de base dont s’inspire la direction de l’UQAC dans la gestion de ses activités ou les orientations qu’elle souhaite se donner. Elle découle généralement des règlements et vise à déterminer les objectifs poursuivis en plus de définir les attitudes à adopter selon les circonstances. Elle prévoit aussi les niveaux de responsabilité quant aux décisions relatives aux principes établis.
  • [2] La procédure est un document plus spécifique que le règlement ou la politique. Elle peut en compléter les modalités, en préciser les mécanismes opérationnels et prévoir les responsabilités des divers intervenants concernés. Elle peut également constituer une suite d’étapes pour réaliser une activité ou pour parvenir à un résultat.
  • [3] Si la procédure est volumineuse (ex. plus de 10 pages) il est possible d’insérer une table de matières avant la section Dispositions générales.
  • [4] Le préambule n’est pas nécessaire. Il peut toutefois s’avérer utile pour expliquer le contexte du document normatif (ex. nécessité de se conformer à une loi) ou pour résumer en termes clairs et concis l’essentiel du document.
  • [5] On énumère les principaux objectifs poursuivis par le document normatif. Des exemples de formulation sont fournis ci-avant, mais ils ne sont aucunement restrictifs.
  • [6] Établit en quelque sorte le « cadre juridique » du document normatif. Doivent y être mentionnées les documents suivants (si possible, les dispositions précises) :
  • texte(s) habilitant(s): il peut s’agir de documents internes (ex. : un règlement) ou externes (ex. : une loi) sur lesquels le document s’appuie, c.-à-d. en vertu de quoi il est adopté (dans le cas d’une procédure et d’une directive, il existe normalement un texte habilitant, que le SG peut aider à identifier au besoin).
  • Les autres documents qui sont adoptés en vertu du présent document, s’il y a lieu.
  • Tout autre document qu’il est nécessaire (voir note ci-après) de lire conjointement avec le présent document afin d’interpréter ou d’appliquer ce dernier. Par exemple, un guide ministériel, un cadre réglementaire, un article précis d’une convention collective, etc.
  • NOTE: Les documents normatifs qui forment le Manuel de gestion ne peuvent jamais se substituer à la législation ou aux conventions collectives. Il n’est donc pas nécessaire de mentionner ces dernières dans cette section, à moins que des articles en particulier ne soient nécessaires à l’interprétation ou à l’application du document normatif.
  • [7] Il s’agit d’une section essentielle, car elle précise qui est assujetti au document normatif. Bien souvent, le champ d’application sera « l’ensemble de la communauté universitaire ». Le Lexique définit par défaut la communauté universitaire comme étant l’« [e]nsemble des personnes qui étudient, travaillent, siègent à des comités, utilisent les services de l’Université ou interviennent à quelque niveau que ce soit dans le cadre des activités de l’Université, ce qui comprend, notamment, les personnes qui sont temporairement dans les installations de l’UQAC ».  Parfois, il peut s’avérer nécessaire de circonscrire le champ d’application d’un document normatif, par exemple à un type de clientèle étudiante en particulier (ex. : premier cycle), à une catégorie de personnel (ex. : la haute direction) ou encore à des installations spécifiques (ex. : Campus de Sept-Îles).
  • [8] Identifie la personne responsable, c’est-à-dire la personne qui assume les responsabilités prévues dans le Règlement relatif au Manuel de gestion. Il s’agit presque toujours de la personne rectrice ou d’une personne vice-rectrice. Notez que cette personne est également mentionnée dans l’encadré de l’en-tête.
  • [9] Identifie, s’il y a lieu, la personne déléguée, c’est-à-dire la personne qui assume les responsabilités prévues à ce titre dans le Règlement relatif au Manuel de gestion. S’il s’agit de la même personne que la personne responsable, il n’est pas nécessaire d’ajouter cette mention. Sinon, il peut s’agir d’une personne doyenne, d’une personne directrice, etc.)
  • [10] Il faut d’abord consulter le Lexique, qui contient des définitions applicables à l’ensemble du Manuel de gestion. Il est possible de donner une autre définition à ces termes, mais il faut alors le prévoir dans la présente section. Ensuite, si le document est adopté en vertu d’un autre document normatif, on vérifie si des définitions y sont déjà prévues, car conformément au Règlement relatif au Manuel de gestion « toute définition ainsi précisée s’applique également aux documents normatifs adoptés en vertu de ce premier document ».C’est également le bon endroit pour définir des termes applicables qui ne seraient pas définis dans le Lexique.  Autres remarques : Si des termes utilisés dans le document sont prévus dans une loi, et qu’ils ne sont pas définis dans le Lexique, il est généralement préférable de les définir en se collant sur la définition de la loi. De façon générale, vu la nature juridique des documents normatifs, il faut porter attention à la cohérence des termes employés, c’est-à-dire qu’il faut éviter d’utiliser plusieurs termes pour désigner la même notion, même si cela rend le texte moins esthétique. En droit, l’utilisation de termes différents signifie généralement qu’un sens différent est sous-entendu.
  • [11] Le titre de cette section et des sous-sections, s’il y a lieu, variera grandement. Il s’agit du corps du texte du document normatif. Les principes suivants peuvent servir de guide, mais ne sont pas rigides : 
  • Dans le cas d’une politique : S’articule autour de principes directeurs. On présente les éléments qui constituent la politique. On détermine les objectifs poursuivis en plus de définir la conduite à adopter selon les circonstances. Le niveau de flexibilité de la politique varie selon la latitude accordée par le règlement prévoyant l’adoption d’une telle politique.
  • Dans le cas d’une procédure :S’articule autour des activités. On y prévoit une série de tâches reliées entre elles et qui définissent ce qu’il faut accomplir pour produire un résultat dans les délais prescrits. On présente les éléments qui constituent la procédure dans une séquence chronologique. On y mentionne les personnes intervenantes, les actions qui doivent être posées et les précisions supplémentaires. On y explique la manière d’accomplir une certaine activité. 
  • [12] Selon ce qui est prévu dans le Règlement relatif au Manuel de gestion. Sauf exception, le délai sera de cinq ans. Si une modification s’avère nécessaire avant ce délai, elle devra suivre les étapes prévues pour un « projet de modification d’un document » dans la Procédure relative au cheminement des documents normatifs.
  • [13] Prévoit la date d’entrée en vigueur du document. Si nécessaire, des parties du document pourraient entrer en vigueur avant d’autres, du moment que le libellé est clair et que le processus de communication est adapté en conséquence.