MODIFICATION
Instance	Date	Décision	Commentaires
Conseil d’administration	24 février 2026	CAD-13753	Conformité avec les documents normatifs de l’UQ

ADOPTION
Instance	Date	Décision
Comité exécutif du CA (CEX)	12 décembre 2023	CEX-4828

 

Révision	Aux cinq (5) ans
Responsable	La personne rectrice
Parties prenantes	le secrétariat général, la Direction des communications et des relations publiques

 

1.    Dispositions générales

1.1  Préambule

Cette procédure décrit les étapes que doivent suivre les dossiers de candidatures soumis dans le cadre de la Politique relative à l’attribution de distinctions honorifiques de l’UQAC. Elle guide les personnes concernées dans leurs démarches en lien avec l’attribution de distinctions honorifiques.

1.2  Objectifs

La procédure d’attribution de distinctions honorifiques de l’UQAC vise à :

• fournir la marche à suivre aux différents intervenants impliqués dans les étapes menant à l’attribution d’une distinction honorifique;
• renseigner toute personne qui souhaite déposer sa candidature ou suggérer la candidature d’une autre personne;
• donner un cadre de référence afin d’uniformiser la démarche;
• assurer la reconnaissance appropriée de l’excellence.

1.3  Champ d’application

La présente procédure s’applique à l’Université du Québec à Chicoutimi pour les distinctions honorifiques que sont la médaille de l’UQAC et le doctorat honoris causa.

1.4  Références

• Politique d’attribution des distinctions honorifiques de l’UQAC
• Politique d’attribution du titre de docteur honoris causa de l’Université du Québec
• Directive concernant l’attribution d’un doctorat honoris causa de l’Université du Québec

1.5  Responsable

La personne rectrice est responsable de la présente procédure et chargée de son application.

1.6  Définitions

Les définitions suivantes de la Politique d’attribution de distinctions honorifiques de l’UQAC sont applicables à la présente procédure :

« Docteur honoris causa » (DHC)

« Médaille de l’UQAC »

« Communauté universitaire »

2.     Modalités

2.1  Principes

L’attribution de distinctions honorifiques par l’Université du Québec à Chicoutimi témoigne de l’appréciation institutionnelle de personnes dont le parcours remarquable, professionnel ou académique, a laissé des traces au sein de nos collectivités ou de la société.

2.2  Appel de candidatures et de suggestions de candidatures

Au nom de la personne rectrice, la personne secrétaire générale ou son mandataire, aidé de la Direction des communications et des relations publiques, doit transmettre à l’ensemble de la communauté universitaire et au public, si cela est pertinent, un appel de candidatures au moment jugé nécessaire par le Comité d’attribution de distinctions honorifiques, mais au moins une fois par année.

Cet appel invite les personnes interpellées à soumettre par courriel à la personne rectrice une ou plusieurs candidatures ou suggestions de candidatures pour le doctorat honoris causa et pour la médaille de l’UQAC.

L’appel de candidatures contient les éléments suivants :

• Le formulaire de candidature ou de suggestion de candidature à compléter;
• Une description des différentes distinctions offertes (médaille de l’UQAC, DHC ou les deux);
• La date limite pour déposer une candidature ou une suggestion de candidature;
• La procédure pour déposer une candidature ou une suggestion de candidature;
• La description du contenu d’une candidature ou d’une suggestion de

Les membres du comité d’attribution de distinctions honorifiques peuvent également suggérer des candidatures pour le doctorat honoris causa et pour la médaille de l’UQAC.

En tout temps, il est possible de recevoir des candidatures et des suggestions de candidatures que ce soit de l’interne ou de l’externe à l’UQAC, et ce, à la fois pour le DHC et pour la médaille de l’UQAC.

2.3  Composition du dossier de candidature

Pour être admissible, le dossier de candidature comprend les éléments suivants : Pour toute candidature déposée par la personne candidate elle-même :

• Un formulaire complété (électronique ou papier) de dépôt de candidature;
• Une lettre de deux pages qui explique le parcours exceptionnel de la personne candidate, ainsi que sa contribution artistique, scientifique, sociale ou intellectuelle. Cette déclaration doit également inclure la ou les reconnaissances que la personne a obtenues de ses pairs et de son milieu;
• Deux lettres d’appui ou une lettre d’appui signé de dix membres du personnel, actifs ou retraités, de l’Université du Québec à Chicoutimi concernant la candidature proposée;
• Le curriculum vitæ de la personne candidate;
• Tout autre document jugé pertinent, qui pourrait inclure des preuves de la contribution exceptionnelle de la personne candidate à son domaine d’activité, telles que des articles de presse, des évaluations de pairs ou des exemples de travaux.

Pour toute suggestion de candidature :

• Le nom ou les noms des personnes qui suggèrent la candidature ainsi que les coordonnées pour les contacter;
• Le nom de la personne à considérer;
• Son titre;
• Un minimum de coordonnées pour la rejoindre si applicable;
• Une courte justification expliquant pourquoi cette personne devrait se voir décerner une distinction honorifique.

2.4  Avis préliminaire de la personne rectrice

L’obtention d’un avis préliminaire favorable de la part de la personne rectrice est une étape obligatoire avant de déposer un dossier de candidature au Comité d’attribution de distinctions honorifiques.

Dans le contexte des distinctions honorifiques, l’utilisation du pouvoir discrétionnaire de la personne rectrice peut être nécessaire pour évaluer des candidatures qui ne répondent pas exactement aux critères établis ou pour tenir compte de circonstances spéciales dans le parcours d’une personne candidate.

Un porteur de dossier est identifié par la personne rectrice comme étant responsable du cheminement du dossier. Cependant, le porteur de dossier ne peut être responsable de sa propre candidature.

2.5  Dépôt du dossier de candidature par le porteur de dossier

Le porteur de dossier est responsable de bonifier toute candidature et d’en vérifier la crédibilité à partir des informations accessibles publiquement ou institutionnellement. Son rôle consiste à constituer un dossier suffisamment complet et rigoureux pour permettre au Comité d’attribution des distinctions honorifiques d’évaluer adéquatement l’opportunité d’accorder la distinction. Cette étape est particulièrement déterminante lorsqu’il s’agit d’une suggestion de candidature : le travail du porteur de dossier permet alors de transformer cette suggestion en un véritable dossier de candidature.

Le porteur de dossier transmet le dossier de candidature au Secrétariat général qui en étudie la composition afin de valider sa conformité. Tout dossier non conforme est retourné au porteur de dossier, qui doit s’assurer de déposer un dossier conforme dans les délais requis.

Le Secrétariat général dépose le dossier de candidature complet au Comité d’attribution des distinctions honorifiques.

2.6  Recommandation par le Comité d’attribution de distinctions honorifiques

Le Comité d’attribution de distinctions honorifiques est responsable d’évaluer les candidatures et leur excellence au regard, notamment, des critères définis au paragraphe 2.7 de la présente procédure. Le comité peut rechercher des compléments d’information si nécessaire.

Après analyse, délibération et consensus, le comité formule une recommandation à la personne rectrice relativement à une ou à plusieurs candidatures et pour une ou plusieurs distinctions honorifiques

2.7  Critères pour l’octroi d’un doctorat honoris causa ou de la médaille de l’UQAC (liste non exhaustive) 

Profil académique :

1. L’excellence académique, soit l’impact sur son domaine de recherche ou sur la pratique de la pédagogie;
2. La pertinence des écrits;
3. L’impact sociétal de ses travaux;
4. L’intégrité dont fait preuve la personne;
5. La qualité du lien avec l’UQAC, le cas échéant;
6. L’équilibre historique des divers départements de l’UQAC dans les nominations antérieures pourrait être considéré par le Comité;
7. Autres faits d’importance majeure à souligner, s’il y a lieu (ex. l’UQAC serait la première institution à accorder un DHC ou une médaille à cette personne).

Profil professionnel :

1. L’excellence professionnelle, soit le succès démontré de sa contribution à une organisation, à la société, à une cause d’importance;
2. Une contribution reconnue par ses pairs;
3. L’impact sociétal de sa contribution sur la communauté;
4. L’intégrité dont fait preuve la personne;
5. La qualité du lien avec l’UQAC, le cas échéant;
6. Autres faits d’importance majeure à souligner, s’il y a lieu (ex. l’UQAC serait la première institution à accorder un DHC ou une médaille à cette personne).

2.8   Vérification de l’admissibilité au doctorat honoris causa

À la suite de la recommandation du Comité d’attribution de distinctions honorifiques, la personne rectrice doit vérifier l’admissibilité d’une personne candidate à recevoir un doctorat honoris causa en communiquant par écrit avec la présidence de l’Université du Québec. La personne rectrice mentionne, dans sa lettre, que le Comité d’attribution de distinctions honorifiques recommande la candidature et s’est assuré de l’excellence de la candidature.

2.9  Communication avec la personne candidate

Une fois la recommandation du comité obtenue dans le cas de la médaille de l’UQAC et l’admissibilité de la candidature confirmée par l’Université du Québec dans le cas du doctorat honoris causa, la personne rectrice communique avec la personne candidate afin de :

1. Vérifier si elle accepte de recevoir la distinction honorifique;
2. Confirmer sa disponibilité pour la recevoir;
3. Obtenir, dans le cas d’une suggestion de candidature, son consentement pour une vérification des antécédents judiciaires;
4. Compléter son dossier de candidature, s’il y a lieu;
5. L’informer que, à ce stade, aucune décision n’est arrêtée et que l’attribution de la médaille de l’UQAC relève du Conseil d’administration de l’UQAC et, pour le doctorat honoris causa, de l’Assemblée des gouverneurs de l’Université du Québec ;
6. Lui rappeler que l’ensemble du processus demeure confidentiel jusqu’à l’annonce officielle faite par l’UQAC.

2.10   Attribution et remise du doctorat honoris causa et de la médaille de l’UQAC

 Une fois les étapes précédemment exposées complétées, le dossier de candidature est soumis par la personne rectrice au Conseil d’administration. Le Conseil d’administration décide de l’attribution des médailles de l’UQAC et recommande à l’Assemblée des gouverneurs l’attribution de titre de docteur honoris causa.

Pour le doctorat honoris causa, la personne rectrice transmet la ou les candidatures à l’Assemblée des gouverneurs pour nomination.

Une fois la décision finale prise par le Conseil d’administration ou par l’Assemblée des gouverneurs, la personne rectrice en avise le récipiendaire.

Les distinctions honorifiques sont remises lors d’une cérémonie officielle.

Le doctorat honoris causa et la médaille de l’UQAC ne peuvent être remis en l’absence du récipiendaire. Exceptionnellement, ils peuvent être remis à titre posthume à un représentant de la famille du récipiendaire.

La Direction des communications et des relations publiques est responsable de l’organisation de la cérémonie de remise des distinctions honorifiques.

3.   Révocation

Dans le cas où l’attribution passée d’une distinction honorifique s’avère préjudiciable à la réputation de l’UQAC ou, dans le cas du DHC, de l’Université du Québec, ou s’avère être en conflit avec la mission et les valeurs adoptées par elles, le Conseil d’administration peut révoquer l’attribution d’une médaille de l’UQAC et l’Assemblée des gouverneurs peut révoquer l’attribution d’un DHC. Dans un tel cas, un vote à la majorité absolue (2/3 des voix) est requis.

4.   Mise à jour

La présente procédure doit être mise à au jour au besoin et minimalement, tous les cinq (5) ans. La mise à jour est adoptée par le Comité exécutif.

5.   Dispositions finales

La présente procédure entre en vigueur au moment de son adoption par le Comité exécutif de l’UQAC.

*** Cette procédure s’inspire d’autres procédures en semblable matière ***