Procédure relative à l’inscription

 

Adoption
Instance Date Décision
Conseil d’administration 16 juin 2009 CAD-9141

 
Modification
Instance Date Décision Commentaires
 Conseil d’administration 23 septembre 2025  CAD-13622  Annulation de l’inscription pour défaut de paiement et ajustements liés au nouveau Règlement sur le Manuel de gestion
 Conseil d’administration 24 septembre 2024  CAD-13374  
 Conseil d’administration 6 décembre 2022  CAD-12927  
Conseil d’administration 20 septembre 2022 CAD-12867  
Conseil d’administration 22 mars 2022

 

 CAD-12711

 

  

 

Révision Aux cinq (5) ans
Responsable La personne vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite
Personne déléguée La personne registraire
 Parties prenantes Le Décanat des études

Le Service des ressources financières

 

TABLE DES MATIÈRES
1. Dispositions générales
1.1 Objectifs
1.2 Cadre de référence
1.3 Champ d’application
1.4 Personne responsable
1.5 Personne déléguée
1.6 Définitions
2. Rôles et modalités
2.1 Modalités d’inscription dans un programmes d’études – généralités
2.2 Modalités particulières pour les cycles supérieurs.
2.3 Modalités d’inscription pour les personnes étudiantes libres
2.4 Modalités d’inscription pour les personnes auditrices libres
2.5 Modifications d’inscription (ajout, changement ou annulation de cours)
2.6 Abandon de cours sans mention d’échec et sans remboursement
2.7 Listes des personnes étudiantes inscrites dans un groupe-cours
2.8 Régime d’études
2.9 Autorisation d’études hors établissement
2.10 Période d’absence admissible sans inscription au premier cycle
2.11 Période d’absence admissible sans inscription aux cycles supérieurs
2.12 Frais relatifs à l’inscription
2.13 Paiement des frais relatifs à l‘inscription
3. Mise à jour
4. Dispositions finales

1.    Dispositions générales

1.1  Objectifs

  • Déterminer les règles et procédures permettant l’inscription des personnes étudiantes admises à un programme d’études ou comme personne étudiante libre à l’UQAC.
  • Définir le processus et les modalités d’inscription.
  • Définir la procédure de modification d’inscription (ajout de cours, changement de cours, annulation de cours et abandon de cours sans mention d’échec).
  • Définir le régime des études.
  • Déterminer les modalités d’absences à un programme de cycles supérieurs.
  • Déterminer les frais relatifs à l’inscription.

1.2    Cadre de référence

1.3    Champ d’application

La présente procédure s’applique à l’ensemble de la communauté universitaire.

1.4    Personne responsable

La personne vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite est responsable de l’application de la présente politique.

1.5    Personne déléguée

La personne vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite confie les responsabilités qui lui incombent aux termes de la présente procédure à la personne registraire.

1.6    Définitions

« Personne enseignante » : désigne une personne professeure ou une personne chargée de cours engagée à ce titre par l’UQAC.

« Cours » : ensemble d’activités de formation créditées ou non permettant l’atteinte d’objectifs précis; il peut prendre diverses formes : leçons magistrales, travaux pratiques, ateliers, séminaires, stages ou recherche de premier cycle, travail personnel, enseignements par la méthode des cas ou de simulations de situations concrètes, lectures ou travaux dirigés et examens doctoraux.

« Direction » : désigne la direction de module, la direction d’unité d’enseignement, la personne responsable de programme ou la direction de programmes de cycles supérieurs.

« Groupe-cours » : désigne un regroupement de personnes étudiantes inscrites à un cours sous la responsabilité d’une personne enseignante ou d’une équipe pédagogique.

« Unité administrative responsable du programme » : ce terme comprend les conseils de module ou d’unité d’enseignement, les comités de programmes de premier cycle, les comités de programmes d’études, les comités locaux de gestion ou les comités de programmes de cycles supérieurs.

2.        Rôles et modalités

2.1    Modalités d’inscription dans un programmes d’études

2.1.1 Les périodes d’inscription sont identifiées dans le calendrier universitaire.

2.1.2 La personne étudiante est informée de son autorisation à s’inscrire par le biais de son avis d’admission et de son dossier étudiant informatisé.

2.1.3 La personne étudiante doit se présenter ou communiquer avec la direction de l’unité administrative responsable de son programme d’études pour faire approuver son choix de cours et s’inscrire.

2.1.4 Une personne étudiante admise conditionnellement qui n’a pas rempli les conditions dans le délai prescrit n’est pas autorisée à s’inscrire.

2.1.5 Sous réserve de 2.1.6, aucune inscription n’est permise après la date limite de modification d’inscription prévue au calendrier universitaire.

2.1.6 L’inscription sera autorisée après la date limite de modification d’inscription dans le cas où le programme est offert à une cohorte particulière dont les cours débutent en dehors du calendrier universitaire.

2.1.7 Les personnes étudiantes qui n’ont pas la nationalité canadienne doivent se présenter au Bureau du registraire pour obtenir l’autorisation de s’inscrire.

2.1.8 La personne registraire, de concert avec la personne responsable des centres d’études universitaires, détermine les modalités particulières d’inscription dans ces centres.

2.1.9 Une personne étudiante peut s’inscrire à des cours qui ne sont pas dans le même cycle que son programme d’études seulement si ceux-ci sont déjà prévus dans le cursus du programme. Dans le cas contraire, la personne étudiante devra faire une nouvelle demande d’admission comme personne étudiante libre pour s’y inscrire.

2.1.10 Une personne étudiante qui n’a pas acquitté la totalité des sommes dues à l’UQAC pourrait ne pas être autorisée à s’inscrire.

2.1.11 Dans le cas d’une reprise d’un cours non échoué, tous les résultats apparaissent dans le dossier étudiant informatisé mais seul le dernier résultat est utilisé dans le calcul de la moyenne cumulative.

2.2 Modalités particulières pour les cycles supérieurs

2.2.1 La personne étudiante d’un programme de maîtrise (avec mémoire ou œuvre) ou d’un programme de doctorat doit, après le dépôt initial aux fins d’évaluation, se réinscrire à chacun des trimestres d’automne, d’hiver et d’été, et ce, jusqu’au dépôt officiel. Les trimestres d’inscription subséquents au dépôt initial ne sont pas considérés dans le calcul de la durée maximale des études.

2.2.2 Pendant sa période de propédeutique, la personne étudiante ne peut pas s’inscrire à des activités du programme pour lequel elle se prépare, à moins d’avoir l’autorisation de la direction de l’unité administrative responsable de son programme d’études, et ce, pour un maximum de six (6) crédits dans ce programme.

2.3   Modalités d’inscription pour les étudiants libres

2.3.1 Pour s’inscrire à titre de personnes étudiantes libres, la personne étudiante doit posséder la formation préalable requise pour entreprendre des études de premier, de deuxième ou de troisième cycle et satisfaire aux préalables des cours.

2.3.2 La personne étudiante ayant un statut de personne étudiante libre qui veut s’inscrire à un cours doit obligatoirement se présenter ou communiquer avec le Bureau du registraire qui doit obtenir l’autorisation de la personne responsable de l’unité administrative pour officialiser l’inscription.

2.3.3 La personne étudiante ayant un statut de personne étudiante libre qui s’est vu refuser l’admission définitive à un programme ou qui en a été exclue à la suite de la restriction de la poursuite des études ne peut s’inscrire à des cours de ce même programme.

2.3.4 La personne étudiante ayant un statut de personne étudiante libre ne peut en aucun cas s’inscrire à plus de 15 crédits à un même trimestre.

2.3.5 La personne étudiante ayant un statut de personne étudiante libre de premier cycle ne peut accumuler plus de quinze (15) crédits dans un programme et ne peut accumuler plus de trente (30) crédits à son dossier universitaire informatisé.

La personne étudiante ayant un statut de personne étudiante libre de cycles supérieurs, ne peut accumuler plus de neuf (9) crédits à son dossier universitaire informatisé.

2.4 Modalités d’inscription pour les personnes auditrices libres

Une personne étudiante, admise à un programme ou non, peut demander de suivre à titre de personne auditrice libre un ou des cours. Dans les deux cas, elle doit se présenter au Bureau du registraire pour s’inscrire. La personne étudiante reçoit immédiatement la notation « N » pour le ou les cours suivis à titre de
personne auditrice libre, elle n’est pas soumise à l’évaluation et aucun crédit n’y est attribué.

2.5 Modifications d’inscription (ajout, changement ou annulation de cours)

2.5.1 La personne étudiante qui désire modifier son inscription doit se présenter ou communiquer avec la direction de l’unité administrative responsable de son programme d’études à l’intérieur des délais prévus au calendrier universitaire et selon les modalités établies.

2.5.2 Un relevé d’inscription confirmant le choix de cours, les frais de scolarité et la date limite de paiement est émis.

2.6 Abandon de cours sans mention d’échec et sans remboursement

La personne étudiante qui désire abandonner un cours sans mention d’échec à son dossier universitaire doit se présenter à l’unité administrative responsable de son programme d’études ou communiquer avec le personnel de cette dernière dans le délai prévu au calendrier universitaire et selon les modalités établies.

2.7 Listes des personnes étudiantes inscrites dans un groupe-cours

Les personnes enseignantes peuvent consulter le nom des personnes étudiantes inscrites dans leur groupe-cours dans le système électronique de diffusion des résultats de l’UQAC. Les personnes étudiantes dont le nom ne figure pas sur la liste doivent se présenter au Bureau du registraire, au personnel désigné dans les centres d’études universitaires ou communiquer avec le personnel des unités administratives responsables de leur programme.

2.8 Régime d’études

2.8.1 Pour des études de premier cycle, le régime d’études de la personne étudiante à temps complet requiert l’inscription à des cours totalisant douze (12) crédits ou plus par trimestre. Dans le cas contraire, le régime de la personne étudiante est à temps partiel.

2.8.2 Pour des études de cycles supérieurs, lorsque le programme le permet, la personne étudiante doit choisir son régime d’études (à temps partiel ou à temps complet) lors de son admission au programme. Pour être à temps complet à un programme à caractère professionnel (classe A), la personne étudiante doit s’inscrire à neuf (9) crédits ou plus par trimestre.

2.8.3 Une personne étudiante peut s’inscrire, sur approbation de la direction de son programme d’études, à un nombre de crédits supérieur à celui qui est prévu à un trimestre donné.

2.9 Autorisation d’études hors établissement

L’autorisation d’études hors établissement a pour but de permettre à une personne étudiante admise comme personne étudiante régulière dans un établissement universitaire québécois de suivre, dans le cadre de son programme d’études, un ou plusieurs cours qu’elle souhaite, pour des raisons valables, dans un autre établissement universitaire québécois.

2.9.1 La personne étudiante qui le désire peut, avec l’autorisation de la direction de son programme, suivre des cours dans un autre établissement reconnu par l’UQAC selon les deux conditions suivantes :

soit

  • le cours ou son équivalent n’est pas offert à l’UQAC;
  • l’absence de l’offre du cours au trimestre souhaité retarde le cheminement de la personne étudiante et sa diplomation (exemple: cours obligatoire offert aux deux ans);
  • la personne étudiante a une moyenne cumulative égale ou supérieure à 2.0/4.3 pour des études de premier cycle, et à 2.5/4.3 pour des études de deuxième ou de troisième cycle;

et

  • la personne étudiante n’a aucun solde aux finances découlant d’un trimestre antérieur, auquel cas toute inscription serait bloquée.

2.9.2 Ces conditions ne s’appliquent pas aux cours d’appoint exigés aux conditions d’admission de certains programmes (cours inclus dans les structures d’accueil).

2.9.3 Une personne étudiante internationale liée à un protocole d’entente de court séjour (un ou deux trimestres) ou à une formation bidiplômante ne peut se prévaloir des autorisations d’études hors établissements.

2.9.4 Une personne étudiante ayant un statut de personne étudiante libre ne peut suivre un cours hors établissement, sauf si elle est inscrite dans un processus de grade par cumul de programmes (majeure, mineure ou certificats) et a besoin
d’une autorisation d’études hors établissement pour réaliser des crédits compensatoires.

2.9.5 Ces règles ne s’appliquent pas aux cours hors établissement prévus au cursus, de par la nature du programme de la personne étudiante (programme réseau, programme de 2e ou de 3e cycle sur mesure).

2.9.6 La personne registraire est responsable des inscriptions faites dans le cadre du système de gestion des autorisations d’études hors établissement.

2.10 Période d’absence admissible sans inscription au premier cycle

Pour les programmes de premier cycle, la période d’absence admissible sans inscriptions est de six (6) trimestres consécutifs. Après ce délai, le dossier de la personne étudiante est fermé et la personne étudiante qui désire poursuivre à nouveau ses études doit présenter une nouvelle demande d’admission.

2.11 Période d’absence admissible sans inscription aux cycles supérieurs

2.11.1 Pour les programmes de maîtrise et de doctorat, toute personne étudiante doit s’inscrire à chacun des trimestres d’automne, d’hiver et d’été jusqu’à la fin de ses études, sauf dans les deux cas suivants pour lesquels elle doit obtenir une autorisation d’absence :

  • 2.11.1.1 Lorsqu’aucune activité de son programme n’est offerte à un trimestre donné ou lorsque le programme n’exige pas l’inscription au trimestre d’été, la personne étudiante peut obtenir une autorisation d’absence administrative. Dans ce cas, elle doit formuler une demande d’autorisation d’absence en complétant le formulaire prévu à cette fin.
  • 2.11.1.2 Lorsqu’une personne étudiante, pour un motif sérieux (maladie, accident ou décès d’un proche, etc.), désire être exemptée de l’obligation de s’inscrire à un trimestre donné, elle peut obtenir une autorisation d’absence. Dans ce cas, la personne étudiante doit formuler une demande d’autorisation d’absence en complétant le formulaire prévu à cette fin.

2.11.2 L’autorisation d’absence est accordée pour un seul trimestre à la fois et doit être approuvée par la direction du programme, la direction de recherche, s’il y a lieu, et le Décanat des études et, par la suite, être informatisée dans le dossier étudiant par le Bureau du registraire.

2.11.3 Le trimestre pour lequel une absence est autorisée n’est pas pris en compte dans le calcul de la durée maximale initialement prévue pour compléter le programme d’études.

2.11.4 La personne étudiante ne peut bénéficier de plus de trois (3) absences autorisées consécutives ou non. Une autorisation d’absence administrative n’est pas prise en compte dans ces dernières.

2.11.5 La personne étudiante qui omet de s’inscrire au trimestre où l’inscription est obligatoire ou qui n’obtient pas d’autorisation d’absence est exclue du programme auquel elle a été admise. La personne registraire envoie l’avis d’exclusion par la suite. Si la personne étudiante désire ultérieurement poursuivre son programme, elle doit présenter une nouvelle demande d’admission.

2.11.6 Aucune autorisation d’absence n’est accordée en dehors de la durée normale des études de la personne étudiante. De plus, une personne étudiante réadmise à la suite d’une exclusion d’un programme faite au terme de la durée maximale à un programme d’études de cycles supérieurs ne peut bénéficier d’autorisation d’absence.

2.11.7 Pour les programmes courts et les diplômes d’études spécialisées (DESS), la période d’absence admissible sans inscription est de six (6) trimestres consécutifs. Après ce délai, le dossier de la personne étudiante est fermé et la personne étudiante qui désire poursuivre à nouveau ses études doit présenter une nouvelle demande d’admission.

2.12 Frais relatifs à l’inscription

2.12.1 Des frais généraux sont obligatoirement prélevés dès qu’un choix de cours a été effectué, et ne sont pas remboursables, sauf si l’UQAC annule tous les cours auxquels la personne étudiante était inscrite. Le montant de ces frais généraux est établi par le Conseil d’administration de l’UQAC.

2.12.2 Outre les droits de scolarité et les frais généraux, d’autres frais sont également prélevés en fonction du nombre de crédits auxquels une personne étudiante est inscrite et associés à son régime d’études (frais pour les activités des Services aux étudiants et du Pavillon sportif, frais afférents pour certains programmes d’études, droits d’auteur, frais technologiques, etc.).

2.12.3 La loi sur la reconnaissance des associations étudiantes impose à l’UQAC de prélever une somme à chaque personne étudiante, pour chaque trimestre. Cette somme est versée ensuite à l’association étudiante qui en dispose.

2.12.4 Des frais additionnels peuvent être exigés à la personne étudiante qui s’inscrit en dehors des périodes prévues au calendrier universitaire.

2.13 Paiement des frais relatifs à l’inscription

2.13.1 La personne étudiante dont le régime d’études est à temps partiel devra acquitter la totalité des droits de scolarités et des autres frais en un seul versement. La personne étudiante dont le régime d’études est à temps complet devra payer les droits de scolarité et les autres frais conformément aux modalités figurant au calendrier universitaire, ainsi qu’à celles communiquées à la communauté universitaire. À défaut, l’UQAC se réserve le droit de procéder sans autre avis ni délai à l’annulation de l’inscription de la personne étudiante du trimestre en cours et de ceux à venir.

2.13.2 La personne étudiante dont l’inscription à un trimestre aura été annulée par application de l’article 2.13.1 et qui souhaite s’inscrire à un trimestre subséquent devra acquitter, en un seul versement, la totalité des droits de scolarité et des autres frais liés au trimestre subséquent, et ce, préalablement à son inscription.

2.13.3 Une seconde annulation d’inscription par application de l’article 2.13.1, qu’elle soit consécutive ou non, entraîne automatiquement l’annulation de l’admission de la personne en défaut, l’interdiction pour elle de déposer une nouvelle demande d’admission et son exclusion de l’UQAC par le Bureau du registraire, et ce, pour une période d’un (1) an.

3. Mise à jour

La présente procédure doit être mise à jour au besoin et minimalement, tous les cinq ans. La mise à jour est recommandée par la Commission des études, de la recherche et de la création.

4. Dispositions finales

La présente procédure entre en vigueur à compter de son adoption par le Conseil d’administration de l’Université.