Adoption
Instance	Date	Décision
Conseil d’administration	22 septembre 2026	CAD-13889

 

Mise à jour	Aux cinq ans
Personne ou instance responsable	Conseil d’administration
Personne déléguée	Secrétariat général Bureau du respect de la personne
Parties prenantes	Communauté universitaire

 

TABLE DES MATIÈRES

1. Dispositions générales
   • Préambule
   • Objectifs
   • Cadre de référence
   • Champ d’application
   • Personne responsable
   • Personne déléguée
2. Rôles et modalités
   • Bureau du respect de la personne (BRP)
   • Personne directrice du BRP
   • Mandat de la personne directrice du BRP
   • Traitement des plaintes
   • Principes
   • Rapport d’activités
   • Responsabilités des membres de la communauté universitaire
3. Mise à jour
4. Dispositions finales

1.  Dispositions générales

1.1  Préambule

La personne directrice du Bureau du respect de la personne (BRP) assure la promotion du respect, de la justice et de l’équité dans le traitement des personnes et veille au maintien d’un juste équilibre entre les droits et les responsabilités des uns et des autres.

La personne directrice du BRP contribue à améliorer les pratiques universitaires en matière de justice et d’équité au profit de l’ensemble de la communauté universitaire. Elle traite les plaintes des membres de la communauté universitaire lorsqu’ils estiment ne pas avoir été traités avec justice ou équité ou dans le respect de leurs droits fondamentaux.

La personne directrice assume la gestion du Bureau du respect de la personne (BRP).

1.2  Objectifs

La présente politique a pour objet d’établir les modalités organisationnelles et fonctionnelles du Bureau du respect de la personne (BRP) et de la fonction de personne directrice du BRP.

Elle définit la procédure de nomination de la personne directrice du BRP de même que l’étendue de son mandat, de ses pouvoirs et de ses devoirs. Elle détermine également les responsabilités des membres de la communauté universitaire relativement à son application.

1.3  Cadre de référence

Texte habilitant :

• Règlement relatif au milieu de vie, à la santé et à la sécurité;

 Documents adoptés en vertu de la présente politique :

• Aucun pour l’instant.

Documents connexes ou nécessaires à l’interprétation :

• Politique sur le respect des personnes, la prévention et la prise en charge des situations d’incivilité, de discrimination, de harcèlement et de violence
• Politique visant à prévenir et à combattre les violences à caractère sexuel
• Loi sur les normes du travail, plus précisément la section 2 qui concerne le harcèlement psychologique
• Charte des droits et libertés de la personne, RLRQ, C-12

1.4  Champ d’application

La présente politique s’applique à tous les membres de la communauté universitaire, que ce soit dans le cadre du travail, des activités sociales liées au travail, des études, des stages, de la recherche et de la création, ou de toute autre activité reliée à l’Université, et ce, à l’intérieur et à l’extérieur de l’Université et du campus. Elle s’applique dès que les personnes sont liées entre elles par leur appartenance à la communauté universitaire ou leur relation avec l’Université et que leurs comportements impactent leurs études ou leur travail.

La politique s’applique aux médias sociaux ou autres plates-formes numériques, lorsque les relations entre les personnes sont déterminées par leur appartenance à la communauté universitaire ou leur relation avec l’Université.

La politique s’étend également à toute activité vécue en contexte universitaire, ainsi qu’aux activités sociales reliées au travail ou aux études organisées par l’Université, un membre de son personnel, une personne dirigeante, une organisation sportive ou une association étudiante.

La politique s’applique également à toute personne qui intervient dans le cadre d’activités liées à l’Université, de même qu’aux tiers qui sont en relation avec l’Université, directement ou indirectement

1.5  Personne responsable

Le Conseil d’administration est responsable de la présente politique.

1.6  Personne déléguée

La personne Secrétaire générale est responsable de procéder à la révision ou à la mise à jour de la présente politique, en collaboration avec la personne directrice du BRP.

2.  Rôles et modalités

2.1  Bureau du respect de la personne (BRP)

Le Bureau du respect de la personne est créé pour organiser et administrer les activités qui relèvent du mandat du directeur ou de la directrice du BRP en vertu de la présente politique. Il s’agit d’une unité administrative rattachée au Conseil d’administration.

Le Bureau du respect de la personne est sous l’autorité immédiate de la personne directrice.

2.2  Personne directrice du BRP

2.2.1  Statut

La personne qui occupe la fonction de directeur ou de directrice du BRP est membre du personnel de l’UQAC. Elle relève de l’autorité immédiate du Conseil d’administration.

Elle jouit, dans le cadre de son mandat, d’une indépendance absolue à l’égard des membres de la communauté universitaire de façon à pouvoir exercer sa fonction en toute impartialité. Elle dispose d’une liberté d’action entière et ne rend compte de son action qu’au Conseil d’administration.

Elle ne fait partie d’aucun syndicat ou association d’employé(e)s, ni d’aucun comité de l’UQAC et elle ne peut y exercer aucune autre fonction ou poursuivre des études au sein de l’établissement.

2.2.2  Nomination

La personne directrice du BRP est nommée par le Conseil d’administration, suivant la recommandation du comité de sélection.

2.2.3  Durée du mandat

Le mandat de la personne directrice du BRP est de trois (3) ans, avec possibilité de renouvellement. Elle demeure en fonction jusqu’à son remplacement et ne peut exercer aucune autre fonction à l’UQAC au cours de cette période.

Les conditions de travail de la personne directrice du BRP sont déterminées selon le protocole des cadres de l’UQAC en y faisant les adaptations nécessaires, bien qu’elle ne fasse pas partie de cette association.

2.2.4  Désignation d’un intérim ou d’un suppléant

Si la personne directrice du BRP ne peut agir, que ce soit pour un mandat particulier en raison d’un conflit d’intérêts, une absence ou autre, le Conseil d’administration procède à la nomination d’une personne ressource externe, qui ne fait pas partie de la communauté universitaire de l’UQAC, pour agir à titre de personne directrice du BRP suppléante ou par intérim.

2.3  Mandat de la personne directrice du BRP

La personne directrice du BRP a pour mandat :

• D’assumer l’organisation et la gestion du BRP et de voir à son bon fonctionnement;
• De recevoir et de traiter les plaintes émises par les membres de la communauté universitaire. Ces plaintes peuvent concerner des préjudices perçus liés aux mécanismes administratifs de l’Université, des situations de discrimination, ou toute forme d’injustice touchant la personne, le statut ou l’exercice des fonctions, en lien notamment avec la Politique sur le respect des personnes, la prévention et la prise en charge des situations d’incivilité, de discrimination, de harcèlement et de violence la Politique visant à prévenir et à combattre les violences à caractère sexuel et la Loi sur les normes du travail en ce qui a trait au harcèlement psychologique;
• D’évaluer la recevabilité des plaintes reçues et de réaliser les enquêtes internes au besoin;
• De rédiger des rapports détaillés sur les plaintes reçues, y compris ses conclusions et, le cas échéant, ses recommandations, et de les soumettre à la haute direction de l’Université ou à d’autres instances appropriées;
• De planifier des activités de sensibilisation et de formation pouvant viser l’ensemble de la communauté universitaire afin de favoriser un environnement respectueux et une meilleure compréhension des droits et responsabilités de chacun;
• D’agir à titre de conciliatrice ou de médiatrice, selon le cas, en cas de conflits entre personnes ou groupes au sein de la communauté universitaire afin de prévenir et régler les différends, éviter l’escalade et rétablir les bonnes relations;
• De veiller, au besoin, à la mise à jour du cadre normatif qui concerne le BRP;
• De mandater une personne de son équipe pour participer aux comités pertinents au rôle du BRP;
• Plus globalement, de veiller au respect des droits et des responsabilités de la communauté universitaire, notamment dans l’application équitable et le respect des lois et des documents normatifs internes de l’UQAC liés à son mandat.

2.4  Traitement des plaintes

2.4.1  Procédure de traitement des plaintes

La personne qui, après avoir épuisé les recours internes à sa disposition, estime être lésée par les mécanismes administratifs de l’UQAC, avoir été traitée injustement ou de manière non équitable par l’UQAC, peut adresser une plainte à la personne directrice du BRP au courriel suivant : courriel du BRP.

Sous réserve de la loi, de la présente politique et de tout autre document normatif de l’UQAC, la personne directrice du BRP est maître de sa procédure relativement au traitement des plaintes.

2.4.2  Détermination de la recevabilité d’une plainte

La personne directrice du BRP détermine la recevabilité des plaintes. Sous réserve de la loi et de tout autre document normatif de l’UQAC :

a)  Elle refuse d’intervenir ou met fin à son intervention si :

• La personne plaignante dispose d’un recours prévu aux documents normatifs de l’UQAC. En ce cas, la personne directrice du BRP l’informe de l’existence de ce recours et de la manière de s’en prévaloir;
• Les faits sur lesquels la plainte est fondée font l’objet d’un recours devant une instance judiciaire ou quasi judiciaire ou lorsqu’une mise en demeure portant sur ces faits a été acheminée à l’UQAC;
• La plainte concerne les relations ou les conditions de travail, l’application ou l’interprétation d’une convention collective ou d’un protocole ou contrat de travail, ou une question touchant aux droits à la représentation d’un ou d’une personne employée par une association ou un syndicat.

b)  Elle peut refuser d’intervenir ou mettre fin à son intervention si :

• Il s’est écoulé plus de deux ans depuis que la personne plaignante a eu connaissance des faits sur lesquels porte sa plainte, à moins qu’elle ne démontre qu’elle a été dans l’impossibilité d’agir plus tôt;
• Elle estime que la plainte est prématurée, frivole, vexatoire ou faite de mauvaise foi, ou que son intervention n’est pas nécessaire eu égard aux circonstances;
• Elle estime que la personne plaignante n’a pas un intérêt suffisant, soit un intérêt direct et L’intérêt doit également être né et actuel. N’est pas considéré comme suffisant un intérêt qui serait fondé sur une question théorique ou hypothétique;
• Les faits sur lesquels la plainte est fondée font l’objet d’une enquête en vertu de la loi;
• La personne plaignante refuse ou néglige de fournir les renseignements ou documents requis, ou de collaborer à l’enquête.

Lorsque la personne directrice du BRP décide de ne pas intervenir ou de mettre fin à son intervention, elle doit faire part de sa décision, par écrit, à la personne plaignante.

2.4.3  Enquête

Si elle estime une plainte recevable, la personne directrice du BRP en examine le bien-fondé. Elle peut, à cette fin, procéder à une enquête et exiger l’accès à tout document nécessaire au traitement de la plainte. Elle peut rencontrer toute personne susceptible de lui fournir les renseignements qu’elle estime nécessaires. La personne directrice du BRP peut confier à une personne ressource externe le mandat de procéder à l’enquête lorsque les circonstances le justifient.

2.4.4  Conciliation et médiation

Sous réserve de la loi et de tout autre document normatif de l’UQAC, si elle estime une plainte recevable, la personne directrice du BRP peut procéder à une médiation ou à une conciliation, selon le cas, avec l’accord des personnes intéressées et si la situation s’y prête. La personne directrice du BRP peut, en tout temps, mettre fin à la médiation ou à la conciliation et procéder à l’examen du bien-fondé de la plainte.

2.4.5  Recommandations et suivi des recommandations

Sous réserve de la loi et de tout autre document normatif de l’UQAC, la personne directrice du BRP détient le pouvoir de recommander des solutions, mais elle n’a pas le pouvoir de les imposer.

Les personnes qui reçoivent les recommandations de la personne directrice du BRP doivent informer celle-ci dans les meilleurs délais des mesures qui seront prises pour y donner suite ou, le cas échéant, des motifs de leur refus d’y souscrire.

La personne directrice du BRP peut, si elle estime qu’aucune suite n’a été donnée à ses recommandations dans un délai raisonnable ou que les suites données ne sont pas satisfaisantes, saisir les divers niveaux hiérarchiques, jusqu’au Conseil d’administration.

2.4.6  Délai de traitement des plaintes

Sous réserve de la loi et de tout autre document normatif de l’UQAC, la personne directrice du BRP doit accuser réception de toute plainte dans les sept (7) jours ouvrables de sa réception et informer la personne plaignante de la recevabilité de celle-ci dans les meilleurs délais.

Elle doit transmettre ses conclusions et, le cas échéant, ses recommandations, au plus tard cent-vingt (120) jours suivant la réception de la plainte, sauf si elle est dans l’impossibilité de respecter ce délai pour un motif sérieux, notamment en raison de la complexité de la plainte ou de la tenue d’une médiation ou d’une conciliation.

2.5  Principes

2.5.1  Indépendance, impartialité et conflit d’intérêts

La personne directrice du BRP doit agir de manière indépendante, neutre et impartiale. Elle doit refuser d’intervenir dans les cas où elle risque de se trouver en situation de conflit d’intérêts ou d’apparence de conflit d’intérêts.

2.5.2  Devoir d’agir équitablement

Toute plainte doit être traitée dans le respect de toutes les personnes impliquées. La personne directrice du BRP doit donner à celles-ci l’occasion de fournir leur version des faits.

La personne plaignante et la personne mise en cause peuvent être accompagnées (et non représentées) par la personne de leur choix lors de toute rencontre ou de tout entretien avec la personne directrice du BRP ou toute personne du BRP.

2.5.3  Confidentialité

Le type de dossiers traités par la personne directrice du BRP requiert une très grande discrétion. La personne directrice du BRP reçoit et traite les plaintes et toute demande d’information ou d’intervention de manière confidentielle.

Elle doit conserver la plus stricte confidentialité en ce qui concerne les personnes plaignantes et les personnes impliquées ainsi que les informations et documents dont elle prend connaissance dans le cadre de ses fonctions, à moins qu’elle ne soit expressément dégagée de cette obligation par les personnes concernées ou par la loi. Lorsque le traitement d’une plainte ou de toute demande nécessite la divulgation de détails identifiant la personne plaignante ou une personne impliquée, cette divulgation se limite aux personnes qui ont besoin de connaître ces détails pour présenter des observations ou appliquer des mesures de protection intérimaire le cas échéant.

2.5.4  Protection contre les représailles

Toute personne a le droit de fournir des renseignements, d’effectuer un signalement, de déposer une plainte, de collaborer et de participer à toute enquête ou à toute intervention prévue à la présente politique sans crainte de représailles.

2.5.5  Tenue et conservation des dossiers

Pour chaque plainte ou demande d’intervention, la personne directrice du BRP doit tenir un dossier comprenant toute la documentation ayant servi à son traitement. Elle a la garde de ces dossiers et ceux-ci sont conservés conformément au calendrier de conservation des documents de l’UQAC. Sous réserve de la loi, dont la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, ces dossiers ne sont accessibles qu’au personnel du BRP.

2.5.6  Obligations des membres du personnel du BRP

Toute personne membre du personnel du Bureau du respect de la personne ou agissant pour son compte exerce ses fonctions avec autonomie, objectivité, impartialité, intégrité, discrétion, rigueur et discernement. Elle veille à préserver la confidentialité des renseignements auxquels elle a accès ainsi que la neutralité, l’indépendance et la crédibilité du Bureau dans l’exercice de son mandat. Elle doit éviter toute situation susceptible de compromettre, ou de donner l’apparence de compromettre, son impartialité ou son indépendance, déclarer sans délai tout conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent et, lorsque les circonstances le justifient, se retirer du traitement du dossier concerné. Ces obligations s’appliquent à toutes les étapes de l’accueil, de l’accompagnement, de l’analyse, de la conciliation, de l’enquête, de la formulation de recommandations et du suivi des situations portées à l’attention du Bureau.

2.6  Rapport d’activités

La personne directrice du BRP doit, au plus tard le 1^er octobre de chaque année, présenter au Conseil d’administration un rapport de ses activités pour l’année universitaire précédente ainsi qu’un exposé de ses recommandations.

Elle publie ce rapport et le diffuse auprès de la communauté universitaire. La personne directrice du BRP peut, en tout temps, produire des rapports spéciaux au Conseil d’administration.

La personne directrice du BRP peut, dans un rapport annuel ou un rapport spécial, formuler des recommandations susceptibles d’améliorer les pratiques, mécanismes et processus de l’UQAC, et suggérer des modifications aux documents normatifs de l’établissement.

2.7  Responsabilités des membres de la communauté universitaire

Les membres de la communauté universitaire sont tenus de :

• collaborer avec la personne directrice du BRP;
• traiter toute demande de la personne directrice du BRP avec diligence;
• s’abstenir d’exercer toute forme de représailles envers une personne qui porte une plainte ou toute personne impliquée.

3.  Mise à jour

La présente politique doit être mise à jour au besoin et minimalement, tous les cinq (5) ans.

4.  Dispositions finales

La présente politique entre en vigueur au moment de son adoption par le Conseil d’administration.

 

La présente politique s’inspire de divers documents normatifs en semblable matière, notamment la Politique de prévention et de traitement des plaintes de l’UQTR, le Règlement concernant l’ombudsman de l’Université Laval et le Règlement relatif à la protectrice ou au protecteur universitaire de l’ENAP.