Adoption
Instance	Date	Décision
Conseil d’administration	27 mars 2018	CAD-11617

 

Modification
Instance	Date	Décision	Commentaires
Conseil d’administration	23 septembre 2025	CAD-13648
Conseil d’administration	1er juillet 2020	CAD-12286	Modification de la structure organisationnelle

 

Révision	Aux cinq (5) ans
Responsable	La personne secrétaire générale
Parties prenantes	Rectorat, vice-rectorats, décanats, directions et services

TABLE DES MATIÈRES

1. Dispositions générales
1.1 Objectifs
1.2 Champ d’application
1.3 Références
1.4 Responsable
1.5 Définitions
1.5.1 Définition de « Contrat »
1.5.2 Autres définitions
2. Principes et responsabilités
2.1 Dispositions générales
2.2 Validation juridique d’un contrat
2.3 Autorisation de signature d’un contrat
2.3.2 Conseil d’administration
2.3.2 Comité exécutif
2.3.3 Assemblée des gouverneurs
2.3.4 Cas particulier des contrats visés par la Loi sur les contrats des organismes publics
2.4 Signature d’un contrat
2.4.1 Principe général
2.4.2 Devoirs et responsabilités des signataires
2.4.3 Pouvoirs des signataires
2.4.4 Modifications à un contrat
2.4.5 Signataires des effets bancaires
2.4.6 Impossibilité d’agir
3. Mise à jour
4. Dispositions finales

1.  Dispositions générales

1.1  Objectifs

La présente politique établit les règles qui doivent être suivies pour la conclusion et la signature, pour et au nom de l’UQAC, de tout document de la nature d’un contrat qui engage l’UQAC. Ces règles concernent notamment :

• les contrats qui doivent être validés par le Secrétariat général;
• les signataires autorisés à conclure et à signer certains contrats pour et au nom de l’UQAC;
• les situations dans lesquelles l’autorisation des instances de l’UQAC est requise afin de signer les contrats.

La présente politique contient également un Tableau des signataires autorisés en Annexe 1.

1.2  Champ d’application

La présente politique s’applique à tous les contrats auxquels l’UQAC est partie.

1.3  Références

Textes habilitants :

• Loi sur l’Université du Québec, art. 31, 40.1
• Règlement relative à l’organisation institutionnelle et à la régie interne, art. 8

Documents adoptés en vertu de la présente politique :
Aucun

Documents connexes ou nécessaires à l’interprétation de la présente politique :

• Règlement relatif à l’approvisionnement, art. 1
• Procédure en matière de signature des demandes de paiement, art. 2.2,

1.4  Responsable

La personne secrétaire générale est responsable de cette politique et chargée de son application.

1.5  Définitions

Aux fins de l’application de la présente politique, les termes suivants se définissent ainsi :

1.5.1  Définition de « Contrat » :

« Contrat » : accord de volonté, par lequel une ou plusieurs personnes s’obligent envers une ou plusieurs autres à exécuter une prestation, sous quelque support, forme ou titre que ce soit.

Dans la présente politique, les contrats se répartissent en cinq catégories :

1.Contrats liés à l’enseignement, à la recherche ou à la création :

Cette 1^re catégorie comprend notamment les contrats suivants :

• les contrats découlant de subventions;
• les contrats de recherche et développement;
• les contrats de licence;
• les ententes de confidentialité (non-divulgation);
• les ententes ou protocoles de collaboration académique locale ou internationale;
• les conventions de stage;
• les contrats impliquant de la propriété intellectuelle;
• les contrats relatifs à de la formation continue.

2. Contrats visés par la Loi sur les contrats des organismes publics :

Cette 2^e catégorie comprend notamment les contrats suivants :

• les contrats d’approvisionnement, incluant les contrats d’achat ou de location de biens meubles, lesquels peuvent comporter des frais d’installation, de fonctionnement ou d’entretien des biens;

• les contrats de travaux de construction visés par la Loi sur le bâtiment pour lesquels le contractant doit être titulaire de la licence requise en vertu du chapitre IV de cette loi;

• les contrats de service (Politique relative à l’attribution des contrats et à la gestion contractuelle, arc. 1.6), autres qu’un contrat visant l’intégration des arts à l’architecture et à l’environnement des bâtiments et des sites gouvernementaux. Sont assimilés à des contrats de service, les contrats d’affrètement, les contrats de transport autres que ceux assujettis à la Loi sur l’instruction publique, les contrats d’assurance de dommages et les contrats d’entreprise autres que les contrats de travaux de construction;

• les contrats de partenariat public-privé conclus dans le cadre d’un projet d’infrastructure à l’égard duquel un organisme public associe un contractant à la conception, à la réalisation et à l’exploitation de l’infrastructure;

• tout autre contrat déterminé par règlement du gouvernement.

3. Contrats de travail :

Cette  3^e catégorie comprend notamment les contrats suivants :

• les contrats d’embauche de personnel;
• les conventions collectives et les protocoles de travail;
• les lettres d’entente;
• les contrats de prêts de service;
• tout autre contrat accessoire à ces documents.

Cette catégorie exclut cependant les conventions de stage.

4. Contrats de nature opérationnelle et récurrente :

Cette 4^e catégorie comprend notamment :

• les libérations;
• les effets bancaires;
• les bons de commande.

5. Autres contrats :

Il s’agit des contrats n’entrant pas dans les catégories 1 à 4, notamment :

• les baux immobiliers;
• les contrats de don (œuvres ou espèces);
• les ententes de transfert de renseignements personnels;
• tout autre contrat accessoire à ces documents.

NE CONSTITUENT PAS DES CONTRATS AU SENS DE CETTE POLITIQUE :

• les lettres adressées au personnel pour l’application des conditions de travail;
• les feuilles de temps;
• les demandes, les réquisitions et les formulaires internes;
• les certificats d’assurance et les autres types d’attestations;
• les formulaires qui ne comportent que des informations factuelles, à moins qu’ils ne soient adressés à des gouvernements étrangers;
• les licences informatiques qui sont liées à des opérations courantes (ex. : Word, Excel, Adobe, etc.).

 1.5.2  Autres définitions

« Autorisation » : Décision du Secrétariat général, résolution dûment adoptée par l’organisme statutaire appropriée ou encore autorisation donnée en vertu de la présente politique, selon le cas, ayant pour effet de permettre la signature d’un contrat.

« Cadre » : Personne employée nommée à ce titre par le Comité exécutif;

« Modification » : Document qui apporte une ou plusieurs modification(s) à un contrat, et ce, quel que soit le titre du document (amendement, addenda, avenant, etc.).

« Signataire » Personne autorisée à conclure et à signer certains contrats pour et au nom de l’UQAC.

« Valeur totale du contrat » La valeur des obligations, en dollars canadiens, excluant toutes les taxes applicables, de toutes les parties au contrat incluant la contribution financière et en nature des organismes subventionnaires, le cas échéant.

« Validation juridique » : Validation effectuée par le Secrétairat général.

2.  Principes et responsabilités

2.1  Dispositions générales

• Tout contrat doit être conforme aux règles de validation juridique, d’autorisation et de signature prévues dans la présente politique.

• Tout contrat engageant l’UQAC qui n’a pas été dûment validé, autorisé et signé est nul et n’engage que la responsabilité de la personne ayant contracté l’engagement.

• À moins de se conformer aux dispositions de la Politique relative aux conflits d’intérêts, personne ne peut négocier, approuver ou signer de contrat avec des personnes, des organisations ou des sociétés avec lesquelles il a des liens de dépendance, ou lorsqu’il se trouve dans une situation réelle, apparente ou potentielle de conflit d’intérêts.

• La nature et l’étendue d’une délégation de responsabilités sont associées à une fonction et non à une personne.

• La délégation faite à un signataire peut en tout temps lui être retirée par la personne qui est sa supérieure hiérarchique. Cette dernière doit alors en aviser immédiatement le signataire par écrit, de même que les personnes dirigeantes et la direction du Service des ressources financières.

2.2  Validation juridique d’un contrat

2.2.1 Les contrats doivent faire l’objet d’une validation juridique par le Secrétariat général avec pour exception :

• les contrats d’embauche de personnel;

• les lettres d’entente qui ne modifient pas la convention collective et qui ne risquent pas de créer de précédent;

• les demandes de subvention;

• les contrat découlant d’appel d’offres publics ou sur invitation utilisant des modèles de contrat préapprouvés;

• les contrats de nature opérationnelle et récurrente, énumérés à l’article 1.5.1 (4);

• les contrats d’avion, de transport et d’hébergement qui ne nécessitent pas une entente particulière écrite;

• les factures commerciales pour l’envoi de colis à l’international;

• les bordereaux d’expédition pour envois de colis;

• les confirmations de transactions par carte de crédit;

• les contrats-types validés et autorisés par le Secrétariat général dans la mesure où il n’y pas de modification ou d’ajout sur le fond;

• les situations où le Secrétariat général autorise un autre mode de validation juridique. Cet autre mode est formalisé par directive.

2.2.2  Les contrats nécessitant une validation juridique doivent être transmis au Secrétariat général en temps utile pour en permettre la validation, l’autorisation, incluant la présentation aux organismes statutaires lorsque cela est requis, et la signature.

2.3  Autorisation de signature d’un contrat

2.3.1 Secrétariat général

Après qu’il ait effectué la validation juridique et si l’autorisation d’un organisme statutaire n’est pas requise, le Secrétariat général autorise la signature des contrats de l’UQAC.

2.3.2  Conseil d’administration

L’autorisation du Conseil d’administration est requise pour signer :

• les contrats par lesquels l’UQAC s’engage à verser un montant avant taxes égal ou supérieur à 500 000 $ CA;

• les contrats engageant l’UQAC sur le plan des principes, des choix politiques ou d’autres enjeux d’importance pour l’établissement ou comprenant un risque jugé important par le Secrétariat général;

• les contrats pour lesquels les documents normatifs de l’UQAC prévoient cette exigence.

2.3.3  Comité exécutif

L’autorisation du Comité exécutif est requise pour signer :

• les contrats par lesquels l’UQAC s’engage à verser un montant avant taxes égal ou supérieur à 250 000 $ CA, mais inférieur à 500 000$ CA;

• les contrats qui nécessitent l’approbation du Comité exécutif aux termes des conventions collectives.

2.3.4  Assemblée des gouverneurs

L’autorisation de signature de l’Assemblée des gouverneurs de l’Université du Québec peut être requise dans certains cas prévus par la Loi sur l’Université du Québec et les règlements généraux de l’Université du Québec.

2.3.5  Cas particulier des contrats visés par la Loi sur les contrats des organismes publics

Des règles d’autorisation particulières pour les contrats visés par la Loi sur les contrats des organismes publics sont prévues au Règlement relatif à l’approvisionnement et aux documents normatifs qui découlent de ce règlement.

2.4  Signature d’un contrat

2.4.1  Principe général

Les contrats doivent être signés par au moins un signataire.

Une double signature est requise :

• dans les cas expressément prévus au Tableau des signataires autorisés – Annexe I;

• lorsqu’elle est exigée par une autorité externe, incluant un partenaire contractuel;

• lorsque la nature, la portée ou le niveau de risque du contrat le justifie, selon l’évaluation d’un signataire ou du Secrétariat général.

Le pouvoir général et prépondérant du Conseil d’administration n’est pas affecté par la délégation de pouvoirs faite dans cette politique et dans le Tableau des signataires autorisés – Annexe I. Le Conseil d’administration peut autoriser un mode de signature différent que celui prévu à la présente politique ainsi que des signataires différents.

2.4.2  Devoirs et responsabilités des signataires

Les signataires sont responsables de vérifier avec les services concernés, avant signature, les incidences éventuelles des contrats sur les budgets et les ressources de l’UQAC, y compris les espaces, et d’en imputer les coûts aux contrats.

Les signataires ont également le devoir et la responsabilité de s’assurer :

• qu’ils détiennent l’autorisation nécessaire leur permettant de signer un contrat en vertu de la présente politique, d’une décision d’un organisme statutaire ou de toute autre autorité, telle qu’un ministère ou organisme subventionnaire;

• que le contrat s’il n’est pas soumis à l’exigence de validation juridique respecte l’ensemble des lois, des règlements et des procédures applicables;

• que le Secrétariat général est informé en cas d’inexécution d’un contrat ou de défaut d’exécution portant sur un élément fondamental d’un contrat, dans la mesure où le signataire en a connaissance.

• Les signataires doivent s’adresser à la personne qui est leur supérieure hiérarchique ou au Secrétariat général lorsqu’ils ont un doute quant à leur autorité pour signer un contrat ou s’ils jugent qu’un contrat comporte un risque inhabituel pour l’UQAC.

Il est interdit à toute personne de laisser croire erronément à un tiers qu’elle a l’autorité de signer un contrat pour et au nom de l’UQAC.

Les signataires doivent s’assurer que la version originale des contrats qu’ils signent soit transmise au Secrétariat général afin que ce dernier en assure la conservation en collaboration avec le secteur des Archives.

2.4.3  Pouvoirs des signataires 

Les signataires autorisés en vertu d’une résolution d’un organisme statutaire ou de la présente politique sont autorisés à signer un contrat, pour et au nom de l’UQAC, et à prendre toute mesure et à signer tout document accessoire, utile ou nécessaire pour assurer l’application et la mise en œuvre des engagements prévus au contrat

2.4.4  Modifications à un contrat

Les signataires d’un contrat sont autorisés à signer toute modification mineure de ce contrat. Est considérée comme une modification mineure une modification qui ne modifie pas l’objet principal ou les clauses de responsabilité du contrat initial et qui n’augmente pas le montant que l’UQAC s’engage à verser ou la valeur totale du contrat.

Lorsque la teneur de la modification d’un contrat en modifie l’objet principal ou les clauses de responsabilité du contrat initial, ou encore qu’elle augmente le montant que l’UQAC s’engage à verser ou la valeur totale du contrat, cette modification doit suivre le même processus de validation juridique (art. 2.2) d’autorisation (art. 2.3) et de signature (art. 2.4) que le contrat initial.

Nonobstant ce qui précède, lorsque la teneur de la modification d’un contrat le modifie de sorte que le contrat initial aurait dû être soumis à un organisme statutaire et ou qu’il aurait dû être signé par un signataire de niveau hiérarchique supérieur, cette modification doit alors être soumise au niveau d’autorisation approprié et signée par le signataire approprié.

2.4.5  Signataires des effets bancaires

Les chèques, traites, ordres de paiement d’argent et autres documents bancaires sont signés conformément à la liste de signataires des effets bancaires approuvée par le Conseil d’administration.

2.4.6  Impossibilité d’agir

En cas d’impossibilité d’agir de la personne rectrice, une personne vice-rectrice peut signer à sa place conjointement avec la personne secrétaire générale.

En cas d’impossibilité d’agir d’une personne vice-rectrice, la personne rectrice ou une autre personne vice-rectrice peut signer à sa place.

En cas d’impossibilité d’agir d’une personne cadre, la personne vice-rectrice qui est sa supérieure hiérarchique peut signer à sa place.

Le Conseil d’administration peut également prévoir par résolution toute autre délégation totale ou partielle de pouvoirs.

3.  Mise à jour

La présente politique doit être mise à jour au besoin, et minimalement, tous les 5 ans. La mise à jour est adoptée par le Conseil d’administration.

4.  Dispositions finales

La présente politique entre en vigueur au moment de son adoption par le Conseil d’administration.