Modification
Instance	Date	Décision	Commentaires
Conseil d’administration	29 avril 2025	CAD-13535	Modification de la structure organisationnelle
Conseil d’administration	18 février 2020	CAD-12139	Modification de la structure organisationnelle

 

Adoption
Instance	Date	Décision
Conseil d’administration	19 juin 2018	CAD-11746

 

Révision	Aux cinq (5) ans
Responsable	La personne secrétaire générale

 

1.  Dispositions générales

Le Manuel de gestion a pour but de regrouper et porter à la connaissance de l’ensemble de la communauté les documents normatifs de portée générale. Le présent règlement vise à encadrer l’organisation, la révision et la standardisation de ces documents normatifs.

Le Manuel de gestion vise, notamment, les objectifs suivants :

• Faciliter la consultation des règlements, des politiques, des procédures, des directives et des autres documents d’application commune à l’ensemble de l’UQAC (les « documents normatifs »), notamment en les rassemblant sous un même recueil.

• Faciliter l’intégration et la formation du personnel et de la communauté étudiante de l’UQAC.

• Assurer la fiabilité de l’information contenue dans les documents normatifs de l’UQAC au moyen d’une diffusion systématique de leur adoption et des modifications ou des mises à jour dont ils font l’objet.

• Mettre en place une structure de mise à jour afin de favoriser la pérennité du Manuel de gestion et de s’assurer de l’actualité de son contenu.

2.  Structure du Manuel de gestion

Le Manuel de gestion est conçu selon une structure à caractère thématique. Il comporte cinq (5) chapitres dont le contenu couvre l’ensemble des activités universitaires, organisés de la façon suivante :

• Chapitre 1 – Le Manuel de gestion
• Chapitre 2 – L’Institution
• Chapitre 3 – L’enseignement, la recherche et la création
• Chapitre 4 – Les ressources (humaines, financières, matérielles, informationnelles)
• Chapitre 5 – La qualité de vie

3. Types de documents normatifs

Les documents normatifs appartiennent aux catégories suivantes, de la plus générale à la plus particulière :

• Règlement
• Politique
• Procédure
• Directive
• Code, guide, cadre, règlement pédagogique particulier et autres documents de même nature

Ces documents ont des rôles distincts dans la gestion et le fonctionnement de l’Université. Ils respectent les principes suivants:

Tel que précisé au Guide de rédaction, la nature et le contenu des documents normatifs se définissent ainsi :

• Règlement

Le règlement est la catégorie de document la plus générale du Manuel de gestion. Il s’agit de l’un des principaux véhicules utilisés par le Conseil d’administration pour déléguer l’exercice de ses pouvoirs. Il constitue un ensemble ordonné de règles découlant usuellement des Règlements généraux de l’Université du Québec ou d’autres lois. Il encadre certains pouvoirs et devoirs qui pourront être énoncés plus amplement dans les autres documents normatifs.

• Politique

La politique établit les principes de base dont s’inspire la direction de l’UQAC dans la gestion des activités de l’Université ou les orientations qu’elle souhaite se donner. Sauf exception, elle se rattache à un règlement et vise à déterminer les objectifs poursuivis en plus de définir les pratiques à adopter selon les circonstances. Elle prévoit aussi les niveaux de responsabilité quant aux décisions relatives aux principes établis.

• Procédure

La procédure est un document plus spécifique que le règlement ou la politique. Elle peut en compléter les modalités, en préciser les mécanismes opérationnels et prévoir les responsabilités des divers intervenants concernés. Elle peut également constituer une suite d’étapes ou de modalités pour réaliser une activité ou pour parvenir à un résultat.

• Directive

La directive a pour but de standardiser une façon de faire à l’intérieur d’un secteur ou de fournir une interprétation de la part de la direction quant à l’application d’un document normatif. Son contenu est de nature très opérationnelle et vise davantage la gestion administrative interne. La directive décrit, pas à pas, comment est réalisée une activité. Afin de favoriser l’agilité, elle peut revêtir des formes variées (diagramme, spécificités, marche à suivre, etc.) et s’apparenter à un flux de travail.

• Code, guide, cadre, règlement pédagogique particulier ou autres documents

Exceptionnellement, d’autres types de documents qui sortent du présent cadre peuvent être intégrés au Manuel de gestion, de sorte qu’ils ont une valeur officielle. Leur contenu et l’instance habilitée à les adopter varient en fonction des circonstances.

4. Responsabilités des principales personnes intervenantes

4.1     Personne responsable

Cette personne appartient, sauf exception, au personnel cadre supérieur. Elle a notamment les responsabilités suivantes :

• Elle donne les orientations stratégiques relatives au contenu des documents normatifs sous sa responsabilité et s’assure, de façon générale, de la cohérence de leur contenu avec le mandat qui lui a été confié;

• Elle présente le projet de document normatif aux organismes statutaires aux fins de recommandation ou d’adoption;

• Elle veille au respect de tout document normatif sous sa responsabilité, notamment en s’assurant que les ressources nécessaires à son application soient disponibles ou que la personne déléguée, s’il y a lieu, ait les ressources nécessaires pour s’acquitter de ses responsabilités;

• Elle détermine les tâches qu’il convient de confier à la personne déléguée, s’il y a lieu. Si aucune personne n’est déléguée, la personne responsable assume également les tâches prévues à l’article 4.2;

• Le cas échéant, elle supervise la tâche de la personne déléguée.

Exceptionnellement, si l’objet d’un document normatif concerne plus d’un secteur, deux personnes peuvent agir à titre de personne responsable d’un même document normatif. Dans ce dernier cas, les responsabilités de chacun doivent être clairement définies dans le document normatif en question.

4.2  Personne déléguée

Le document normatif peut prévoir l’attribution de responsabilités et de pouvoirs à une personne déléguée. Cette personne appartient généralement au personnel cadre sous la responsabilité de la personne responsable. Elle peut notamment se voir confier les responsabilités suivantes :

• Soutenir la personne responsable à toutes les étapes pertinentes du cheminement d’un document normatif.

• Assurer une veille de l’environnement interne et externe (législatif et politique) afin d’en prévoir les conséquences sur les documents normatifs assurant la saine gestion de l’Université et soulève ces enjeux à la personne responsable.

• S’il y a lieu, agir à titre de personne experte de contenu en lien avec les projets de documents normatifs concernés.

• Diriger l’élaboration du document en conformité avec la Procédure relative au cheminement des documents normatifs et la Directive relative au gabarit des documents normatifs.

• Collaborer étroitement avec le Secrétariat général, conformément au processus prévu à la Procédure relative au cheminement des documents normatifs.

• Collaborer à la présentation du projet de document normatif aux organismes statutaires.

• Veiller à l’application du document normatif.

• S’assurer de la création, de l’optimisation et de l’utilisation efficace des processus et outils nécessaires à l’application du document normatif.

• Identifier les éléments à corriger et voit à l’optimisation des documents normatifs relatifs à son domaine d’activité.

Si aucune personne déléguée n’est désignée dans le document normatif, l’ensemble de ces responsabilités incombent à la personne responsable.

Exceptionnellement, si l’objet d’un document normatif concerne plus d’un secteur, plus d’une personne peut agir à titre de personne déléguée d’un même document normatif. Dans ce dernier cas, les responsabilités de chacun doivent être clairement définies dans le document normatif en question.

4.3  Personne secrétaire générale

Dans le cadre du présent règlement, la personne secrétaire générale a notamment les responsabilités suivantes :

• Elle accompagne la haute direction de l’Université, les différents responsables et les autres intervenants qui prennent part au cheminement des documents normatifs ou à leur mise en œuvre.

• Elle assure la validation juridique de tout document normatif, conformément aux processus prévus dans la Procédure relative au cheminement des documents normatifs et la Directive concernant le gabarit des documents normatifs.

• Elle adopte les modifications mineures et les mises à jour conformes aux conditions prévues à l’article 8 du présent règlement.

• Elle crée des outils pratiques au bénéfice des intervenants qui prennent part aux projets relatifs aux documents normatifs.

• En collaboration avec les directions concernées, elle est responsable de la publication et de la conservation des documents normatifs.

5.  Cheminement d'un document normatif

Lors d’un projet de création, de modification ou de mise à jour d’un document normatif, il importe que chacun des intervenants comprenne bien le rôle qu’il aura dans le processus afin de faciliter les liens entre les différentes tâches à accomplir. L’Université adopte la Procédure relative au cheminement des documents normatifs, dans laquelle sont précisées les responsabilités des divers intervenants au cours des différentes étapes du cheminement d’un document normatif.

6. Pouvoir de recommandation ou d’adoption

6.1 Dispositions générales

Avant son adoption, tout document normatif doit être soumis au Secrétariat général et à la Régie du Rectorat aux fins de validation.

L’adoption des documents normatifs doit être faite par les autorités désignées dans le présent article selon les processus habituels, et ce, en respectant le calendrier établi.

Toute autorité désignée pour l’adoption d’un document normatif est également habilitée à l’abroger ou à adopter ses modifications ou ses mises à jour.

Le pouvoir général et prépondérant du Conseil d’administration n’est pas affecté par la délégation de pouvoirs conférée aux autorités désignées dans le présent article.

6.2 Conseil d’administration

Le Conseil d’administration est la seule autorité désignée pour adopter les règlements et les politiques. Il conserve néanmoins le pouvoir d’adopter les autres types de documents normatifs.

Le Conseil d’administration est également la seule autorité habilitée pour adopter les documents normatifs pour lesquels la Commission des études, de la recherche et de la création détient le pouvoir de recommandation.

6.3 Comité exécutif

Le Comité exécutif peut adopter les procédures du Manuel de gestion qui n’ont pas à être assortis de la recommandation de la Commission des études, de la recherche et de la création.

6.4  Commission des études, de la recherche et de la création

La recommandation de la Commission des études, de la recherche et de la création est nécessaire à l’adoption des documents normatifs en matière d’enseignement et de recherche qui sont visés par le Règlement général 1 Organisation et dispositions générales en matière d’enseignement et de recherche de l’Université du Québec.

6.5 Personnes vice-rectrices

Les personnes vice-rectrices (ou la personne secrétaire générale en ce qui a trait à l’article 7.2) peuvent, après consultation auprès de la Régie du Rectorat, adopter des directives dont le contenu relève de leur secteur. Ces directives n’entrent en vigueur qu’à compter de leur publication en ligne dans le Manuel de gestion.

6.6 Rôle de la personne secrétaire générale

La personne secrétaire générale peut en tout temps demander qu’un document normatif soit soumis à l’adoption auprès d’une instance supérieure lorsqu’elle est d’avis qu’il en va de l’intérêt de l’Université.

7.  Maintien du Manuel de gestion

7.1 Procédure

Afin d’assurer l’ordonnancement et la pérennité du Manuel de gestion, les étapes relatives à un projet de création, de modification ou de mise à jour d’un document normatif ont été balisées, principalement dans la Procédure relative au cheminement d’un document normatif.

7.2 Normes de rédaction

Les règles d’écriture et de présentation des documents normatifs ainsi que les gabarits et les éléments constitutifs en découlant sont prévus dans une directive adoptée par la personne secrétaire générale.

7.3 Mise à jour

La mise à jour des documents normatifs s’effectue minimalement, sauf indication contraire, tous les cinq ans.

Dans l’éventualité d’un retard dans la mise à jour d’un document normatif, celui-ci demeure néanmoins valide.

7.4 Lexique du Manuel de gestion

Dans un souci d’uniformiser le vocabulaire du Manuel de gestion, des définitions applicables à l’ensemble de la documentation sont prévues, en annexe du présent règlement, dans le Lexique du Manuel de gestion. Cependant, si une définition particulière ou différente de celle prévue au Lexique doit s’appliquer à un document normatif, elle doit être précisée à même ce dernier, à la section « Définitions ». Par ailleurs, toute définition précisée dans un document normatif s’applique également aux documents normatifs adoptés en vertu de ce premier document.

8.  Rôle de la personne secrétaire générale

8.1 Modifications mineures

Nonobstant les règles d’adoption et de modification énoncées au présent règlement, la personne secrétaire générale peut autoriser les modifications mineures, notamment les suivantes :

• les modifications qui se rapportent à la forme
• les ajustements découlant des changements apportés à l’organigramme
• les changements apportés dans les formulaires et les annexes (ex: nouveaux libellés, indexation de montants)
• les modifications relatives au cadre juridique et aux références de cette nature
• les modifications qui n’ont pas d’incidence sur les éléments fondamentaux des documents normatifs

8.2 Mises à jour

Nonobstant les règles d’adoption et de modification énoncées au présent règlement, la personne secrétaire générale peut également autoriser les mises à jour qui respectent les conditions stipulées dans la Procédure relative au cheminement d’un document normatif.

9.  Rapport annuel

La personne secrétaire générale dépose un rapport annuel au Conseil d’administration identifiant les modifications effectuées au Manuel de gestion au cours de l’année.

10.  Communication sur le site web

Le Manuel de gestion est sous la responsabilité de la personne secrétaire générale. Lorsqu’un document normatif est adopté, il est intégré au site Web du Manuel de gestion par le Secrétariat général.

11. Mise à jour

Le présent règlement est mis à jour au besoin, ou minimalement, tous les cinq (5) ans. La mise à jour est adoptée par le Conseil d’administration.

12.  Dispositions finales

Le présent règlement entre en vigueur au moment de son adoption par le Conseil d’administration.

Les documents normatifs ne peuvent être invalidés par des dispositions du présent règlement.